¿Qué son los Registros Financieros?
A medida que comienzas a trabajar con instituciones financieras para asegurar tu dinero y procesar tus transacciones financieras, es importante que aprendas a mantener buenos registros financieros. Estos registros, tanto en papel como electrónicos, te permitirán saber dónde están tu dinero y tus activos y exactamente cuánto tienes en un momento dado.
Puedes optar por imprimir estos documentos y guardarlos en una carpeta o organizarlos en carpetas en tu computadora. El método utilizado no importa. Lo que importa es que entiendas lo que está sucediendo con tus finanzas y sepas dónde encontrar la información cuando sea necesario.
Planificación Financiera
Cuando estás construyendo o evolucionando tus planes financieros y estableciendo nuevos objetivos financieros, necesitas comenzar con registros financieros precisos. Tus documentos financieros te permiten saber exactamente dónde estás hoy y te ayudarán a ver cuándo has alcanzado tus objetivos.
Impuestos
Tipos de Registros Financieros
La mayoría de las personas aprecian tener buenos registros financieros cuando llega el momento de presentar las declaraciones de impuestos. Muchas cosas en las que gastas dinero a lo largo del año, como la renovación del registro de tu automóvil, uniformes de trabajo y ciertos tipos de intereses en préstamos, pueden ser deducidas de tus impuestos, pero solo si has mantenido buenos registros de todos esos pagos.
Recibos
Para reclamar cualquier deducción en tus impuestos, el IRS querrá ver prueba de que se realizaron compras o pagos específicos. Y para mostrar prueba, necesitarás proporcionar un recibo.
Siempre debes guardar los recibos de compras grandes (como el contrato de venta de tu automóvil). Muchas ciudades también ofrecen beneficios fiscales si utilizas el transporte público, por lo que también es una buena idea guardar esos recibos.
Adquirir el hábito de guardar tus recibos puede ayudarte en otras áreas de tu vida también. Por ejemplo, las facturas de servicios públicos y los recibos a menudo se requieren como “prueba de dirección” cuando deseas abrir una cuenta bancaria. Si te enfrentas a un conflicto más adelante sobre una factura pagada, tener un recibo puede resolver el problema de inmediato, mientras que demostrar lo contrario puede ser un proceso largo y complicado.
Registros Bancarios
Tu cuenta bancaria será una de tus fuentes más importantes para registros financieros. Por lo general, tu historial de transacciones completo se guarda durante unos años (incluyendo cada cheque que escribes), junto con tus saldos de cuenta actuales. Si no tienes un recibo para un pago (por ejemplo, si escribes un cheque de alquiler cada mes), aún puedes tener un registro de esa transacción en tu cuenta bancaria.
El tipo de información contenida en tus registros bancarios depende del tipo de cuenta que tengas. Por ejemplo, si tienes una cuenta de ahorros, podrías tener más registros sobre montos y fechas de depósitos, con intereses compuestos acumulados. Si tienes una cuenta corriente, tendrás tus saldos disponibles actuales, junto con tu historial de transacciones de tus cheques, transacciones con tarjeta de débito y retiros de cajeros automáticos. Tus registros bancarios serán un recurso invaluable cuando estés construyendo y cambiando tu Plan de Gastos.
Informes de Ingresos
Cada vez que te pagan, tu empleador crea una transacción de cheque que muestra cuántas horas trabajaste, cuánto te pagan por hora y la cantidad de dinero deducida de tu salario por varios impuestos. Al final del año calendario, tu empleador resume toda tu información de pago en un formulario conocido como W-2 (o 1099, dependiendo de tu tipo de trabajo) o Informe de Ingresos. Fuera de los Estados Unidos, el informe tiene diferentes nombres, pero siempre tiene la misma información básica.
Tus informes de ingresos son estados que muestran cuánto dinero has ganado, generalmente junto con cuánto impuesto sobre la renta y seguridad social has pagado, en un año determinado. Estos son necesarios para presentar tus impuestos, pero también son útiles para ver cómo evoluciona tu ingreso a lo largo del tiempo.
Estados de Inversión
Si tienes acciones, bonos u otras inversiones, también recibirás estados de cuenta regulares de tu corredor. Esto incluirá tus saldos de efectivo (disponibles para retiro o para comprar más valores), el valor de mercado neto total de tu cartera, la cantidad de dividendos que has recibido y los gastos totales de tus inversiones (esto es más importante con fondos mutuos). Tus estados de inversión son esenciales para fines fiscales. Estás legalmente obligado a informar cualquier ingreso de inversión que recibas, por lo que tener acceso fácil a estos documentos será esencial.
Inventario de Propiedades Personales
A diferencia de los otros registros principales, este es uno que harás y mantendrás tú mismo. Tu inventario de propiedad personal es básicamente una lista de lo que posees, dónde se encuentra y su valor estimado. Esto parece bastante simple cuando aún estás en la escuela, pero hay más de unos pocos casos reportados de grandes cantidades de efectivo escondidas y olvidadas. Tu inventario de propiedad personal no se utiliza para impuestos.
El principal beneficio de mantener y conservar un inventario de propiedad personal es puramente la organización. Saber exactamente dónde están tus cosas y cuánto valen puede ser muy útil cuando tus circunstancias de vida cambian y deseas vender (o regalar) cosas que ya no usas o que podrías haber olvidado. ¡La industria de los lockers de almacenamiento de autoservicio prospera gracias a las personas que hacen pagos mensuales para guardar cosas que no usan regularmente!
Declaraciones de Impuestos sobre la Renta
Después de haber presentado tu declaración de impuestos sobre la renta, guarda una copia para referencia futura. Legalmente, deberías conservar todas las declaraciones de impuestos y recibos durante 7 años, pero puede ser útil mantenerlos por más tiempo si deseas trabajar ocasionalmente en la planificación financiera a largo plazo.
Registros de Gastos Personales
Podrías terminar acumulando docenas de recibos en un período de tiempo relativamente corto. Cada pocos meses, intenta agruparlos y mantenerlos en un lugar seguro (por ejemplo, todos los recibos de “Enero – Marzo 2016” guardados en una carpeta en una caja fuerte a prueba de fuego). Mientras haces esto, copia los montos y la razón de la compra en una hoja de cálculo de Excel. Esto facilitará saber cuánto gastaste y dónde lo gastaste. Además, puedes usar tu hoja de cálculo para encontrar rápida y fácilmente el recibo original más tarde si lo necesitas. Al archivar todos tus recibos regularmente, haces que sea menos probable que alguno se pierda o se tire accidentalmente. Hacer de esto un hábito regular también te ayudará a evitar tener que pasar toda una tarde clasificando y organizando tus recibos.
Manteniendo Tus Registros Seguros
Ahora que tienes toda esta información, tu principal preocupación es mantenerla a salvo. El robo de identidad es un problema importante, y si alguien obtuviera acceso no autorizado a solo unos pocos de tus documentos, podría usar esa información para perjudicarte.
Almacenando Documentos en Papel
Para cosas como tus declaraciones de impuestos, recibos y estados de inversión, podrías tener copias en papel que necesitan ser fáciles de encontrar y seguras. Una posible opción es comprar una pequeña caja fuerte que puedas atornillar al suelo, manteniendo tus documentos seguros y todos en un solo lugar. Los bancos ofrecen cajas de seguridad donde puedes almacenar documentos y artículos de forma segura. Las cajas pequeñas suelen costar alrededor de $60 al año. La inconveniencia de tener que visitar el banco para acceder a tus documentos puede ser compensada por saber que los documentos están en un lugar seguro.
Almacenando Documentos Electrónicos
Mantener tus archivos de computadora a salvo de hackers y phishers es una perspectiva mucho más desafiante. Hay docenas de maneras de mantener tus registros seguros, pero estas son las reglas más comunes a seguir:
Regla #1: No Compartas Tu Información de Inicio de Sesión
A pesar de lo que muestran las películas, la mayoría de los “hackeos” no se realizan forzando algoritmos complejos para hackear un mainframe, sino generalmente porque alguien comparte una contraseña con alguien que no debería. Esto no solo se aplica a las contraseñas, sino también a otra información. NUNCA des tus números de cuenta, números de tarjeta de crédito, nombres de usuario o contraseñas por teléfono o por correo electrónico. Si absolutamente necesitas compartir un nombre de usuario y/o contraseña (compartiendo una cuenta con un grupo, por ejemplo), asegúrate de que sea un nombre de usuario y contraseña que no uses en ningún otro sitio web.
Regla #2: No Reutilices Tu Contraseña
Cuando estás en la computadora, no puedes saber qué sitios permiten que los administradores vean tu contraseña y cuáles utilizan cifrado adecuado. Si reutilizas los mismos nombres de usuario y contraseñas en muchos lugares, aumentas las posibilidades de que un compañero de trabajo descontento robe datos y acceda a tus otras cuentas.
Regla #3: Cambia Tus Contraseñas Frecuentemente
Incluso la contraseña más segura y única del mundo es vulnerable a los keyloggers, un tipo de software de virus que registra cada tecla que presionas y la informa al creador del virus. Incluso si no tienes un keylogger en tu computadora de casa (que puede estar oculto durante meses o años antes de “activarse”), es posible que uno esté instalado en una computadora en un laboratorio de computación o en una computadora pública. Cambiar tus contraseñas cada pocos meses es una buena manera de mantenerlas seguras.
Regla #4: Elige Contraseñas Difíciles de Adivinar
Cuando elijas una contraseña para una cuenta, intenta elegir combinaciones de letras, símbolos y números que sean lo suficientemente fáciles de recordar para ti, pero difíciles de adivinar para tu mejor amigo o un hacker que use combinaciones aleatorias de letras. Recuerda, necesitas hacer tu parte para mantener tus contraseñas seguras.
Otros Consejos y Trucos para Registros Financieros
Consulta Qué Servicios de Gestión de Cuentas Pueden Ofrecer Algunas Instituciones Financieras
Si llevar un seguimiento de todo es una perspectiva abrumadora, consulta qué tipos de servicios tu banco u otra institución financiera pueden “agrupar”. Por ejemplo, es extremadamente común que una persona tenga sus cuentas de ahorros y cheques, cartera de inversiones, hipoteca de vivienda y tarjeta de crédito a través del mismo banco, y así pueden acceder a todos esos registros financieros a través del portal en línea del banco.
Esto tiene la ventaja de la conveniencia, pero también hay algunas desventajas serias. Por ejemplo, si te roban la contraseña de este servicio de banca en línea, podrías perder el acceso a todo de una vez, causando un gran dolor de cabeza y potencialmente decenas de miles de dólares.
Visita a Profesionales de Impuestos o Asesores Financieros
Aunque no lo hagas todos los años, tomarte el tiempo para visitar a un profesional puede ahorrarte tiempo y dinero a largo plazo. Los profesionales de impuestos y asesores financieros entienden los códigos fiscales, estrategias de inversión, trampas financieras y burocracia con las que quizás no estés familiarizado. Pagar por su experiencia puede minimizar cuánto tiempo y investigación necesitas gastar tratando de entender tus registros financieros por tu cuenta.
Es posible que puedas recordar lo básico: si tienes un gasto que se utiliza principalmente para negocios, probablemente puedas reclamar un crédito fiscal por ello. Sin embargo, es posible que no conozcas el proceso exacto para reclamar el tiempo que usaste tu automóvil mientras trabajabas, o si puedes reclamar exenciones de impuestos sobre ventas por nuevas renovaciones en tu hogar. Reunirse con un profesional de impuestos o un asesor financiero es la forma más fácil de navegar por los mares de la burocracia y obtener el máximo de tus declaraciones de impuestos, y minimizar cuánto tiempo e investigación necesitas dedicar a tus registros financieros en tu propio tiempo libre.