Planificación de Efectivo

Un presupuesto de efectivo es utilizado internamente por la dirección para estimar las entradas (recibos) y salidas (pagos) de efectivo durante un período y el saldo de efectivo al final de un período. En otras palabras, un presupuesto de efectivo es un plan para que una organización obtenga y utilice recursos durante un período específico de tiempo. Esto significa que una organización debe tener una idea de dónde proviene su dinero y cómo debe gastarse.

Nota: Un presupuesto de efectivo incluye solo efectivo. ¡No incluya descuentos recibidos o permitidos, compras o ventas a crédito, deudas incobrables, depreciación, o cualquier otro ítem no monetario!

Uso de Presupuestos de Efectivo

La presupuestación de efectivo permite a una organización establecer un objetivo y avanzar hacia ese objetivo. Esto es importante porque cada organización tiene una cantidad finita de recursos y estos recursos deben ser utilizados de manera efectiva. La dirección utiliza la presupuestación de efectivo para gestionar los flujos de efectivo de una organización. Por ejemplo, los empleados deben ser pagados cada dos semanas. El presupuesto de efectivo permite a la dirección prever si tendrán suficiente efectivo para pagar a sus empleados. Si hay déficits de efectivo, el presupuesto puede ajustarse para corregir problemas antes de que los pagos sean exigibles.

De manera similar, el presupuesto de efectivo permite a la dirección predecir tener grandes cantidades de efectivo libre disponible. Tener mucho efectivo es genial; sin embargo, un excedente de efectivo a menudo se utiliza mejor para expandir y desarrollar áreas de una organización. Ya sea un déficit o un excedente, se utiliza un presupuesto de efectivo para asignar efectivo de la manera más efectiva posible en toda la organización.

Enfrentando la Incertidumbre

Dado que un presupuesto de efectivo se basa en estimaciones, está limitado a representar valores esperados. La incertidumbre en los presupuestos de efectivo se debe a la incertidumbre de los valores de efectivo finales. Para lidiar con la incertidumbre, hay dos técnicas principales que una organización puede utilizar:

1. Análisis de sensibilidad. Esto implica examinar cómo diferentes valores de una variable independiente impactan otras variables dependientes. Esta técnica proporciona a la dirección una visión de los flujos de efectivo esperados si ocurren cambios en ciertas variables.
2. Financiamiento a corto plazo. Una empresa debe estar segura de que tiene acceso a préstamos a costos razonables para cubrir escaseces de efectivo.

Preparación de un Presupuesto de Efectivo

Hay tres elementos clave a considerar al crear un presupuesto de efectivo:

1. Período de tiempo (¿qué período de tiempo cubre este presupuesto? ¿3 meses? ¿6 meses?)
2. Posición de efectivo (¿cuánto efectivo le gustaría tener disponible?)
3. Ventas y gastos (¿cuáles son sus ventas y gastos proyectados?)

Es importante saber que un presupuesto de efectivo se crea como parte de un presupuesto maestro. El presupuesto de efectivo suma los recibos de efectivo y resta los pagos de efectivo. Idealmente, el presupuesto de efectivo debería tener una proyección de efectivo positiva; esto significa que la empresa espera tener suficiente efectivo para atravesar el período.

Formato del Presupuesto de Efectivo

Saldo inicial de efectivo

Agregar: Recibos de efectivo

Menos: Pagos de efectivo

= Exceso/déficit de efectivo

+/- Financiamiento

= Saldo final de efectivo

Presupuesto: Estimar Recibos de Efectivo

Debido a la contabilidad de acumulación, los ingresos por ventas no son lo mismo que una entrada de efectivo. Los ingresos por ventas se registran cuando se ganan. Dado que algunos clientes realizan compras a crédito, el efectivo a menudo se recibe en un período contable posterior. Para remediar esto, las empresas estiman la cantidad de ingresos que se pagarán (en efectivo) en el mes de la venta.

Las ventas de Johnson Company son 35% en efectivo y 65% a crédito. Basado en registros anteriores, Johnson Company espera cobrar las ventas a crédito de la siguiente manera:

Las ventas de Johnson Company en enero, febrero y marzo de 2018 fueron:

Marzo (proyectado): $60,000

Febrero: $55,000

Enero: $50,000

Prepare el presupuesto de recibos de efectivo para marzo.

Paso 1: Calcular el efectivo esperado de las ventas de marzo

Porcentaje de efectivo esperado de  ventas x Total de Ventas Esperadas de marzo = Efectivo Esperado

35% x $60,000 = $21,000

Paso 2: Calcular el efectivo esperado de las ventas a crédito de marzo

Porcentaje de crédito esperado de ventas x Total de Ventas Esperadas de marzo x Porcentaje Esperado que esos créditos serán cobrados en marzo = Efectivo Esperado de Crédito Liquidado (Mar)

65% x $60,000 x 45% = $17,550

Paso 3: Calcular el efectivo esperado de las ventas a crédito de febrero

Porcentaje de Crédito de Ventas x Total de Ventas de febrero x Porcentaje Esperado de ese crédito que será cobrado en marzo = Efectivo Esperado de Crédito Liquidado (Feb)

65% x $55,000 x 25% = $8,938

Paso 4: Calcular el efectivo esperado de las ventas a crédito de enero

Porcentaje de Crédito de Ventas x Total de Ventas de enero x Porcentaje Esperado de ese crédito que será cobrado en marzo = Efectivo Esperado de Crédito Liquidado (Ene)

65% x $50,000 x 20% = $6,500

Presupuesto: Estimación de desembolsos de efectivo

Debido a la contabilidad de acumulación, los gastos incurridos no son lo mismo que los flujos de efectivo. Las empresas a menudo realizan compras a crédito y estos gastos no se pagarán hasta un período posterior. Al igual que en el ejemplo anterior, las empresas estimarán la parte de los gastos que se pagará ese mes y en los meses siguientes.

La empresa Johnson compra inventario a crédito, paga el 40% en el mismo mes de la compra y el 60% el mes siguiente. Las compras de la empresa Johnson son:

La empresa Johnson tuvo los siguientes costos adicionales en febrero:

• Gasto por depreciación: $4,200
• Dividendos en efectivo declarados: $5,300
• Reembolsos de préstamos: $2,200/mes.
• Costos operativos mensuales: $10,000

La empresa Johnson paga el 70% de los costos operativos en efectivo en el mes en que se incurren y el 30% restante el mes siguiente. Prepare un presupuesto de desembolsos de efectivo para marzo de 2018.

Paso 1: Calcular el efectivo a pagar por las compras de marzo

Porcentaje del costo del inventario de marzo pagado este mes x Inventario comprado este mes = Efectivo pagado por las compras de marzo

40% x $30,000 = $12,000

Paso 2: Calcular Efectivo a pagar por las compras de febrero:

Porcentaje del costo del inventario de febrero pagado este mes x Inventario comprado en febrero = Efectivo pagado por las compras de febrero

60% x $40,000 = $24,000

Paso 3: Calcular Efectivo a pagar por los costos operativos de marzo

Porcentaje de costos operativos pagados en el mes actual x Costo operativo de marzo = Efectivo pagado en marzo por las operaciones de marzo

70% x $10,000 = $7,000

Paso 4: Calcular Efectivo a pagar por los costos operativos de febrero:

Porcentaje de costos operativos pagados el mes después de incurridos x Costo operativo de febrero =  Efectivo pagado en marzo por las operaciones de febrero

30% x $10,000 = $3,000

Recuerde, el gasto por depreciación no se incluye en el presupuesto de desembolsos de efectivo porque la depreciación es un ítem no monetario.

Resumen del Presupuesto de Efectivo

El saldo de efectivo del 28 de febrero es de $4,500 para la empresa Johnson. La empresa Johnson debe mantener un saldo mínimo de efectivo de $10,000. Si está por debajo de $10,000, Johnson debe compensar esta escasez de efectivo pidiendo prestado dinero a un banco (en forma de un préstamo).

La empresa Johnson espera terminar el mes de febrero con un saldo de efectivo de $4,988. Por lo tanto, Johnson debe planificar con anticipación y pedir prestado el monto necesario de efectivo para alcanzar $10,000. En este caso, Johnson debe pedir prestado al menos $5,012 o más. Este reembolso de préstamo se reflejará en el presupuesto de efectivo en períodos contables posteriores.

Evaluación de un Presupuesto de Efectivo

Para evaluar un presupuesto de efectivo, las cifras reales del período deben compararse con las cifras presupuestadas. Comparar las cifras presupuestadas con las reales proporcionará información para tomar decisiones importantes sobre la posición de efectivo de una empresa. A medida que se recopilan más datos (ventas pasadas, compras pasadas, etc.), se pueden crear presupuestos más precisos.

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