Quais são os Registros Financeiros?
À medida que você começa a trabalhar com instituições financeiras para proteger seu dinheiro e processar suas transações financeiras, é importante que você aprenda a manter bons registros financeiros. Esses registros, tanto em papel quanto eletrônicos, permitirão que você saiba onde seu dinheiro e ativos estão e exatamente quanto você tem em um determinado momento.
Você pode optar por imprimir esses documentos e mantê-los em um fichário ou organizá-los em pastas no seu computador. O método utilizado não importa. O que importa é que você entenda o que está acontecendo com suas finanças e saiba onde encontrar as informações quando necessário.
Planejamento Financeiro
Quando você está construindo ou evoluindo seus planos financeiros e definindo novas metas financeiras, precisa começar com registros financeiros precisos. Seus documentos financeiros permitem que você saiba exatamente onde está hoje e eles o ajudarão a ver quando você alcançou suas metas
Impostos
Tipos de Registros Financeiros
A maioria das pessoas aprecia ter bons registros financeiros quando chega a hora de apresentar declarações de impostos. Muitas coisas que você gasta dinheiro ao longo do ano, como a renovação do registro do seu carro, uniformes de trabalho e certos tipos de juros sobre empréstimos, podem ser deduzidas dos seus impostos – mas apenas se você tiver mantido bons registros de todos esses pagamentos.
Recibos
Para reivindicar quaisquer deduções em seus impostos, o IRS desejará ver provas de que compras ou pagamentos específicos foram feitos. E para mostrar prova, você precisará fornecer um recibo.
Você deve sempre guardar os recibos de grandes compras (como a escritura de venda do seu carro). Muitas cidades também oferecem isenções fiscais se você usar transporte público, então também é uma boa ideia guardar esses recibos.
Adquirir o hábito de guardar seus recibos pode ajudá-lo em outras áreas da sua vida também. Por exemplo, contas de serviços públicos e recibos são frequentemente exigidos como “comprovante de endereço” quando você deseja abrir uma conta bancária. Se você entrar em conflito em uma data posterior sobre uma conta paga, ter um recibo pode resolver o problema imediatamente, enquanto provar o contrário pode ser um processo longo e complicado.
Registros Bancários
Seu extrato bancário será uma de suas fontes mais importantes de registros financeiros. Normalmente, todo o seu histórico de transações é salvo por alguns anos (incluindo cada cheque que você escreve), junto com seus saldos de conta atuais. Se você não tiver um recibo para um pagamento (por exemplo, se você escrever um cheque de aluguel todo mês), ainda poderá ter um registro dessa transação em sua conta bancária.
O tipo de informação contida em seus registros bancários depende do tipo de conta que você possui. Por exemplo, se você tiver uma conta poupança, pode ter mais registros sobre valores e datas de depósitos, com juros compostos acumulados. Se você tiver uma conta corrente, terá seus saldos disponíveis atuais, junto com seu histórico de transações de cheques, transações de cartão de débito e saques em caixas eletrônicos. Seus registros bancários serão um recurso inestimável quando você estiver construindo e alterando seu Plano de Gastos.
Relatórios de Renda
Toda vez que você recebe um pagamento, seu empregador cria uma transação de pagamento que mostra quantas horas você trabalhou, quanto você recebe por hora e o valor do dinheiro deduzido do seu pagamento para vários impostos. No final do ano calendário, seu empregador resume todas as suas informações de pagamento em um formulário conhecido como W-2 (ou 1099, dependendo do seu tipo de trabalho) ou Relatório de Renda. Fora dos Estados Unidos, o relatório tem nomes diferentes, mas sempre contém as mesmas informações básicas.
Seus relatórios de renda são declarações que mostram quanto dinheiro você ganhou, geralmente junto com quanto imposto de renda e seguridade social você pagou, em um determinado ano. Estes são necessários para apresentar seus impostos, mas também são úteis para ver como sua renda evolui ao longo do tempo.
Declarações de Investimento
Se você tiver ações, títulos ou outros investimentos, também receberá extratos de conta regulares do seu corretor. Isso incluirá seus saldos em dinheiro (disponíveis para saque ou compra de mais valores mobiliários), o valor total de mercado líquido de seu portfólio, o valor de quaisquer dividendos que você tenha recebido e as despesas totais de seus investimentos (isso é mais importante com fundos mútuos). Seus extratos de investimento são essenciais para fins fiscais. Você é legalmente obrigado a relatar qualquer renda de investimento que receber, então ter acesso fácil a esses documentos será essencial.
Inventário de Propriedade Pessoal
Ao contrário dos outros registros principais, este é um que você fará e manterá por conta própria. Seu inventário de bens pessoais é basicamente uma lista do que você possui, onde está localizado e seu valor estimado. Isso parece bastante simples quando você ainda está na escola, mas há mais do que alguns casos relatados de grandes quantias de dinheiro escondidas e esquecidas. Seu inventário de bens pessoais não é usado para impostos.
O principal benefício de manter e manter um inventário de bens pessoais é puramente a organização. Saber exatamente onde suas coisas estão e quanto valem pode ser muito útil quando suas circunstâncias de vida mudam e você quer vender (ou dar) coisas que não usa mais ou que pode ter esquecido. A indústria de armários de armazenamento self-service prospera com pessoas fazendo pagamentos mensais para guardar coisas que não usam regularmente!
Declarações de Imposto de Renda
Depois de ter apresentado sua declaração de imposto de renda, mantenha uma cópia para referência futura. Legalmente, você deve guardar todas as declarações de impostos e recibos por 7 anos, mas pode ser útil mantê-los por mais tempo se você quiser ocasionalmente trabalhar em planejamento financeiro de longo prazo.
Registros de Despesas Pessoais
Você pode acabar acumulando dezenas de recibos em um período relativamente curto de tempo. A cada poucos meses, tente agrupá-los e mantê-los em um lugar seguro (por exemplo, todos os recibos de “Janeiro – Março de 2016” guardados em uma pasta em um cofre à prova de fogo). Enquanto faz isso, copie os valores e o motivo da compra em uma planilha do excel. Isso facilitará saber quanto você gastou e onde gastou. Além disso, você pode usar sua planilha para encontrar rapidamente e facilmente o recibo original mais tarde, se precisar. Ao arquivar todos os seus recibos regularmente, você torna menos provável que algum se perca ou seja acidentalmente jogado fora. Fazer disso um hábito regular também ajudará você a evitar ter que passar uma tarde inteira organizando seus recibos.
Mantendo Seus Registros Seguros
Agora que você tem todas essas informações, sua principal preocupação é mantê-las seguras. O roubo de identidade é um grande problema, e se alguém conseguir acesso não autorizado a apenas alguns de seus documentos, pode usar essas informações para prejudicá-lo.
Armazenando Documentos em Papel
Para coisas como suas declarações de impostos, recibos e extratos de investimentos, você pode ter cópias em papel que precisam ser fáceis de encontrar e seguras. Uma possível solução é comprar um pequeno cofre que você possa fixar ao chão, mantendo seus documentos seguros e todos em um só lugar. Os bancos oferecem caixas de segurança onde você pode armazenar documentos e itens com segurança. Caixas pequenas geralmente custam cerca de $60 por ano. O inconveniente de ter que visitar o banco para acessar seus documentos pode ser compensado pelo fato de saber que os documentos estão em um local seguro.
Armazenando Documentos Eletrônicos
Manter seus arquivos de computador seguros contra hackers e phishers é uma perspectiva muito mais desafiadora. Existem dezenas de maneiras de manter seus registros seguros, mas estas são as regras mais comuns a seguir:
Regra #1: Não Compartilhe Suas Informações de Login
Apesar do que os filmes mostram, a maioria dos “hackings” não é feita forçando algoritmos complexos de computador a invadir um mainframe, mas geralmente apenas porque alguém compartilha uma senha com alguém que não deveria. Isso se aplica não apenas a senhas, mas também a outras informações. NUNCA forneça seus números de conta, números de cartão de crédito, nomes de usuário ou senhas pelo telefone ou por e-mail. Se você absolutamente precisar compartilhar um nome de usuário e/ou senha (compartilhando uma conta com um grupo, por exemplo), certifique-se de que seja um nome de usuário e senha que você não usa em nenhum outro site.
Regra #2: Não Reutilize Sua Senha
Quando você está no computador, não pode dizer quais sites você usa deixe os administradores verem sua senha, e quais usam criptografia adequada. Se você reutiliza os mesmos nomes de usuário e senhas em muitos lugares, está aumentando as chances de que um colega de trabalho descontente roube dados e invada suas outras contas.
Regra #3: Altere Suas Senhas com Frequência
Mesmo a senha mais segura e única do mundo é vulnerável a keyloggers – um tipo de software de vírus que registra cada tecla que você pressiona e a reporta de volta ao criador do vírus. Mesmo que você não tenha um keylogger em seu computador pessoal (que pode estar escondido por meses ou anos antes de ser “ativado”), é possível que um possa estar instalado em um computador em um laboratório de informática ou em um computador público. Alterar suas senhas a cada poucos meses é uma boa maneira de mantê-las seguras.
Regra #4: Escolha Senhas Difíceis de Adivinhar
Quando você escolhe uma senha para uma conta, tente escolher combinações de letras, símbolos e números que sejam fáceis o suficiente para você lembrar, mas difíceis para seu melhor amigo ou um hacker usando combinações aleatórias de letras adivinharem. Lembre-se, você precisa fazer sua parte para manter suas senhas seguras.
Outras Dicas e Truques para Registros Financeiros
Veja Quais Serviços de Gestão de Contas Algumas Instituições Financeiras Podem Oferecer
Se manter o controle de tudo é uma perspectiva assustadora, veja que tipos de serviços seu banco ou outra instituição financeira pode “agrupar”. Por exemplo, é extremamente comum que uma pessoa tenha suas contas de poupança e corrente, portfólio de investimentos, hipoteca da casa e cartão de crédito todos pelo mesmo banco, e assim eles podem acessar todos esses registros financeiros através do portal online do banco.
Isso tem a vantagem da conveniência, mas também há algumas desvantagens sérias. Por exemplo, se você tiver sua senha roubada para este serviço de banco online, pode perder o acesso a tudo de uma vez, causando uma grande dor de cabeça e potencialmente dezenas de milhares de dólares.
Visite Profissionais de Impostos ou Consultores Financeiros
Mesmo que você não faça isso todos os anos, dedicar um tempo para visitar um profissional pode economizar tempo e dinheiro a longo prazo. Profissionais de impostos e consultores financeiros entendem códigos fiscais, estratégias de investimento, armadilhas financeiras e burocracia que você pode não estar familiarizado. Pagar pela experiência deles pode minimizar quanto tempo e pesquisa você precisa gastar tentando entender seus registros financeiros por conta própria.
Você pode se lembrar do básico – se você tem uma despesa que é usada principalmente para negócios, provavelmente pode reivindicar um crédito fiscal sobre isso. No entanto, você pode não saber o processo exato de reivindicar o tempo que usou seu carro enquanto trabalhava, ou se pode reivindicar isenções de imposto sobre vendas para novas renovações em sua casa. Reunir-se com um profissional de impostos ou um consultor financeiro é a maneira mais fácil de navegar pelos mares da burocracia e obter o máximo de seus retornos fiscais, e minimizar quanto tempo e pesquisa você precisa gastar em seus registros financeiros em seu próprio tempo livre.