Melhores Práticas de Folha de Pagamento
A maior parte dos impostos pagos é através de contracheques, então uma grande parte da contabilidade da folha de pagamento é contabilizar corretamente todos os impostos.
A maioria das pessoas está familiarizada com sua declaração de imposto de renda pessoal anual, mas a apresentação de impostos sobre a folha de pagamento funciona de maneira um pouco diferente. A folha de pagamento é processada semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou até semestralmente, então para cada ciclo de pagamento, os impostos precisam ser calculados e reportados. Todos os pagamentos de impostos precisam ser calculados para cada ciclo de pagamento, e depois apresentados uma vez por trimestre.
Pagando Impostos vs Retendo Impostos
Ao pagar impostos sobre a folha de pagamento, há uma distinção entre os impostos pagos pelo empregador e os impostos retidos pelo empregador. Em resumo, as empresas precisam pagar certos impostos sobre a folha de pagamento ao governo, mas também retêm todos os impostos que os funcionários precisam pagar ao governo.
Pense assim – o governo cobra alguns impostos diretamente dos empregadores, então as empresas precisam pagá-los diretamente e isso não tem impacto no salário líquido do funcionário. Esses são os impostos que os empregadores pagam ao governo. Esses são os impostos do empregador.
O governo também cobra impostos sobre a renda do funcionário, então esses são os impostos que os funcionários realmente veem em seu contracheque (como o imposto de renda estadual), e assim impactam o salário líquido. Esses impostos são retidos de cada contracheque e também enviados diretamente ao governo. No final do ano, cada funcionário recebe um extrato mostrando quantos impostos foram retidos ao longo do ano, que é usado para apresentar declarações de imposto de renda pessoal (para recuperar parte desse dinheiro retido, se possível).
Ao fazer a folha de pagamento, tanto os impostos do empregador quanto os impostos do funcionário precisam ser calculados.
Impostos do Empregador
Ao executar a folha de pagamento, a primeira preocupação é calcular os impostos devidos para cada funcionário em cada período de pagamento. As principais categorias de impostos sobre a folha de pagamento que são pagas pelos empregadores são os impostos FICA e de Desemprego.
FICA – Lei de Contribuições para Seguros Federais
FICA refere-se principalmente a dois grandes programas geridos pelo Governo Federal – Seguro Social e Medicare, que apoiam a renda suplementar e assistência médica para idosos e deficientes. Os impostos FICA são compartilhados entre empregadores e empregados – ambos os lados pagam a mesma quantia para o programa.
Seguro Social
Esse imposto apoia a renda suplementar de aposentadoria e benefícios de invalidez para trabalhadores. A parte do Seguro Social do imposto FICA é de 6,2% do salário base.
Imposto de Seguro Social do Empregador = Taxa de Imposto de Seguro Social do Empregador x Salário Base
Por exemplo, se um funcionário ganha $40.000 por ano, o cálculo seria:
Imposto de Seguro Social do Empregador = 6,2% x $40.000 = $2.460
Há um limite sobre o valor máximo que as empresas precisam pagar para cada funcionário – o Imposto de Seguro Social é cobrado apenas sobre os primeiros $127.200 de renda (o que totaliza $7.886,40 em impostos pagos). Mesmo que o funcionário ganhe $150.000 por ano, o empregador ainda precisa pagar apenas $7.886,40 (a partir de 2017).
Medicare
O programa Medicare apoia a assistência médica para idosos, e é a outra metade do FICA. A parte do Medicare do imposto FICA é atualmente de 1,45% do salário base.
Imposto de Medicare do Empregador = Taxa de Imposto de Medicare do Empregador x Salário Base
Para o funcionário exemplo que ganha $40.000 por ano, o total de imposto de Medicare pago pelo empregador é:
Imposto de Medicare do Empregador = 1,45% x $40.000 = $580
Diferente do imposto de Seguro Social, não há limite de renda para os impostos de Medicare. Para o exemplo do alto rendimento, o cálculo seria:
Imposto de Medicare do Empregador = 1,45% x $150.000 = $2.175
Desemprego
O segundo tipo principal de imposto sobre a folha de pagamento que os empregadores pagam é o Desemprego. Os impostos de desemprego são usados para financiar programas de seguro-desemprego e programas de colocação profissional geridos pelos estados. Assim como o FICA, há duas partes diferentes dos impostos de desemprego pagos pelos empregadores – FUTA e SUI.
FUTA – Impostos Federais de Desemprego
Os impostos FUTA são impostos federais, então será o mesmo independentemente de onde você mora (como o FICA). Esse imposto financia o seguro-desemprego e é distribuído aos governos estaduais para financiar outros programas de desemprego. A taxa do imposto FUTA é de 6% do salário base.
Imposto Federal de Desemprego = Taxa de Imposto FUTA x Salário Base
Assim como o Seguro Social, o FUTA tem um limite sobre o valor máximo que precisa ser pago – o FUTA é cobrado apenas sobre os primeiros $7.000 de pagamento base. Considere três funcionários – nossos ganhadores de $40.000 e $150.000 de antes, mas também um trabalhador temporário que ganhou apenas $5.000.
FUTA (Ganhador de $150.000) = 6% x $7.000 = $420
FUTA (Ganhador de $40.000) = 6% x $7.000 = $420
FUTA (Ganhador de $5.000) = 6% x $5.000 = $300
SUI – Seguro de Desemprego Estadual
A outra metade dos impostos de desemprego vem a nível estadual. Os impostos estaduais de desemprego variam bastante de estado para estado, e podem ser complexos de calcular mesmo dentro de um único estado. Por exemplo, no Texas, a taxa de imposto de desemprego estadual pode variar entre 0,59% e 8,21% (a partir de 2017), mas a média é de 1,64% para a maioria dos empregadores.
Os impostos estaduais de desemprego também têm um limite, que novamente varia por estado. No Texas, o limite é de $9.000.
Usando nossos três funcionários exemplo de antes, podemos calcular os impostos SUI esperados devidos no Texas:
SUI (Ganhador de $150.000) = 1,64% x $9.000 = $147,60
SUI (Ganhador de $40.000) = 1,64% x $9.000 = $147,60
SUI (Ganhador de $5.000) = 1,64% x $5.000 = $82,00
Calculando o Imposto Devido pelo Empregador
Uma vez que temos todos os quatro impostos do empregador calculados, basta somá-los para obter o total de impostos que o empregador deve para cada empregado.
Imposto do Empregador = FICA + Desemprego
Imposto do Empregador = (Seguridade Social + Medicare) + (FUTA + SUI)
Para cada um dos empregados de exemplo, os totais seriam:
Imposto do Empregador ($150,000 Ganho) = $7,886.40 + $2,175 + $420 + $147.60 = $10,629
Imposto do Empregador ($40,000 Ganho) = $2,460 + $580 + $420 + $146.60 = $3,606.60
Imposto do Empregador ($5,000 Ganho) = $310 + $72.50 + $300 + $82 = $754.50
Note que para o menor ganho, o empregador precisa pagar quase o mesmo em impostos de desemprego que em FICA.
Impostos Retidos
Todos os impostos calculados acima são pagos estritamente pelo empregador, portanto, não apareceriam no contracheque de um empregado nem impactariam seu salário líquido. No entanto, os empregadores também são obrigados a reter os impostos de renda do empregado e a enviá-los ao IRS. Essas retenções de imposto de renda aparecem no contracheque de um empregado – os empregados podem subtrair essas retenções de seu Salário Base para encontrar seu pagamento Líquido (após impostos).
Impostos FICA
Os impostos FICA também são cobrados dos empregados – os empregados precisam pagar o mesmo valor que os empregadores, tanto para a Seguridade Social.
Imposto de Seguridade Social do Empregado = Taxa de Imposto de Seguridade Social do Empregado x Salário Base
Imposto de Medicare do Empregado = Taxa de Imposto de Medicare do Empregado x Salário Base
Os impostos FICA pagos pelo empregado seguem as mesmas regras que os impostos FICA pagos pelo empregador – mesmas regras de limite, e quase sempre a mesma taxa. Atualmente, os empregados também pagam 6,2% de imposto de Seguridade Social e 1,45% de imposto de Medicare. Para os três empregados de exemplo, os impostos FICA são:
FICA ($150,000 Ganho) = Seguridade Social + Medicare = $7,886.40 + $2,175 = $10,061.40
FICA ($40,000 Ganho) = Seguridade Social + Medicare = $2,460 + 580 = $3,040
FICA ($5,000 Ganho) = Seguridade Social + Medicare = $310 + $72.50 = $382.50
Impostos de Renda
Os impostos de renda também são retidos pelos empregadores e enviados ao IRS. Existem dois tipos de imposto de renda – Federal e Estadual. O cálculo real para ambos os impostos de renda pode ser mais complexo, pois as taxas de imposto mudam para diferentes níveis de renda no nível federal.
Os estados também usam diferentes regras de imposto de renda – alguns estados (como Texas e Alasca) não têm imposto de renda estadual algum.
Apresentação de Declarações de Imposto sobre Folha de Pagamento
Uma vez que os empregadores calculam os impostos totais devidos e os impostos totais retidos para cada empregado, eles devem apresentar o Formulário 941 ao IRS. Ao contrário das declarações de imposto de renda pessoal, o Formulário 941 é apresentado trimestralmente, não anualmente. Este formulário relata toda a renda ganha, paga os impostos FICA do empregador e remete todos os impostos de renda do lado do empregado retidos. A maioria dos empregadores usa software de folha de pagamento, e a maioria dos softwares de folha de pagamento gerará automaticamente o Formulário 941, que pode ser apresentado eletronicamente ao IRS automaticamente.
Assim como com os impostos de renda pessoal, é possível que os empregadores recebam uma restituição de imposto ao apresentar o Formulário 941. Isso acontece com mais frequência se houve um erro no relatório anterior – os empregadores precisam apresentar manualmente um Formulário 941-X para quaisquer emendas ou correções.