Que sont les documents financiers ?
Lorsque vous commencez à collaborer avec des institutions financières pour sécuriser votre argent et traiter vos transactions financières, il est important que vous appreniez à tenir des documents financiers précis. Ces documents, papier et électroniques, vous permettront de savoir où se trouvent votre argent et vos actifs, ainsi que le montant exact dont vous disposez à un moment donné.
Vous pouvez imprimer ces documents et les conserver dans un classeur ou les classer dans des dossiers sur votre ordinateur. La méthode utilisée importe peu. L’important est de comprendre la situation financière de vos clients et de savoir où trouver l’information en cas de besoin.
Planification financière
Lorsque vous élaborez ou faites évoluer vos plans financiers et que vous fixez de nouveaux objectifs, vous devez commencer par des documents financiers précis. Vos documents financiers vous permettent de savoir précisément où vous en êtes aujourd’hui et vous aident à déterminer quand vous avez atteint vos objectifs.
Impôts
Types de documents financiers
La plupart des gens apprécient d’avoir des documents financiers précis au moment de déclarer leurs impôts. Nombreux sont ceux qui pensent que les dépenses effectuées tout au long de l’année, comme le renouvellement de l’immatriculation de leur véhicule, les uniformes de travail et certains intérêts sur les prêts, peuvent toutes être déduites de leurs impôts, mais seulement si vous avez conservé des documents précis de tous ces paiements.
Recettes
Afin de pouvoir réclamer des déductions sur vos impôts, l’IRS voudra voir la preuve que des achats ou des paiements spécifiques ont été effectués. Et afin de montrer la preuve, vous devrez fournir un reçu.
Il est conseillé de toujours conserver les reçus des achats importants (comme la facture d’achat de votre voiture). De nombreuses villes accordent également des allégements fiscaux aux usagers des transports en commun ; il est donc judicieux de conserver ces reçus.
Prendre l’habitude de conserver ses reçus peut également vous être utile dans d’autres domaines de votre vie. Par exemple, les factures et reçus de services publics sont souvent exigés comme justificatif de domicile lors de l’ouverture d’un compte bancaire. En cas de litige ultérieur concernant le paiement d’une facture, un reçu peut régler le problème immédiatement, tandis que prouver le contraire peut être un processus long et fastidieux.
Relevés bancaires
Votre compte bancaire est l’une de vos principales sources de données financières. En général, l’historique complet de vos transactions est conservé pendant quelques années (y compris chaque chèque émis), ainsi que le solde de vos comptes courants. Si vous ne disposez pas de reçu de paiement (par exemple, si vous émettez un chèque de loyer chaque mois), vous pouvez néanmoins conserver une trace de cette transaction sur votre compte bancaire.
Le type d’informations contenues dans vos relevés bancaires dépend du type de compte que vous détenez. Par exemple, si vous avez un compte d’épargne, vous pouvez avoir davantage d’informations sur les montants et les dates des dépôts, avec les intérêts composés accumulés. Si vous avez un compte courant (ou « chèque »), vous y trouverez vos soldes disponibles actuels, ainsi que l’historique de vos transactions (chèques, cartes de débit et retraits aux distributeurs automatiques). Vos relevés bancaires seront une ressource précieuse pour établir et modifier votre plan de dépenses.
Rapports de revenus
À chaque versement de votre salaire, votre employeur crée une fiche de paie indiquant le nombre d’heures travaillées, le montant horaire perçu et le montant des retenues fiscales. À la fin de l’année civile, votre employeur synthétise toutes vos informations de paie dans un formulaire appelé W-2 (ou 1099, selon votre type d’emploi) ou déclaration de revenus. En dehors des États-Unis, ce formulaire porte des noms différents, mais contient toujours les mêmes informations de base.
Vos déclarations de revenus sont des relevés indiquant vos revenus, généralement accompagnés du montant de l’impôt sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale que vous avez payés, au cours d’une année donnée. Ces relevés sont nécessaires pour déclarer vos impôts, mais sont également utiles pour suivre l’évolution de vos revenus au fil du temps.
Relevés de placement
Si vous détenez des actions, des obligations ou d’autres placements, votre courtier vous fournira régulièrement des relevés de compte. Ces relevés incluent vos soldes de trésorerie (disponibles pour retrait ou achat de titres), la valeur marchande nette totale de votre portefeuille, le montant des dividendes perçus et le total des dépenses liées à vos placements (ce point est particulièrement important pour les fonds communs de placement). Vos relevés de placement sont essentiels à des fins fiscales. Vous êtes légalement tenu de déclarer tous les revenus de placement que vous percevez ; il est donc essentiel d’avoir facilement accès à ces documents.
Inventaire des biens personnels
Contrairement aux autres documents principaux, celui-ci est un inventaire que vous établirez et conserverez vous-même. Votre inventaire des biens personnels est en fait une liste de vos biens, de leur emplacement et de leur valeur estimée. Cela paraît simple pour les étudiants, mais de nombreux cas d’importantes sommes d’argent liquide cachées et oubliées sont signalés. Votre inventaire des biens personnels ne sert pas à payer les impôts.
Le principal avantage de tenir et de tenir à jour un inventaire des biens personnels est purement organisationnel. Savoir exactement où se trouvent vos affaires et leur valeur peut s’avérer très utile lorsque votre situation change et que vous souhaitez vendre (ou donner) des objets que vous n’utilisez plus ou que vous avez peut-être oubliés. Le secteur des casiers de stockage en libre-service prospère grâce aux paiements mensuels effectués par les particuliers pour conserver les objets qu’ils n’utilisent pas régulièrement !
Déclarations de revenus
Après avoir rempli votre déclaration de revenus, conservez-en une copie pour consultation ultérieure. La loi vous oblige à conserver toutes vos déclarations et reçus fiscaux pendant sept ans, mais il peut être utile de les conserver plus longtemps si vous souhaitez occasionnellement élaborer une planification financière à long terme.
Registres de dépenses personnelles
Vous pourriez accumuler des dizaines de reçus en un temps record. Tous les deux ou trois mois, essayez de les regrouper et de les conserver en lieu sûr (par exemple, tous les reçus de « janvier à mars 2016 » dans un classeur à l’abri du feu). Pendant ce temps, copiez les montants et le motif de l’achat dans un tableur Excel. Vous saurez ainsi facilement combien vous avez dépensé et où. De plus, ce tableur vous permettra de retrouver rapidement et facilement le reçu original si besoin. En classant régulièrement tous vos reçus, vous réduisez les risques de perte ou de destruction accidentelle. En adoptant cette habitude, vous éviterez également de passer un après-midi entier à trier et organiser vos reçus.
Sécuriser vos documents
Maintenant que vous disposez de toutes ces informations, votre principale préoccupation est de les protéger. L’usurpation d’identité est un problème majeur, et si quelqu’un accédait sans autorisation à quelques-uns de vos documents, il pourrait les utiliser à votre détriment.
Conservation des documents papier
Vous possédez peut-être des copies papier de vos déclarations de revenus, reçus et relevés d’investissement, par exemple, qui doivent être faciles à trouver et sécurisées. Une solution consiste à acheter un petit coffre-fort à fixer au sol pour conserver vos documents en sécurité et au même endroit. Les banques proposent des coffres-forts où vous pouvez stocker vos documents et autres objets en toute sécurité. Le coût annuel d’un petit coffre-fort est généralement d’environ 60 $. Le fait de savoir que vos documents sont conservés en lieu sûr peut compenser les désagréments liés aux déplacements à la banque.
Stockage de documents électroniques
Protéger ses fichiers informatiques des pirates informatiques et des hameçonneurs est une tâche bien plus complexe. Il existe des dizaines de moyens de protéger vos documents, mais voici les règles les plus courantes à suivre :
Règle n° 1 : Ne partagez pas vos identifiants
Malgré ce que montrent les films, la plupart des « piratages » ne se font pas en forçant des algorithmes informatiques complexes à pirater un ordinateur central, mais généralement simplement parce qu’une personne partage un mot de passe avec une personne non autorisée. Cela vaut non seulement pour les mots de passe, mais aussi pour d’autres informations. Ne communiquez JAMAIS vos numéros de compte, numéros de carte bancaire, noms d’utilisateur ou mots de passe par téléphone ou par e-mail. Si vous devez absolument partager un nom d’utilisateur et/ou un mot de passe (par exemple, pour un groupe), assurez-vous qu’il s’agit d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe que vous n’utilisez sur aucun autre site web.
Règle n° 2 : Ne réutilisez pas votre mot de passe
Lorsque vous êtes sur votre ordinateur, vous ne pouvez pas savoir quels sites autorisent les administrateurs à voir votre mot de passe et lesquels utilisent un chiffrement approprié. Si vous réutilisez les mêmes noms d’utilisateur et mots de passe à plusieurs reprises, vous augmentez les risques qu’un collègue mécontent vole vos données et s’introduise dans vos autres comptes.
Règle n° 3 : Changez souvent vos mots de passe
Même le mot de passe le plus sûr et le plus unique au monde est vulnérable aux enregistreurs de frappe, un type de logiciel antivirus qui enregistre chaque touche enfoncée et transmet les informations à son créateur. Même si vous n’avez pas d’enregistreur de frappe sur votre ordinateur personnel (qui peut rester caché pendant des mois, voire des années, avant d’être activé), il est possible qu’il soit installé sur un ordinateur dans une salle informatique ou sur un ordinateur public. Changer vos mots de passe régulièrement est un bon moyen de les protéger.
Règle n°4 : Choisissez des mots de passe difficiles à deviner
Lorsque vous choisissez un mot de passe pour un compte, essayez de choisir des combinaisons de lettres, de symboles et de chiffres suffisamment faciles à retenir pour vous, mais difficiles à deviner pour votre meilleur ami ou un pirate informatique utilisant des combinaisons de lettres aléatoires. N’oubliez pas que vous devez faire votre part pour assurer la sécurité de vos mots de passe.
Autres conseils et astuces pour les dossiers financiers
Découvrez les services de gestion de compte proposés par certaines institutions financières.
Si tout suivre est une tâche ardue, renseignez-vous sur les services que votre banque ou autre institution financière peut regrouper. Par exemple, il est très courant qu’une personne gère ses comptes d’épargne et chèques, son portefeuille d’investissement, son prêt immobilier et sa carte de crédit auprès de la même banque, et puisse ainsi accéder à tous ses documents financiers via le portail en ligne de la banque.
Cette solution présente un avantage pratique, mais aussi de sérieux inconvénients. Par exemple, si votre mot de passe d’accès à ce service bancaire en ligne vous est volé, vous risquez de perdre l’accès à tous vos comptes d’un seul coup, ce qui peut engendrer un véritable casse-tête et des dizaines de milliers de dollars.
Consulter un fiscaliste ou un conseiller financier
Même si vous ne le faites pas chaque année, consulter un professionnel peut vous faire gagner du temps et de l’argent à long terme. Les fiscalistes et les conseillers financiers comprennent les codes fiscaux, les stratégies d’investissement, les pièges financiers et les formalités administratives que vous ne connaissez peut-être pas. Rémunérer leur expertise peut vous permettre de réduire le temps et les recherches nécessaires pour comprendre vos dossiers financiers par vous-même.
Vous vous souviendrez peut-être des fondamentaux : si vous avez une dépense principalement professionnelle, vous pouvez probablement demander un crédit d’impôt. Cependant, vous ne connaissez peut-être pas la procédure exacte pour déclarer le temps passé à utiliser votre voiture pendant votre travail, ni si vous pouvez demander une exonération de taxe de vente pour les rénovations de votre maison. Consulter un fiscaliste ou un conseiller financier est le moyen le plus simple de vous y retrouver dans les méandres de la bureaucratie, de tirer le meilleur parti de vos déclarations de revenus et de minimiser le temps et les recherches nécessaires à la gestion de vos dossiers financiers pendant votre temps libre.