Planificación de Caja
La gerencia utiliza internamente un presupuesto de caja para estimar las entradas (ingresos) y salidas (desembolsos) de efectivo durante un período, así como el saldo de caja al final del mismo. En otras palabras, un presupuesto de caja es un plan para que una organización obtenga y utilice recursos durante un período específico. Esto significa que una organización debe tener una idea clara de dónde proviene su dinero y cómo debe gastarse.
Nota: Un presupuesto de caja solo incluye efectivo. No incluya descuentos recibidos o permitidos, compras o ventas a crédito, deudas incobrables, depreciación ni ninguna otra partida no monetaria.
Uso de los presupuestos de caja
El presupuesto de caja permite a una organización establecer un objetivo y avanzar hacia él. Esto es importante porque cada organización tiene una cantidad finita de recursos y estos deben utilizarse eficazmente. La gerencia utiliza el presupuesto de caja para gestionar los flujos de caja. Por ejemplo, los empleados deben cobrar cada dos semanas. El presupuesto de caja permite a la gerencia pronosticar si tendrán suficiente efectivo para pagar a sus empleados. Si hay déficit de efectivo, el presupuesto puede ajustarse para corregir problemas antes de que venzan los pagos.
De igual manera, el presupuesto de caja permite a la gerencia predecir la disponibilidad de grandes cantidades de efectivo libre. Tener suficiente efectivo es excelente; sin embargo, un excedente de efectivo suele ser más útil para expandir y desarrollar áreas de una organización. Ya sea un déficit o un superávit, un presupuesto de caja se utiliza para asignar el efectivo de la manera más efectiva posible en toda la organización.
Manejo de la incertidumbre
Dado que un presupuesto de caja se basa en estimaciones, se limita a representar los valores esperados. La incertidumbre en los presupuestos de caja se debe a la incertidumbre de los valores finales de caja. Para gestionar la incertidumbre, una organización puede utilizar dos técnicas principales:
Análisis de sensibilidad. Consiste en examinar cómo los diferentes valores de una variable independiente afectan a otras variables dependientes. Esta técnica proporciona a la dirección una visión de los flujos de caja esperados si se producen cambios en ciertas variables.
Financiación a corto plazo. Una empresa debe asegurarse de tener acceso a préstamos a costes razonables para cubrir la escasez de efectivo.
Preparación de un presupuesto de caja
Hay tres aspectos clave a considerar al crear un presupuesto de caja:
Periodo (¿qué período cubre este presupuesto? ¿3 meses? ¿6 meses?)
Posición de caja (¿cuánto efectivo le gustaría tener disponible?)
Ventas y gastos (¿cuáles son sus ventas y gastos proyectados?)
Es importante saber que un presupuesto de caja se crea como parte de un presupuesto maestro. El presupuesto de caja suma los ingresos y resta los pagos. Idealmente, el presupuesto de caja debe tener una proyección de efectivo positiva; esto significa que la empresa espera tener suficiente efectivo para cubrir el período.
Formato del Presupuesto de Caja
Saldo de caja inicial
Más: Entradas de caja
Menos: Salidas de caja
= Exceso/falta de efectivo
+/- Financiación
= Saldo de caja final
Presupuesto: Estimación de entradas de caja
Debido a la contabilidad de acumulación (o devengo), los ingresos por ventas no son lo mismo que las entradas de efectivo. Los ingresos por ventas se registran cuando se devengan. Dado que algunos clientes compran a cuenta (a crédito), el efectivo suele recibirse en un período contable posterior. Para solucionar esto, las empresas estiman el monto de los ingresos que se pagarán (en efectivo) en el mes de la venta.
Las ventas de Johnson Company se realizan en un 35 % al contado y un 65 % a crédito. Con base en registros anteriores, Johnson Company espera cobrar las ventas a crédito de la siguiente manera:
| Mes de venta | 1er mes después de la venta | 2do mes después de la venta | Incobrable |
| 45% | 25% | 20% | 10% |
Las ventas de Johnson Company en enero, febrero y marzo de 2018 fueron:
Marzo (proyectado): $60,000
Febrero: $55,000
Enero: $50,000
Prepare el presupuesto de ingresos de caja para marzo.
Paso 1: Calcular el efectivo esperado de las ventas de marzo
Porcentaje de efectivo esperado de las ventas x Ventas totales esperadas de marzo = Efectivo esperado
35 % x $60,000 = $21,000
Paso 2: Calcular el efectivo esperado de las ventas a crédito de marzo
Porcentaje de crédito esperado de las ventas x Ventas totales esperadas de marzo x Porcentaje esperado de esos créditos que se cobrarán en marzo = Efectivo esperado del crédito liquidado (marzo)
65 % x $60,000 x 45 % = $17,550
Paso 3: Calcular el efectivo esperado de las ventas a crédito de febrero
Porcentaje de crédito de las ventas x Ventas totales de febrero x Porcentaje esperado de ese crédito que se cobrará en marzo = Efectivo esperado del crédito liquidado (febrero)
65 % x $55,000 x 25 % = $8,938
Paso 4: Calcular el efectivo esperado de Ventas a crédito de enero
Porcentaje de crédito sobre las ventas x Ventas totales de enero x Porcentaje esperado de ese crédito que se cobrará en marzo = Efectivo esperado del crédito liquidado (enero)
65 % x $50,000 x 20 % = $6,500
| Compañía Johnson | |||
| Presupuesto de ingresos de efectivo | |||
| Mes que termina el 31 de marzo de 2018 | |||
| Colecciones presupuestadas de las ventas de marzo: | |||
| Ventas en efectivo (35% x $60,000) | $ 21,000 | ||
| Ventas a crédito (65% x $60,000 x 45%) | $ 17,550 | ||
| Colecciones presupuestadas de las ventas de febrero: | |||
| Ventas a crédito (65% x $55,000 x 25%) | $ 8,938 | ||
| Recaudaciones presupuestadas de las ventas de enero: | |||
| Ventas a crédito (65% x $50,000 x 20%) | $ 6,500 | ||
| Recaudaciones de efectivo presupuestadas durante marzo | $ 53,988 | ||
Presupuesto: Estimación de Desembolsos de Efectivo
Debido a la contabilidad de acumulación (o devengo), los gastos incurridos no son lo mismo que las salidas de efectivo. Las empresas suelen realizar compras a cuenta y estos gastos no se pagarán hasta un período posterior. Al igual que en el ejemplo anterior, las empresas estimarán la parte de los gastos que se pagará ese mes y en los meses siguientes.
Johnson Company compra inventario a cuenta, paga el 40% en el mismo mes de la compra y el 60% el mes siguiente. Las compras de Johnson Company son:
| Compras de febrero | Compras de marzo |
| $40,000 | $30,000 |
Johnson Company tuvo los siguientes costos adicionales en febrero:
Gastos de depreciación: $4,200
Dividendos en efectivo declarados: $5,300
Amortización de préstamos: $2,200/mes
Costos operativos mensuales: $10,000
Johnson Company paga el 70% de los costos operativos en efectivo en el mes en que se incurren y el 30% restante el mes siguiente. Prepare un presupuesto de desembolsos de efectivo para marzo de 2018.
Paso 1: Calcule el efectivo a pagar por las compras de marzo
Porcentaje del costo del inventario de marzo pagado este mes x Inventario comprado este mes = Efectivo pagado por las compras de marzo
40% x $30,000 = $12,000
Paso 2: Calcule el efectivo a pagar por las compras de febrero:
Porcentaje del costo del inventario de febrero pagado este mes x Inventario comprado en febrero = Efectivo pagado por las compras de febrero
60% x $40,000 = $24,000
Paso 3: Calcule el efectivo a pagar por los costos operativos de marzo
Porcentaje de los costos operativos pagados en el mes actual x Costo operativo de marzo = Efectivo pagado en marzo para las operaciones de marzo
70% x $10,000 = $7,000
Paso 4: Calcule el efectivo a pagar por los costos operativos de febrero:
Porcentaje de los costos operativos pagados mes después Gastos incurridos x Costos operativos de febrero = Efectivo pagado en marzo para las operaciones de febrero
30 % x $10,000 = $3,000
| Compañía Johnson | |||
| Presupuesto de desembolsos de efectivo | |||
| Mes que termina el 31 de marzo de 2018 | |||
| Efectivo presupuestado a pagar: | |||
| Compras de marzo (40% x $30,000) | $ 12,000 | ||
| Compras de febrero (60% x $40,000) | $ 24,000 | ||
| Costos operativos de marzo | $ 7,000 | ||
| Costos operativos de febrero | $ 3,000 | ||
| Reembolso del préstamo | $ 2,200 | ||
| dividendos en efectivo | $ 5,300 | ||
| Desembolsos de efectivo presupuestados durante marzo | $ 53,500 | ||
Recuerde que el gasto por depreciación no se incluye en el presupuesto de desembolsos de efectivo, ya que no se considera efectivo.
Resumen del presupuesto de caja
El saldo de caja de Johnson Company al 28 de febrero es de $4,500. Johnson Company debe mantener un saldo de caja mínimo de $10,000. Si es inferior a $10,000, Johnson debe compensar este déficit de caja con un préstamo bancario.
| Compañía Johnson | |||
| Resumen del presupuesto de caja | |||
| Mes que termina el 31 de marzo de 2018 | |||
| Saldo de caja, 1 de febrero de 2018 | $ 4,500 | ||
| Agregar: ingresos de efectivo presupuestados | $ 53,988 | ||
| Menos: desembolsos de efectivo presupuestados | $(53,500) | ||
| Saldo de caja presupuestado | $ 4,988 | ||
| Préstamos operativos en efectivo al 28 de febrero de 2018 | $ 5,012 | ||
| Saldo de caja, 28 de febrero de 2018 | $ 10,000 | ||
La compañía Johnson espera cerrar febrero con un saldo de caja de $4,988. Por lo tanto, Johnson debe planificar con anticipación y solicitar un préstamo para alcanzar los $10,000. En este caso, Johnson debe solicitar un préstamo de al menos $5,012. Este pago se reflejará en el presupuesto de caja en los períodos contables posteriores.
Evaluación de un presupuesto de caja
Para evaluar un presupuesto de caja, se deben comparar las cifras reales del período con las presupuestadas. Comparar las cifras presupuestadas con las reales proporcionará información para tomar decisiones importantes sobre la posición de caja de una empresa. A medida que se recopilan más datos (ventas y compras pasadas, etc.), se pueden crear presupuestos más precisos.