Importancia de la Planificación y la Visión
La planificación es una función gerencial importante, ya que ayuda a los gerentes a prepararse para los desafíos y oportunidades a corto y largo plazo que una empresa enfrenta a diario. La planificación desempeña un papel crucial en la creación de un plan de negocios y un plan estratégico, ya que refuerza la misión, la visión y los objetivos de la empresa, que se utilizan para desarrollar e implementar la estrategia, la ventaja competitiva y lograr la eficacia y la eficiencia en las operaciones de la empresa.
¿Qué significa la planificación?
Importancia de la Planificación y la Visión
La planificación es una función gerencial importante, ya que ayuda a los gerentes a prepararse para los desafíos y oportunidades a corto y largo plazo que una empresa enfrenta a diario. La planificación desempeña un papel crucial en la creación de un plan de negocios y un plan estratégico, ya que refuerza la misión, la visión y los objetivos de la empresa, que se utilizan para desarrollar e implementar la estrategia, la ventaja competitiva y lograr la eficacia y la eficiencia en las operaciones de la empresa.
¿Qué significa la planificación?
Un “Plan de Negocios” define algunos objetivos fundamentales, ya sea de una empresa en su conjunto o de una división de la misma. El Plan de Negocios toma la visión de la empresa y la traduce en objetivos específicos y alcanzables, generalmente con horizontes temporales definidos sobre cuándo se espera que estos objetivos se logren. Los Planes de Negocios suelen crearse en colaboración con la alta dirección y gran parte de la gerencia media. En empresas más pequeñas y jóvenes, la Planificación Estratégica y la Planificación de Negocios suelen fusionarse, eliminando la fase de Planificación Estratégica y pasando directamente a un Plan de Negocios (véase más adelante). Los Planes de Negocios suelen tener un horizonte temporal de tan solo uno o dos años.
Planificación Operativa
La Planificación Operativa consiste en convertir las metas descritas en el Plan de Negocios en objetivos específicos con horizontes temporales relativamente cortos y detallar al equipo cómo alcanzarlos. La planificación operativa se centra en definir la dirección en la que debe trabajar diariamente el personal de base de una empresa y suele ser elaborada por la gerencia de nivel inferior (con la participación de la gerencia media). Los planes operativos suelen basarse en proyectos, por lo que su horizonte temporal depende de la envergadura del proyecto que se pretende abordar.
Planificación Empresarial
Estos planes abordan qué se puede crear para el crecimiento de la empresa y qué se puede presentar a los consumidores para añadir valor. Las etapas de la planificación empresarial no siguen la misma estructura jerárquica que otros tipos de planes: las ideas empresariales suelen generarse en toda la empresa y tienden a ascender y descender en los niveles directivos a medida que se perfeccionan.
El Plan de Negocios
En este contexto, un “Plan de Negocios” es el documento central de una pequeña empresa. Combina muchos elementos de la Planificación Estratégica y la Planificación Empresarial para presentar una visión clara de la empresa, sus objetivos y cómo busca alcanzarlos. Un buen plan de negocios cumple tres funciones: orienta a todos los niveles de gestión sobre el rumbo de la empresa (como un Plan Estratégico), orienta a los trabajadores sobre los objetivos y la misión de la empresa, y sirve como documento para presentar a bancos y otros inversores y demostrar por qué la empresa será rentable.
Un plan de negocios se compone de los siguientes elementos:
Resumen Ejecutivo
Lo primero que aparece en el informe y lo último que se redacta una vez incluidos todos los demás componentes necesarios del plan de negocios. El Resumen Ejecutivo intenta condensar todas las demás partes del plan de negocios en un solo vistazo.
Descripción del Negocio
Define el tipo de negocio al que se dirige y describe brevemente lo que ofrece a los consumidores. Los productos o servicios que se ofrecerán también deben especificarse aquí.
Declaración de Misión
Una declaración que incluye un conjunto de objetivos que explican la razón de ser de la empresa, su funcionamiento y sus características únicas en comparación con otras.
Declaración de Visión
Una declaración que inspira a los empleados a rendir al máximo y explica por qué los clientes se mantienen fieles a la organización.
Análisis FODA
Revela las posibles fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que su empresa encontrará en el entorno empresarial interno y externo.
Objetivos
Lo que desea lograr con su negocio.
Implementación
Cómo se ejecutará el plan de negocios, como marketing, ventas, distribución, promoción, etc.
Se pueden agregar componentes adicionales que expliquen con más detalle la estrategia de marketing, la mezcla de marketing, el entorno competitivo, la ventaja competitiva, las barreras de entrada y el entorno externo para abordar cualquier pregunta o inquietud que pueda surgir en estas áreas. Los gerentes deben ser conscientes de que los planes pueden cambiar debido a tendencias cambiantes, nuevas tecnologías, inestabilidad política o recesión económica, baja demanda y falta de atención al cliente, eventos del entorno y los costos adicionales asociados con el negocio. Estos cambios deben mencionarse o reflejarse en el plan de negocios a medida que ocurren, lo que lo convierte en un documento en constante evolución.
Planificación Operativa
La Planificación Estratégica es planificación, pero con la estrategia como base. La estrategia consiste en estudiar y tomar decisiones que definirán el negocio y lo ayudarán a mantener una ventaja competitiva. Estos son los planes que evalúan la identidad de una organización, tanto ante sí misma como ante el resto del mundo, y cómo tomar mejores decisiones en materia de logística, operaciones, marketing, ventas, servicios, administración, inversión y generación de valor que pueda traducirse en ahorros de costos o ganancias. El objetivo de la Planificación Operativa es dejar una huella duradera y transformadora dentro y fuera de la organización, que se pone en práctica en las actividades diarias de un gerente.
Planificación Logística
Planificación y localización de la adquisición, distribución e intercambio de suministros y materiales para reducir el tiempo y los costos de envío.
Planificación de Operaciones
Diseño y delegación eficiente de la distribución de edificios, el flujo de operaciones, las tareas y las descripciones de puestos para reducir los costos de producción e incorporar nuevas tecnologías.
Planes de Marketing
Publicidad y promoción efectiva de la empresa mediante la organización y el control de diversas plataformas multimedia como correo directo, Facebook, Twitter, periódicos, etc.
Planes de Ventas
Planificación y organización de los métodos de venta con información obtenida mediante encuestas, estudio de clientes actuales, investigación de tendencias actuales en línea, lectura de noticias para conocer los cambios que afectarán las ventas, etc.
Planes de Servicio
Planificación y control de la respuesta de los empleados a las quejas y sugerencias de los clientes, evaluación de la calidad de los servicios prestados e implementación de mejoras continuas.
Métodos y Técnicas de Planificación
El proceso de planificación requiere conocimiento, perspectiva y comprensión. Siendo realistas, la organización, los responsables de su gestión y quienes aportan recursos deben implementar métodos y técnicas para que el plan se haga realidad. A continuación, se presentan algunas estrategias que pueden utilizarse para el plan de negocios y la planificación estratégica:
Crowdsourcing
Los planes de colaboración colectiva delegan la mayor parte del trabajo pesado a un gran número de personas. Las empresas con una sólida cohesión entre sus gerentes y trabajadores de bajo nivel pueden alcanzar el éxito al utilizar la colaboración colectiva para sus planes de negocios, ya que otorga a todos los involucrados una mayor participación en la definición de los objetivos alcanzables de la empresa.
Pronóstico del entorno
El pronóstico del entorno implica intentar predecir el futuro observando patrones e historial de eventos, actividades, tendencias y la competencia. Se trata de un tipo de planificación basado en datos, con énfasis en una sólida investigación y análisis de tendencias.
Análisis FODA
Examinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del entorno interno y externo. El análisis FODA es un componente fundamental de la mayoría de los planes para ayudar a identificar qué puede salir bien y qué puede salir mal.
Análisis de la Competencia
Conocer las barreras de entrada, el poder de los compradores en cuanto a calidad y fuerzas competitivas, el poder de los proveedores en precios y calidad, la amenaza de productos o servicios sustituibles y la fuerza competitiva entre los competidores. Un análisis de la competencia es esencial para que una empresa conozca sus competencias en su sector y se mantenga a la vanguardia.
Análisis de la Cadena de Valor
Un análisis estratégico de las actividades principales (aquellas que generan valor para la empresa) y las actividades de soporte (aquellas que agregan valor a las actividades principales) para determinar qué se puede mejorar, eliminar o ajustar. Un Análisis de la Cadena de Valor busca analizar la empresa en su conjunto para identificar dónde se agrega el mayor valor a sus productos o servicios y tratar de expandirlo a todo el espectro.
Planificación Relativa a Otras Funciones de Gestión
La gestión consiste en maximizar los beneficios en todo lo que debe gestionarse (logística, recursos humanos, operaciones, etc.). Esto implica una planificación exhaustiva sobre qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, quién lo hará, adónde irá, a quién irá dirigido, cuánto, etc. Sin embargo, la planificación es solo una de las cuatro funciones principales de la gestión; las otras tres son organizar, dirigir y controlar. Estas tres funciones requieren que la planificación se implemente de forma rápida, eficiente y eficaz, es decir, que todas la planifiquen para sentar las bases antes de emprender una acción o respuesta de gestión.
Por ejemplo, en la organización del departamento de logística, el gerente planifica la estructura de cuándo se realizarán los envíos, en qué horarios, durante cuánto tiempo y en qué instalaciones se distribuirán para reducir los costos. También debe planificar la cantidad de suministros que se asignarán a cada fábrica, cuánto producirá cada fábrica, cuánto de ese producto se enviará a las instalaciones y dónde se distribuirán. El gerente lidera la estructura y la asignación de lo que sucede en el departamento de logística planificando cómo lograr que los trabajadores cumplan con las tareas asignadas y esperadas para que el proceso de trabajo y la producción de artículos funcionen al máximo nivel. Sin embargo, cuando surgen problemas, el gerente debe controlar la situación planificando cómo resolverlos y cómo evitar que se repitan. La planificación está presente en todas las áreas y en todas las actividades del gerente.
La importancia de la planificación puede extenderse a otras áreas y departamentos de una empresa, ya que el tiempo es oro. Cada segundo, minuto, hora, día, mes y año dedicado a la planificación puede marcar una gran diferencia: simplificar el flujo de producción puede minimizar y reducir los gastos, mejorar la calidad y utilizarla para exigir precios más altos, y liberar recursos para desarrollar nuevos productos y servicios que aumenten las ganancias.
Una planificación sólida es la base de un negocio; ¡todo lo demás se construye a partir de ahí!