Conciliación de Cuentas
Tus padres probablemente tengan experiencia en conciliar sus chequeras comparando tus propios registros escritos con sus extractos bancarios.
Hoy en día, conciliar la chequera no es una actividad común por dos razones:
Los cheques en papel probablemente solo representan una pequeña parte de tus gastos totales mensuales.
Probablemente tengas un registro automático en los servicios en línea de tu banco que muestra cuánto pagaste por cualquier compra con tarjeta de débito.
Esto no significa que puedas omitir la conciliación de cuentas. De hecho, el funcionamiento de los pagos instantáneos y otras comodidades probablemente haga que sea más importante que nunca dedicar unos minutos al mes a conciliar tus cuentas.
¿Qué significa reconciliar?
En las relaciones, reconciliar significa resolver las diferencias para restablecer la amistad entre dos personas. Esto se ve en las películas cuando una pareja se separa y luego decide que aún quiere estar casada, o cuando una hija decide, después de estar enfadada con su padre durante 20 años, que quiere reconciliar su relación. En las relaciones, conciliar significa arreglar las cosas.
En términos financieros, conciliar significa comparar tus registros personales con los del banco para ver si coinciden. Y si no coinciden, quieres descubrir dónde está el error y “corregirlo”. No quieres pensar que tienes más dinero del que tienes, ni tampoco que…have less money than you do. So the process of reconciling your bank accounts is important.
Conciliación en el siglo XXI: ¿Por qué es importante?
Hoy en día, todavía se reciben recibos en papel por casi todos los pagos que se realizan en persona y copias en línea de los recibos por cada compra que se realiza en línea.
Dos factores aún hacen necesaria la conciliación:
Errores de entrada en las tiendas
La forma más económica y sencilla para que las tiendas y restaurantes acepten tarjetas de crédito y débito es usar un lector de tarjetas independiente. Estos lectores funcionan de forma independiente del sistema de caja registradora, lo que significa que el camarero o dependiente deberá introducir manualmente el total antes de escanear la tarjeta.
Puede identificar qué establecimientos hacen esto porque probablemente recibirá dos recibos: uno emitido por el establecimiento (que detalla lo que compró y sus precios) y otro impreso por el lector de tarjetas (que generalmente solo muestra el total). Dado que estos dos artículos se registran por separado, existe la posibilidad de que la persona que introduce el total haya introducido una cantidad incorrecta. Esto suele ocurrir accidentalmente, pero significa que paga más o menos de lo debido.
Si revisa los dos recibos inmediatamente, detectará el error y la tienda puede corregirlo mientras aún está allí, anulando la primera transacción y creando una corregida. Sin embargo, a menudo los recibos van en la bolsa de la compra y es posible que no note la discrepancia hasta que llegue a casa. Puede corregir el error más tarde comparando su recibo original con su extracto bancario y presentando ambos al establecimiento para comprobarlo. Por supuesto, esto solo es posible si conservó el recibo original, que detalla lo que compró, el importe a pagar y las marcas de tiempo, tanto en el recibo como en el extracto bancario, que demuestran que se trata de la misma transacción.
Tiempo de procesamiento de la transacción
Cuando realiza una transacción, el establecimiento necesita un intermediario que contacte con su banco o entidad emisora de tarjeta de crédito para transferir el dinero. Esto se denomina “procesamiento de pagos” y puede ocurrir de varias maneras.
Si trabaja con empresas grandes, el pago suele procesarse de inmediato; podrá verlo aparecer inmediatamente en las transacciones de su tarjeta de crédito o en sus extractos bancarios. Sin embargo, es muy común que las tiendas online utilicen el procesamiento de pagos masivos, lo que significa que todos los pagos se procesan uno o dos días después de la compra (esto puede ser mucho más económico para tiendas pequeñas, ya que los procesadores de pagos tienen comisiones más bajas por lotes). Esto también puede ocurrir con tiendas físicas más grandes (como grandes cadenas de supermercados o gasolineras) que procesan pedidos en masa.
Si bien los retrasos pueden ser de solo uno o dos días, pueden acumularse si consulta su saldo bancario sobre la marcha para calcular su efectivo. Cada pequeña transacción “retrasada” puede generar enormes cargos por sobregiro si cree tener dinero en su cuenta, pero en realidad está inmovilizado en transacciones pendientes.
Los retrasos de procesamiento mucho mayores pueden deberse a cualquier pago con cheque (como el alquiler). Estos solo se procesan después de que alguien lleve físicamente el cheque al banco para depositarlo, por lo que el tiempo de procesamiento depende completamente de a quién le pague. Esto también puede ocurrir con su nómina: muchos sistemas de nómina solo pagan cuando alguien del departamento de nómina de su empresa confirma el monto de su pago, lo que significa que el momento en que reciba el efectivo en su cuenta variará según los fines de semana, los días festivos y la carga de trabajo de esa persona.
La Conciliación de 10 Minutos
Una vez al mes, deberías dedicar 10 minutos a conciliar tu cuenta corriente. Recuerda que esto significa comparar la cantidad de dinero que crees tener en tu cuenta con la que el banco dice tener. Si guardas tus recibos, este proceso será mucho más rápido. Aquí tienes cuatro pasos para ayudarte con la conciliación.
Paso 1: Confirma que tus compras grandes coincidan con tus recibos.
Haz esto con tus 10 compras más grandes del mes, solo para asegurarte de que no haya errores.
Paso 2: Asegúrate de que todos tus depósitos estén contabilizados.
Comprueba que todos tus cheques de pago o cualquier otra transferencia que hayas recibido aparezcan correctamente.
Paso 3: Asegúrate de que tus pagos estén contabilizados.
Marca específicamente los pagos más grandes, como la compra de la semana o algunos regalos que compraste en línea; no es necesario que seas exacto.
Paso 4: Registra tus totales.
Una vez que haya establecido su saldo bancario real, registre esta cifra en su hoja de cálculo para futuras consultas. Esto le ayudará a determinar posteriormente cómo se mueven sus gastos mes a mes.
Trabajando con cheques
Quizás no necesite emitir cheques con frecuencia, ¡pero aún así hay casos en los que esto sucede! Asegúrese de que todos los cheques que emita también se incluyan en su conciliación, incluso si aún no se han acreditado en su cuenta bancaria. Cuando le emite un cheque a su amiga Sue, ella debe depositarlo en su cuenta bancaria. Su banco se comunica con el suyo electrónicamente para asegurarse de que tenga suficiente dinero en su cuenta para transferirlo a la cuenta de Sue. Si lo tiene, el dinero se transfiere y el cheque se considera “acreditado”. Este proceso de compensación puede tardar días o semanas, dependiendo de la rapidez con la que Sue depositó el cheque y del tiempo que tarden los bancos en comunicarse entre sí.
Un cheque siempre incluye:
Su nombre impreso
Su firma
La persona o empresa a la que le paga
La fecha en que emitió el cheque
El importe, escrito en letras
El importe, en números
Su firma
Su número de cuenta
Su número de ruta (este número es único para su banco y se usa junto con su número de cuenta para identificar su cuenta bancaria exacta)
Los cheques también pueden incluir opcionalmente una nota, que es un recordatorio para usted o para la persona a la que le paga por qué emitió este cheque.
¡Pruébelo!
Intente identificar cómo llenar un cheque correctamente. En este ejemplo, su nombre es Mark Brookshire y está emitiendo un cheque a City Cable Company el 18 de abril de 2019 por $142 para pagar su factura de marzo. Arrastre los elementos desde el lado derecho hasta el lugar correspondiente en el cheque.
Preguntas de desafío
¿Qué entiende por conciliación de cuentas?
¿Por qué es importante realizar una conciliación de cuentas mensualmente?
¿Cómo podría ayudar un asesor financiero?