Meilleures pratiques en matière de paie
La plupart des impôts payés proviennent des salaires ; une grande partie de la comptabilité salariale consiste donc à comptabiliser correctement tous les impôts.
La plupart des gens connaissent leur déclaration de revenus annuelle, mais le processus de déclaration des impôts sur les salaires est légèrement différent. La paie est effectuée chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois, voire deux fois par mois. Les impôts doivent donc être calculés et déclarés pour chaque cycle de paie. Tous les paiements d’impôts doivent être calculés pour chaque cycle de paie, puis déclarés une fois par trimestre.
Payer des impôts ou retenir des impôts à la source
Lors du paiement des charges sociales, il convient de distinguer les impôts payés par l’employeur des impôts retenus par lui. En résumé, les entreprises doivent verser certaines charges sociales à l’État, mais elles retiennent également tous les impôts que les employés doivent lui verser.
En d’autres termes, l’État prélève certains impôts directement sur les employeurs. Les entreprises doivent donc les payer directement, sans impact sur le salaire net des employés. Il s’agit des impôts que les employeurs paient à l’État.
L’État prélève également des impôts sur le revenu des employés. Il s’agit donc des impôts que les employés voient effectivement sur leur fiche de paie (comme l’impôt sur le revenu de l’État), et qui ont donc un impact sur le salaire net. Ces impôts sont retenus sur chaque fiche de paie et versés directement à l’État. À la fin de l’année, chaque employé reçoit un relevé indiquant le montant des impôts retenus au cours de l’année, qui est utilisé pour remplir sa déclaration de revenus (afin de récupérer une partie de ces retenues, si possible).
Lors de la paie, les impôts de l’employeur et des employés doivent être calculés.
Impôts des employeurs
Lors du traitement de la paie, la première préoccupation est de calculer les impôts dus pour chaque employé et chaque période de paie. Les principales catégories d’impôts payés par les employeurs sont les cotisations FICA et les cotisations chômage.
FICA – Loi sur les contributions d’assurance fédérales
Le FICA désigne principalement deux grands programmes gérés par le gouvernement fédéral : la Sécurité sociale et Medicare, qui soutiennent les revenus complémentaires et les soins de santé des personnes âgées et handicapées. Les cotisations FICA sont partagées entre employeurs et employés ; les deux parties versent le même montant au programme.
Sécurité sociale
Cet impôt finance les compléments de retraite et les prestations d’invalidité des travailleurs. La part de la cotisation FICA liée à la sécurité sociale s’élève à 6,2 % du salaire de base.
Cotisation patronale de sécurité sociale = Taux de cotisation patronale de sécurité sociale x Salaire de base
Par exemple, si un employé gagne 40 000 $ par an, le calcul serait le suivant :
Cotisation patronale de sécurité sociale = 6,2 % x 40 000 $ = 2 460 $
Le montant maximal que les entreprises doivent verser pour chaque employé est plafonné : la cotisation de sécurité sociale n’est prélevée que sur les premiers 127 200 $ de revenu (soit 7 886,40 $ d’impôt total). Même si l’employé gagne 150 000 $ par an, l’employeur ne doit verser que 7 886,40 $ (en 2017).
Assurance-maladie
Le programme Medicare finance les soins de santé des personnes âgées et constitue l’autre moitié de la cotisation FICA. La part Medicare de la cotisation FICA s’élève actuellement à 1,45 % du salaire de base.
Cotisation Medicare de l’employeur = Taux de cotisation Medicare de l’employeur x Salaire de base
Pour l’employé de l’échantillon gagnant 40 000 $ par an, la cotisation Medicare totale payée par l’employeur est :
Cotisation Medicare de l’employeur = 1,45 % x 40 000 $ = 580 $
Contrairement aux cotisations de sécurité sociale, il n’y a pas de plafond de revenu pour les cotisations Medicare. Pour l’exemple d’un salarié à hauts revenus, le calcul serait :
Cotisation Medicare de l’employeur = 1,45 % x 150 000 $ = 2 175 $
Chômage
Le deuxième type principal de cotisations sociales payées par les employeurs est la cotisation chômage. Ces cotisations servent à financer les programmes d’assurance chômage et les programmes de placement gérés par les États. À l’instar de la FICA, les employeurs paient deux cotisations chômage distinctes : la FUTA et la SUI.
FUTA – Taxes fédérales sur le chômage
Les cotisations FUTA sont des impôts fédéraux ; elles sont donc les mêmes quel que soit votre lieu de résidence (comme la FICA). Ces cotisations financent l’assurance chômage et sont versées aux États pour financer d’autres programmes de chômage. Le taux de la FUTA est de 6 % du salaire de base.
Impôt fédéral sur le chômage = Taux de la FUTA x Salaire de base
Comme pour la Sécurité sociale, la FUTA est plafonnée au montant maximal à payer : elle n’est prélevée que sur les premiers 7 000 $ du salaire de base. Prenons l’exemple de trois employés : nos anciens salariés gagnant 40 000 $ et 150 000 $, ainsi qu’un intérimaire qui ne gagnait que 5 000 $.
FUTA (150 000 $ de revenus) = 6 % x 7 000 $ = 420 $
FUTA (40 000 $ de revenus) = 6 % x 7 000 $ = 420 $
FUTA (5 000 $ de revenus) = 6 % x 5 000 $ = 300 $
SUI – Assurance chômage de l’État
L’autre moitié des cotisations chômage est prélevée au niveau des États. Ces cotisations varient considérablement d’un État à l’autre et peuvent être complexes à calculer, même au sein d’un même État. Par exemple, au Texas, le taux de cotisation chômage varie entre 0,59 % et 8,21 % (en 2017), mais s’élève en moyenne à 1,64 % pour la plupart des employeurs.
Les cotisations chômage sont également plafonnées, elles aussi selon les États. Au Texas, ce plafond est de 9 000 $.
En utilisant nos trois exemples précédents, nous pouvons calculer les impôts SUI attendus au Texas :
SUI (salarié de 150 000 $) = 1,64 % x 9 000 $ = 147,60 $
SUI (salarié de 40 000 $) = 1,64 % x 9 000 $ = 147,60 $
SUI (salarié de 5 000 $) = 1,64 % x 5 000 $ = 82,00 $
Calcul de l’impôt dû par l’employeur
Une fois les quatre impôts patronaux calculés, additionnez-les simplement pour obtenir le total des impôts dus par l’employeur pour chaque employé.
Impôt patronal = FICA + Chômage
Impôt patronal = (Sécurité sociale + Medicare) + (FUTA + SUI)
Pour chaque employé de l’exemple, le total serait :
Impôt patronal (salarié de 150 000 $) = 7 886,40 $ + 2 175 $ + 420 $ + 147,60 $ = 10 629 $
Impôt patronal (salarié de 40 000 $) = 2 460 $ + 580 $ + 420 $ + 146,60 $ = 3 606,60 $
Impôt patronal (salarié de 5 000 $) = 310 $ + 72,50 $ + 300 $ + 82 $ = 754,50 $
Notez que pour le salarié le moins bien rémunéré, l’employeur doit payer quasiment le même montant en cotisations chômage qu’en FICA.
Impôts retenus à la source
Tous les impôts calculés ci-dessus sont à la charge exclusive de l’employeur ; ils n’apparaissent donc pas sur le salaire de l’employé et n’ont donc pas d’impact sur son salaire net. Cependant, les employeurs sont également tenus de retenir l’impôt sur le revenu de l’employé et de le déclarer à l’IRS. Ces retenues d’impôt sur le revenu apparaissent sur le salaire de l’employé ; celui-ci peut les déduire de son salaire de base pour obtenir son salaire net (après impôts).
Impôts FICA
Les cotisations FICA sont également prélevées sur les salariés : elles doivent payer le même montant que les employeurs, tant pour la sécurité sociale que pour les deux.
Cotisation de sécurité sociale de l’employé = Taux de cotisation de sécurité sociale de l’employé x Salaire de base
Cotisation Medicare de l’employé = Taux de cotisation Medicare de l’employé x Salaire de base
Les cotisations FICA payées par l’employé sont soumises aux mêmes règles que celles payées par l’employeur : mêmes plafonds et presque toujours le même taux. Actuellement, les salariés paient également 6,2 % de cotisation de sécurité sociale et 1,45 % de cotisation Medicare. Pour les trois employés concernés, les cotisations FICA sont les suivantes :
FICA (150 000 $ de salaire) = Sécurité sociale + Medicare = 7 886,40 $ + 2 175 $ = 10 061,40 $
FICA (40 000 $ de salaire) = Sécurité sociale + Medicare = 2 460 $ + 580 $ = 3 040 $
FICA (5 000 $ de salaire) = Sécurité sociale + Medicare = 310 $ + 72,50 $ = 382,50 $
Impôts sur le revenu
L’impôt sur le revenu est également retenu à la source par les employeurs et reversé à l’IRS. Il existe deux types d’impôt sur le revenu : fédéral et d’État. Le calcul de ces deux impôts peut être plus complexe, car les taux d’imposition varient selon les niveaux de revenu au niveau fédéral.
Les États appliquent également des règles fiscales différentes : certains États (comme le Texas et l’Alaska) n’appliquent aucun impôt sur le revenu au niveau de l’État.
Dépôt des déclarations de charges sociales
Une fois que les employeurs ont calculé le total des impôts dus et des retenues à la source pour chaque employé, ils doivent déposer le formulaire 941 auprès de l’IRS. Contrairement aux déclarations de revenus des particuliers, le formulaire 941 est déposé trimestriellement et non annuellement. Ce formulaire indique tous les revenus perçus, règle les cotisations FICA de l’employeur et reverse tous les impôts sur le revenu des employés retenus à la source. La plupart des employeurs utilisent des logiciels de paie, qui génèrent automatiquement le formulaire 941, qui peut être déposé électroniquement auprès de l’IRS.
Comme pour l’impôt sur le revenu des particuliers, les employeurs peuvent obtenir une déclaration de revenus lors du dépôt du formulaire 941. Cela se produit généralement en cas d’erreur dans la déclaration précédente ; les employeurs doivent alors déposer manuellement un formulaire 941-X pour toute modification ou correction.