Pianificazione delle Risorse Umane

Il dipartimento delle Risorse Umane in un’azienda è responsabile di tutto, dall’assunzione e licenziamento dei dipendenti, all’organizzazione e implementazione di programmi di formazione, alla risoluzione di conflitti interni, alla determinazione delle scale salariali e tutto ciò che sta nel mezzo.

Ruolo delle Risorse Umane

Il dipartimento delle Risorse Umane si occupa dei dipendenti specifici dell’azienda, piuttosto che di vendite, marketing o sviluppo del prodotto. In poche parole, il dipartimento delle Risorse Umane di qualsiasi azienda lavora per garantire che i dipendenti siano i migliori che possano essere.

Ruoli Manageriali

Da una prospettiva manageriale, il dipartimento delle Risorse Umane ricopre cinque ruoli principali:

1. Ruolo esecutivo – Il dipartimento HR è specializzato in aree che comprendono la gestione dei dipendenti.
2. Ruolo di audit – L’HR ispeziona altri dipartimenti per assicurarsi che le politiche di salute e sicurezza e la formazione siano applicate in linea con la politica HR dell’azienda.
3. Ruolo di facilitatore – L’HR aiuta altri dipartimenti a raggiungere i loro obiettivi che l’azienda ha stabilito. Questo significa tipicamente sviluppare programmi di formazione e assicurarsi che i diversi dipartimenti possano lavorare insieme in modo efficiente.
4. Ruolo di consulenza – L’HR consiglia i manager su come affrontare e risolvere specifici problemi in modo professionale. Questo significa solitamente risolvere dispute personali tra manager e dipendenti.
5. Ruolo di servizio – Il dipartimento HR è anche responsabile di aumentare la consapevolezza della missione principale dell’azienda e di eventuali nuove politiche aziendali. Questo significa che sono solitamente responsabili della maggior parte delle comunicazioni interne di massa.

Ruoli Quotidiani

Ci sono anche attività principali di HR che i manager affrontano nell’attività quotidiana al lavoro.  Queste attività possono variare in diverse organizzazioni e possono essere responsabilità non solo dei manager HR, ma anche di altri manager.  La maggior parte delle azioni quotidiane ruota attorno all’assunzione, alla formazione, alla compensazione e alle valutazioni dei dipendenti. Le attività più comuni sono:

1. Scelta e assunzione dei dipendenti – Il dipartimento HR supervisiona la definizione dei requisiti lavorativi e la selezione dei curricula, scegliendo il candidato più qualificato per il colloquio.
2. Documentazione e orientamento – L’HR si assicura che i nuovi assunti compilino diversi moduli per prepararli a iniziare il lavoro, come il W-4 e l’I-9, e introduce i nuovi dipendenti agli altri lavoratori dell’organizzazione.
3. Formazione e sviluppo – L’HR forma i nuovi dipendenti, il che può comportare formazione pratica o semplicemente la distribuzione di un manuale. Gli esercizi di formazione effettivi sono solitamente condotti dal manager a cui ogni nuovo dipendente riporta, ma il dipartimento HR è responsabile del mantenimento delle “migliori pratiche” e della formazione generale riguardante le norme aziendali. L’HR organizza anche formazione per i dipendenti esistenti per migliorare le loro competenze nel lavoro.
4. Compensazione – L’HR determina il miglior pacchetto di compensazione per l’organizzazione che meglio si adatta alle esigenze dei propri dipendenti. La compensazione include; stipendio, piani 401k, ferie, tempo personale e benefici.
5. Valutazioni delle prestazioni – I manager HR sviluppano questi moduli per determinare le percentuali di aumento che ogni dipendente dovrebbe ricevere. Questa documentazione serve come revisione per il dipendente e consente loro di conoscere i propri punti di forza e di debolezza.
6. Sicurezza e salute – Tutti i dipartimenti HR devono garantire che l’ambiente di lavoro sia sicuro. Le responsabilità dell’HR in questo campo dipendono dal tipo di azienda per cui lavorano.  Un manager HR in un’azienda di contabilità farà meno di questo, ma un manager HR in un’azienda di saldatura potrebbe farlo di più.  Inoltre, il manager HR in una piccola impresa è solitamente responsabile della pubblicazione delle procedure di sicurezza in ufficio.
7. Gestione delle questioni legali – L’HR deve garantire che l’organizzazione non partecipi ad atti discriminatori. L’Equal Employee Opportunity Act (EEO) è una legge di cui tutti i dipartimenti HR dovrebbero essere a conoscenza perché afferma che le aziende non dovrebbero discriminare in base a etnia, razza, disabilità o genere.

Queste attività delle Risorse Umane aiutano le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi di avere un’azienda efficace e redditizia, oltre a reclutare e mantenere un personale di base per lavorare per l’azienda.  È importante che l’HR mantenga i dipendenti motivati nel luogo di lavoro, sia con l’aiuto di tecniche motivazionali come promozioni, aumenti di stipendio e bonus, sia conducendo revisioni della formazione e dell’istruzione continua.

Costruire i Requisiti delle Risorse Umane

La Pianificazione delle Risorse Umane è un processo che identifica le attuali e future esigenze di HR per un’organizzazione per raggiungere i suoi obiettivi.  La Pianificazione HR funge da collegamento tra la gestione delle HR e il piano aziendale complessivo dell’azienda, sviluppando una strategia che assiste negli obiettivi dell’organizzazione.  La principale responsabilità della Pianificazione delle Risorse Umane (HPR) è garantire la migliore corrispondenza tra dipendenti e lavori, pur essendo in grado di affrontare le sfide a breve termine.

Analisi dei Bisogni

Per determinare i requisiti delle Risorse Umane, c’è qualcosa chiamato Analisi dei Bisogni.

Un’analisi dei bisogni è una tecnica preziosa che si concentra su come un prodotto soddisfa le esigenze di un consumatore umano.  Nelle Risorse Umane, questa analisi dei bisogni viene utilizzata per determinare le esigenze di formazione per un dipendente, non solo per aiutarlo a crescere come lavoratore, ma anche per aiutare l’azienda a crescere.  Determinando queste esigenze di formazione, un’organizzazione può decidere quali conoscenze e competenze specifiche sono necessarie per migliorare le prestazioni del dipendente nell’azienda.  I 4 principali metodi sono:

1. Sondaggi – I sondaggi si concentrano su aree specifiche di carenza di prestazioni e possono essere somministrati dalla direzione o da una parte esterna. Un questionario scritto consente a un dipendente di rispondere in modo anonimo, libero e veritiero, mentre le domande sono mirate a compiti specifici.
2. Osservazioni – Questo è quando i dipendenti vengono osservati al lavoro, il che può fornire all’HR informazioni sufficienti su come il dipendente lavora e quanto bene lavora.
3. Interviste – Le interviste comportano il colloquio con ogni dipendente e la valutazione del loro lavoro e di quanto bene svolgono il lavoro che è loro assegnato. Questo è un approccio decentralizzato e democratico nella formazione perché consente al dipendente di esprimere le proprie opinioni.
4. Schede di commento dei clienti – Questo è quando i clienti fungono da principale fonte di informazioni su quanto bene il dipendente svolge il proprio lavoro. I clienti misteriosi possono partecipare a questo metodo e possono indicare alla direzione su cosa ogni dipendente deve lavorare.

L’analisi dei bisogni è un’attività cruciale nel processo di formazione e valutazione, poiché consente alle risorse umane di separare i dipendenti forti da quelli deboli. Questo, a sua volta, viene utilizzato per compensare i migliori dipendenti e identificare come migliorare la formazione e le migliori pratiche per migliorare l’efficienza complessiva.

Interno Vs Esterno

Le risorse umane sono solitamente interne, il che significa che operano all’interno dell’azienda per i dipendenti che lavorano nell’organizzazione. Ad esempio, la sede centrale della Apple ha il proprio set di risorse umane, e ogni singolo negozio Apple nel paese (e nel mondo) di solito ha il proprio dipartimento HR più piccolo.

Tuttavia, alcune aziende, solitamente piccole imprese, esternalizzeranno alcune o tutte le loro risorse umane a un’azienda esterna. Questo è noto come “Esternalizzazione”.

Esternalizzazione

L’esternalizzazione si verifica in un’azienda quando vogliono ridurre i costi facendo completare a una terza parte specifiche funzioni lavorative come la produzione, il servizio clienti o le risorse umane.

L’esternalizzazione della pianificazione delle risorse umane si verifica quando un’azienda istruisce un fornitore esterno a prendere rischi e responsabilità per le funzioni HR e svolge questi compiti per l’azienda. Ci sono due motivi principali per cui un’azienda cerca di esternalizzare le proprie risorse umane:

• Le piccole imprese potrebbero non essere necessariamente abbastanza grandi per un dipartimento di risorse umane a tempo pieno, quindi contrattare un’azienda esterna potrebbe essere più economico che gestire tutte le HR internamente.
• Le aziende di HR specializzate sono generalmente molto aggiornate su eventuali cambiamenti con leggi/regolamenti, come nuove leggi sul lavoro, sussidi e altri cambiamenti.

Questo consente alle risorse interne di concentrarsi sulle operazioni strategiche dell’azienda.  L’esternalizzazione delle risorse umane è ottima per le piccole aziende per trasformarsi e ottenere competenze senza assumere personale extra con stipendi elevati.  Quando le HR sono esternalizzate, si riduce il rischio per le aziende perché le leggi sul lavoro cambiano regolarmente e può essere difficile per il datore di lavoro rimanere aggiornato con le nuove leggi.

D’altra parte, l’impatto sulle relazioni effettive con i dipendenti può essere più nebuloso. Come vantaggio, può aiutare le aziende a gestire le prestazioni dei dipendenti perché l’azienda di esternalizzazione è una vera fonte imparziale di informazioni, il che può aiutare a superare atteggiamenti e pratiche di gestione radicati.

Come svantaggio, diventa più difficile per il dipartimento HR avere una relazione personale diretta con i dipendenti. Questo è problematico perché le aziende di HR esternalizzate saranno meno efficaci nella reclutamento e formazione dei dipendenti rispetto ai dipartimenti HR interni, poiché le HR esternalizzate sono meno familiari con la strategia aziendale complessiva e la visione aziendale. Per questo motivo, le aziende molto piccole tendono a esternalizzare le proprie risorse umane, mentre più aziende portano il dipartimento HR internamente man mano che crescono.

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