Gestione Centralizzata e Decentralizzata Spiegata
Quando un’azienda inizia a crescere, una delle domande più grandi che si pone è come organizzare la propria gestione. I due principali rami dei ruoli di gestione sono l’autorità centralizzata e decentralizzata. Le aziende di solito si collocano da qualche parte tra questi estremi.
Gestione Centralizzata
La gestione centralizzata è la struttura organizzativa in cui un piccolo numero di individui prende la maggior parte delle decisioni in un’azienda. Ad esempio, un piccolo ristorante di famiglia di proprietà di una coppia sposata probabilmente utilizza una gestione centralizzata. La coppia stessa ordina l’inventario, decide la direzione del marketing e assume nuovi dipendenti. Man mano che un’azienda con gestione centralizzata cresce, aggiunge nuovi livelli di manager di medio e basso livello, ciascuno dei quali risponde a un superiore, con ruoli molto rigidamente definiti nell’azienda.
Una gestione più centralizzata è solitamente vista in settori altamente competitivi, dove le aziende si specializzano in prodotti simili a quelli della concorrenza. Un esempio comune è Apple, dove la maggior parte della direzione dell’azienda è orchestrata ai vertici (precedentemente da Steve Jobs stesso), con i livelli inferiori di gestione e i dipendenti molto strettamente organizzati per eseguire quegli obiettivi.
Gestione Decentralizzata
La gestione decentralizzata è l’opposto: i livelli superiori di gestione trasferiscono alcuni dei processi decisionali ai livelli inferiori, e persino ai singoli dipendenti. L’autorità complessiva è comunque mantenuta dai manager di alto livello, che prendono decisioni che influenzano le decisioni principali dell’azienda, ma la maggior parte della responsabilità decisionale è delegata ai livelli inferiori.
Questa forma di gestione permetterebbe, ad esempio, a un manager di un call center o di un negozio al dettaglio di prendere decisioni istantanee che impattano il loro ambiente di lavoro. La gestione decentralizzata si trova più spesso in aree con molto contatto diretto con i clienti, poiché consente ai manager più vicini all’“azione” di avere maggiore flessibilità.
La decentralizzazione non deve essere confusa con l’assegnazione di compiti ai singoli membri del team di gestione, poiché questa è un’azione individuale e non riflette sempre la tendenza più ampia dell’azienda.
Un aumento dei compiti dei dipendenti di livello inferiore può essere visto come “decentralizzazione”, mentre la diminuzione dei loro compiti è “centralizzazione”.
Gestione Centralizzata – Vantaggi e Svantaggi
Ci sono alcune ottime ragioni per cui le aziende scelgono di centralizzare la loro gestione, ma anche grandi svantaggi nel spingersi troppo oltre.
Vantaggi
La direzione superiore di un’azienda centralizzata avrà il controllo completo sulla formazione, sui prodotti offerti e sarà più propensa a garantire che gli obiettivi e i valori fondamentali dell’azienda siano mantenuti. Uno stile di gestione centralizzata ha anche il potenziale di migliorare l’organizzazione nel suo complesso invece di un solo ramo più piccolo alla volta.
La gestione centralizzata di solito mantiene la propria comunicazione esterna, come le relazioni Business to Business, controllata da solo poche persone, il che aiuta a mantenere il messaggio dell’azienda coerente e più efficiente. La centralizzazione aiuta anche a standardizzare prodotti e materiali, il che a sua volta aiuta ad accelerare la preparazione e l’approvvigionamento.
McDonald’s è un esempio primario di gestione centralizzata e standardizzazione. Lo stesso numero di cetriolini viene messo su ogni hamburger, indipendentemente da dove ti trovi nel mondo. Anche le compagnie aeree fanno lo stesso: riceverai la stessa marca di acqua in bottiglia su ogni aereo della stessa compagnia. Le aziende spesso centralizzano quando vogliono migliorare la coerenza della qualità del loro prodotto e standardizzare la produzione.
Svantaggi
Le strategie di gestione centralizzata limitano la creatività alla direzione superiore che prende la maggior parte delle decisioni. Questo può portare a problemi per l’azienda che cerca di adattarsi a un mercato in cambiamento. Le organizzazioni fortemente centralizzate coinvolte in un prodotto a ritmo veloce e in settori in rapida evoluzione non sono in grado di reagire rapidamente alle richieste in cambiamento dei loro clienti.
Un esempio di questo sono i negozi al dettaglio che vendono abbigliamento alla moda. I manager delle vendite e del personale ricevono spesso feedback dai clienti che sarebbero vitale per il dipartimento acquisti per soddisfare le esigenze del cliente. Queste informazioni devono essere trasmesse attraverso la linea di gestione superiore, di solito tramite rapporti settimanali o mensili, causando un enorme ritardo nei cambiamenti che impattano il punto vendita.
Gestione Decentralizzata – Vantaggi e Svantaggi
La decentralizzazione evita alcuni dei più grandi svantaggi della gestione centralizzata, ma ha insidie proprie che i manager devono evitare.
Vantaggi
La decentralizzazione ha un contatto immediato più ampio con i clienti, consentendo alla gestione di avere maggiore capacità decisionale. Questo può portare a decisioni manageriali più efficienti poiché i manager di livello inferiore hanno un controllo più diretto sulle loro attività quotidiane e possono premiare/disciplinare i dipendenti secondo necessità. Consente ai manager di avere una visione chiara dei risultati legati alle prestazioni tra i loro dipendenti.
Consentendo ai livelli inferiori dell’organizzazione maggiore flessibilità nel prendere decisioni, aumenta anche la soddisfazione lavorativa e dà consapevolezza di quanto sia significativa la loro posizione per l’intera azienda.
Un’organizzazione decentralizzata ha molto in gioco nelle decisioni prese da molti dipendenti. Questo significa che se alcuni di quei manager di livello inferiore mancano di formazione, esperienza, istruzione o competenza, può danneggiare l’organizzazione nel suo complesso. Le organizzazioni più piccole sono le meno propense a decentralizzare con successo la loro organizzazione, poiché avere molti manager di basso livello che prendono decisioni autonome può essere costoso. Le aziende più grandi con una forte direzione superiore sono le più riuscite nell’utilizzare con successo stili organizzativi decentralizzati, semplicemente avendo un ampio pool di talentuosi manager di medio livello a cui dare maggiore responsabilità.
Fornire Responsabilità
Quando un’azienda soffre di bassa efficienza dei dipendenti, il colpevole principale è di solito l’“ambiguità lavorativa”. Questo è il punto in cui i singoli dipendenti non hanno i loro ruoli nell’organizzazione chiaramente definiti. I dipendenti hanno bisogno di descrizioni di lavoro precise per essere responsabili delle loro prestazioni: riducendo l’incertezza, i dipendenti possono sviluppare competenze per svolgere meglio il loro lavoro e forniscono ai manager modi più accurati per misurare le prestazioni.
Man mano che le aziende centralizzano e decentralizzano, la domanda principale è come viene esattamente definito il ruolo di ciascun manager e dipendente. Se agli individui vengono assegnati troppi compiti non correlati, diventa più difficile misurare la loro efficienza complessiva. D’altra parte, se l’azienda centralizza le decisioni al punto che i dipendenti hanno pochissima flessibilità, potrebbero sentirsi con le mani legate e la loro efficienza è ostacolata dalla “burocrazia”.
L’autonomia sul posto di lavoro ha dimostrato di creare un senso di empowerment lavorativo, consentendo ai dipendenti non solo di assumere maggiore responsabilità, ma anche di dare loro la libertà di prendere decisioni che influenzano le loro prestazioni. Questo consente ai manager di delegare responsabilità e ritenere i dipendenti responsabili dei loro risultati, concentrandosi meno sul processo di come sono stati raggiunti i risultati desiderati.
Come le Aziende Sono Organizzate per Raggiungere Obiettivi Desiderati
Ogni azienda ha obiettivi e scopi a cui aspira: di solito questo è definito nelle loro dichiarazioni di missione e visione. Indipendentemente dalle dimensioni, tutto ciò che l’azienda fa in qualche modo mira a questi obiettivi. A livello individuale, vogliono che gli obiettivi di ciascun dipendente siano chiaramente definiti e che comprendano perché la loro posizione è importante per gli obiettivi complessivi dell’azienda.
Recentemente, le aziende hanno sviluppato modelli aziendali “non tradizionali” per dare ai dipendenti maggiore autonomia: attualmente siamo in una fase di ampia decentralizzazione nel mondo degli affari. Questa libertà consente ai dipendenti di avere orari più flessibili, ma offre anche loro una visione più realistica dei loro impatti individuali su un’azienda e del ruolo che i loro compiti individuali svolgono nel quadro più ampio.
Decentralizzare senza un obiettivo chiaro non fornisce alcun vantaggio. I tentativi falliti di decentralizzazione di solito derivano da una mancanza di comunicazione tra i manager di medio e basso livello e dalla mancanza di obiettivi chiaramente definiti per ciascun dipendente. Man mano che le aziende modificano le loro strategie di gestione, devono assicurarsi che gli obiettivi dei dipendenti rimangano S.M.A.R.T.
Obiettivi SMART
Specifico
Un obiettivo specifico spiegherà esattamente cosa ci si aspetta dal dipendente e come questo avvantaggia lui e l’azienda.
Misurabile
Questa fase dovrebbe consentire a un dipendente di vedere se le sue prestazioni stanno raggiungendo i requisiti e le scadenze predefiniti.
Realizzabile
È importante non impostare obiettivi eccessivamente ambiziosi per i dipendenti, che potrebbero non solo portare a un fallimento, ma anche a una diminuzione della fiducia in se stessi e della concentrazione. Creare obiettivi sfidanti ma raggiungibili per i tuoi dipendenti consentirà loro di sfruttare appieno i loro punti di forza.
Rilevante
I dipendenti dovrebbero comprendere come i loro obiettivi siano rilevanti per loro e per l’obiettivo complessivo dell’azienda.
Tempestivo
Tutti gli obiettivi all’interno di un’azienda, grande o piccola, dovrebbero essere sviluppati con una tempistica e punti di lavoro pre-stabiliti prima della scadenza finale per stabilire una base organizzativa e consentire un feedback della direzione prima della presentazione finale del lavoro entro la scadenza.