Τι είναι τα Χρηματοοικονομικά Αρχεία;
Καθώς αρχίζετε να συνεργάζεστε με χρηματοπιστωτικά ιδρύματα για να εξασφαλίσετε τα χρήματά σας και να επεξεργαστείτε τις χρηματοοικονομικές σας συναλλαγές, είναι σημαντικό να μάθετε να διατηρείτε καλά χρηματοοικονομικά αρχεία. Αυτά τα αρχεία, τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή, θα σας επιτρέψουν να γνωρίζετε πού βρίσκονται τα χρήματά σας και τα περιουσιακά σας στοιχεία και ακριβώς πόσα έχετε σε μια δεδομένη στιγμή.
Μπορείτε να επιλέξετε να εκτυπώσετε αυτά τα έγγραφα και να τα κρατήσετε σε ένα φάκελο ή να τα οργανώσετε σε φακέλους στον υπολογιστή σας. Ο τρόπος που θα χρησιμοποιήσετε δεν έχει σημασία. Αυτό που έχει σημασία είναι να κατανοείτε τι συμβαίνει με τα οικονομικά σας και να γνωρίζετε πού να βρείτε τις πληροφορίες όταν χρειαστεί.
Χρηματοοικονομικός Σχεδιασμός
Όταν χτίζετε ή εξελίσσετε τους χρηματοοικονομικούς σας σχεδιασμούς και θέτετε νέους χρηματοοικονομικούς στόχους, πρέπει να ξεκινήσετε με ακριβή χρηματοοικονομικά αρχεία. Τα χρηματοοικονομικά σας έγγραφα σας επιτρέπουν να γνωρίζετε ακριβώς πού βρίσκεστε σήμερα και θα σας βοηθήσουν να δείτε πότε έχετε επιτύχει τους στόχους σας.
Φόροι
Τύποι Χρηματοοικονομικών Αρχείων
Οι περισσότεροι άνθρωποι εκτιμούν να έχουν καλά χρηματοοικονομικά αρχεία όταν έρχεται η ώρα να υποβάλουν φορολογικές δηλώσεις. Πολλά από αυτά που ξοδεύετε χρήματα κατά τη διάρκεια του έτους, όπως η ανανέωση της άδειας του αυτοκινήτου σας, οι στολές εργασίας και ορισμένοι τύποι τόκων σε δάνεια, μπορούν όλα να αφαιρεθούν από τους φόρους σας – αλλά μόνο αν έχετε κρατήσει καλά αρχεία για όλες αυτές τις πληρωμές.
Αποδείξεις
Για να διεκδικήσετε οποιεσδήποτε εκπτώσεις στους φόρους σας, η IRS θα θέλει να δει απόδειξη ότι συγκεκριμένες αγορές ή πληρωμές έγιναν. Και για να δείξετε απόδειξη, θα χρειαστεί να παρέχετε μια απόδειξη.
Πρέπει πάντα να κρατάτε τις αποδείξεις για μεγάλες αγορές (όπως η απόδειξη πώλησης του αυτοκινήτου σας). Πολλές πόλεις παρέχουν επίσης φορολογικές ελαφρύνσεις αν χρησιμοποιείτε δημόσιες συγκοινωνίες, οπότε είναι επίσης καλή ιδέα να κρατάτε αυτές τις αποδείξεις.
Η συνήθεια να κρατάτε τις αποδείξεις σας μπορεί να σας βοηθήσει και σε άλλους τομείς της ζωής σας. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας και οι αποδείξεις συχνά απαιτούνται ως “απόδειξη διεύθυνσης” όταν θέλετε να ανοίξετε έναν τραπεζικό λογαριασμό. Αν έχετε μια διαφωνία σε μεταγενέστερη ημερομηνία σχετικά με έναν λογαριασμό που έχει πληρωθεί, η κατοχή μιας απόδειξης μπορεί να λύσει το πρόβλημα αμέσως, ενώ η απόδειξη του αντίθετου μπορεί να είναι μια μακρά και χρονοβόρα διαδικασία.
Τραπεζικά Αρχεία
Ο τραπεζικός σας λογαριασμός θα είναι μία από τις πιο σημαντικές πηγές χρηματοοικονομικών αρχείων. Συνήθως, ολόκληρο το ιστορικό συναλλαγών σας αποθηκεύεται για μερικά χρόνια (συμπεριλαμβανομένων όλων των επιταγών που γράφετε), μαζί με τα τρέχοντα υπόλοιπα του λογαριασμού σας. Αν δεν έχετε απόδειξη για μια πληρωμή (για παράδειγμα, αν γράφετε μια επιταγή ενοικίου κάθε μήνα), μπορείτε να έχετε ακόμα ένα αρχείο αυτής της συναλλαγής στον τραπεζικό σας λογαριασμό.
Ο τύπος των πληροφοριών που περιέχονται στα τραπεζικά σας αρχεία εξαρτάται από τον τύπο του λογαριασμού που έχετε. Για παράδειγμα, αν έχετε έναν λογαριασμό ταμιευτηρίου, μπορεί να έχετε περισσότερα αρχεία σχετικά με τα ποσά και τις ημερομηνίες καταθέσεων, με συσσωρευμένο σύνθετο τόκο. Αν έχετε έναν λογαριασμό τρεχούμενου (ή “Current”), θα έχετε τα τρέχοντα διαθέσιμα υπόλοιπα, μαζί με το ιστορικό συναλλαγών των επιταγών σας, των συναλλαγών με κάρτα χρέωσης και των αναλήψεων από ΑΤΜ. Τα τραπεζικά σας αρχεία θα είναι μια ανεκτίμητη πηγή όταν χτίζετε και αλλάζετε το Σχέδιο Δαπανών σας.
Αναφορές Εισοδήματος
Κάθε φορά που πληρώνεστε, ο εργοδότης σας δημιουργεί μια συναλλαγή μισθοδοσίας που δείχνει πόσες ώρες εργαστήκατε, πόσα πληρώνεστε ανά ώρα και το ποσό των χρημάτων που αφαιρούνται από τον μισθό σας για διάφορους φόρους. Στο τέλος του ημερολογιακού έτους, ο εργοδότης σας συνοψίζει όλες τις πληροφορίες πληρωμής σας σε μια φόρμα γνωστή ως W-2 (ή 1099, ανάλογα με τον τύπο της δουλειάς σας) ή Αναφορά Εισοδήματος. Εκτός Ηνωμένων Πολιτειών, η αναφορά έχει διαφορετικά ονόματα, αλλά πάντα περιέχει τις ίδιες βασικές πληροφορίες.
Οι αναφορές εισοδήματός σας είναι δηλώσεις που δείχνουν πόσα χρήματα έχετε κερδίσει, συνήθως μαζί με το πόσο φόρο εισοδήματος και κοινωνικής ασφάλισης έχετε πληρώσει, σε μια δεδομένη χρονιά. Αυτές είναι απαραίτητες για να υποβάλετε τους φόρους σας, αλλά είναι επίσης χρήσιμες για να δείτε πώς εξελίσσεται το εισόδημά σας με την πάροδο του χρόνου.
Δηλώσεις Επενδύσεων
Αν έχετε μετοχές, ομόλογα ή άλλες επενδύσεις, θα λαμβάνετε επίσης τακτικές δηλώσεις λογαριασμού από τον μεσίτη σας. Αυτό θα περιλαμβάνει τα διαθέσιμα υπόλοιπα μετρητών (διαθέσιμα για ανάληψη ή αγορά περισσότερων τίτλων), τη συνολική καθαρή αγοραία αξία του χαρτοφυλακίου σας, το ποσό των μερισμάτων που έχετε λάβει και τα συνολικά έξοδα των επενδύσεών σας (αυτό είναι πιο σημαντικό με τα αμοιβαία κεφάλαια). Οι δηλώσεις επενδύσεών σας είναι απαραίτητες για φορολογικούς σκοπούς. Είστε νομικά υποχρεωμένοι να δηλώσετε οποιοδήποτε εισόδημα από επενδύσεις που λαμβάνετε, οπότε η έγκαιρη πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα θα είναι απαραίτητη.
Κατάλογος Προσωπικών Περιουσιακών Στοιχείων
Σε αντίθεση με τα άλλα κύρια αρχεία, αυτό είναι ένα που θα δημιουργήσετε και θα διατηρήσετε μόνοι σας. Ο προσωπικός σας κατάλογος περιουσίας είναι βασικά μια λίστα με όσα έχετε, πού βρίσκονται και την εκτιμώμενη αξία τους. Αυτό φαίνεται αρκετά απλό όταν είστε ακόμα στο σχολείο, αλλά υπάρχουν περισσότερες από μερικές αναφερόμενες περιπτώσεις μεγάλων ποσών χρημάτων που είναι κρυμμένα και ξεχασμένα. Ο προσωπικός σας κατάλογος περιουσίας δεν χρησιμοποιείται για φορολογικούς σκοπούς.
Το κύριο όφελος από τη διατήρηση και τη συντήρηση ενός προσωπικού καταλόγου περιουσίας είναι καθαρά η οργάνωση. Το να γνωρίζετε ακριβώς πού βρίσκονται τα πράγματά σας και πόσο αξίζουν μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο όταν οι συνθήκες της ζωής σας αλλάξουν και θέλετε να πουλήσετε (ή να δωρίσετε) πράγματα που δεν χρησιμοποιείτε πια ή μπορεί να έχετε ξεχάσει. Η βιομηχανία αποθήκευσης αυτοεξυπηρέτησης ανθεί από ανθρώπους που κάνουν μηνιαίες πληρωμές για να αποθηκεύσουν πράγματα που δεν χρησιμοποιούν τακτικά!
Φορολογικές Δηλώσεις Εισοδήματος
Αφού υποβάλετε τη φορολογική σας δήλωση, κρατήστε ένα αντίγραφο για μελλοντική αναφορά. Νομικά, θα πρέπει να διατηρείτε όλες τις φορολογικές δηλώσεις και τις αποδείξεις για 7 χρόνια, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο να τις κρατήσετε για περισσότερο αν θέλετε να ασχοληθείτε περιστασιακά με μακροπρόθεσμο οικονομικό προγραμματισμό.
Καταγραφές Προσωπικών Εξόδων
Μπορεί να καταλήξετε να συγκεντρώσετε δεκάδες αποδείξεις σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα. Κάθε λίγους μήνες, προσπαθήστε να τις ομαδοποιήσετε και να τις κρατήσετε σε ασφαλές μέρος (για παράδειγμα, όλες οι αποδείξεις για “Ιανουάριο – Μάρτιο 2016” σε έναν φάκελο σε μια πυρίμαχη θυρίδα). Ενώ το κάνετε αυτό, αντιγράψτε τα ποσά και τον λόγο της αγοράς σε ένα υπολογιστικό φύλλο excel. Αυτό θα διευκολύνει το να γνωρίζετε πόσα ξοδέψατε και πού τα ξοδέψατε. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υπολογιστικό σας φύλλο για να βρείτε γρήγορα και εύκολα την αρχική απόδειξη αργότερα αν τη χρειαστείτε. Με το να καταθέτετε τακτικά όλες τις αποδείξεις σας, μειώνετε την πιθανότητα να χαθεί κάποια ή να πεταχτεί κατά λάθος. Κάνοντάς το αυτό μια τακτική συνήθεια θα σας βοηθήσει επίσης να αποφύγετε το να περάσετε ολόκληρο το απόγευμα ταξινομώντας και οργανώνοντας τις αποδείξεις σας.
Διατηρώντας τα Αρχεία σας Ασφαλή
Τώρα που έχετε όλες αυτές τις πληροφορίες, η κύρια ανησυχία σας είναι να τις κρατήσετε ασφαλείς. Η κλοπή ταυτότητας είναι ένα σοβαρό πρόβλημα, και αν κάποιος αποκτήσει μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε μερικά από τα έγγραφά σας, μπορεί να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες για να σας βλάψει.
Αποθήκευση Χάρτινων Εγγράφων
Για πράγματα όπως οι φορολογικές σας δηλώσεις, οι αποδείξεις και οι καταστάσεις επενδύσεων, μπορεί να έχετε χάρτινα αντίγραφα που πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα και ασφαλή. Ένας πιθανός τρόπος είναι να αγοράσετε μια μικρή θυρίδα που μπορείτε να βιδώσετε στο πάτωμα, κρατώντας τα έγγραφά σας ασφαλή και όλα σε ένα μέρος. Οι τράπεζες προσφέρουν θυρίδες ασφαλείας όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε με ασφάλεια έγγραφα και αντικείμενα. Οι μικρές θυρίδες κοστίζουν συνήθως περίπου 60 δολάρια το χρόνο. Η ταλαιπωρία του να επισκεφθείτε την τράπεζα για να αποκτήσετε πρόσβαση στα έγγραφά σας μπορεί να αντισταθμιστεί από το να γνωρίζετε ότι τα έγγραφα είναι σε ασφαλή τοποθεσία.
Αποθήκευση Ηλεκτρονικών Εγγράφων
Η διατήρηση των αρχείων σας ασφαλή από χάκερ και phishing είναι μια πολύ πιο δύσκολη προοπτική. Υπάρχουν δεκάδες τρόποι για να κρατήσετε τα αρχεία σας ασφαλή, αλλά αυτοί είναι οι πιο κοινοί κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε:
Κανόνας #1: Μην Μοιράζεστε τις Πληροφορίες Σύνδεσής σας
Παρά το τι δείχνουν οι ταινίες, οι περισσότερες “χακάρες” δεν γίνονται με το να αναγκάζονται περίπλοκοι υπολογιστικοί αλγόριθμοι να χακάρουν έναν κεντρικό υπολογιστή, αλλά συνήθως απλώς επειδή κάποιος μοιράζεται έναν κωδικό πρόσβασης με κάποιον που δεν έπρεπε. Αυτό ισχύει όχι μόνο για τους κωδικούς πρόσβασης, αλλά και για άλλες πληροφορίες. ΠΟΤΕ μην δίνετε τους αριθμούς λογαριασμού σας, τους αριθμούς πιστωτικών καρτών, τα ονόματα χρηστών ή τους κωδικούς πρόσβασης μέσω τηλεφώνου ή email. Αν χρειαστεί να μοιραστείτε ένα όνομα χρήστη και/ή κωδικό πρόσβασης (μοιράζοντας έναν λογαριασμό με μια ομάδα, για παράδειγμα), βεβαιωθείτε ότι είναι ένα όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης που δεν χρησιμοποιείτε σε κανέναν άλλο ιστότοπο.
Κανόνας #2: Μην Επαναχρησιμοποιείτε τον Κωδικό σας
Όταν είστε στον υπολογιστή, δεν μπορείτε να πείτε ποιες τοποθεσίες σας επιτρέπουν να δουν οι διαχειριστές τον κωδικό σας και ποιες χρησιμοποιούν σωστή κρυπτογράφηση. Αν επαναχρησιμοποιείτε τα ίδια ονόματα χρηστών και κωδικούς πρόσβασης σε πολλές τοποθεσίες, αυξάνετε τις πιθανότητες να κλέψει δεδομένα ένας δυσαρεστημένος συνάδελφος και να εισέλθει στους άλλους λογαριασμούς σας.
Κανόνας #3: Αλλάξτε Συχνά τους Κωδικούς σας
Ακόμα και ο πιο ασφαλής, μοναδικός κωδικός στον κόσμο είναι ευάλωτος σε keyloggers – ένα είδος ιογενούς λογισμικού που καταγράφει κάθε πλήκτρο που πατάτε και το αναφέρει πίσω στον δημιουργό του ιού. Ακόμα και αν δεν έχετε keylogger στον υπολογιστή σας (ο οποίος μπορεί να είναι κρυμμένος για μήνες ή χρόνια πριν “ενεργοποιηθεί”), είναι πιθανό να έχει εγκατασταθεί σε υπολογιστή σε εργαστήριο υπολογιστών ή σε δημόσιο υπολογιστή. Η αλλαγή των κωδικών σας κάθε λίγους μήνες είναι ένας καλός τρόπος για να τους κρατήσετε ασφαλείς.
Κανόνας #4: Επιλέξτε Δύσκολους προς Μαντεψιά Κωδικούς
Όταν επιλέγετε έναν κωδικό για έναν λογαριασμό, προσπαθήστε να επιλέξετε συνδυασμούς γραμμάτων, συμβόλων και αριθμών που είναι αρκετά εύκολοι για εσάς να θυμάστε αλλά δύσκολοι για τον καλύτερό σας φίλο ή έναν χάκερ που χρησιμοποιεί τυχαίους συνδυασμούς γραμμάτων να μαντέψει. Θυμηθείτε, πρέπει να κάνετε το μέρος σας για να κρατήσετε τους κωδικούς σας ασφαλείς.
Άλλες Συμβουλές και Τεχνάσματα για Οικονομικά Αρχεία
Δείτε Ποιες Υπηρεσίες Διαχείρισης Λογαριασμών Μπορούν να Παρέχουν Ορισμένα Χρηματοπιστωτικά Ιδρύματα
Αν η παρακολούθηση όλων είναι μια τρομακτική προοπτική, δείτε ποιες υπηρεσίες μπορεί να “συσκευάσει” η τράπεζά σας ή άλλο χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Για παράδειγμα, είναι εξαιρετικά συνηθισμένο για ένα άτομο να έχει τους λογαριασμούς αποταμίευσης και τρεχούμενου, το επενδυτικό χαρτοφυλάκιο, το στεγαστικό δάνειο και την πιστωτική κάρτα όλα μέσω της ίδιας τράπεζας, και έτσι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλα αυτά τα οικονομικά αρχεία μέσω της διαδικτυακής πύλης της τράπεζας.
Αυτό έχει το πλεονέκτημα της ευκολίας, αλλά υπάρχουν επίσης σοβαρές αδυναμίες. Για παράδειγμα, αν σας κλέψουν τον κωδικό πρόσβασης για αυτήν την υπηρεσία διαδικτυακής τραπεζικής, μπορεί να χάσετε την πρόσβαση σε όλα ταυτόχρονα, προκαλώντας έναν τεράστιο πονοκέφαλο και πιθανώς δεκάδες χιλιάδες δολάρια.
Επισκεφθείτε Επαγγελματίες Φορολογίας ή Οικονομικούς Συμβούλους
Ακόμα και αν δεν το κάνετε κάθε χρόνο, το να αφιερώσετε χρόνο για να επισκεφθείτε έναν επαγγελματία μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα μακροπρόθεσμα. Οι επαγγελματίες φορολογίας και οι οικονομικοί σύμβουλοι κατανοούν τους φορολογικούς κώδικες, τις στρατηγικές επένδυσης, τις οικονομικές παγίδες και τη γραφειοκρατία που μπορεί να μην γνωρίζετε. Η πληρωμή για την εμπειρία τους μπορεί να ελαχιστοποιήσει πόσο χρόνο και έρευνα χρειάζεται να ξοδέψετε προσπαθώντας να κατανοήσετε τα οικονομικά σας αρχεία μόνοι σας.
Μπορεί να θυμάστε τα βασικά – αν έχετε μια δαπάνη που χρησιμοποιείται κυρίως για επιχειρηματικούς σκοπούς, πιθανότατα μπορείτε να διεκδικήσετε μια φορολογική πίστωση γι’ αυτήν. Ωστόσο, μπορεί να μην γνωρίζετε τη διαδικασία για να διεκδικήσετε τον χρόνο που χρησιμοποιήσατε το αυτοκίνητό σας ενώ εργάζεστε, ή αν μπορείτε να διεκδικήσετε απαλλαγές από τον φόρο πωλήσεων για νέες ανακαινίσεις στο σπίτι σας. Η συνάντηση με έναν φορολογικό επαγγελματία ή έναν οικονομικό σύμβουλο είναι ο πιο εύκολος τρόπος για να πλοηγηθείτε στα θάλασσα της γραφειοκρατίας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις φορολογικές σας δηλώσεις, ελαχιστοποιώντας τον χρόνο και την έρευνα που χρειάζεται να αφιερώσετε στα οικονομικά σας αρχεία από τον ελεύθερο χρόνο σας.