Θεωρία Διοίκησης
Όταν κατέχεις μια εργασία, συνήθως υπάρχουν συγκεκριμένα άτομα που έχουν συγκεκριμένους “τίτλους” που περιγράφουν τη δουλειά που κάνουν. Με αυτούς τους τίτλους, έρχεται η ιεραρχία, η οποία μπορεί να θεωρηθεί ως ένα διάγραμμα ροής:
Ο Διευθύνων Σύμβουλος –> που επιβλέπει Διοίκηση –> που επιβλέπει Συνεργάτες.
Αυτοί οι διευθυντές οργανώνουν και συντονίζουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης για να επιτύχουν συγκεκριμένους στόχους. Ενώ η ιεραρχία είναι αρκετά απλή, το μεσαίο τμήμα, ή Διοίκηση, έχει πολλούς διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας.
Ορισμός της Διοίκησης
Τι ακριβώς είναι η διοίκηση; Υπάρχει μόνο ένας τρόπος να διοικείς; Η διοίκηση είναι η οργάνωση και ο συντονισμός των δραστηριοτήτων εντός μιας επιχείρησης για να επιτευχθούν συγκεκριμένοι στόχοι. Η διοίκηση δημιουργεί πολιτική και οργανώνει, σχεδιάζει, ελέγχει και κατευθύνει τους πόρους μιας εταιρείας για να ολοκληρώσει τους στόχους αυτής της πολιτικής. Διοικούν όλοι οι διευθυντές με τον ίδιο τρόπο; Ακολουθούν όλοι τις ίδιες κατευθυντήριες γραμμές για να επιτύχουν τους στόχους τους; Στην πραγματικότητα, η διοίκηση μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους για να επιτευχθούν διαφορετικοί στόχοι εντός μιας επιχείρησης. Οι διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους οι διευθυντές ορίζουν κατευθυντήριες γραμμές, θέτουν στόχους και οργανώνουν την εταιρεία είναι συλλογικά γνωστοί ως “Θεωρίες Διοίκησης“, ενώ οι ιδέες πίσω από τους τρόπους που οι διευθυντές αλληλεπιδρούν με τους συνεργάτες και τους κατώτερους διευθυντές είναι γνωστές ως “Θεωρίες Κινήτρων“. Ορισμένες από τις πιο διαδεδομένες θεωρίες διοίκησης διατυπώθηκαν αρχικά από τον Frederick Taylor, τον Max Weber και τον Henri Fayol, ενώ ορισμένες από τις πιο ισχυρές θεωρίες κινήτρων διατυπώθηκαν από τον Abraham Maslow και τον Frederick Herzberg.
Θεωρίες Διοίκησης
Οι θεωρίες διοίκησης εφαρμόζονται για να βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητας και της εξυπηρέτησης στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Ο Frederick Taylor, ο Max Weber και ο Henri Fayol είχαν διαφορετικές απόψεις για τη διοίκηση και το πώς θα πρέπει να εργάζονται οι υπάλληλοι και πώς θα πρέπει να λειτουργεί μια επιχείρηση.
Frederick Taylor – Επιστημονική Διοίκηση
Η θεωρία του Frederick Taylor για την επιστημονική διοίκηση ανέπτυξε τεχνικές για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της διαδικασίας εργασίας. Δημιούργησε μια συστηματική μελέτη ανθρώπων, καθηκόντων και συμπεριφοράς εργασίας για να διασπάσει τη διαδικασία εργασίας σε μικρές μονάδες ή υποκαθήκοντα. Το έκανε αυτό για να προσδιορίσει τη πιο αποδοτική μέθοδο για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Ο Taylor επικεντρώθηκε στην εύρεση μιας μεθόδου που μπορεί να ολοκληρώσει τη μεγαλύτερη ποσότητα εργασίας σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αυτή η θεωρία διοίκησης χρησιμοποιεί τους υπαλλήλους με βάση την βέλτιστη απόδοσή τους. Αυτό σημαίνει ότι βρήκε σε τι είναι καλοί οι υπάλληλοι και τους έκανε να επιμένουν σε αυτήν την μία εργασία. Αυτό είναι σαν μια γραμμή παραγωγής για την παραγωγή επίπλων ή αυτοκινήτων. Ο Υπάλληλος 1 θα συναρμολογήσει την πλάτη της καρέκλας ενώ ο Υπάλληλος 2 θα κάνει τα πόδια, και ούτω καθεξής. Αυτό βελτίωσε την παραγωγικότητα επειδή κάθε άτομο επικεντρώθηκε σε μία εργασία και αυτό μπόρεσε να επιταχύνει την παραγωγή. Ο Taylor είχε επίσης ένα σύστημα επιβράβευσης για τη βελτιωμένη παραγωγικότητα. Μέσω αυτής της θεωρίας διοίκησης, υπήρξε ανάπτυξη για τις τρέχουσες θεωρίες διοίκησης: Δημιουργία προγραμμάτων μπόνους, θέσεις εργασίας με βάση προμήθειες, καλύτερες προσωπικές πρακτικές, τμηματοποίηση και ευρείες βελτιώσεις στον έλεγχο ποιότητας.
Max Weber – Γραφειοκρατική Διοίκηση
Ο Max Weber είχε μια θεωρία γραφειοκρατικής διοίκησης βασισμένη στις αρχές του Frederick Taylor. Ο Weber επικεντρώθηκε στη δημιουργία ενός συστήματος βασισμένου σε τυποποιημένες διαδικασίες και μια σαφή ιεραρχία. Η ιεραρχία είναι η διοίκηση από πάνω προς τα κάτω όπου οι υπάλληλοι απαντούν στους διευθυντές των τμημάτων τους, οι οποίοι απαντούν στους διευθυντές τους που στη συνέχεια απαντούν στον Διευθύνοντα Σύμβουλο σε μια πυραμιδική δομή. Ο Weber τόνισε την αποδοτικότητα και ενώ επικεντρώθηκε σε έναν γραφειοκρατικό τρόπο λειτουργίας, τόνισε τους κινδύνους που μπορεί να αντιμετωπίσει μια πραγματική γραφειοκρατία. Ο Max Weber φοβόταν ότι μια εταιρεία θα προσλάβει κάποιον που δεν θα είναι κατάλληλος για τη δουλειά, γι’ αυτό τόνισε ότι οι υπάλληλοι θα πρέπει να προσλαμβάνονται μόνο αν διαθέτουν το σύνολο δεξιοτήτων της θέσης. Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, ο λόγος που είναι σημαντικό είναι επειδή η θεωρία διοίκησης του Weber θέτει σε εφαρμογή να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι που προσλαμβάνονται είναι ικανοί ή μπορούν να απομακρυνθούν από την εταιρεία. Μέσω αυτής της θεωρίας διοίκησης, υπήρξε ανάπτυξη για τις τρέχουσες θεωρίες διοίκησης: Ρόλοι εργασίας, ιεραρχία εξουσίας, αυστηρή τήρηση αρχείων, τυποποιημένες διαδικασίες και πρόσληψη υπαλλήλων αν οι δεξιότητές τους ταιριάζουν με αυτές που απαιτούνται για τη θέση.
14 Αρχές του Henri Fayol
Θεωρία Διοίκησης του Henri Fayol – Η θεωρία Διοίκησης του Henri Fayol είναι ένα απλό μοντέλο που δείχνει πώς η διοίκηση αλληλεπιδρά με το προσωπικό. Η θεωρία διοίκησης του βασίζεται σε 14 αρχές διοίκησης οι οποίες είναι οι εξής:
- Διαίρεση εργασίας – Τμηματοποίηση της επιχείρησης για την προώθηση της αποδοτικότητας του εργατικού δυναμικού για την αύξηση της παραγωγικότητας. Η εξειδίκευση του εργατικού δυναμικού αυξάνει την ακρίβεια και την ταχύτητα.
- Εξουσία και ευθύνη – Οι διευθυντές έχουν την εξουσία να δίνουν εντολές στους υπαλλήλους και είναι υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση της εργασίας από αυτόν τον υπάλληλο. Είναι απαραίτητο να γίνονται συμφωνίες σχετικά με αυτό, καθώς η ευθύνη μπορεί να ανιχνευθεί από την απόδοση.
- Πειθαρχία – Αυτή η αρχή αφορά την υπακοή της διοίκησης και είναι μια βασική αξία της αποστολής της εταιρείας. Αυτή είναι μια ουσιαστική αρχή για να λειτουργεί ομαλά η οργάνωση.
- Ενότητα εντολών – Αυτό σημαίνει ότι ένας υπάλληλος θα πρέπει να λαμβάνει εντολές από έναν διευθυντή και να απαντά σε αυτόν τον διευθυντή. Αν περισσότεροι από ένας διευθυντές δίνουν καθήκοντα σε έναν υπάλληλο, μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και συγκρούσεις.
- Ενότητα κατεύθυνσης – Οι υπάλληλοι εργάζονται σε ομάδες καθοδηγούμενοι από ένα σχέδιο δράσης και παρακολουθούνται από τη διοίκηση για να ολοκληρώσουν την εργασία. Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για την απόδοση της ομάδας.
- Υποταγή ατομικού συμφέροντος – Ο Fayol τόνισε ότι τα προσωπικά συμφέροντα είναι υποταγμένα στο συμφέρον της οργάνωσης και η κύρια εστίαση είναι στην οργάνωση και όχι στον ατομικό.
- Αμοιβή – Τελικά, αυτό αφορά την επιβράβευση των προσπαθειών των υπαλλήλων. Οι αμοιβές μπορεί να έρχονται με μη χρηματική μορφή (κομπλιμέντα, πιστώσεις) ή χρηματική μορφή (μπόνους, αποζημίωση).
- Ο βαθμός κεντρικοποίησης – Αυτό υποδηλώνει τη συγκέντρωση της εξουσίας λήψης αποφάσεων στην κορυφή της πυραμίδας διοίκησης, αλλά εξαρτάται επίσης από το μέγεθος της οργάνωσης.
- Αλυσίδα κλίμακας – Διοίκηση από πάνω προς τα κάτω, η οποία ποικίλλει από ανώτερη διοίκηση έως χαμηλά επίπεδα διοίκησης. Αυτό μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως ένας τύπος δομής διοίκησης.
- Διαταγή – Οι υπάλληλοι πρέπει να έχουν τους σωστούς πόρους στη διάθεσή τους ώστε να λειτουργούν σωστά. Οι διευθυντές πρέπει επίσης να λειτουργούν με τάξη.
- Ισορροπία – Οι υπάλληλοι πρέπει να βρίσκονται στη σωστή θέση στην οργάνωση για να κάνουν τα πράγματα σωστά. Αυτό αυξάνει την αποδοτικότητα της παραγωγής (αν ο Τζον είναι καλός στο να φτιάχνει υπολογιστικά φύλλα και είναι νευρικός όταν μιλάει με ανθρώπους, η διοίκηση δεν θα είχε τον Τζον να απαντάει στα τηλέφωνα).
- Σταθερότητα προσωπικού – Ελαχιστοποιήστε την ανακύκλωση υπαλλήλων επενδύοντας στο σωστό προσωπικό και τοποθετώντας τους στο σωστό τμήμα.
- Π πρωτοβουλία – Οι κύριοι υπάλληλοι θα πρέπει να επιτρέπεται να εκφράζουν νέες ιδέες για να προσθέσουν αξία στην εταιρεία, ενθαρρύνοντας τους υπαλλήλους να συμμετέχουν.
- Ομαδικό πνεύμα – Στρατηγική για τη συμμετοχή και την ενότητα των υπαλλήλων. Οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη του ηθικού στον χώρο εργασίας.
Δημοκρατικά Στυλ
Ένα δημοκρατικό στυλ διαχείρισης επιτρέπει στη διοίκηση και το προσωπικό της να έχουν σημαντική ευθύνη. Αυτό μερικές φορές ονομάζεται επίσης “Πλευρική Διαχείριση”, ή “Επίπεδες” οργανώσεις, καθώς ορίζεται από λιγότερα επίπεδα μεσαίας διοίκησης μεταξύ των συνεργατών και της ανώτερης διοίκησης. Δίνει στους υπαλλήλους την ευκαιρία να έχουν φωνή και συχνά συνδυάζεται με συμμετοχική ηγεσία μέσω συνεργασίας μεταξύ ηγετών και των ανθρώπων που καθοδηγούν. Το δημοκρατικό στυλ μοιράζει την ευθύνη μεταξύ του προσωπικού.
Τα δημοκρατικά στυλ διαχείρισης έχουν γίνει πολύ πιο κοινά τα τελευταία χρόνια, καθώς οι υπάλληλοι χαμηλότερου επιπέδου τείνουν να είναι πιο παρακινημένοι έχοντας μια μεγαλύτερη “φωνή” στην εταιρεία. Αυτό έχει μια σημαντική ανταλλαγή: καθώς υπάρχουν λιγότερα επίπεδα διοίκησης, οι διευθυντές υψηλότερου επιπέδου πρέπει να επιλέξουν μεταξύ του να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη ευρύτερων στρατηγικών, ενώ ρισκάρουν οι ατομικοί συνεργάτες να μην εργάζονται όσο αποδοτικά θα μπορούσαν, ή να μικροδιαχειρίζονται τους συνεργάτες για να βελτιώσουν την αποδοτικότητα σε μικρότερα έργα, αλλά με τον κίνδυνο να χάσουν τη συνεκτική όραση.
Ο Fayol, ο Weber και ο Taylor είχαν αλληλένδετες θεωρίες διαχείρισης. Όλοι εστίασαν σε έναν κύριο στόχο – τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης. Λέγεται ότι ο Frederick Taylor είχε ένα αυταρχικό στυλ, ο Weber είχε ένα γραφειοκρατικό στυλ και ο Fayol είχε περισσότερο ένα στυλ ανθρώπινων πόρων. Με την πάροδο των ετών, αυτές οι θεωρίες διαχείρισης έχουν συγχωνευθεί από διάφορους οργανισμούς και επιχειρήσεις. Σχεδόν όλες οι εταιρείες συνδυάζουν αυτές τις θεωρίες για να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της οργάνωσης και στους στόχους της, και οι διευθυντές χρησιμοποιούν συνδυασμένες δεξιότητες διαχείρισης όπως γραφειοκρατικές, δημοκρατικές, αυταρχικές και ανθρώπινες σχέσεις για να διαχειρίζονται τους υπαλλήλους τους.
Θεωρίες Κινήτρων
Η θεωρία κινήτρων ανακαλύπτει τι οδηγεί τα άτομα να εργάζονται προς έναν συγκεκριμένο στόχο ή αποτέλεσμα. Οι περισσότερες θεωρίες κινήτρων διακρίνουν μεταξύ εσωτερικών και εξωτερικών παραγόντων. Οι δύο μεγαλύτερες βασικές θεωρίες κινήτρων είναι η θεωρία της ιεραρχίας των αναγκών, η οποία επινοήθηκε από έναν ψυχολόγο ονόματι Abraham Maslow το 1943, και η θεωρία των 2 παραγόντων που προσδιορίστηκε από τον Frederick Herzberg.
Ιεραρχία Αναγκών – Abraham Maslow
Ο Maslow εστίασε στην έννοια ότι “Οι άνθρωποι έχουν ανάγκες”. Αυτοί που εργάζονται πρέπει να έχουν αυτές τις ανάγκες ικανοποιημένες προκειμένου να αυξήσουν την παραγωγικότητα και την αυτοϊκανοποίηση. Η ιεραρχία των αναγκών του δείχνει ότι υπάρχουν πέντε κύριες ανάγκες που ακολουθούν με σειρά σημασίας για τον άνθρωπο. Ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι η θέση του Maslow ότι η ευημερία ενός ατόμου αυξάνεται, καθώς ικανοποιούνται οι ανάγκες υψηλότερου επιπέδου. Η ιεραρχία απεικονίζεται ως πυραμίδα και ξεκινάμε από το κάτω μέρος, το οποίο είναι το πιο αναγκαίο.
- Φυσιολογικές ανάγκες – Αυτές είναι οι βασικές ανάγκες ενός ατόμου, συμπεριλαμβανομένου του ύπνου, της πείνας, της δίψας, της στέγης
- Ανάγκες ασφάλειας – Ασφάλεια, προστασία από τον κίνδυνο
- Κοινωνικές ανάγκες – Μερικές φορές αναφέρονται ως η ανάγκη για “αγάπη”. Φιλία, προσφορά και λήψη αγάπης, και κοινωνικές δραστηριότητες.
- Ανάγκες εκτίμησης – Περιλαμβάνει αυτοεκτίμηση και την εκτίμηση των άλλων
- Αυτοπραγμάτωση – Αυτή είναι η επιθυμία να φτάσει κανείς στο πλήρες δυναμικό του, να γίνει όλα όσα μπορεί να είναι.
Θεωρία Δύο Παραγόντων – Frederick Herzberg
Ο Herzberg εστίασε σε μια θεωρία δύο παραγόντων που δηλώνει ότι ορισμένοι παράγοντες σε έναν χώρο εργασίας προκαλούν ικανοποίηση από τη δουλειά, ενώ μια ξεχωριστή ομάδα παραγόντων προκαλεί δυσαρέσκεια.
Παράγοντες ικανοποίησης
- Επίτευγμα – Οι προσπάθειες του υπαλλήλου πρέπει να έχουν ως αποτέλεσμα μια απτή επίτευξη, αντί για μια συνεχόμενη πάλη
- Αναγνώριση – Οι υπάλληλοι πρέπει να λαμβάνουν αναγνώριση για τη δουλειά που κάνουν
- Η Δουλειά – Ο υπάλληλος πρέπει πραγματικά να απολαμβάνει (ή τουλάχιστον να μην απεχθάνεται) την ίδια τη δουλειά
- Ευθύνη – Ο υπάλληλος πρέπει να αισθάνεται υπεύθυνος, ότι η δουλειά του είναι σημαντική και ο καρπός των κόπων του είναι απαραίτητος για την οργάνωση
- Προαγωγή – Οι υπάλληλοι προτιμούν να μην έχουν “δουλειές χωρίς προοπτική”, όπου υπάρχει τελική δυνατότητα προαγωγής
- Ανάπτυξη – Ο υπάλληλος αποκτά νέες δεξιότητες και ικανότητες με την πάροδο του χρόνου
Ο Herzberg υποστήριξε ότι οι υπάλληλοι εργάζονται καλύτερα και παράγουν περισσότερα όταν αυτοί οι 6 παράγοντες είναι παρόντες στην οργάνωση. Αυτό σημαίνει ότι η δουλειά θα πρέπει να έχει προκλήσεις που να αξιοποιούν πλήρως την ικανότητα του υπαλλήλου. Όταν ο υπάλληλος αποδεικνύει ότι μπορεί να χειριστεί τη δύσκολη δουλειά, θα του ανατεθούν περισσότερες ευθύνες.
Παράγοντες δυσαρέσκειας
- Πολιτικές της εταιρείας – Πολιτικές της εταιρείας που φαίνονται αυθαίρετες ή “στον δρόμο” είναι μια κύρια αιτία δυσαρέσκειας
- Επίβλεψη – Οι υπάλληλοι που επιβλέπονται υπερβολικά δεν αισθάνονται εμπιστοσύνη, και η παραγωγικότητα τείνει να υποφέρει
- Σχέση με τον προϊστάμενο και τους συναδέλφους – Οι αρνητικές διαπροσωπικές σχέσεις σε ένα εργασιακό περιβάλλον θα προκαλέσουν σημαντική μείωση της παραγωγικότητας
- Συνθήκες εργασίας – Αν οι υπάλληλοι δεν είναι ευχαριστημένοι με τις συνθήκες υπό τις οποίες αναμένεται να εργάζονται, η παραγωγικότητά τους θα υποφέρει
- Μισθός – Οι κακοπληρωμένοι υπάλληλοι είναι λιγότερο πιθανό να νιώθουν περήφανοι για τη δουλειά τους, καθώς μπορεί να είναι μια αντανάκλαση ότι η δουλειά τους υποτιμάται
- Κατάσταση – Η κατάσταση εντός της εταιρείας σημαίνει πόσο ακούγεται η φωνή τους. Οι υπάλληλοι που αισθάνονται ότι βρίσκονται στο “πάτο της σκάλα” είναι λιγότερο πιθανό να παίρνουν τη δουλειά τους σοβαρά
- Ασφάλεια – Οι δουλειές χωρίς ασφάλεια είναι πολύ πιο αγχωτικές, γεγονός που είναι μια κύρια αιτία μείωσης της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας
Εάν ένας υπάλληλος δεν αισθάνεται ασφαλής με τη δουλειά του, λαμβάνει χαμηλό μισθό και δεν μπορεί να υποστηρίξει τον εαυτό του, και υπάρχει υπερβολική μικροδιαχείριση, ο υπάλληλος θα είναι δυσαρεστημένος και δεν θα εργάζεται καλά και δεν θα παράγει ποιοτική εργασία.
Είναι σημαντικό για τις εταιρείες να καλύπτουν τις κίνητρα ανάγκες των υπαλλήλων τους προκειμένου να αναπτυχθεί η εταιρεία. Είναι επίσης σημαντικό να προσαρμόζονται σε έναν τρόπο διαχείρισης ώστε οι υπάλληλοι να είναι ευτυχισμένοι στο περιβάλλον τους ώστε να μπορούν να παράγουν υψηλής ποιότητας εργασία. Οι παραδοσιακές και οι σύγχρονες θεωρίες διαχείρισης εφαρμόζονται στο επιχειρηματικό περιβάλλον συνδυάζοντας τους διάφορους τύπους για να εξυπηρετήσουν καλύτερα την οργάνωση και το εργασιακό περιβάλλον. Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης στην οποία βρίσκεται ο υπάλληλος, θα καθορίσει τον τύπο διαχείρισης στον χώρο εργασίας, αλλά ο εργοδότης πρέπει πάντα να διασφαλίζει ότι καλύπτει τις κίνητρα ανάγκες των υπαλλήλων προκειμένου να πετύχει.