Εξηγώντας τη Κεντρική και Αποκεντρωμένη Διαχείριση
Όταν μια εταιρεία αρχίζει να αναπτύσσεται, ένα από τα μεγαλύτερα ερωτήματα που αντιμετωπίζει είναι πώς να οργανώσει τη διαχείρισή της. Οι δύο κύριοι κλάδοι των ρόλων διαχείρισης είναι η κεντρική και η αποκεντρωμένη εξουσία. Οι εταιρείες συνήθως βρίσκονται κάπου ανάμεσα σε αυτά τα άκρα.
Κεντρική Διαχείριση
Η κεντρική διαχείριση είναι η οργανωτική δομή όπου μια μικρή χούφτα ατόμων λαμβάνει τις περισσότερες αποφάσεις σε μια εταιρεία. Για παράδειγμα, ένα μικρό οικογενειακό εστιατόριο που ανήκει σε ένα παντρεμένο ζευγάρι πιθανότατα χρησιμοποιεί κεντρική διαχείριση. Το ζευγάρι παραγγέλνει το απόθεμα, αποφασίζει την κατεύθυνση του μάρκετινγκ και προσλαμβάνει νέους υπαλλήλους. Καθώς μια εταιρεία με κεντρική διαχείριση αναπτύσσεται, προσθέτει νέα επίπεδα μεσαίων και κατώτερων διευθυντών, καθένας από τους οποίους απαντά σε έναν ανώτερο, με πολύ αυστηρά καθορισμένους ρόλους στην εταιρεία.
Πιο κεντρική διαχείριση παρατηρείται συνήθως σε πολύ ανταγωνιστικές βιομηχανίες, όπου οι εταιρείες ειδικεύονται σε παρόμοια προϊόντα με τον ανταγωνισμό τους. Ένα κοινό παράδειγμα είναι οι υπολογιστές της Apple, όπου η περισσότερη κατεύθυνση της εταιρείας οργανώνεται στην κορυφή (πρώην ο ίδιος ο Στιβ Τζομπς), με τα κατώτερα επίπεδα διαχείρισης και τους υπαλλήλους να είναι πολύ αυστηρά οργανωμένα για να εκτελούν αυτούς τους στόχους.
Αποκεντρωμένη Διαχείριση
Η αποκεντρωμένη διαχείριση είναι το αντίθετο – τα ανώτερα επίπεδα διαχείρισης μεταφέρουν κάποιες από τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων σε κατώτερα επίπεδα, και ακόμη και σε μεμονωμένους υπαλλήλους. Η συνολική εξουσία διατηρείται ακόμα από τους ανώτερους διευθυντές, οι οποίοι καθορίζουν πολιτικές που επηρεάζουν τις κύριες αποφάσεις της εταιρείας, αλλά η περισσότερη ευθύνη λήψης αποφάσεων ανατίθεται στα κατώτερα επίπεδα.
Αυτή η μορφή διαχείρισης θα επέτρεπε, για παράδειγμα, σε έναν διευθυντή σε ένα κέντρο κλήσεων ή σε ένα κατάστημα λιανικής να λαμβάνει άμεσες αποφάσεις που επηρεάζουν το εργασιακό του περιβάλλον. Η αποκεντρωμένη διαχείριση βρίσκεται πιο συχνά σε τομείς με πολύ άμεση επαφή με πελάτες και καταναλωτές, καθώς επιτρέπει στους διευθυντές που είναι πιο κοντά στην «Δράση» να έχουν περισσότερη ευελιξία.
Η αποκέντρωση δεν θα πρέπει να συγχέεται με την κατανομή καθηκόντων σε μεμονωμένα μέλη της ομάδας διαχείρισης, καθώς αυτή είναι μια ατομική ενέργεια και δεν αντικατοπτρίζει πάντα τη ευρύτερη τάση της εταιρείας.
Μια αύξηση των καθηκόντων των κατώτερων υπαλλήλων μπορεί να θεωρηθεί ως «αποκέντρωση», ενώ η μείωση των καθηκόντων τους είναι «κεντρικοποίηση».
Κεντρική Διαχείριση – Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα
Υπάρχουν μερικοί πολύ καλοί λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες επιλέγουν να κεντρώνουν τη διαχείρισή τους, αλλά υπάρχουν επίσης μεγάλα μειονεκτήματα στο να το παρακάνουν.
Πλεονεκτήματα
Η ανώτερη διοίκηση σε μια κεντρική εταιρεία θα έχει πλήρη έλεγχο πάνω στην εκπαίδευση, τα προϊόντα που προσφέρει, και είναι πιο πιθανό να διασφαλίσει ότι οι βασικοί στόχοι και οι αξίες της εταιρείας διατηρούνται. Ένα στυλ κεντρικής διαχείρισης έχει επίσης τη δυνατότητα να βελτιώσει την οργάνωση στο σύνολό της αντί να εστιάζει μόνο σε ένα μικρότερο τμήμα τη φορά.
Η κεντρική διαχείριση συνήθως διατηρεί την εξωτερική της επικοινωνία, όπως οι σχέσεις Επιχείρησης προς Επιχείρηση, ελεγχόμενη σε μόλις μερικά άτομα, γεγονός που βοηθά στη διατήρηση της συνέπειας και της αποτελεσματικότητας του μηνύματος της εταιρείας. Η κεντρικοποίηση βοηθά επίσης στην τυποποίηση προϊόντων και υλικών, γεγονός που με τη σειρά του βοηθά στην επιτάχυνση της προετοιμασίας και της προμήθειας.
Η McDonald’s είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα κεντρικής διαχείρισης και τυποποίησης. Ο ακριβής ίδιος αριθμός αγγουριών τουρσί τοποθετείται σε κάθε μπέργκερ ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε στον κόσμο. Οι αεροπορικές εταιρείες το κάνουν επίσης – θα λάβετε την ακριβώς ίδια μάρκα εμφιαλωμένου νερού σε κάθε αεροπλάνο της ίδιας μάρκας. Οι εταιρείες συχνά κεντρώνουν όταν θέλουν να βελτιώσουν τη συνέπεια της ποιότητας του προϊόντος τους και να τυποποιήσουν την παραγωγή.
Μειονεκτήματα
Οι στρατηγικές κεντρικής διαχείρισης περιορίζουν τη δημιουργικότητα στην ανώτερη διοίκηση που λαμβάνει την πλειονότητα των αποφάσεων. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα για την εταιρεία που προσπαθεί να προσαρμοστεί σε μια μεταβαλλόμενη αγορά. Οι πολύ κεντρικές οργανώσεις που εμπλέκονται σε γρήγορες και ταχέως μεταβαλλόμενες βιομηχανίες δεν είναι σε θέση να αντιδρούν γρήγορα στις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις των πελατών τους.
Ένα παράδειγμα αυτού είναι τα καταστήματα λιανικής που πωλούν μοντέρνα ρούχα. Οι διευθυντές πωλήσεων και προσωπικού συχνά λαμβάνουν ανατροφοδότηση από τους αγοραστές που θα ήταν ζωτικής σημασίας για το τμήμα προμηθειών ώστε να καλύψει τις ανάγκες του πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να μεταφερθούν μέσω της ανώτερης διοίκησης, συνήθως μέσω εβδομαδιαίων ή μηνιαίων αναφορών, προκαλώντας μια τεράστια καθυστέρηση στις αλλαγές που επηρεάζουν το κατάστημα.
Αποκεντρωμένη Διαχείριση – Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα
Η αποκέντρωση αποφεύγει μερικά από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα της κεντρικής διαχείρισης, αλλά έχει και τα δικά της παγίδες που οι διευθυντές πρέπει να αποφύγουν.
Πλεονεκτήματα
Η αποκέντρωση έχει ευρύτερη άμεση επαφή με τους πελάτες επιτρέποντας στη διοίκηση να έχει περισσότερη ικανότητα λήψης αποφάσεων. Αυτό μπορεί να δώσει πιο αποτελεσματικές διοικητικές αποφάσεις, καθώς οι κατώτεροι διευθυντές έχουν περισσότερη άμεση έλεγχο πάνω στις καθημερινές τους εργασίες και μπορούν να επιβραβεύουν/τιμωρούν τους υπαλλήλους όπως χρειάζεται. Επιτρέπει στους διευθυντές να έχουν μια σαφή εικόνα των αποτελεσμάτων που σχετίζονται με την απόδοση των υπαλλήλων τους.
Δίνοντας στα κατώτερα επίπεδα της οργάνωσης περισσότερη ευελιξία να λαμβάνουν αποφάσεις, αυξάνει επίσης την ικανοποίηση από τη δουλειά και δίνει επίγνωση του πόσο σημαντική είναι η δουλειά τους για ολόκληρη την εταιρεία.
Μειονεκτήματα
Μια αποκεντρωμένη οργάνωση έχει πολλά να χάσει από τις αποφάσεις που λαμβάνονται από πολλούς υπαλλήλους. Αυτό σημαίνει ότι αν κάποιοι από αυτούς τους κατώτερους διευθυντές στερούνται εκπαίδευσης, εμπειρίας, εκπαίδευσης ή ικανότητας, μπορεί να βλάψει την οργάνωση στο σύνολό της. Οι μικρότερες οργανώσεις είναι οι λιγότερο πιθανές να αποκεντρώσουν την οργάνωσή τους με επιτυχία, καθώς η ύπαρξη πολλών κατώτερων διευθυντών που λαμβάνουν τις δικές τους αποφάσεις μπορεί να είναι δαπανηρή. Οι μεγαλύτερες εταιρείες με ισχυρή ανώτερη διοίκηση είναι οι πιο επιτυχημένες στη χρήση αποκεντρωμένων οργανωτικών στυλ, απλά και μόνο επειδή διαθέτουν μια μεγάλη δεξαμενή ταλαντούχων μεσαίων διευθυντών για να δώσουν περισσότερη ευθύνη.
Παροχή Λογοδοσίας
Όταν μια εταιρεία υποφέρει από χαμηλή αποδοτικότητα υπαλλήλων, ο μεγαλύτερος ένοχος είναι συνήθως η “αοριστία της θέσης”. Αυτό συμβαίνει όταν οι μεμονωμένοι υπάλληλοι δεν έχουν σαφώς καθορισμένους τους ρόλους τους στην οργάνωση. Οι υπάλληλοι χρειάζονται ακριβείς περιγραφές θέσεων για να είναι υπεύθυνοι για την απόδοσή τους – μειώνοντας την αβεβαιότητα, οι υπάλληλοι μπορούν να αναπτύξουν δεξιότητες για να εκτελούν καλύτερα τη δουλειά τους και δίνει στους διευθυντές πιο ακριβείς τρόπους για να μετρήσουν την απόδοση.
Καθώς οι εταιρείες αποκεντρώνουν και κεντρώνουν, το κύριο ερώτημα είναι πώς ακριβώς ορίζεται ο ρόλος κάθε διευθυντή και υπαλλήλου. Αν οι άνθρωποι ανατίθενται πάρα πολλές άσχετες εργασίες, γίνεται πιο δύσκολο να μετρηθεί η συνολική τους αποδοτικότητα. Από την άλλη πλευρά, αν η εταιρεία κεντρώνει τις αποφάσεις σε σημείο που οι υπάλληλοι έχουν πολύ λίγη ευελιξία, μπορεί να νιώσουν ότι τα χέρια τους είναι δεμένα και η αποδοτικότητά τους περιορίζεται από την “γραφειοκρατία”.
Η αυτονομία στον χώρο εργασίας έχει αποδειχθεί ότι δημιουργεί μια αίσθηση ενδυνάμωσης της θέσης, επιτρέποντας στους υπαλλήλους όχι μόνο να αναλαμβάνουν περισσότερη ευθύνη αλλά και να τους δίνει την ελευθερία να λαμβάνουν αποφάσεις που επηρεάζουν την απόδοσή τους. Αυτό επιτρέπει στους διευθυντές να αναθέτουν ευθύνες και να κρατούν τους υπαλλήλους υπεύθυνους για τα αποτελέσματά τους και να εστιάζουν λιγότερο στη διαδικασία με την οποία επιτεύχθηκαν τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Πώς οι Επιχειρήσεις Οργανώνονται για να Επιτύχουν τους Επιθυμητούς Στόχους
Κάθε επιχείρηση έχει στόχους και αντικειμενικούς σκοπούς που επιδιώκει – συνήθως αυτό ορίζεται στις δηλώσεις αποστολής και οράματος τους. Ανεξαρτήτως του μεγέθους της, όλα όσα κάνει η επιχείρηση με κάποιο τρόπο αποσκοπούν σε αυτούς τους στόχους. Σε ατομικό επίπεδο, θέλουν οι στόχοι κάθε υπαλλήλου να έχουν σαφώς καθορισμένους στόχους και να κατανοούν γιατί η θέση τους είναι σημαντική για τους συνολικούς στόχους της εταιρείας.
Οι επιχειρήσεις πρόσφατα έχουν αναπτύξει “μη παραδοσιακά” εταιρικά μοντέλα για να δώσουν περισσότερη αυτονομία στους υπαλλήλους: βρισκόμαστε αυτή τη στιγμή σε ένα κύμα ευρείας αποκέντρωσης στον επιχειρηματικό κόσμο. Αυτή η ελευθερία επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν πιο ευέλικτα προγράμματα, αλλά τους δίνει επίσης μια πιο ρεαλιστική άποψη για τις ατομικές τους επιπτώσεις σε μια εταιρεία και ποιο ρόλο παίζουν οι ατομικές τους εργασίες στη μεγαλύτερη εικόνα.
Η αποκέντρωση χωρίς σαφή στόχο δεν παρέχει κανένα πλεονέκτημα. Αποτυχημένες απόπειρες αποκέντρωσης προέρχονται συνήθως από έλλειψη επικοινωνίας μεταξύ των μεσαίων και κατώτερων διευθυντών, και έλλειψη σαφώς καθορισμένων στόχων για κάθε υπάλληλο. Καθώς οι εταιρείες αλλάζουν τις στρατηγικές διαχείρισης τους, πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι στόχοι των υπαλλήλων παραμένουν S.M.A.R.T.
Στόχοι SMART
Συγκεκριμένοι
Ένας συγκεκριμένος στόχος θα εξηγήσει ακριβώς τι αναμένεται από τον υπάλληλο και πώς αυτό ωφελεί τόσο τον ίδιο όσο και την εταιρεία.
Μετρήσιμοι
Αυτή η φάση θα πρέπει να επιτρέπει σε έναν υπάλληλο να δει αν η απόδοσή του φτάνει τις προκαθορισμένες απαιτήσεις και προθεσμίες.
Επιτεύξιμοι
Είναι σημαντικό να μην θέτουμε υπερβολικά φιλόδοξους στόχους για τους υπαλλήλους, οι οποίοι θα μπορούσαν όχι μόνο να οδηγήσουν σε αποτυχία αλλά και σε μείωση της αυτοπεποίθησης και της εστίασης. Δημιουργώντας προκλητικούς αλλά εφικτούς στόχους για τους υπαλλήλους σας θα τους επιτρέψει να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνάμεις τους.
Σχετικοί
Οι υπάλληλοι θα πρέπει να κατανοούν πώς οι στόχοι τους σχετίζονται με αυτούς και με τον συνολικό στόχο της εταιρείας.
Χρονικά Προσδιορισμένοι
Όλοι οι στόχοι εντός μιας εταιρείας, μικρής ή μεγάλης, θα πρέπει να αναπτύσσονται με ένα χρονοδιάγραμμα και προκαθορισμένα σημεία υποβολής εργασίας πριν από την τελική προθεσμία για να καθοριστεί μια οργανωτική βάση και να επιτραπεί η ανατροφοδότηση της διοίκησης πριν από την τελική υποβολή εργασίας στην προθεσμία.