Σχεδιασμός Ταμείου

Ένας προϋπολογισμός ταμείου χρησιμοποιείται εσωτερικά από τη διοίκηση για να εκτιμήσει τις εισροές (εισπράξεις) και εκροές (πληρωμές) μετρητών κατά τη διάρκεια μιας περιόδου και το υπόλοιπο μετρητών στο τέλος μιας περιόδου. Με άλλα λόγια, ένας προϋπολογισμός ταμείου είναι ένα σχέδιο για έναν οργανισμό να αποκτήσει και να χρησιμοποιήσει πόρους σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Αυτό σημαίνει ότι ένας οργανισμός πρέπει να έχει μια ιδέα για το πού προέρχονται τα χρήματά τους και πώς θα πρέπει να δαπανηθούν.

Σημείωση: Ένας προϋπολογισμός ταμείου περιλαμβάνει μόνο μετρητά. Μην συμπεριλαμβάνετε εκπτώσεις που έχουν ληφθεί ή επιτραπεί, πιστωτικές αγορές ή πωλήσεις, κακές οφειλές, απόσβεση ή οποιαδήποτε άλλα μη μετρητά στοιχεία!

Χρήση Προϋπολογισμών Ταμείου

Ο προϋπολογισμός ταμείου επιτρέπει σε έναν οργανισμό να θέσει έναν στόχο και να κινηθεί προς αυτόν τον στόχο. Αυτό είναι σημαντικό γιατί κάθε οργανισμός έχει μια πεπερασμένη ποσότητα πόρων και αυτοί οι πόροι πρέπει να χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά. Η διοίκηση χρησιμοποιεί τον προϋπολογισμό ταμείου για να διαχειριστεί τις ροές μετρητών ενός οργανισμού. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι πρέπει να πληρώνονται κάθε δύο εβδομάδες. Ο προϋπολογισμός ταμείου επιτρέπει στη διοίκηση να προβλέψει αν θα έχουν αρκετά μετρητά για να πληρώσουν τους υπαλλήλους τους. Εάν υπάρχουν ελλείψεις μετρητών, ο προϋπολογισμός μπορεί να προσαρμοστεί για να διορθώσει προβλήματα πριν από τις πληρωμές.

Ομοίως, ο προϋπολογισμός ταμείου επιτρέπει στη διοίκηση να προβλέψει την ύπαρξη μεγάλων ποσών ελεύθερων μετρητών. Η ύπαρξη αρκετών μετρητών είναι εξαιρετική – ωστόσο, ένα πλεόνασμα μετρητών χρησιμοποιείται συχνά καλύτερα για την επέκταση και ανάπτυξη τομέων ενός οργανισμού. Είτε πρόκειται για έλλειψη είτε για πλεόνασμα, ένας προϋπολογισμός ταμείου χρησιμοποιείται για να κατανείμει τα μετρητά με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο σε όλο τον οργανισμό.

Αντιμετώπιση της Αβεβαιότητας

Δεδομένου ότι ένας προϋπολογισμός ταμείου βασίζεται σε εκτιμήσεις, είναι περιορισμένος να αναπαριστά αναμενόμενες τιμές. Η αβεβαιότητα στους προϋπολογισμούς ταμείου οφείλεται στην αβεβαιότητα των τελικών τιμών μετρητών. Για να αντιμετωπιστεί η αβεβαιότητα, υπάρχουν δύο κύριες τεχνικές που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας οργανισμός:

1. Ανάλυση ευαισθησίας. Αυτό περιλαμβάνει την εξέταση του πώς διαφορετικές τιμές μιας ανεξάρτητης μεταβλητής επηρεάζουν άλλες εξαρτημένες μεταβλητές. Αυτή η τεχνική δίνει στη διοίκηση μια εικόνα των αναμενόμενων ροών μετρητών εάν συμβούν αλλαγές σε ορισμένες μεταβλητές.
2. Βραχυπρόθεσμη χρηματοδότηση. Μια εταιρεία θα πρέπει να είναι σίγουρη ότι έχει πρόσβαση σε δανεισμό με λογικό κόστος για να καλύψει τις ελλείψεις μετρητών.

Προετοιμασία Προϋπολογισμού Ταμείου

Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού ταμείου:

1. Χρονική περίοδος (ποια χρονική περίοδο καλύπτει αυτός ο προϋπολογισμός; 3 μήνες; 6 μήνες;)
2. Θέση μετρητών (πόσα μετρητά θα θέλατε να έχετε άμεσα διαθέσιμα;)
3. Πωλήσεις και έξοδα (ποια είναι οι προβλεπόμενες πωλήσεις και έξοδα σας;)

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι ένας προϋπολογισμός ταμείου δημιουργείται ως μέρος ενός κύριου προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός ταμείου προσθέτει τις εισπράξεις μετρητών και αφαιρεί τις πληρωμές μετρητών. Ιδανικά, ο προϋπολογισμός ταμείου θα πρέπει να έχει μια θετική πρόβλεψη μετρητών – αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία αναμένει να έχει αρκετά μετρητά για να περάσει την περίοδο.

Μορφή Προϋπολογισμού Ταμείου

Αρχικό υπόλοιπο μετρητών

Προσθήκη: Εισπράξεις μετρητών

Μείον: Πληρωμές μετρητών

= Πλεόνασμα/έλλειμμα μετρητών

+/- Χρηματοδότηση

= Τελικό υπόλοιπο μετρητών

Προϋπολογισμός: Εκτίμηση Εισπράξεων Μετρητών

Λόγω της λογιστικής βάσει δεδουλευμένων, τα έσοδα από πωλήσεις δεν είναι τα ίδια με μια εισροή μετρητών. Τα έσοδα από πωλήσεις καταγράφονται όταν είναι κερδισμένα. Δεδομένου ότι ορισμένοι πελάτες κάνουν αγορές με πίστωση, τα μετρητά συχνά λαμβάνονται σε μεταγενέστερη λογιστική περίοδο. Για να διορθωθεί αυτό, οι εταιρείες εκτιμούν το ποσό των εσόδων που θα πληρωθεί (σε μετρητά) τον μήνα πώλησης.

Οι πωλήσεις της Johnson Company είναι 35% μετρητά και 65% πίστωση. Βασισμένη σε προηγούμενα αρχεία, η Johnson Company αναμένει να εισπράξει τις πωλήσεις πίστης ως εξής:

Η Johnson Company είχε πωλήσεις τον Ιανουάριο, Φεβρουάριο και Μάρτιο του 2018:

Μάρτιος (προβλεπόμενος): $60,000

Φεβρουάριος: $55,000

Ιανουάριος: $50,000

Ετοιμάστε τον προϋπολογισμό εισπράξεων μετρητών για τον Μάρτιο.

Βήμα 1: Υπολογίστε τα αναμενόμενα μετρητά από τις πωλήσεις του Μαρτίου

Αναμενόμενο ποσοστό μετρητών από  πωλήσεις x Συνολικές Πωλήσεις Αναμενόμενες Μάρτιο = Αναμενόμενα Μετρητά

35% x $60,000 = $21,000

Βήμα 2: Υπολογίστε τα αναμενόμενα μετρητά από τις πωλήσεις πίστης του Μαρτίου

Αναμενόμενο ποσοστό πίστης από πωλήσεις x Συνολικές Πωλήσεις Αναμενόμενες Μάρτιο x Αναμενόμενο Ποσοστό που θα εισπραχθούν αυτές οι πιστώσεις τον Μάρτιο = Αναμενόμενα Μετρητά από Ρυθμισμένη Πίστωση (Μαρ)

65% x $60,000 x 45% = $17,550

Βήμα 3: Υπολογίστε τα αναμενόμενα μετρητά από τις πωλήσεις πίστης του Φεβρουαρίου

Ποσοστό Πίστης από Πωλήσεις x Συνολικές Πωλήσεις από Φεβρουάριο x Αναμενόμενο Ποσοστό αυτής της πίστης που θα εισπραχθεί τον Μάρτιο = Αναμενόμενα Μετρητά από Ρυθμισμένη Πίστωση (Φεβ)

65% x $55,000 x 25% = $8,938

Βήμα 4: Υπολογίστε τα αναμενόμενα μετρητά από τις πωλήσεις πίστης του Ιανουαρίου

Ποσοστό Πίστης από Πωλήσεις x Συνολικές Πωλήσεις από Ιανουάριο x Αναμενόμενο Ποσοστό αυτής της πίστης που θα εισπραχθεί τον Μάρτιο = Αναμενόμενα Μετρητά από Ρυθμισμένη Πίστωση (Ιαν)

65% x $50,000 x 20% = $6,500

Προϋπολογισμός: Εκτίμηση Εξόδων Μετρητών

Λόγω της λογιστικής βάσει δεδουλευμένων, τα έξοδα που έχουν προκύψει δεν είναι τα ίδια με τις εκροές μετρητών. Οι εταιρείες συχνά κάνουν αγορές με πίστωση και αυτές οι δαπάνες δεν θα πληρωθούν μέχρι μια μεταγενέστερη περίοδο. Όπως και στο προηγούμενο παράδειγμα, οι εταιρείες θα εκτιμήσουν το ποσοστό των δαπανών που θα πληρωθούν αυτόν τον μήνα και στους επόμενους μήνες.

Η εταιρεία Johnson αγοράζει αποθέματα με πίστωση, πληρώνει το 40% τον ίδιο μήνα που αγοράστηκαν και το 60% τον επόμενο μήνα. Οι αγορές της εταιρείας Johnson είναι:

Η εταιρεία Johnson είχε τα εξής επιπλέον έξοδα τον Φεβρουάριο:

• Έξοδος αποσβέσεων: $4,200
• Δηλωθέντα μερίσματα: $5,300
• Επιστροφές δανείων: $2,200/μήνα.
• Μηνιαία λειτουργικά έξοδα: $10,000

Η εταιρεία Johnson πληρώνει το 70% των λειτουργικών εξόδων σε μετρητά τον μήνα που προκύπτουν και το υπόλοιπο 30% τον επόμενο μήνα. Ετοιμάστε έναν προϋπολογισμό εξόδων μετρητών για τον Μάρτιο του 2018.

Βήμα 1: Υπολογίστε τα Μετρητά που θα πληρωθούν για τις αγορές του Μαρτίου

Ποσοστό του κόστους αποθέματος του Μαρτίου που πληρώνεται αυτόν τον μήνα x Αποθέματα που αγοράστηκαν αυτόν τον μήνα = Μετρητά που πληρώθηκαν για τις αγορές του Μαρτίου

40% x $30,000 = $12,000

Βήμα 2: Υπολογίστε τα Μετρητά που θα πληρωθούν για τις αγορές του Φεβρουαρίου:

Ποσοστό του κόστους αποθέματος του Φεβρουαρίου που πληρώνεται αυτόν τον μήνα x Αποθέματα που αγοράστηκαν τον Φεβρουάριο = Μετρητά που πληρώθηκαν για τις αγορές του Φεβρουαρίου

60% x $40,000 = $24,000

Βήμα 3: Υπολογίστε τα Μετρητά που θα πληρωθούν για τα λειτουργικά έξοδα του Μαρτίου

Ποσοστό των λειτουργικών εξόδων που πληρώνονται στον τρέχοντα μήνα x Λειτουργικά έξοδα Μαρτίου = Μετρητά που πληρώθηκαν τον Μάρτιο για τις Λειτουργίες του Μαρτίου

70% x $10,000 = $7,000

Βήμα 4: Υπολογίστε τα Μετρητά που θα πληρωθούν για τα λειτουργικά έξοδα του Φεβρουαρίου:

Ποσοστό των Λειτουργικών Εξόδων που πληρώνονται τον μήνα μετά την προκύψη x Λειτουργικά έξοδα Φεβρουαρίου =  Μετρητά που πληρώθηκαν τον Μάρτιο για τις Λειτουργίες του Φεβρουαρίου

30% x $10,000 = $3,000

Θυμηθείτε, η έξοδος αποσβέσεων δεν περιλαμβάνεται στον προϋπολογισμό εκροών μετρητών επειδή η αποσβέση είναι ένα μη μετρητό στοιχείο.

Σύνοψη Προϋπολογισμού Μετρητών

Η ταμειακή ισορροπία στις 28 Φεβρουαρίου είναι $4,500 για την εταιρεία Johnson. Η εταιρεία Johnson πρέπει να διατηρεί μια ελάχιστη ταμειακή ισορροπία $10,000. Αν είναι κάτω από $10,000, η Johnson πρέπει να καλύψει αυτή την έλλειψη μετρητών δανειζόμενη χρήματα από μια τράπεζα (με τη μορφή δανείου).

Η εταιρεία Johnson αναμένει να κλείσει τον μήνα Φεβρουάριο με ταμειακή ισορροπία $4,988. Επομένως, η Johnson πρέπει να προγραμματίσει εκ των προτέρων και να δανειστεί το απαραίτητο ποσό μετρητών για να φτάσει τα $10,000. Σε αυτή την περίπτωση, η Johnson πρέπει να δανειστεί τουλάχιστον $5,012 ή περισσότερα. Αυτή η επιστροφή δανείου θα αντικατοπτρίζεται στον προϋπολογισμό μετρητών σε επόμενες λογιστικές περιόδους.

Αξιολόγηση Προϋπολογισμού Μετρητών

Για να αξιολογηθεί ένας προϋπολογισμός μετρητών, οι πραγματικοί αριθμοί για την περίοδο πρέπει να συγκριθούν με τους προϋπολογισθέντες αριθμούς. Η σύγκριση των προϋπολογισθέντων με τους πραγματικούς αριθμούς θα παρέχει πληροφορίες για να ληφθούν σημαντικές αποφάσεις σχετικά με τη θέση μετρητών μιας εταιρείας. Καθώς συγκεντρώνεται περισσότερα δεδομένα (παρελθόντες πωλήσεις, παρελθόντες αγορές, κ.λπ.) μπορούν να δημιουργηθούν πιο ακριβείς προϋπολογισμοί.

Δοκιμασία