Best Practices für die Lohnabrechnung
Die meisten Steuern werden über Gehaltsschecks gezahlt, daher ist ein großer Teil der Lohnbuchhaltung die ordnungsgemäße Erfassung aller Steuern.
Die meisten Menschen sind mit ihrer jährlichen persönlichen Steuererklärung vertraut, aber die Einreichung von Lohnsteuern funktioniert etwas anders. Die Lohnabrechnung erfolgt wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder sogar halbmonatlich, sodass für jeden Abrechnungszeitraum die Steuern berechnet und gemeldet werden müssen. Alle Steuerzahlungen müssen für jeden Abrechnungszeitraum berechnet und dann einmal pro Quartal eingereicht werden.
Steuern zahlen vs. Steuern einbehalten
Bei der Zahlung von Lohnsteuern gibt es einen Unterschied zwischen den Steuern, die vom Arbeitgeber gezahlt werden, und den Steuern, die vom Arbeitgeber einbehalten werden. Kurz gesagt, Unternehmen müssen bestimmte Lohnsteuern an die Regierung zahlen, aber sie behalten auch alle Steuern ein, die die Mitarbeiter an die Regierung zahlen müssen.
Denken Sie daran – die Regierung erhebt einige Steuern direkt von den Arbeitgebern, sodass Unternehmen diese direkt zahlen müssen, und dies hat keinen Einfluss auf das Nettogehalt des Mitarbeiters. Dies sind die Steuern, die Arbeitgeber an die Regierung zahlen. Dies sind Arbeitgebersteuern.
Die Regierung erhebt auch Steuern auf das Einkommen der Mitarbeiter, sodass dies die Steuern sind, die die Mitarbeiter tatsächlich auf ihrem Gehaltsscheck sehen (wie die staatliche Einkommenssteuer) und somit das Nettogehalt beeinflussen. Diese Steuern werden von jedem Gehaltsscheck einbehalten und ebenfalls direkt an die Regierung überwiesen. Am Ende des Jahres erhält jeder Mitarbeiter eine Abrechnung, die zeigt, wie viele Steuern im Laufe des Jahres einbehalten wurden, die zur Einreichung der persönlichen Einkommenssteuererklärungen verwendet wird (um einen Teil des einbehaltenen Geldes zurückzubekommen, wenn möglich).
Bei der Lohnabrechnung müssen sowohl Arbeitgebersteuern als auch Mitarbeitersteuern berechnet werden.
Arbeitgebersteuern
Bei der Durchführung der Lohnabrechnung besteht die erste Sorge darin, die geschuldeten Steuern für jeden Mitarbeiter in jedem Abrechnungszeitraum zu berechnen. Die wichtigsten Lohnsteuerkategorien, die von Arbeitgebern gezahlt werden, sind FICA und Arbeitslosensteuern.
FICA – Federal Insurance Contributions Act
FICA bezieht sich hauptsächlich auf zwei große Programme, die von der Bundesregierung verwaltet werden – Sozialversicherung und Medicare, die zusätzliches Einkommen und Gesundheitsversorgung für ältere und behinderte Menschen unterstützen. FICA-Steuern werden zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern geteilt – beide Seiten zahlen den gleichen Betrag in das Programm ein.
Sozialversicherung
Diese Steuer unterstützt das zusätzliche Einkommen im Ruhestand und die Invaliditätsleistungen für Arbeitnehmer. Der Sozialversicherungsanteil der FICA-Steuer beträgt 6,2% des Grundgehalts.
Sozialversicherungssteuer des Arbeitgebers = Sozialversicherungssteuersatz des Arbeitgebers x Grundgehalt
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 40.000 $ pro Jahr verdient, wäre die Berechnung:
Sozialversicherungssteuer des Arbeitgebers = 6,2% x 40.000 $ = 2.460 $
Es gibt eine Obergrenze für den maximalen Betrag, den Unternehmen für jeden Mitarbeiter zahlen müssen – die Sozialversicherungssteuer wird nur auf die ersten 127.200 $ Einkommen erhoben (was insgesamt 7.886,40 $ an gezahlten Steuern entspricht). Selbst wenn der Mitarbeiter 150.000 $ pro Jahr verdient, muss der Arbeitgeber immer noch nur 7.886,40 $ zahlen (Stand 2017).
Medicare
Das Medicare-Programm unterstützt die Gesundheitsversorgung für ältere Menschen und ist die andere Hälfte von FICA. Der Medicare-Anteil der FICA-Steuer beträgt derzeit 1,45% des Grundgehalts.
Medicare-Steuer des Arbeitgebers = Medicare-Steuersatz des Arbeitgebers x Grundgehalt
Für den Beispielmitarbeiter, der 40.000 $ pro Jahr verdient, beträgt die gesamte von dem Arbeitgeber gezahlte Medicare-Steuer:
Medicare-Steuer des Arbeitgebers = 1,45% x 40.000 $ = 580 $
Im Gegensatz zur Sozialversicherungssteuer gibt es keine Einkommensobergrenze für Medicare-Steuern. Für das Beispiel eines hochverdienenden Arbeitnehmers wäre die Berechnung:
Medicare-Steuer des Arbeitgebers = 1,45% x 150.000 $ = 2.175 $
Arbeitslosigkeit
Die zweite Hauptart von Lohnsteuern, die Arbeitgeber zahlen, sind Arbeitslosensteuern. Arbeitslosensteuern werden verwendet, um Programme zur Arbeitslosenversicherung und zur Arbeitsvermittlung zu finanzieren, die von den Bundesstaaten betrieben werden. Wie bei FICA gibt es zwei verschiedene Teile der Arbeitslosensteuern, die von Arbeitgebern gezahlt werden – FUTA und SUI.
FUTA – Federal Unemployment Taxes
Die FUTA-Steuern sind Bundessteuern, sodass sie unabhängig davon, wo Sie leben, gleich sind (wie FICA). Diese Steuer finanziert die Arbeitslosenversicherung und wird an die Landesregierungen verteilt, um andere Arbeitslosenprogramme zu finanzieren. Der FUTA-Steuersatz beträgt 6% des Grundgehalts.
Bundesarbeitslosensteuer = FUTA-Steuersatz x Grundgehalt
Wie bei der Sozialversicherung hat FUTA eine Obergrenze für den maximalen Betrag, der gezahlt werden muss – FUTA wird nur auf die ersten 7.000 $ Grundgehalt erhoben. Betrachten Sie drei Mitarbeiter – unsere 40.000 $ und 150.000 $ Verdiener von zuvor, aber auch einen Zeitarbeiter, der nur 5.000 $ verdient hat.
FUTA (150.000 $ Verdiener) = 6% x 7.000 $ = 420 $
FUTA (40.000 $ Verdiener) = 6% x 7.000 $ = 420 $
FUTA (5.000 $ Verdiener) = 6% x 5.000 $ = 300 $
SUI – State Unemployment Insurance
Die andere Hälfte der Arbeitslosensteuern kommt auf staatlicher Ebene. Die staatlichen Arbeitslosensteuern variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat erheblich und können selbst innerhalb eines einzelnen Bundesstaates komplex zu berechnen sein. Zum Beispiel kann der staatliche Arbeitslosensteuersatz in Texas zwischen 0,59% und 8,21% (Stand 2017) variieren, liegt aber im Durchschnitt bei 1,64% für die meisten Arbeitgeber.
Die staatlichen Arbeitslosensteuern haben ebenfalls eine Obergrenze, die wiederum je nach Bundesstaat variiert. In Texas beträgt die Obergrenze 9.000 $.
Mit unseren drei Beispielmitarbeitern von zuvor können wir die erwarteten SUI-Steuern in Texas berechnen:
SUI (150.000 $ Verdiener) = 1,64% x 9.000 $ = 147,60 $
SUI (40.000 $ Verdiener) = 1,64% x 9.000 $ = 147,60 $
SUI (5.000 $ Verdiener) = 1,64% x 5.000 $ = 82,00 $
Berechnung der geschuldeten Arbeitgebersteuern
Sobald wir alle vier Arbeitgebersteuern berechnet haben, addieren Sie sie einfach, um die Gesamtsumme der Steuern zu erhalten, die der Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter schuldet.
Arbeitgebersteuer = FICA + Arbeitslosigkeit
Arbeitgebersteuer = (Sozialversicherung + Medicare) + (FUTA + SUI)
Für jeden der Beispielmitarbeiter wären die Gesamtsummen:
Arbeitgebersteuer (Verdiener $150.000) = $7.886,40 + $2.175 + $420 + $147,60 = $10.629
Arbeitgebersteuer (Verdiener $40.000) = $2.460 + $580 + $420 + $146,60 = $3.606,60
Arbeitgebersteuer (Verdiener $5.000) = $310 + $72,50 + $300 + $82 = $754,50
Beachten Sie, dass der Arbeitgeber für den niedrigsten Verdiener fast genauso viel an Arbeitslosensteuern zahlen muss wie an FICA.
Einbehaltene Steuern
Alle oben berechneten Steuern werden ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt, sodass sie nicht auf der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters erscheinen oder dessen Nettogehalt beeinflussen. Arbeitgeber sind jedoch auch verpflichtet, die Einkommenssteuern des Mitarbeiters einbehalten und beim IRS einzureichen. Diese Einkommenssteuerabzüge erscheinen auf der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters – Mitarbeiter können diese Abzüge von ihrem Grundgehalt abziehen, um ihr Nettogehalt (nach Steuern) zu ermitteln.
FICA-Steuern
FICA-Steuern werden auch von den Mitarbeitern erhoben – Mitarbeiter müssen den gleichen Betrag wie die Arbeitgeber zahlen, sowohl für die Sozialversicherung.
Sozialversicherungssteuer des Mitarbeiters = Sozialversicherungssteuersatz des Mitarbeiters x Grundgehalt
Medicare-Steuer des Mitarbeiters = Medicare-Steuersatz des Mitarbeiters x Grundgehalt
Die von den Mitarbeitern gezahlten FICA-Steuern folgen denselben Regeln wie die von den Arbeitgebern gezahlten FICA-Steuern – dieselben Obergrenzen und fast immer derselbe Satz. Derzeit zahlen Mitarbeiter auch 6,2 % Sozialversicherungssteuer und 1,45 % Medicare-Steuer. Für die drei Beispielmitarbeiter betragen die FICA-Steuern:
FICA (Verdiener $150.000) = Sozialversicherung + Medicare = $7.886,40 + $2.175 = $10.061,40
FICA (Verdiener $40.000) = Sozialversicherung + Medicare = $2.460 + 580 = $3.040
FICA (Verdiener $5.000) = Sozialversicherung + Medicare = $310 + $72,50 = $382,50
Einkommenssteuern
Einkommenssteuern werden ebenfalls von den Arbeitgebern einbehalten und an den IRS abgeführt. Es gibt zwei Arten von Einkommenssteuern – Bundes- und Landessteuern. Die tatsächliche Berechnung für beide Einkommenssteuern kann komplexer sein, da die Steuersätze auf Bundesebene für verschiedene Einkommensstufen variieren.
Die Bundesstaaten verwenden ebenfalls unterschiedliche Regeln für die Einkommenssteuer – einige Bundesstaaten (wie Texas und Alaska) haben überhaupt keine staatliche Einkommenssteuer.
Einreichung von Lohnsteuererklärungen
Sobald Arbeitgeber die insgesamt geschuldeten Steuern und die insgesamt einbehaltenen Steuern für jeden Mitarbeiter berechnet haben, müssen sie das Formular 941 beim IRS einreichen. Im Gegensatz zu persönlichen Einkommenssteuererklärungen wird das Formular 941 vierteljährlich und nicht jährlich eingereicht. Dieses Formular berichtet über alle verdienten Einkünfte, zahlt die FICA-Steuern des Arbeitgebers und führt alle einbehaltenen Einkommenssteuern des Mitarbeiters ab. Die meisten Arbeitgeber verwenden Lohnbuchhaltungssoftware, und die meisten Lohnbuchhaltungssoftware generiert automatisch das Formular 941, das elektronisch beim IRS eingereicht werden kann.
Wie bei persönlichen Einkommenssteuern ist es möglich, dass Arbeitgeber eine Steuererstattung erhalten, wenn sie das Formular 941 einreichen. Dies geschieht am häufigsten, wenn ein Fehler im vorherigen Bericht vorlag – Arbeitgeber müssen ein Formular 941-X manuell für Änderungen oder Korrekturen einreichen.