Meilleures Pratiques en Matière de Paie
La plupart des impôts payés le sont par le biais des chèques de paie, donc une grande partie de la comptabilité de la paie consiste à comptabiliser correctement tous les impôts.
La plupart des gens sont familiers avec leur déclaration de revenus personnelle annuelle, mais le dépôt des impôts sur la paie fonctionne un peu différemment. La paie est effectuée chaque semaine, toutes les deux semaines, mensuellement, ou même semi-mensuellement, donc pour chaque cycle de paie, les impôts doivent être calculés et déclarés. Tous les paiements d’impôts doivent être calculés pour chaque cycle de paie, puis déposés une fois par trimestre.
Payer des Impôts vs Retenir des Impôts
Lors du paiement des impôts sur la paie, il y a une distinction entre les impôts payés par l’employeur et les impôts retenus par l’employeur. En résumé, les entreprises doivent payer certains impôts sur la paie au gouvernement, mais elles retiennent également tous les impôts que les employés doivent payer au gouvernement.
Pensez-y de cette façon : le gouvernement facture certains impôts directement aux employeurs, donc les entreprises doivent les payer directement et cela n’a aucun impact sur le salaire net de l’employé. Ce sont des impôts que les employeurs paient au gouvernement. Ce sont des impôts de l’employeur.
Le gouvernement facture également des impôts sur le revenu de l’employé, donc ce sont les impôts que les employés voient réellement sur leur chèque de paie (comme l’impôt sur le revenu de l’État), et qui impactent donc le salaire net. Ces impôts sont retenus de chaque chèque de paie et envoyés directement au gouvernement. À la fin de l’année, chaque employé reçoit un relevé montrant combien d’impôts ont été retenus tout au long de l’année, qui est utilisé pour déposer des déclarations de revenus personnelles (pour récupérer une partie de cet argent retenu, si possible).
Lors de la gestion de la paie, il est nécessaire de calculer à la fois les impôts de l’employeur et les impôts de l’employé.
Impôts de l’Employeur
Lors de la gestion de la paie, la première préoccupation est de calculer les impôts dus pour chaque employé à chaque période de paie. Les principales catégories d’impôts sur la paie payées par les employeurs sont les impôts FICA et les impôts sur le chômage.
FICA – Loi sur les Contributions d’Assurance Fédérale
Le FICA fait principalement référence à deux grands programmes gérés par le gouvernement fédéral – la Sécurité Sociale et Medicare, qui soutiennent le revenu complémentaire et les soins de santé pour les personnes âgées et handicapées. Les impôts FICA sont partagés entre les employeurs et les employés – les deux parties paient le même montant dans le programme.
Sécurité Sociale
Ce taxe soutient le revenu complémentaire de retraite et les prestations d’invalidité pour les travailleurs. La partie Sécurité Sociale de l’impôt FICA est de 6,2 % du salaire de base.
Impôt de Sécurité Sociale de l’Employeur = Taux d’Impôt de Sécurité Sociale de l’Employeur x Salaire de Base
Par exemple, si un employé gagne 40 000 $ par an, le calcul serait :
Impôt de Sécurité Sociale de l’Employeur = 6,2 % x 40 000 $ = 2 460 $
Il y a un plafond sur le montant maximum que les entreprises doivent payer pour chaque employé – l’impôt de Sécurité Sociale n’est facturé que sur les premiers 127 200 $ de revenu (ce qui représente 7 886,40 $ d’impôt total payé). Même si l’employé gagne 150 000 $ par an, l’employeur doit toujours payer 7 886,40 $ (à partir de 2017).
Medicare
Le programme Medicare soutient les soins de santé pour les personnes âgées, et est l’autre moitié du FICA. La partie Medicare de l’impôt FICA est actuellement de 1,45 % du salaire de base.
Impôt Medicare de l’Employeur = Taux d’Impôt Medicare de l’Employeur x Salaire de Base
Pour l’employé exemple gagnant 40 000 $ par an, le total de l’impôt Medicare payé par l’employeur est :
Impôt Medicare de l’Employeur = 1,45 % x 40 000 $ = 580 $
Contrairement à l’impôt de Sécurité Sociale, il n’y a pas de plafond de revenu pour les impôts Medicare. Pour l’exemple du haut revenu, le calcul serait :
Impôt Medicare de l’Employeur = 1,45 % x 150 000 $ = 2 175 $
Chômage
Le deuxième type majeur d’impôt sur la paie que les employeurs paient est le chômage. Les impôts sur le chômage sont utilisés pour financer les programmes d’assurance chômage et les programmes de placement de travail gérés par les États. Comme le FICA, il y a deux parties différentes des impôts sur le chômage payés par les employeurs – FUTA et SUI.
FUTA – Impôts Fédéraux sur le Chômage
Les impôts FUTA sont des impôts fédéraux, donc ils seront les mêmes peu importe où vous vivez (comme le FICA). Cet impôt finance l’assurance chômage, et est distribué aux gouvernements des États pour financer d’autres programmes de chômage. Le taux d’impôt FUTA est de 6 % du salaire de base.
Impôt Fédéral sur le Chômage = Taux d’Impôt FUTA x Salaire de Base
Comme pour la Sécurité Sociale, le FUTA a un plafond sur le montant maximum qui doit être payé – le FUTA n’est facturé que sur les premiers 7 000 $ de salaire de base. Considérons trois employés – nos gagnants de 40 000 $ et 150 000 $ d’avant, mais aussi un travailleur temporaire qui n’a gagné que 5 000 $.
FUTA (Gagnant de 150 000 $) = 6 % x 7 000 $ = 420 $
FUTA (Gagnant de 40 000 $) = 6 % x 7 000 $ = 420 $
FUTA (Gagnant de 5 000 $) = 6 % x 5 000 $ = 300 $
SUI – Assurance Chômage de l’État
L’autre moitié des impôts sur le chômage provient du niveau de l’État. Les impôts sur le chômage de l’État varient beaucoup d’un État à l’autre, et peuvent être complexes à calculer même au sein d’un seul État. Par exemple, au Texas, le taux d’impôt sur le chômage de l’État peut varier entre 0,59 % et 8,21 % (à partir de 2017), mais en moyenne 1,64 % pour la plupart des employeurs.
Les impôts sur le chômage de l’État ont également un plafond, qui varie encore une fois selon l’État. Au Texas, le plafond est de 9 000 $.
En utilisant nos trois employés exemples d’avant, nous pouvons calculer les impôts SUI attendus dus au Texas :
SUI (Gagnant de 150 000 $) = 1,64 % x 9 000 $ = 147,60 $
SUI (Gagnant de 40 000 $) = 1,64 % x 9 000 $ = 147,60 $
SUI (Gagnant de 5 000 $) = 1,64 % x 5 000 $ = 82,00 $
Calcul des impôts dus par l’employeur
Une fois que nous avons calculé les quatre impôts de l’employeur, il suffit de les additionner pour obtenir le total des impôts que l’employeur doit pour chaque employé.
Impôt de l’employeur = FICA + Chômage
Impôt de l’employeur = (Sécurité Sociale + Medicare) + (FUTA + SUI)
Pour chacun des employés d’exemple, les totaux seraient :
Impôt de l’employeur (Gagnant de 150 000 $) = 7 886,40 $ + 2 175 $ + 420 $ + 147,60 $ = 10 629 $
Impôt de l’employeur (Gagnant de 40 000 $) = 2 460 $ + 580 $ + 420 $ + 146,60 $ = 3 606,60 $
Impôt de l’employeur (Gagnant de 5 000 $) = 310 $ + 72,50 $ + 300 $ + 82 $ = 754,50 $
Notez que pour le gagnant le plus bas, l’employeur doit payer presque autant en impôts de chômage qu’en FICA.
Impôts retenus
Tous les impôts calculés ci-dessus sont payés strictement par l’employeur, donc ils n’apparaîtraient pas sur le chèque de paie d’un employé ni n’affecteraient leur salaire net. Cependant, les employeurs sont également tenus de retenir les impôts sur le revenu de l’employé et de les déclarer à l’IRS. Ces retenues d’impôt sur le revenu apparaissent sur le chèque de paie d’un employé – les employés peuvent soustraire ces retenues de leur salaire de base pour trouver leur salaire net (après impôt).
Impôts FICA
Les impôts FICA sont également prélevés sur les employés – les employés doivent payer le même montant que les employeurs, tant pour la Sécurité Sociale.
Impôt de Sécurité Sociale de l’employé = Taux d’impôt de Sécurité Sociale de l’employé x Salaire de base
Impôt Medicare de l’employé = Taux d’impôt Medicare de l’employé x Salaire de base
Les impôts FICA payés par l’employé suivent les mêmes règles que les impôts FICA payés par l’employeur – mêmes règles de plafond, et presque toujours le même taux. Actuellement, les employés paient également 6,2 % d’impôt sur la Sécurité Sociale et 1,45 % d’impôt Medicare. Pour les trois employés d’exemple, les impôts FICA sont :
FICA (Gagnant de 150 000 $) = Sécurité Sociale + Medicare = 7 886,40 $ + 2 175 $ = 10 061,40 $
FICA (Gagnant de 40 000 $) = Sécurité Sociale + Medicare = 2 460 $ + 580 $ = 3 040 $
FICA (Gagnant de 5 000 $) = Sécurité Sociale + Medicare = 310 $ + 72,50 $ = 382,50 $
Impôts sur le revenu
Les impôts sur le revenu sont également retenus par les employeurs et remis à l’IRS. Il existe deux types d’impôts sur le revenu – Fédéral et État. Le calcul réel pour les deux impôts sur le revenu peut être plus complexe, car les taux d’imposition changent pour différents niveaux de revenu au niveau fédéral.
Les États utilisent également différentes règles d’impôt sur le revenu – certains États (comme le Texas et l’Alaska) n’ont pas d’impôt sur le revenu au niveau de l’État.
Dépôt des déclarations fiscales sur la paie
Une fois que les employeurs calculent le total des impôts dus et le total des impôts retenus pour chaque employé, ils doivent déposer le formulaire 941 auprès de l’IRS. Contrairement aux déclarations d’impôt sur le revenu personnel, le formulaire 941 est déposé trimestriellement, et non annuellement. Ce formulaire rapporte tous les revenus gagnés, paie les impôts FICA de l’employeur et remet tous les impôts sur le revenu retenus du côté de l’employé. La plupart des employeurs utilisent un logiciel de paie, et la plupart des logiciels de paie génèrent automatiquement le formulaire 941, qui peut être déposé électroniquement auprès de l’IRS.
Tout comme pour les impôts sur le revenu personnel, il est possible pour les employeurs d’obtenir un remboursement d’impôt lors du dépôt du formulaire 941. Cela se produit le plus souvent s’il y a eu une erreur dans le rapport précédent – les employeurs doivent déposer manuellement un formulaire 941-X pour toute modification ou correction.