Mis on finantsdokumendid?
Kuna hakkate töötama finantsasutustega, et kaitsta oma raha ja töödelda oma finantstehinguid, on oluline õppida, kuidas hoida häid finantsdokumente. Need dokumendid, nii paberil kui ka elektrooniliselt, võimaldavad teil teada, kus teie raha ja varad asuvad ning täpselt kui palju teil on antud hetkel.
Võite valida nende dokumentide printimise ja hoidmise kaustikus või korraldada need oma arvutis kaustades. Kasutatav meetod ei oma tähtsust. Oluline on, et te mõistate, mis teie rahanduses toimub ja teate, kust leida teavet, kui seda vajate.
Finantsplaneerimine
Kui te koostate või arendate oma finantsplaane ja seadke uusi finantseesmärke, peate alustama täpsete finantsdokumentidega. Teie finantsdokumendid võimaldavad teil täpselt teada, kus te täna olete, ja need aitavad teil näha, millal olete oma eesmärke saavutanud.
Maksud
Finantsdokumentide tüübid
Enamik inimesi hindab häid finantsdokumente, kui on aeg esitada maksudeklaratsioone. Paljud asjad, millele te aastaringselt raha kulutate, nagu teie auto registreerimise uuendamine, tööülikonnad ja teatud tüüpi intressid laenudelt, võivad kõik olla maksust maha arvatavad – kuid ainult siis, kui olete hoidnud häid dokumente nende maksete kohta.
Kviitungid
Kui soovite oma maksudelt maha arvata, soovib IRS näha tõendit, et konkreetsed ostud või maksed on tehtud. Ja tõendi esitamiseks peate esitama kviitungi.
Peaksite alati hoidma kviitungid suurte ostude (nagu teie auto müügileping) jaoks. Paljud linnad pakuvad ka maksusoodustusi, kui kasutate ühistransporti, seega on ka hea mõte hoida neid kviitungid.
Harjumus hoida oma kviitungid võib aidata teid ka teistes eluvaldkondades. Näiteks on kommunaalarved ja kviitungid sageli vajalikud kui “aadressi tõend”, kui soovite avada pangakonto. Kui hiljem tekib konflikt arve tasumise üle, võib kviitungi olemasolu probleemi kohe lahendada, samas kui vastupidise tõestamine võib olla pikk ja vaevaline protsess.
Panga dokumendid
Teie pangakonto on üks teie kõige olulisemaid allikaid finantsdokumentide jaoks. Tavaliselt salvestatakse kogu teie tehingute ajalugu paariks aastaks (sealhulgas iga tšekki, mille te kirjutate), koos teie praeguste kontojääkidega. Kui teil ei ole makse kviitungit (näiteks kui kirjutate iga kuu üüritšeki), on teil siiski võimalik leida selle tehingu kohta teave oma pangakontolt.
Teave, mis teie pangadokumentides sisaldub, sõltub teie konto tüübist. Näiteks, kui teil on säästukonto, võib teil olla rohkem dokumente sissemaksete summade ja kuupäevade kohta, koos kogunenud intressiga. Kui teil on kontrollkonto (või “Praegune” konto), on teil oma praegused saadaval olevad jäägid, koos tšekkide, deebetkaardi tehingute ja sularahaautomaatide väljavõtete tehingute ajalooga. Teie pangadokumendid on hindamatu ressurss, kui koostate ja muudate oma kulutuste plaani.
Tuluaruanded
Iga kord, kui te saate palka, loob teie tööandja palgatehingu, mis näitab, kui palju tunde te töötasite, kui palju te saate tunnis ja kui palju raha on teie palgast maha arvatud erinevate maksude jaoks. Aasta lõpus koondab teie tööandja kogu teie palgainformatsiooni vormiks, mida tuntakse kui W-2 (või 1099, sõltuvalt teie töö tüübist) või Tuluaruanne. Ameerika Ühendriikide väliselt on aruandel erinevad nimed, kuid see sisaldab alati samu põhiteavet.
Teie tuluaruanded on avaldused, mis näitavad, kui palju raha olete teeninud, tavaliselt koos sellega, kui palju tulumaksu ja sotsiaalkindlustust olete maksnud, antud aastal. Need on vajalikud teie maksude esitamiseks, kuid on ka kasulikud, et näha, kuidas teie sissetulek aja jooksul areneb.
Investeeringute aruanded
Kui teil on aktsiaid, võlakirju või muid investeeringuid, saate regulaarselt kontoväljavõtteid oma maaklerilt. See sisaldab teie rahajääke (mis on saadaval väljavõtmiseks või rohkemate väärtpaberite ostmiseks), teie portfelli koguväärtust, saadud dividendide summat ja teie investeeringute kogukulu (see on kõige olulisem investeerimisfondide puhul). Teie investeeringute aruanded on maksustamise eesmärkidel hädavajalikud. Te olete seaduslikult kohustatud teatama kõikidest investeerimistulu, seega on nende dokumentide kiire kätte saamine hädavajalik.
Isikliku vara inventuur
Erinevalt teistest põhirekorditest on see üks, mille koostad ja hoiad ise. Sinu isiklik vara inventuur on põhimõtteliselt nimekiri sellest, mis sul on, kus see asub ja selle hinnanguline väärtus. See tundub üsna lihtne, kui oled veel koolis, kuid on rohkem kui paar teatatud juhtumit suurtest rahasummadest, mis on peidetud ja unustatud. Sinu isiklik vara inventuuri ei kasutata maksude jaoks.
Isikliku vara inventuuri pidamise ja hooldamise peamine eelis on puhtalt organiseeritus. Teades täpselt, kus sinu asjad asuvad ja kui palju need maksavad, võib olla väga kasulik, kui sinu eluolud muutuvad ja soovid müüa (või annetada) asju, mida sa enam ei kasuta või mille olemasolu oled võib-olla unustanud. Iseteeninduslike hoiukappide tööstus õitseb inimeste peal, kes teevad igakuiseid makseid asjade hoidmiseks, mida nad regulaarselt ei kasuta!
Tuludeklaratsioonid
Pärast tuludeklaratsiooni esitamist hoia koopia hilisemaks viitamiseks. Õiguslikult peaksid säilitama kõik maksudeklaratsioonid ja kviitungid 7 aastat, kuid võib olla kasulik hoida neid kauem, kui soovid aeg-ajalt tegeleda pikaajalise finantsplaneerimisega.
Isiklikud kuludokumendid
Võid koguda lühikese aja jooksul kümneid kviitungeid. Iga paari kuu tagant proovi need kokku rühmitada ja hoida neid turvalises kohas (näiteks kõik kviitungid “jaanuar – märts 2016” hoitud kaustas tulekindlas seifis). Samal ajal kopeeri summad ja ostu põhjus Exceli tabelisse. See teeb lihtsaks teada, kui palju sa kulutasid ja kuhu sa selle kulutasid. Lisaks saad oma tabelit kasutada, et kiiresti ja lihtsalt leida originaalkviitung hiljem, kui vajad seda. Regulaarne kviitungite arhiveerimine vähendab tõenäosust, et mõni neist kaob või visatakse kogemata minema. Selle regulaarseks harjumiseks muutmine aitab sul vältida terve pärastlõuna kulutamist kviitungite sorteerimisele ja organiseerimisele.
Oma dokumentide turvalisuse tagamine
Nüüd, kui sul on kogu see teave, on sinu peamine mure selle turvalisus. Isikuandmete vargus on tõsine probleem ja kui keegi saaks volitamata juurdepääsu vaid mõnele sinu dokumendile, võiks ta seda teavet sinu kahjuks kasutada.
Paberidokumentide säilitamine
Asjade jaoks nagu sinu maksudeklaratsioonid, kviitungid ja investeerimisaruanded võid sul olla paberkoopiad, mis peavad olema nii kergesti leitavad kui ka turvalised. Üks võimalik lahendus on osta väike seif, mille saad põranda külge kinnitada, hoides oma dokumendid turvaliselt ja ühes kohas. Pangad pakuvad hoiukaste, kus saad ohutult hoida dokumente ja esemeid. Väikesed kastid maksavad tavaliselt umbes 60 dollarit aastas. Pangas käimise ebamugavus, et saada juurdepääs oma dokumentidele, võib olla tasakaalus teadmisest, et dokumendid on turvalises kohas.
Elektrooniliste dokumentide säilitamine
Oma arvutifailide kaitsmine häkkerite ja petjate eest on palju keerulisem väljakutse. On kümneid viise, kuidas oma dokumente turvaliselt hoida, kuid need on kõige levinumad reeglid, mida järgida:
Reegel #1: Ära jaga oma sisselogimisandmeid
Vaatamata sellele, mida filmid näitavad, tehakse enamik “häkkeritööd” mitte keeruliste arvutialgoritmide sundimisega peamise arvuti häkkimiseks, vaid tavaliselt lihtsalt seetõttu, et keegi jagab parooli kellegagi, kellega ta ei peaks. See kehtib mitte ainult paroolide, vaid ka muu teabe kohta. ÄRA KUNAGI anna oma konto numbreid, krediitkaardi numbreid, kasutajanimesid või paroole telefoni või e-posti teel. Kui pead kindlasti jagama kasutajanime ja/või parooli (näiteks konto jagamine grupiga), veendu, et see on kasutajanimi ja parool, mida sa ei kasuta ühelgi teisel veebisaidil.
Reegel #2: Ära kasuta oma parooli uuesti
Arvutis olles ei saa sa öelda, millised saidid kasutavad luba administraatoritel näha sinu parooli ja millised kasutavad korralikku krüpteerimist. Kui kasutad samu kasutajanimesid ja paroole paljudes kohtades, suurendad sa tõenäosust, et rahulolematu kolleeg varastab andmeid ja pääseb sinu teistesse kontodesse.
Reegel #3: Muuda oma paroole sageli
Isegi kõige turvalisem ja ainulaadne parool maailmas on haavatav klahvilogijate suhtes – viirusetüüp, mis salvestab iga klahvi, mida sa vajutad, ja edastab selle viiruse looja tagasi. Isegi kui sul ei ole koduarvutis klahvilogijat (mis võib olla peidetud mitu kuud või aastat enne “aktiveerimist”), on võimalik, et see on installitud arvutisse arvuti laboris või avalikus arvutis. Paroolide muutmine iga paari kuu tagant on hea viis nende turvalisuse tagamiseks.
Reegel #4: Vali raskesti arvatavad paroolid
Kui valid parooli konto jaoks, proovi valida tähe-, sümboli- ja numbrikombinatsioone, mis on piisavalt lihtsad, et sa saaksid neid meeles pidada, kuid rasked sinu parima sõbra või häkkeri jaoks, kes kasutab juhuslikke tähe kombinatsioone, et neid ära arvata. Pea meeles, et pead ise ka oma paroolide turvalisuse nimel vaeva nägema.
Teised finantsdokumentide näpunäited ja nipid
Vaata, milliseid konto haldamise teenuseid mõned finantsasutused võivad pakkuda
Kui kõike jälgida on hirmutav väljakutse, vaata, milliseid teenuseid sinu pank või muu finantsasutus saab “koos pakkuda”. Näiteks on äärmiselt tavaline, et inimesel on oma säästu- ja kontrollkontod, investeerimisportfell, kodulaen ja krediitkaart kõik sama panga kaudu, mistõttu saavad nad kõigile nendele finantsdokumentidele juurdepääsu panga veebipõhise portaali kaudu.
Sellel on mugavuse eelised, kuid seal on ka tõsiseid puudusi. Näiteks, kui sinu parool varastatakse selle veebipanga teenuse jaoks, võid sa kaotada juurdepääsu kõigile korraga, põhjustades tohutu peavalu ja potentsiaalselt kümneid tuhandeid dollareid.
Külastage maksueksperte või finantsnõustajaid
Isegi kui sa ei tee seda igal aastal, võib professionaaliga kohtumine säästa sulle aega ja raha pikas perspektiivis. Maksueksperdid ja finantsnõustajad mõistavad maksukoode, investeerimisstrateegiaid, finantslõkse ja bürokraatiat, millega sa ei pruugi tuttav olla. Nende teadmiste eest tasumine võib vähendada aega ja uurimistööd, mida pead kulutama, et üksi oma finantsdokumente mõista.
Sa võid mäletada põhialuseid – kui sul on kulu, mida kasutatakse peamiselt äri jaoks, siis saad tõenäoliselt selle pealt maksusoodustust taotleda. Siiski ei pruugi sa teada täpset protsessi, kuidas taotleda aega, mil kasutasid oma autot tööl, või kas saad taotleda müügimaksu vabastusi uute renoveerimiste jaoks oma kodus. Kohtumine maksueksperdi või finantsnõustajaga on lihtsaim viis navigeerida punase teibi meres ja saada oma maksutagastustest maksimaalset kasu, ning minimeerida aega ja uurimistööd, mida pead oma finantsdokumentide kallal oma vabast ajast tegema.