Planeerimise ja Visiooni Olulisus
Planeerimine on oluline juhtimisfunktsioon, kuna see aitab juhtidel valmistuda lühiajaliste ja pikaajaliste väljakutsete ja võimaluste jaoks, millega ettevõte igapäevaselt silmitsi seisab. Planeerimine mängib olulist rolli äriplaani ja strateegilise plaani koostamisel, tugevdades ettevõtte missiooni, visioone ja eesmärke, mida kasutatakse strateegia, konkurentsieelise arendamiseks ja rakendamiseks ning tõhususe ja efektiivsuse saavutamiseks, kuidas ettevõte tegutseb.
Mis on Planeerimine
Planeerimine on analüüsi ja tegevusplaani koostamise kombinatsioon. Planeerimine on see, mida soovite teha, et saavutada mõni eesmärk või siht, et paremini juhtida ettevõtet. Planeerimise eesmärk on planeerida, millises suunas ettevõte liigub, milliseid otsuseid tuleb teha, kuidas olla konkurentidest paremad samas tööstuses ja ettevõttes ning kuidas kõrvaldada raiskamine ja optimeerida praeguseid tegevusi. Kuna plaanid käsitlevad suurt hulka äri eesmärke, on need sageli väga mitmekesised, kuid kõik head plaanid sisaldavad mõningaid põhikomponente:
Eesmärgid ja sihid
Mis on organisatsiooni soovitud saavutada; need võivad ulatuda väga laiast (suurest pildist, üldisest strateegiast, pikaajalisest) väga spetsiifiliseni (hetkes, taktikates, lühiajaliselt). Pea meeles, et just väikesed sammud (sihtmärgid) aitavad ettevõttel saavutada suuri samme (eesmärke).
Välist keskkonda analüüs
Mis on organisatsiooni kontrolli alt väljas, kujunedes trendide, uute tehnoloogiate, täiendavate seaduste, uue konkurentsi, ebatavaliste sündmuste jne kujul. Keegi ei saa tõeliselt ennustada, mis homme juhtub, vaid ainult seda, mis võiks juhtuda. Seega, kui midagi muutub (hea või halb), on ettevõttel parem selleks valmistuda.
Sisemise keskkonna analüüs
Head plaanid ei sünni vaakumis: need arvestavad hoolikalt meeleolu ja ettevõtte kultuuri, milles need välja töötatakse. See tähendab, et juhtidel peab olema teatud teadlikkus sellest, mis toimub inimressurssides, raamatupidamisosakonnas, õigusosakonnas, turunduses ja müügis, logistikas, hoolduses jne. Sellised tegevused võivad luua organisatsioonile väärtust või võivad nad olla suurte kaotuste allikaks, kui neid ei kontrollita korralikult.
Ettevõtte Omand
Mis kuulub ettevõttele ja mis tal on, mis loob väärtust ja rikkust, mis näitab selle finantsseisundit ja võimu, mida ta turul ja konkurentide üle omab. Suurepärane planeerimine püüab kasutada kõiki tööriistu, mis juhil on tema käsutuses, et parimal viisil oma eesmärke saavutada.
Planeerimise Ulatus
Erinevad organisatsiooni tasemed teevad plaane erineva ulatusega. Plaani ulatus tähendab, kui suur on plaan seoses ettevõtte kogutegevusega. Mida kõrgemal tasemel juht organisatsioonis on, seda laiem on tavaliselt nende plaanide ulatus. Peamised planeerimise ulatuse tüübid on:
Strateegiline Planeerimine
Strateegiline Planeerimine on organisatsiooni kõige kõrgema taseme plaanid. Need plaanid määratlevad, mis ettevõte on ja mida ta teeb, ning peaksid olema kõigi ettevõtte juhtide juhendav filosoofia eesmärkide ja sihtide seadmisel. Strateegilised plaanid ei sisalda tavaliselt spetsiifikat, vaid ainult laia ettevõtte suunda. Strateegilistel plaanidel on tavaliselt mitme aasta ajahorisont.
Äriplaan
“Äriplaan” määratleb mõned põhieesmärgid, kas kogu ettevõtte või ettevõtte osakonna jaoks. Äri plaan võtab ettevõtte visiooni ja tõlgib selle spetsiifilisteks, saavutatavateks eesmärkideks, tavaliselt määratletud ajahorisontidega, millal nad ootavad, et need eesmärgid saavutatakse. Äri plaanid luuakse tavaliselt tippjuhtide ja suure osa keskastme juhtide koostöös. Väiksemate ja nooremate ettevõtete puhul liidetakse sageli strateegiline planeerimine ja äriplaan – kõrvaldades strateegilise planeerimise etapi ja minnes otse äriplaani (vt allpool). Äri plaanidel on tavaliselt ajahorisont vaid aasta või kaks.
Operatiivne Planeerimine
Operatiivne Planeerimine tähendab äriplaanis välja toodud eesmärkide muutmist spetsiifilisteks sihtideks, millel on suhteliselt lühikesed ajahorisondid, ja meeskonnale suuniste andmist, kuidas neid sihte saavutada. Operatiivne planeerimine keskendub määratlemisele, millises suunas peaks ettevõtte ridade töötajad igapäevaselt töötama, ja tavaliselt koostavad seda madalaima taseme juhid (keskmise juhtkonna sisendi abil). Operatiivsed plaanid on tavaliselt projektipõhised, seega sõltub nende ajahorisont sellest, kui suur on projekt, millega nad soovivad tegeleda.
Ettevõtlusplaneerimine
Need on plaanid, mis käsitlevad, mida saab luua ettevõtte kasvatamiseks ja mida saab tarbijatele tutvustada, et lisada väärtust. Ettevõtlusplaneerimise etapid ei järgi sama hierarhilist struktuuri kui teiste plaanide tüübid – ettevõtlusideed genereeritakse sageli kogu ettevõttes ja kipuvad liikuma üles ja alla juhtimistasandite vahel, kui ideed täiendatakse.
Äriplaan
“Äriplaan” antud kontekstis on väikese ettevõtte põhidokument – see ühendab paljusid elemente nii strateegilisest planeerimisest kui ka äriplaanist, et esitada selge visioon sellest, mis ettevõte on, millised on selle eesmärgid ja kuidas ta kavatseb neid saavutada. Hea äriplaan täidab kolme funktsiooni: see annab suuna kõigi juhtimistasandite jaoks, kuhu ettevõte liigub (nagu strateegiline plaan), see annab juhiseid, millised on ettevõtte eesmärgid ja missioonid ettevõtte töötajatele ning see toimib dokumendina, mida esitada pankadele ja teistele investoritele, et näidata, miks ettevõte on kasumlik.
Äriplaan koosneb järgmistest elementidest:
Juhtkonna Kokkuvõte
Esimene asi, mis teie aruandes ilmub, ja viimane asi, mis kirjutatakse, kui olete lisanud kõik muud äriplaani vajalikud komponendid. Juhtkonna kokkuvõte püüab kokku võtta kõik muud äriplaani osad ühe lühikese pilguga.
Äri Kirjeldus
Määratleb, millist tüüpi äri te alustate ja annab lühidalt ülevaate sellest, mida te tarbijatele pakute. Siin tuleks täpsustada ka pakutavad tooted või teenused.
Missioon
Väide, mis sisaldab eesmärke, mis selgitab, miks äri eksisteerib, kuidas see toimib ja kuidas see erineb teistest ettevõtetest.
Visioon
Väide, mis inspireerib töötajaid andma endast parima ja miks kliendid jäävad organisatsioonile truuks.
SWOT analüüs
Paljastab võimalikke tugevusi, nõrkusi, võimalusi ja ohte, millega teie ettevõte silmitsi seisab sisemises ja välimises äri keskkonnas.
Eesmärgid
Asjad, mida soovite oma äri kaudu saavutada.
Rakendamine
Kuidas äri plaan rakendatakse, näiteks turundus, müük, jaotamine, reklaam jne.
Lisakomponente saab lisada, et selgitada üksikasjalikumalt turundusstrateegiat, turundusmixi, konkurentsikeskkonda, konkurentsieeliseid, sisenemise takistusi ja välist keskkonda, et katta kõik küsimused ja mured, mis võivad nendes valdkondades tekkida. Juhtidel tuleb olla teadlik, et plaanid võivad muutuda kiiresti muutuva suundumuste, uue tehnoloogia, poliitilise segaduse või majanduslanguse, nõrga kliendinõudluse ja klienditoe puudumise, ümbritsevate sündmuste ning äri seotud lisakulude tõttu. Need muutused tuleb mainida või kajastada äriplaanis, kui need juhtuvad, muutes äriplaani arenevaks dokumendiks.
Operatiivne planeerimine
Strateegiline planeerimine on planeerimine, kuid strateegia on selle ees. Strateegia osa on uurimine ja otsuste tegemine, mis määratleb äri ja aitab säilitada konkurentsieelise. Need on plaanid, mis hindavad organisatsiooni identiteeti, nii enda kui ka oma kuvandi osas ülejäänud maailmale, ja kuidas teha paremaid otsuseid logistika, tegevuse, turunduse, müügi, teenindamise, haldamise, investeerimise ja väärtuse tootmise osas, mida saab muuta kulude kokkuhoidmiseks või kasumiks. Operatiivse planeerimise eesmärk on jätta püsiv ja transformatiivne mulje organisatsiooni sees ja väljas, mida praktiseeritakse juhi igapäevastes tegevustes.
Logistika planeerimine
Planeerimine ja hankimine, jaotamine ja varude vahetus, et vähendada saatmisaega ja vähendada saatmiskulusid.
Tegevuste planeerimine
Tõhusalt hoonete paigutuse, tegevuste voogude, tööde ja tööülesannete kavandamine ja delegeerimine, et vähendada tootmiskulusid ja integreerida uusi tehnoloogiaid.
Turundusplaanid
Tõhus reklaam ja ettevõtte edendamine, korraldades ja kontrollides erinevaid multimeedia platvorme, nagu otsepostitus, Facebook, Twitter, ajalehed jne.
Müügiplaanid
Müügimeetodite planeerimine ja korraldamine, tuginedes teabele, mis on saadud uuringute läbiviimisest, praeguste klientide uurimisest, praeguste suundumuste uurimisest veebis, uudiste lugemisest, et teada, millised muutused mõjutavad müüki jne.
Teenindusplaanid
Planeerimine ja kontrollimine, kuidas töötajad reageerivad klientide kaebustele ja ettepanekutele ning teenuste kvaliteedi hindamine ja pidev parendamine.
Planeerimise meetodid ja tehnikad
Planeerimisprotsess nõuab teadlikkust, perspektiivi ja arusaamist. Realistlikult peavad organisatsioon, selle juhtimise eest vastutavad isikud ja ressursse panustavad isikud rakendama meetodeid ja tehnikaid, et plaan ellu viia. Siin on mõned, mida saab kasutada äriplaani ja strateegilise planeerimise jaoks:
Rahvahange
Rahvahange jagab suure osa “raske töö” paljudele inimestele. Ettevõtted, mille madalama taseme juhtide ja töötajate vaheline ühtekuuluvus on tugev, võivad rahvahanke äriplaanide koostamisel saavutada suurt edu, kuna see annab kõigile osalejatele suurema “huvi” ettevõtte eesmärkide määratlemisel.
Keskkonna prognoosimine
Keskkonna prognoosimine tähendab järgmise toimumise ennustamist, vaadates mustreid ja ajaloo sündmusi, tegevusi, suundumusi ja konkurentsi. See on tugevalt andmepõhine planeerimise tüüp, rõhutades tugevat uurimistööd ja suundumuste analüüsi.
SWOT analüüs
Vaadates sisemise ja välimise keskkonna tugevusi, nõrkusi, võimalusi ja ohte. SWOT analüüs on enamikus plaanitüüpides põhikomponent, et aidata tuvastada, mis võib õigesti minna ja mis võib valesti minna.
Konkurentsi analüüs
Tundma sisenemise takistusi, ostjate võimu kvaliteedi ja konkurentsijõudude osas, tarnijate võimu hindade ja kvaliteedi osas, asendatavate toodete või teenuste ohtu ning kui tugevad konkurentsijõud on konkurentide seas. Konkurentsi analüüs on ettevõtte jaoks hädavajalik, et teada, millega nad oma valdkonnas silmitsi seisavad, ja olla tipus.
Väärtusahela analüüs
Strateegiline analüüs põhitegevustest (need, mis loovad ettevõttele väärtust) ja toetavatest tegevustest (need, mis lisavad väärtust põhitegevustele), et määrata, mida saab parandada, eemaldada või kohandada. Väärtusahela analüüs püüab vaadata ettevõtet tervikuna, et tuvastada, kus nende toodetele või teenustele kõige rohkem väärtust lisatakse, ja püüda laieneda kogu ulatuses.
Planeerimine seoses teiste juhtimisfunktsioonidega
Juhtimine maksimeerib kasu kõiges, mida tuleb hallata (logistika, inimressursid, tegevused jne). See hõlmab palju planeerimist, mida teha, kuidas seda teha, kus seda teha, kes seda teeb, kuhu see läheb, kellele see läheb, kui palju jne. Kuid planeerimine on ainult üks neljast peamisest juhtimisfunktsioonist, teised kolm on organiseerimine, juhtimine ja kontrollimine. Need teised kolm funktsiooni nõuavad kõik planeerimist, et neid saaks rakendada kiiresti, tõhusalt ja efektiivselt, kuna kõik vajavad planeerimist, et luua alus enne juhtimistegevuse või vastuse rakendamist.
Näiteks, kui rääkida organiseerimisest logistikaosakonnas, siis planeerib juht, millal saadetised tehakse, millistel kellaaegadel, kui kaua saadetised peaksid olema, millistes rajatistes need jaotatakse, et vähendada saatmiskulusid. Juht peab samuti planeerima, kui palju varusid eraldatakse igale tehasele, kui palju iga tehas toodab, kui palju sellest tootest saadetakse rajatistesse ja kuhu need peaksid olema jaotatud. Juht juhib logistikaosakonnas toimuvat struktuuri ja jaotuse kaudu, planeerides, kuidas saada töötajad tegema seda, mis neilt oodatakse, et tööprotsess ja toote tootmine toimiksid kõrgeimal tasemel. Kuid kui probleemid tekivad, peab juht olukorda kontrollima, planeerides, kuidas probleemi lahendada ja kuidas vältida selle kordumist. Planeerimine on igal pool ja kõiges, mida juht teeb.
Planeerimise tähtsust saab laiendada ka teistele valdkondadele ja osakondadele ettevõttes, kuna aeg on tõeliselt raha. Iga sekund, minut, tund, päev, kuu ja aasta, mis kulub planeerimisele, võib oluliselt mõjutada, kuidas tootmisvoo lihtsustamine võib kulusid minimeerida ja vähendada, kuidas kvaliteeti saab parandada ja kasutada kõrgemate hindade nõudmiseks ning kuidas ressursside vabastamine võib aidata arendada uusi tooteid ja teenuseid kasumi suurendamiseks.
tugevad plaanid on ettevõtte tuum – kõik muu ehitatakse sealt edasi!