Co jsou finanční záznamy?
Když začnete spolupracovat s finančními institucemi, abyste zabezpečili své peníze a zpracovali své finanční transakce, je důležité, abyste se naučili vést dobré finanční záznamy. Tyto záznamy, jak na papíře, tak elektronicky, vám umožní vědět, kde se nacházejí vaše peníze a aktiva a kolik jich máte v daném okamžiku.
Můžete se rozhodnout tyto dokumenty vytisknout a uchovávat je v pořadači nebo je organizovat ve složkách na svém počítači. Použitá metoda není důležitá. Důležité je, abyste rozuměli tomu, co se děje s vašimi financemi, a věděli, kde najít informace, když je to potřeba.
Finanční plánování
Když budujete nebo vyvíjíte své finanční plány a stanovujete nové finanční cíle, musíte začít s přesnými finančními záznamy. Vaše finanční dokumenty vám umožní přesně vědět, kde se dnes nacházíte, a pomohou vám vidět, kdy jste dosáhli svých cílů.
Daně
Typy finančních záznamů
Většina lidí ocení mít dobré finanční záznamy, když nastane čas podávat daňová přiznání. Mnoho výdajů, které během roku vynaložíte, jako je obnova registrace vozidla, pracovní uniformy a určité typy úroků z půjček, lze odečíst z vašich daní – ale pouze pokud jste si vedli dobré záznamy o všech těchto platbách.
Účtenky
Aby bylo možné uplatnit jakékoli odpočty na vašich daních, IRS bude chtít vidět důkaz, že konkrétní nákupy nebo platby byly provedeny. A abyste mohli prokázat důkaz, budete potřebovat poskytnout účtenku.
Vždy byste měli uchovávat účtenky za velké nákupy (například za kupní smlouvu na vaše auto). Mnoho měst také poskytuje daňové úlevy, pokud používáte veřejnou dopravu, takže je také dobrý nápad uchovávat tyto účtenky.
Vytvoření zvyku uchovávat si účtenky vám může pomoci i v dalších oblastech vašeho života. Například účty za energie a účtenky jsou často vyžadovány jako “důkaz adresy”, když chcete otevřít bankovní účet. Pokud se později dostanete do sporu ohledně zaplaceného účtu, mít účtenku může problém okamžitě vyřešit, zatímco prokázání opaku může být dlouhý a zdlouhavý proces.
Bankovní záznamy
Váš bankovní účet bude jedním z vašich nejdůležitějších zdrojů pro finanční záznamy. Obvykle je celá vaše historie transakcí uchovávána po dobu několika let (včetně každého šeku, který napíšete), spolu s vašimi aktuálními zůstatky na účtu. Pokud nemáte účtenku za platbu (například pokud každý měsíc píšete šek na nájem), stále můžete mít záznam o této transakci ve svém bankovním účtu.
Typ informací obsažených ve vašich bankovních záznamech závisí na typu účtu, který máte. Například pokud máte spořicí účet, můžete mít více záznamů o vkladech a datumech, s nahromaděným složeným úrokem. Pokud máte běžný (nebo “aktuální”) účet, budete mít své aktuální dostupné zůstatky, spolu s historií transakcí vašich šeků, transakcí debetní kartou a výběrů z bankomatu. Vaše bankovní záznamy budou neocenitelným zdrojem, když budete vytvářet a měnit svůj plán výdajů.
Výkazy o příjmech
Každýkrát, když dostanete výplatu, váš zaměstnavatel vytvoří transakci výplaty, která ukazuje, kolik hodin jste pracovali, kolik dostáváte na hodinu a částku peněz odečtenou z vaší výplaty na různé daně. Na konci kalendářního roku váš zaměstnavatel shrne všechny vaše informace o výplatě do formuláře známého jako W-2 (nebo 1099, v závislosti na vašem typu práce) nebo Výkaz o příjmech. Mimo Spojené státy má zpráva různé názvy, ale vždy obsahuje stejné základní informace.
Vaše výkazy o příjmech jsou prohlášení ukazující, kolik peněz jste vydělali, obvykle spolu s tím, kolik daně z příjmu a sociálního zabezpečení jste zaplatili, v daném roce. Tyto jsou nezbytné pro podání vašich daní, ale také užitečné pro sledování, jak se váš příjem vyvíjí v průběhu času.
Výkazy o investicích
Pokud máte nějaké akcie, dluhopisy nebo jiné investice, také obdržíte pravidelné výpisy z účtu od svého makléře. Tyto budou zahrnovat vaše hotovostní zůstatky (dostupné k výběru nebo nákupu dalších cenných papírů), celkovou čistou tržní hodnotu vašeho portfolia, částku jakýchkoli dividend, které jste obdrželi, a celkové náklady vašich investic (to je nejdůležitější u podílových fondů). Vaše výkazy o investicích jsou nezbytné pro daňové účely. Jste ze zákona povinni hlásit jakýkoli příjem z investic, které obdržíte, takže mít snadný přístup k těmto dokumentům bude nezbytné.
Inventář osobního majetku
Na rozdíl od ostatních hlavních záznamů, toto je jeden, který si vytvoříte a udržíte sami. Váš osobní inventář majetku je v podstatě seznam toho, co vlastníte, kde se to nachází a jaká je jeho odhadovaná hodnota. To se zdá být docela jednoduché, když jste ještě ve škole, ale existuje více než několik hlášených případů velkých částek peněz schovaných a zapomenutých. Váš osobní inventář majetku se nepoužívá pro daně.
Hlavní výhodou vedení a udržování osobního inventáře majetku je čistě organizace. Vědět přesně, kde jsou vaše věci a jakou mají hodnotu, může být velmi užitečné, když se vaše životní okolnosti změní a chcete prodat (nebo darovat) věci, které již nepoužíváte nebo na které jste možná zapomněli. Průmysl samoobslužných skladovacích skříněk prosperuje na lidech, kteří měsíčně platí za uchovávání věcí, které pravidelně nepoužívají!
Daňová přiznání
Poté, co podáte své daňové přiznání, uchovejte si kopii pro pozdější použití. Z právního hlediska byste měli uchovávat všechna daňová přiznání a účtenky po dobu 7 let, ale může být užitečné uchovávat je déle, pokud chcete občas pracovat na dlouhodobém finančním plánování.
Osobní záznamy výdajů
Můžete skončit s hromadou účtenek za relativně krátkou dobu. Každé pár měsíců se pokuste je seskupit a uchovávat na bezpečném místě (například všechny účtenky za “leden – březen 2016” uchovávané v složce v ohnivzdorném trezoru). Zatímco to děláte, zkopírujte částky a důvod nákupu do excelové tabulky. To usnadní vědět, kolik jste utratili a kde jste to utratili. Navíc můžete svou tabulku použít k rychlému a snadnému nalezení původní účtenky později, pokud ji potřebujete. Pravidelným ukládáním všech vašich účtenek snížíte pravděpodobnost, že se některá ztratí nebo bude omylem vyhozena. Udělat z toho pravidelný zvyk vám také pomůže vyhnout se tomu, abyste strávili celé odpoledne tříděním a organizováním svých účtenek.
Udržování vašich záznamů v bezpečí
Teď, když máte všechny tyto informace, je vaší hlavní starostí udržet je v bezpečí. Krádež identity je velký problém a pokud by někdo získal neoprávněný přístup k jen několika vašim dokumentům, mohl by tyto informace použít k tomu, aby vám ublížil.
Ukládání papírových dokumentů
Na věci jako jsou vaše daňová přiznání, účtenky a investiční výpisy můžete mít papírové kopie, které musí být snadno dostupné a bezpečné. Jednou z možností je pořídit si malý trezor, který můžete připevnit k podlaze, abyste uchovali své dokumenty v bezpečí a na jednom místě. Banky nabízejí bezpečnostní schránky, kde můžete bezpečně uchovávat dokumenty a předměty. Malé schránky obvykle stojí asi 60 dolarů ročně. Nepohodlí spojené s nutností navštívit banku, abyste získali přístup k vašim dokumentům, může být vyváženo vědomím, že dokumenty jsou na bezpečném místě.
Ukládání elektronických dokumentů
Udržet soubory na vašem počítači v bezpečí před hackery a phishingem je mnohem náročnější úkol. Existuje desítky způsobů, jak udržet vaše záznamy v bezpečí, ale toto jsou nejběžnější pravidla, kterými se řídit:
Pravidlo č. 1: Nesdílejte své přihlašovací údaje
Navzdory tomu, co ukazují filmy, většina “hackování” není prováděna tím, že by se složité počítačové algoritmy snažily hacknout hlavní rámec, ale obvykle jen proto, že někdo sdílí heslo s někým, s kým by neměl. To platí nejen pro hesla, ale i pro další informace. NIKDY nesdílejte své čísla účtů, čísla kreditních karet, uživatelská jména nebo hesla po telefonu nebo e-mailem. Pokud opravdu potřebujete sdílet uživatelské jméno a/nebo heslo (například sdílení účtu s skupinou), ujistěte se, že je to uživatelské jméno a heslo, které nepoužíváte na žádných jiných webových stránkách.
Pravidlo č. 2: Nepoužívejte své heslo znovu
Když jste na počítači, nemůžete říct, které stránky používají nechte administrátory vidět vaše heslo, a které používají správné šifrování. Pokud používáte stejná uživatelská jména a hesla na mnoha místech, zvyšujete šance, že nespokojený kolega ukradne data a dostane se do vašich dalších účtů.
Pravidlo č. 3: Často měňte svá hesla
I to nejbezpečnější, unikátní heslo na světě je zranitelné vůči keyloggerům – typu viru, který zaznamenává každé stisknutí klávesy a posílá to zpět tvůrci viru. I když nemáte keylogger na svém domácím počítači (který může být skrytý měsíce nebo roky před “aktivací”), je možné, že by mohl být nainstalován na počítači v počítačové laboratoři nebo na veřejném počítači. Měnit svá hesla každých pár měsíců je dobrý způsob, jak je udržet v bezpečí.
Pravidlo č. 4: Vyberte si těžko uhodnutelná hesla
Když si vybíráte heslo pro účet, snažte se zvolit kombinace písmen, symbolů a čísel, které jsou dostatečně snadné na zapamatování, ale obtížné pro vašeho nejlepšího přítele nebo hackera používajícího náhodné kombinace písmen k uhodnutí. Pamatujte, že musíte udělat svou část, abyste udrželi svá hesla v bezpečí.
Další tipy a triky pro finanční záznamy
Podívejte se, jaké služby správy účtů mohou některé finanční instituce poskytnout
Pokud je sledování všeho zastrašující úkol, podívejte se, jaké druhy služeb může vaše banka nebo jiná finanční instituce “sbalit dohromady”. Například je velmi běžné, že má osoba své spořicí a běžné účty, investiční portfolio, hypotéku a kreditní kartu vše přes stejnou banku, a tak mají přístup ke všem těmto finančním záznamům prostřednictvím online portálu banky.
Toto má výhodu pohodlí, ale existují také některé vážné nevýhody. Například, pokud vám ukradnou heslo pro tuto online bankovní službu, můžete ztratit přístup ke všemu najednou, což způsobí obrovské potíže a potenciálně desítky tisíc dolarů.
Navštivte daňové profesionály nebo finanční poradce
I když to neděláte každý rok, věnování času návštěvě profesionála vám může v dlouhodobém horizontu ušetřit čas a peníze. Daňoví profesionálové a finanční poradci rozumějí daňovým zákonům, investičním strategiím, finančním pastem a byrokracii, se kterými nemusíte být obeznámeni. Platba za jejich odborné znalosti může minimalizovat, kolik času a výzkumu musíte strávit snažením se pochopit své finanční záznamy sami.
Možná si pamatujete základy – pokud máte výdaj, který je primárně určen pro podnikání, pravděpodobně si na něj můžete nárokovat daňový kredit. Můžete však nevědět přesný proces, jak si nárokovat čas, který jste strávili používáním svého auta při práci, nebo zda si můžete nárokovat osvobození od daně z prodeje na nové renovace ve vašem domě. Setkání s daňovým odborníkem nebo finančním poradcem je nejjednodušší způsob, jak se orientovat v moři byrokracie a získat co nejvíce ze svých daňových přiznání a minimalizovat čas a výzkum, který musíte strávit na svých finančních záznamech ve svém volném čase.