Nejlepší postupy v oblasti mezd
Většina daní se platí prostřednictvím výplatních pásek, takže velká část účetnictví mezd spočívá v řádném vykazování všech daní.
Většina lidí je obeznámena se svým ročním daňovým přiznáním, ale podávání daní z mezd funguje trochu jinak. Mzdy se vyplácejí týdně, každé dva týdny, měsíčně nebo dokonce dvakrát měsíčně, takže pro každý výplatní cyklus je třeba daně vypočítat a vykázat. Všechny daňové platby je třeba vypočítat pro každý výplatní cyklus a poté je podávat jednou za čtvrtletí.
Placení daní vs. zadržování daní
Při placení daní z mezd existuje rozdíl mezi daněmi placenými zaměstnavatelem a daněmi zadržovanými zaměstnavatelem. Stručně řečeno, společnosti musí platit určité daně z mezd vládě, ale také zadržují všechny daně, které zaměstnanci musí platit vládě.
Pomyslete na to takto – vláda účtuje některé daně přímo zaměstnavatelům, takže společnosti je musí platit přímo a nemá to žádný dopad na čistou mzdu zaměstnance. To jsou daně, které zaměstnavatelé platí vládě. To jsou daně zaměstnavatele.
Vláda také účtuje daně z příjmu zaměstnanců, takže to jsou daně, které zaměstnanci skutečně vidí na své výplatní pásce (jako je státní daň z příjmu), a tedy ovlivňují čistou mzdu. Tyto daně jsou zadržovány z každé výplaty a také zasílány přímo vládě. Na konci roku každý zaměstnanec obdrží výpis, který ukazuje, kolik daní bylo zadrženo během roku, což se používá k podání osobních daňových přiznání (aby se v případě možnosti vrátila část zadržovaných peněz).
Při zpracování mezd je třeba vypočítat jak daně zaměstnavatele, tak daně zaměstnanců.
Daně zaměstnavatele
Při zpracování mezd je prvním zájmem vypočítat daně, které dluží každý zaměstnanec v každém výplatním období. Hlavní kategorie daní z mezd, které platí zaměstnavatelé, jsou daně FICA a daně z nezaměstnanosti.
FICA – Zákon o federálních příspěvcích na pojištění
FICA se týká především dvou velkých programů spravovaných federální vládou – sociálního zabezpečení a Medicare, které podporují doplňkový příjem a zdravotní péči pro starší a postižené osoby. Daně FICA jsou sdíleny mezi zaměstnavateli a zaměstnanci – obě strany platí stejnou částku do programu.
Sociální zabezpečení
Tato daň podporuje doplňkový příjem na důchod a dávky v případě invalidity pro pracovníky. Část daně FICA na sociální zabezpečení činí 6,2 % z hrubé mzdy.
Daň zaměstnavatele na sociální zabezpečení = Sazba daně zaměstnavatele na sociální zabezpečení x Hrubá mzda
Například, pokud zaměstnanec vydělává 40 000 $ ročně, výpočet by byl:
Daň zaměstnavatele na sociální zabezpečení = 6,2 % x 40 000 $ = 2 460 $
Existuje strop na maximální částku, kterou musí společnosti platit za každého zaměstnance – daň na sociální zabezpečení se účtuje pouze na prvních 127 200 $ příjmu (což je celkem 7 886,40 $ na daních). I když zaměstnanec vydělává 150 000 $ ročně, zaměstnavatel stále musí platit pouze 7 886,40 $ (k 2017).
Medicare
Program Medicare podporuje zdravotní péči pro starší osoby a je druhou polovinou FICA. Část daně FICA na Medicare činí v současnosti 1,45 % z hrubé mzdy.
Daň zaměstnavatele na Medicare = Sazba daně zaměstnavatele na Medicare x Hrubá mzda
Pro vzorového zaměstnance, který vydělává 40 000 $ ročně, je celková daň na Medicare placená zaměstnavatelem:
Daň zaměstnavatele na Medicare = 1,45 % x 40 000 $ = 580 $
Na rozdíl od daně na sociální zabezpečení neexistuje strop na příjem pro daně Medicare. Pro příklad s vysokým příjmem by výpočet byl:
Daň zaměstnavatele na Medicare = 1,45 % x 150 000 $ = 2 175 $
Nezaměstnanost
Druhým hlavním typem daně z mezd, kterou zaměstnavatelé platí, jsou daně z nezaměstnanosti. Daně z nezaměstnanosti se používají k financování programů pojištění v nezaměstnanosti a programů umístění zaměstnání, které spravují státy. Stejně jako FICA existují dva různé díly daní z nezaměstnanosti placených zaměstnavateli – FUTA a SUI.
FUTA – Federální daně z nezaměstnanosti
Daně FUTA jsou federální daně, takže budou stejné bez ohledu na to, kde žijete (jako FICA). Tato daň financuje pojištění v nezaměstnanosti a je distribuována státním vládám k financování dalších programů nezaměstnanosti. Sazba daně FUTA činí 6 % z hrubé mzdy.
Federální daň z nezaměstnanosti = Sazba daně FUTA x Hrubá mzda
Stejně jako u sociálního zabezpečení má FUTA strop na maximální částku, kterou je třeba zaplatit – FUTA se účtuje pouze na prvních 7 000 $ hrubé mzdy. Zvažte tři zaměstnance – naše zaměstnance s příjmem 40 000 $ a 150 000 $ z předchozího příkladu, ale také dočasného pracovníka, který vydělal pouze 5 000 $.
FUTA (vydělávající 150 000 $) = 6 % x 7 000 $ = 420 $
FUTA (vydělávající 40 000 $) = 6 % x 7 000 $ = 420 $
FUTA (vydělávající 5 000 $) = 6 % x 5 000 $ = 300 $
SUI – Státní pojištění v nezaměstnanosti
Druhá polovina daní z nezaměstnanosti přichází na státní úrovni. Státní daně z nezaměstnanosti se značně liší stát od státu a mohou být složité na výpočet i v rámci jednoho státu. Například v Texasu se sazba státní daně z nezaměstnanosti může pohybovat mezi 0,59 % a 8,21 % (k 2017), ale průměrně činí 1,64 % pro většinu zaměstnavatelů.
Státní daně z nezaměstnanosti mají také strop, který se opět liší podle státu. V Texasu je strop 9 000 $.
Pomocí našich tří příkladových zaměstnanců z předchozího příkladu můžeme vypočítat očekávané daně SUI, které jsou splatné v Texasu:
SUI (vydělávající 150 000 $) = 1,64 % x 9 000 $ = 147,60 $
SUI (vydělávající 40 000 $) = 1,64 % x 9 000 $ = 147,60 $
SUI (vydělávající 5 000 $) = 1,64 % x 5 000 $ = 82,00 $
Výpočet daně, kterou dluží zaměstnavatel
Až budeme mít všechny čtyři daně zaměstnavatele vypočítané, jednoduše je sečtěte, abyste získali celkovou daň, kterou zaměstnavatel dluží za každého zaměstnance.
Daň zaměstnavatele = FICA + nezaměstnanost
Daň zaměstnavatele = (Sociální zabezpečení + Medicare) + (FUTA + SUI)
Pro každého z příkladových zaměstnanců by celkové částky byly:
Daň zaměstnavatele (příjemce $150,000) = $7,886.40 + $2,175 + $420 + $147.60 = $10,629
Daň zaměstnavatele (příjemce $40,000) = $2,460 + $580 + $420 + $146.60 = $3,606.60
Daň zaměstnavatele (příjemce $5,000) = $310 + $72.50 + $300 + $82 = $754.50
Všimněte si, že u nejnižšího příjemce musí zaměstnavatel zaplatit téměř stejnou částku na daních z nezaměstnanosti jako na FICA.
Zadržované daně
Všechny výše uvedené vypočítané daně platí výhradně zaměstnavatelé, takže se neobjeví na výplatní pásce zaměstnance ani neovlivní jejich čistou mzdu. Zaměstnavatelé jsou však také povinni zadržovat daně z příjmu zaměstnanců a podávat je IRS. Tyto zadržované daně z příjmu se objevují na výplatní pásce zaměstnance – zaměstnanci mohou tyto zadržované částky odečíst od své základní mzdy, aby zjistili svou čistou (po zdanění) mzdu.
FICA daně
Daně FICA se také účtují zaměstnancům – zaměstnanci musí platit stejnou částku jako zaměstnavatelé, a to jak na sociální zabezpečení.
Daň na sociální zabezpečení zaměstnance = Sazba daně na sociální zabezpečení zaměstnance x základní mzda
Daň Medicare zaměstnance = Sazba daně Medicare zaměstnance x základní mzda
Daně FICA placené zaměstnancem se řídí stejnými pravidly jako daně FICA placené zaměstnavatelem – stejná pravidla stropu a téměř vždy stejná sazba. V současnosti zaměstnanci také platí 6,2% daň na sociální zabezpečení a 1,45% daň Medicare. Pro tři příkladové zaměstnance jsou daně FICA:
FICA (příjemce $150,000) = Sociální zabezpečení + Medicare = $7,886.40 + $2,175 = $10,061.40
FICA (příjemce $40,000) = Sociální zabezpečení + Medicare = $2,460 + 580 = $3,040
FICA (příjemce $5,000) = Sociální zabezpečení + Medicare = $310 + $72.50 = $382.50
Daně z příjmu
Daně z příjmu jsou také zadržovány zaměstnavateli a odesílány IRS. Existují dva typy daně z příjmu – federální a státní. Skutečný výpočet obou daní z příjmu může být složitější, protože daňové sazby se mění pro různé úrovně příjmu na federální úrovni.
Státy také používají různá pravidla daně z příjmu – některé státy (jako Texas a Aljaška) nemají žádnou státní daň z příjmu.
Podání daňových přiznání k mzdám
Až zaměstnavatelé vypočítají celkové daně dlužné a celkové daně zadržované za každého zaměstnance, musí podat formulář 941 u IRS. Na rozdíl od osobních daňových přiznání se formulář 941 podává čtvrtletně, nikoli ročně. Tento formulář hlásí všechny vydělané příjmy, platí daně FICA zaměstnavatele a odesílá všechny zadržované daně z příjmu zaměstnanců. Většina zaměstnavatelů používá mzdový software a většina mzdového softwaru automaticky generuje formulář 941, který může být elektronicky podán u IRS automaticky.
Stejně jako u osobních daní z příjmu je možné, aby zaměstnavatelé získali daňový přeplatek při podání formuláře 941. K tomu dochází nejčastěji, pokud došlo k chybě v předchozí zprávě – zaměstnavatelé musí ručně podat formulář 941-X pro jakékoli změny nebo opravy.