什么是财务记录？
当您开始与金融机构合作以保护您的资金和处理财务交易时，学习保持良好的财务记录是非常重要的。这些记录，无论是纸质的还是电子的，都将使您了解您的资金和资产在哪里，以及在特定时间您拥有多少资金。
您可以选择打印这些文件并将其保存在活页夹中，或在计算机上将其组织在文件夹中。使用的方法并不重要。重要的是您要理解您的财务状况，并知道在需要时在哪里找到相关信息。
财务规划
当您在制定或调整财务计划并设定新的财务目标时，您需要从准确的财务记录开始。您的财务文件使您能够确切了解您今天的状况，并帮助您看到何时达成目标。
税务
财务记录的类型
大多数人在报税时都很感激拥有良好的财务记录。您在一年中花费的许多东西，比如汽车注册续费、工作制服和某些类型的贷款利息，都可以从您的税款中扣除——但前提是您保留了所有这些付款的良好记录。
收据
为了申请任何税务扣除，国税局将希望看到特定购买或付款的证明。为了提供证明，您需要提供收据。
您应该始终保存大额购买的收据（例如，您汽车的销售单）。许多城市如果您使用公共交通也会提供税收减免，因此保存这些收据也是个好主意。
养成保存收据的习惯也可以帮助您在生活的其他领域。例如，公用事业账单和收据通常在您想要开设银行账户时被要求作为“地址证明”。如果您在稍后的日期与账单支付发生冲突，拥有收据可以立即解决问题，而证明相反可能是一个漫长而复杂的过程。
银行记录
您的银行账户将是您最重要的财务记录来源之一。通常，您的整个交易历史会保存几年（包括您写的每一张支票），以及您当前的账户余额。如果您没有付款的收据（例如，如果您每个月都写租金支票），您仍然可以在您的银行账户中找到该交易的记录。
银行记录中包含的信息类型取决于您拥有的账户类型。例如，如果您有一个储蓄账户，您可能会有更多关于存款金额和日期的记录，以及累积的复利。如果您有一个支票（或“活期”）账户，您将拥有当前可用余额，以及支票、借记卡交易和ATM取款的交易历史。当您在制定和调整支出计划时，您的银行记录将是一个宝贵的资源。
收入报告
每次您获得薪水时，您的雇主都会创建一笔薪水交易，显示您工作了多少小时、每小时的工资以及从您的工资中扣除的各种税款金额。在日历年结束时，您的雇主会将您的所有工资信息汇总到一个称为W-2（或1099，具体取决于您的工作类型）或收入报告的表格中。在美国以外，该报告有不同的名称，但始终包含相同的基本信息。
您的收入报告是显示您在特定年份赚取了多少钱的声明，通常还包括您支付了多少所得税和社会保障。这些是报税所必需的，但也有助于您查看收入随时间的变化。
投资报表
如果您拥有任何股票、债券或其他投资，您还将定期从您的经纪人那里获得账户报表。这将包括您的现金余额（可用于取款或购买更多证券）、您投资组合的总净市场价值、您收到的任何股息金额以及您投资的总费用（这在共同基金中尤为重要）。您的投资报表在税务方面是必不可少的。您在法律上有义务报告您收到的任何投资收入，因此随时获取这些文件将是至关重要的。
个人财产清单
与其他主要记录不同，这是您自己制作和维护的记录。您的个人财产清单基本上是您所拥有的物品、它们的位置以及估计价值的列表。当您仍在上学时，这似乎相当简单，但有不少报告案例显示有大量现金被藏起来并被遗忘。您的个人财产清单不用于税务。
保持和维护个人财产清单的主要好处纯粹是组织。确切知道您的物品在哪里以及它们的价值在生活环境变化时非常有用，当您想出售（或赠送）您不再使用或可能已经忘记的物品时。自助存储柜行业依赖于人们每月支付费用来保存他们不经常使用的物品！
所得税申报
在您提交所得税申报后，保留一份副本以备后用。从法律上讲，您应该保留所有税务申报和收据7年，但如果您想偶尔进行长期财务规划，保留更长时间也是有用的。
个人支出记录
您可能会在相对较短的时间内积累数十张收据。每隔几个月，尝试将它们分组并保存在安全的地方（例如，将“2016年1月至3月”的所有收据保存在防火保险箱中的文件夹里）。在此期间，将金额和购买原因复制到Excel电子表格中。这将使您轻松了解您花了多少钱以及花在哪里。此外，如果您需要，您可以使用电子表格快速轻松地找到原始收据。定期归档所有收据可以减少丢失或意外丢弃的可能性。养成这个定期习惯也将帮助您避免花费整个下午来整理和组织收据。
保护您的记录安全
现在您拥有了所有这些信息，您最关心的是如何保护它。身份盗窃是一个重大问题，如果有人未经授权访问您的几份文件，他们可能会利用这些信息来伤害您。
存储纸质文件
对于您的税务申报、收据和投资报表等文件，您可能有需要易于查找和安全存放的纸质副本。一种可能的方式是购买一个可以固定在地板上的小保险箱，将您的文件安全地保存在一个地方。银行提供安全存储箱，您可以安全地存放文件和物品。小箱子的年费通常约为60美元。为了获取文件而必须访问银行的麻烦，可能会被知道文件存放在安全位置的安心感所抵消。
存储电子文件
保护您的计算机文件免受黑客和网络钓鱼者的攻击是一个更具挑战性的前景。有很多方法可以保护您的记录，但以下是最常见的规则：
规则 #1：不要分享您的登录信息
尽管电影中展示的情况，实际上大多数“黑客”并不是通过强行破解复杂的计算机算法来攻击主机，而通常只是因为某人与不该分享的人分享了密码。这不仅适用于密码，也适用于其他信息。绝不要通过电话或电子邮件提供您的账户号码、信用卡号码、用户名或密码。如果您绝对需要分享用户名和/或密码（例如，与一组人共享账户），请确保这是您在其他网站上不使用的用户名和密码。
规则 #2：不要重复使用您的密码
当您在计算机上时，您无法判断哪些网站让管理员看到您的密码，哪些使用适当的加密。如果您在许多地方重复使用相同的用户名和密码，您就增加了不满的同事窃取数据并入侵您其他账户的风险。
规则 #3：经常更改您的密码
即使是世界上最安全、最独特的密码也容易受到键盘记录器的攻击——这是一种记录您每次按键并将其报告给病毒创建者的病毒软件。即使您在家用计算机上没有键盘记录器（它可能在“激活”之前隐藏数月或数年），也有可能在计算机实验室或公共计算机上安装了一个。每隔几个月更改一次密码是保护它们的好方法。
规则 #4：选择难以猜测的密码
当您为账户选择密码时，尽量选择字母、符号和数字的组合，这些组合对您来说容易记住，但对您的好朋友或使用随机字母组合的黑客来说却很难猜测。请记住，您需要尽自己的一份力量来保护您的密码安全。
其他财务记录提示和技巧
查看一些金融机构可以提供的账户管理服务
如果跟踪所有内容是一项艰巨的任务，请查看您的银行或其他金融机构可以“捆绑在一起”的服务。例如，一个人通过同一家银行拥有储蓄和支票账户、投资组合、房屋抵押贷款和信用卡是非常常见的，因此他们可以通过银行的在线门户访问所有这些财务记录。
这具有便利性，但也有一些严重的缺点。例如，如果您为此在线银行服务的密码被盗，您可能会一次性失去对所有内容的访问，造成巨大的麻烦和可能数万美元的损失。
咨询税务专业人士或财务顾问
即使您不是每年都这样做，花时间与专业人士会面从长远来看也可以为您节省时间和金钱。税务专业人士和财务顾问了解税法、投资策略、财务陷阱和您可能不熟悉的繁文缛节。支付他们的专业费用可能会减少您在尝试独自理解财务记录时所需花费的时间和研究。
您可能还记得一些基本知识 – 如果您有一项主要用于商业的支出，您可能可以对此申请税收抵免。然而，您可能不知道在工作时如何申请使用汽车的时间，或者是否可以对您家中新的装修申请销售税豁免。与税务专业人士或财务顾问会面是应对繁琐程序、最大化税务回报并最小化您在个人空闲时间内需要花费在财务记录上的时间和研究的最简单方法。