أهمية التخطيط والرؤية
التخطيط هو وظيفة إدارية مهمة لأنه يساعد المديرين على الاستعداد للتحديات والفرص على المدى القصير والطويل التي تواجهها الأعمال كل يوم. يلعب التخطيط دورًا حاسمًا في إنشاء خطة عمل وخطة استراتيجية حيث يعزز مهمة الشركة ورؤيتها وأهدافها التي تُستخدم لتطوير وتنفيذ الاستراتيجية، والميزة التنافسية، وتحقيق الفعالية والكفاءة في كيفية عمل الأعمال.
ما يعنيه التخطيط
التخطيط هو مزيج من التحليل وتحديد خطة عمل. التخطيط هو ما تريد القيام به لتحقيق هدف أو غرض معين لمساعدة إدارة الأعمال بشكل أفضل. الغرض من التخطيط هو تحديد الاتجاه الذي تسير فيه الأعمال، وما القرارات التي يجب اتخاذها، وكيفية التفوق على المنافسين في نفس الصناعة والأعمال، وكيفية القضاء على الهدر وتحسين العمليات الحالية. نظرًا لأن الخطط تتناول مجموعة كبيرة من الأهداف التجارية، فإنها تميل إلى أن تكون متنوعة جدًا، ولكن جميع الخطط الجيدة تحتوي على بعض المكونات الأساسية:
الأهداف والغايات
ما تريد المنظمة تحقيقه؛ يمكن أن تتراوح من الأهداف العامة جدًا (الصورة الكبيرة، الاستراتيجية العامة، المدى الطويل) إلى الأهداف المحددة جدًا (في اللحظة، التكتيكات، المدى القصير). تذكر، أن الخطوات الصغيرة (الأهداف) هي التي تساعد الأعمال على الوصول إلى خطواتها الكبيرة (الأهداف).
تحليل البيئة الخارجية
ما هو خارج نطاق سيطرة المنظمة في شكل اتجاهات متطورة، تقنيات جديدة، قوانين إضافية، منافسة ناشئة، أحداث غير عادية، إلخ. لا يمكن لأحد أن يتنبأ حقًا بما سيحدث غدًا، فقط ما يمكن أن يحدث. لذلك، في حال حدوث أي تغيير (جيد أو سيئ)، يمكن أن تكون الأعمال أكثر استعدادًا لذلك.
تحليل البيئة الداخلية
لا تُنشأ الخطط الجيدة في فراغ: بل تأخذ بعين الاعتبار المزاج والثقافة المؤسسية التي تُولد فيها. وهذا يعني أن المديرين يحتاجون إلى مستوى معين من الوعي بما يحدث في الموارد البشرية، قسم المحاسبة، القسم القانوني، التسويق والمبيعات، اللوجستيات، الصيانة، وما إلى ذلك. يمكن أن تخلق هذه الأنشطة قيمة للمنظمة، أو يمكن أن تكون مصدرًا لفقدان كبير إذا لم يتم التحكم فيها بشكل صحيح.
حقوق الملكية للشركة
ما تمتلكه الشركة وما لديها من أصول تخلق قيمة وثروة تشير إلى وضعها المالي والقوة التي تمتلكها في السوق ومنافسيها. يحاول التخطيط الممتاز الاستفادة من جميع الأدوات التي يمتلكها المدير لتحقيق أهدافه بأفضل شكل.
نطاق التخطيط
ستقوم مستويات مختلفة من المنظمة بوضع خطط بنطاق مختلف نطاق. يعني نطاق الخطة مدى اتساع الخطة بالنسبة لإجمالي عمليات الشركة. كلما ارتفع مستوى المدير في المنظمة، زاد نطاق خططه عادة. الأنواع الرئيسية لنطاقات التخطيط هي:
التخطيط الاستراتيجي
التخطيط الاستراتيجي هو أعلى مستوى من الخطط في المنظمة. تحدد هذه الخطط ما هي الشركة وما تفعله، ويجب أن تكون بمثابة الفلسفة التوجيهية لجميع المديرين في الشركة عند تحديد الأهداف والغايات. عادةً ما لا تحدد الخطط الاستراتيجية تفاصيل محددة، بل توجه عام للشركة. عادةً ما يكون لدى الخطط الاستراتيجية أفق زمني لعدة سنوات.
التخطيط التجاري
تعرف “خطة العمل” بعض الأهداف الأساسية، إما لشركة ككل أو لقسم من أقسام الشركة. تأخذ خطة العمل رؤية الشركة وتترجمها إلى أهداف محددة وقابلة للتحقيق، عادةً مع تحديد أفق زمني عندما يتوقعون أن يتم تحقيق هذه الأهداف. عادةً ما يتم إنشاء خطط العمل كنتاج تعاون بين المديرين من المستوى الأعلى ومعظم الإدارة الوسطى. مع الشركات الصغيرة والشابة، غالبًا ما يتم دمج التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التجاري – مما يلغي مرحلة التخطيط الاستراتيجي والانتقال مباشرة إلى خطة العمل (انظر أدناه). عادةً ما يكون لدى خطط العمل أفق زمني لا يتجاوز عامًا أو عامين.
التخطيط التشغيلي
يعني التخطيط التشغيلي تحويل الأهداف المحددة في خطة العمل إلى أهداف محددة مع آفاق زمنية قصيرة نسبيًا، وتحديد كيفية تحقيق تلك الأهداف لفريق العمل. يركز التخطيط التشغيلي على تحديد الاتجاه الذي يجب أن يعمل عليه موظفو الشركة يوميًا، وعادةً ما يتم إنشاؤه بواسطة المديرين من المستوى الأدنى (مع مدخلات من الإدارة الوسطى). عادةً ما تكون الخطط التشغيلية قائمة على المشاريع، لذا فإن أفقها الزمني يعتمد على حجم المشروع الذي يرغبون في التعامل معه.
التخطيط الريادي
هذه هي الخطط التي تتعامل مع ما يمكن إنشاؤه لنمو الشركة وما يمكن تقديمه للمستهلكين لإضافة قيمة. لا تتبع مراحل التخطيط الريادي نفس الهيكل الهرمي مثل الأنواع الأخرى من الخطط – غالبًا ما يتم توليد الأفكار الريادية في جميع أنحاء الشركة، وتميل إلى الانتقال لأعلى ولأسفل عبر مستويات الإدارة مع تنقيح الأفكار.
خطة العمل
تعتبر “خطة العمل” في هذا السياق الوثيقة الأساسية لشركة صغيرة – حيث تدمج العديد من عناصر كل من التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التجاري معًا لتقديم رؤية واضحة لما هي الشركة، وما هي أهدافها، وكيف تسعى لتحقيقها. تخدم خطة العمل الجيدة ثلاث وظائف: توفر توجيهًا لجميع مستويات الإدارة حول الاتجاه الذي تسير فيه الشركة (مثل خطة استراتيجية)، وتوفر إرشادات حول ما هي أهداف ومهام الشركة للموظفين في الأعمال، وتعمل كوثيقة لتقديمها للبنوك والمستثمرين الآخرين لإظهار لماذا ستكون الشركة مربحة.
تتكون خطة العمل من العناصر التالية:
الملخص التنفيذي
أول شيء يظهر في تقريرك وآخر شيء يُكتب بمجرد أن تكون قد أدرجت جميع المكونات الضرورية الأخرى لخطة العمل. يحاول الملخص التنفيذي تكثيف جميع أجزاء خطة العمل الأخرى في لمحة قصيرة واحدة.
وصف العمل
يحدد نوع العمل الذي ستدخل فيه ويستعرض بإيجاز ما تقدمه للمستهلكين. يجب أيضًا تحديد المنتجات أو الخدمات التي سيتم تقديمها هنا.
بيان المهمة
بيان يحتوي على مجموعة من الأهداف التي تشرح سبب وجود العمل، وكيف يعمل، وكيف يكون فريدًا مقارنة بالأعمال الأخرى.
بيان الرؤية
بيان يلهم الموظفين لأداء أفضل ما لديهم، ولماذا يظل العملاء مخلصين للمنظمة.
تحليل SWOT
يكشف عن نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات المحتملة التي ستواجهها شركتك في البيئة التجارية الداخلية والخارجية.
الأهداف
الأشياء التي تريد تحقيقها من خلال عملك.
التنفيذ
كيف سيتم تنفيذ خطة العمل مثل التسويق، والمبيعات، والتوزيع، والترويج، إلخ.
يمكن إضافة مكونات إضافية تشرح بمزيد من التفصيل استراتيجية التسويق، ومزيج التسويق، والبيئة التنافسية، والميزة التنافسية، وحواجز الدخول، والبيئة الخارجية لتغطية أي أسئلة أو مخاوف قد تطرأ في تلك المجالات. يحتاج المديرون إلى أن يكونوا على دراية بأن الخطط يمكن أن تتغير بسبب الاتجاهات المتغيرة بسرعة، والتكنولوجيا الجديدة، والاضطرابات السياسية أو الركود الاقتصادي، وضعف الطلب من العملاء ونقص دعم العملاء، والأحداث المحيطة، والتكاليف الإضافية المرتبطة بالعمل. يجب ذكر هذه التغييرات أو عكسها في خطة العمل كما تحدث، مما يجعل خطة العمل وثيقة متطورة.
التخطيط التشغيلي
التخطيط الاستراتيجي هو التخطيط، ولكن مع الاستراتيجية في المقدمة. الجزء الاستراتيجي هو دراسة واتخاذ قرارات ستحدد العمل وتساعده في الحفاظ على ميزة تنافسية. هذه هي الخطط التي تقيم هوية المنظمة، سواء لنفسها أو صورتها لبقية العالم، وكيفية اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر باللوجستيات، والعمليات، والتسويق، والبيع، والخدمة، والإدارة، والاستثمار، وإنتاج قيمة يمكن تحويلها إلى توفير في التكاليف أو أرباح. الهدف من التخطيط التشغيلي هو ترك انطباع دائم وتحويلي داخل وخارج المنظمة يتم ممارسته في الأنشطة اليومية للمدير.
تخطيط اللوجستيات
تخطيط وتحديد مكان الحصول على الإمدادات وتوزيعها وتبادلها لتقليل وقت الشحن وتقليل تكاليف الشحن.
تخطيط العمليات
تصميم وتفويض تخطيطات المباني، وتدفق العمليات، والوظائف، ووصف الوظائف بكفاءة لتقليل تكاليف الإنتاج ودمج التكنولوجيا الجديدة.
خطط التسويق
الإعلان والترويج بفعالية للشركة من خلال تنظيم والتحكم في منصات الوسائط المتعددة المختلفة مثل البريد المباشر، وفيسبوك، وتويتر، والصحف، إلخ.
خطط المبيعات
تخطيط وتنظيم طرق المبيعات بناءً على المعلومات المستمدة من إجراء الاستطلاعات، ودراسة العملاء الحاليين، والبحث عن الاتجاهات الحالية عبر الإنترنت، وقراءة الأخبار لمعرفة التغييرات التي ستؤثر على المبيعات، إلخ.
خطط الخدمة
تخطيط والتحكم في كيفية استجابة العمال لشكاوى العملاء واقتراحاتهم وتقييم جودة الخدمات المقدمة وإجراء تحسينات مستمرة.
طرق وتقنيات التخطيط
تتطلب عملية التخطيط الوعي، والمنظور، والفهم. بشكل واقعي، تحتاج المنظمة، والأشخاص المكلفون بإدارتها، والأشخاص الذين يساهمون بالموارد إلى تنفيذ طرق وتقنيات لجعل الخطة تحدث. إليك بعض الطرق التي يمكن استخدامها لخطة العمل والتخطيط الاستراتيجي:
التفكير الجماعي
تقوم الخطط المستندة إلى التفكير الجماعي بتوزيع معظم “الأعباء الثقيلة” على عدد كبير من الأشخاص. يمكن أن تحقق الشركات التي تتمتع بتماسك قوي بين مديريها وموظفيها نجاحًا كبيرًا عند التفكير الجماعي في خطط الأعمال، لأنها تعطي جميع الأشخاص المعنيين “حصة” أكبر في المساعدة على تحديد الأهداف التي يمكن تحقيقها.
التنبؤ البيئي
يعني التنبؤ البيئي محاولة التنبؤ بما سيحدث بعد ذلك من خلال النظر إلى الأنماط وتاريخ الأحداث والأنشطة والاتجاهات والمنافسة. هذا نوع من التخطيط يعتمد بشكل كبير على البيانات، مع التركيز على البحث القوي وتحليل الاتجاهات.
تحليل SWOT
النظر إلى نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في البيئة الداخلية والخارجية. تحليل SWOT هو عنصر أساسي في معظم أنواع الخطط للمساعدة في تحديد ما يمكن أن يسير بشكل صحيح، وما يمكن أن يسير بشكل خاطئ.
تحليل المنافسة
معرفة حواجز الدخول، وقوة المشترين عندما يتعلق الأمر بالجودة والقوى التنافسية، وقوة الموردين على الأسعار والجودة، وتهديد المنتجات أو الخدمات البديلة، ومدى قوة القوى التنافسية بين المنافسين. يعد تحليل المنافسة أمرًا ضروريًا للشركة لمعرفة ما تواجهه في مجالها، والبقاء في الصدارة.
تحليل سلسلة القيمة
تحليل استراتيجي للأنشطة الأساسية (تلك التي تخلق قيمة للشركة) والأنشطة الداعمة (تلك التي تضيف قيمة للأنشطة الأساسية) لتحديد ما يمكن تحسينه أو إزالته أو تعديله. يحاول تحليل سلسلة القيمة النظر إلى الشركة ككل لتحديد أين تتم إضافة أكبر قيمة لمنتجاتها أو خدماتها، ومحاولة التوسع عبر العرض الكامل.
التخطيط بالنسبة لوظائف الإدارة الأخرى
الإدارة تهدف إلى تحقيق أقصى فائدة في كل ما يحتاج إلى إدارة (اللوجستيات، الموارد البشرية، العمليات، إلخ). يتطلب ذلك الكثير من التخطيط حول ما يجب القيام به، وكيفية القيام به، وأين يتم ذلك، ومن يقوم به، وأين سيذهب، ومن سيذهب إليه، وكم سيكون، إلخ. ومع ذلك، فإن التخطيط هو مجرد واحدة من الوظائف الرئيسية الأربع للإدارة، والوظائف الثلاث الأخرى هي التنظيم، والقيادة، والرقابة. جميع هذه الوظائف الثلاث الأخرى تتطلب التخطيط ليتم تنفيذها بشكل سريع وفعال وفعال، حيث تحتاج جميعها إلى التخطيط لوضع الأساس قبل أن يتم اتخاذ إجراء أو استجابة إدارية.
على سبيل المثال، عندما يتعلق الأمر بالتنظيم في قسم اللوجستيات، يقوم المدير بالتخطيط لهيكل توقيت الشحنات، في أي أوقات، ومدة الشحنات، وفي أي مرافق يجب توزيعها لتقليل تكاليف الشحن. يحتاج المدير أيضًا إلى التخطيط لمدى تخصيص الإمدادات لكل مصنع، وكم سيقوم كل مصنع بإنتاجه، وكم من هذا المنتج سيتم شحنه إلى المرافق، وأين يجب توزيعها. يقود المدير في هيكل وتخصيص ما يحدث في قسم اللوجستيات من خلال التخطيط لكيفية جعل العمال يقومون بما هو مطلوب ومتوقع منهم بحيث تعمل عملية العمل وإنتاج العناصر بأعلى مستوى. ومع ذلك، عندما تظهر المشاكل، يجب على المدير السيطرة على الوضع من خلال التخطيط لكيفية حل المشكلة وكيفية منع حدوثها مرة أخرى. التخطيط موجود في كل مكان وفي كل ما يفعله المدير.
يمكن توسيع أهمية التخطيط لتشمل مجالات وأقسام أخرى من الأعمال لأن الوقت حقًا هو المال. كل ثانية، دقيقة، ساعة، يوم، شهر، وسنة تُقضى في التخطيط يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا في كيفية تبسيط تدفق الإنتاج لتقليل النفقات، وكيف يمكن تحسين الجودة واستخدامها للمطالبة بأسعار أعلى، وكيف يمكن استخدام تحرير الموارد لتطوير منتجات وخدمات جديدة لزيادة الأرباح.
تعتبر الخطط القوية جوهر العمل – كل شيء آخر يُبنى من هناك!