أفضل ممارسات الرواتب
معظم الضرائب المدفوعة تكون من خلال شيكات الرواتب، لذا فإن جزءًا كبيرًا من محاسبة الرواتب هو المحاسبة بشكل صحيح عن جميع الضرائب.
معظم الناس على دراية بإقرارهم الضريبي الشخصي السنوي، لكن تقديم ضرائب الرواتب يعمل بشكل مختلف قليلاً. يتم دفع الرواتب أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا، أو حتى نصف شهري، لذا يجب حساب الضرائب والإبلاغ عنها في كل دورة دفع. يجب حساب جميع مدفوعات الضرائب لكل دورة دفع، ثم تقديمها مرة واحدة في كل ربع سنة.
دفع الضرائب مقابل حجب الضرائب
عند دفع ضرائب الرواتب، هناك تمييز بين الضرائب المدفوعة من قبل صاحب العمل، والضرائب المحتجزة من قبل صاحب العمل. باختصار، تحتاج الشركات إلى دفع ضرائب رواتب معينة للحكومة، لكنها أيضًا تحتجز جميع الضرائب التي يحتاج الموظفون لدفعها للحكومة أيضًا.
فكر في الأمر بهذه الطريقة – الحكومة تفرض بعض الضرائب مباشرة على أصحاب العمل، لذا تحتاج الشركات إلى دفع هذه الضرائب مباشرة ولا تؤثر على صافي راتب الموظف. هذه هي الضرائب التي يدفعها أصحاب العمل للحكومة. هذه هي ضرائب أصحاب العمل.
تفرض الحكومة أيضًا ضرائب على دخل الموظف، لذا هذه هي الضرائب التي يرى الموظفون فعليًا على شيك رواتبهم (مثل ضريبة الدخل الحكومية)، وبالتالي تؤثر على صافي الراتب. يتم حجب هذه الضرائب من كل شيك راتب ويتم إرسالها أيضًا مباشرة إلى الحكومة. في نهاية العام، يحصل كل موظف على بيان يوضح عدد الضرائب التي تم حجبها طوال العام، والذي يستخدم لتقديم إقرارات ضريبة الدخل الشخصي (للحصول على بعض من تلك الأموال المحتجزة مرة أخرى، إذا كان ذلك ممكنًا).
عند القيام بالرواتب، يجب حساب كل من ضرائب أصحاب العمل وضرائب الموظفين.
ضرائب أصحاب العمل
عند تشغيل الرواتب، فإن القلق الأول هو حساب الضرائب المستحقة لكل موظف في كل فترة دفع. الفئات الرئيسية من ضرائب الرواتب التي يدفعها أصحاب العمل هي ضرائب FICA وضرائب البطالة.
FICA – قانون مساهمات التأمين الفيدرالي
تشير FICA بشكل رئيسي إلى برنامجين كبيرين تديرهما الحكومة الفيدرالية – الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية، اللذان يدعمان الدخل التكميلي والرعاية الصحية لكبار السن وذوي الإعاقة. يتم تقاسم ضرائب FICA بين أصحاب العمل والموظفين – كلا الجانبين يدفعان نفس المبلغ في البرنامج.
الضمان الاجتماعي
تدعم هذه الضريبة الدخل التكميلي للتقاعد ومزايا الإعاقة للعمال. الجزء الخاص بالضمان الاجتماعي من ضريبة FICA هو 6.2% من الراتب الأساسي.
ضريبة الضمان الاجتماعي لأصحاب العمل = معدل ضريبة الضمان الاجتماعي لأصحاب العمل x الراتب الأساسي
على سبيل المثال، إذا كان الموظف يكسب 40,000 دولار سنويًا، فستكون الحسابات كالتالي:
ضريبة الضمان الاجتماعي لأصحاب العمل = 6.2% x 40,000 دولار = 2,460 دولار
هناك حد أقصى للمبلغ الذي تحتاج الشركات إلى دفعه لكل موظف – يتم فرض ضريبة الضمان الاجتماعي فقط على أول 127,200 دولار من الدخل (وهو 7,886.40 دولار في إجمالي الضرائب المدفوعة). حتى إذا كان الموظف يكسب 150,000 دولار سنويًا، لا يزال يتعين على صاحب العمل دفع 7,886.40 دولار (اعتبارًا من 2017).
الرعاية الصحية
يدعم برنامج الرعاية الصحية الرعاية الصحية لكبار السن، وهو النصف الآخر من FICA. الجزء الخاص بالرعاية الصحية من ضريبة FICA هو حاليًا 1.45% من الراتب الأساسي.
ضريبة الرعاية الصحية لأصحاب العمل = معدل ضريبة الرعاية الصحية لأصحاب العمل x الراتب الأساسي
بالنسبة للموظف النموذجي الذي يكسب 40,000 دولار سنويًا، فإن إجمالي ضريبة الرعاية الصحية المدفوعة من قبل صاحب العمل هو:
ضريبة الرعاية الصحية لأصحاب العمل = 1.45% x 40,000 دولار = 580 دولار
على عكس ضريبة الضمان الاجتماعي، لا يوجد حد أقصى للدخل بالنسبة لضرائب الرعاية الصحية. بالنسبة لمثال ذوي الدخل المرتفع، ستكون الحسابات كالتالي:
ضريبة الرعاية الصحية لأصحاب العمل = 1.45% x 150,000 دولار = 2,175 دولار
البطالة
النوع الثاني الرئيسي من ضرائب الرواتب التي يدفعها أصحاب العمل هو البطالة. تُستخدم ضرائب البطالة لتمويل برامج التأمين ضد البطالة وبرامج التوظيف التي تديرها الولايات. مثل FICA، هناك جزئين مختلفين من ضرائب البطالة التي يدفعها أصحاب العمل – FUTA وSUI.
FUTA – ضرائب البطالة الفيدرالية
ضرائب FUTA هي ضرائب فيدرالية، لذا ستكون هي نفسها بغض النظر عن مكان إقامتك (مثل FICA). تمول هذه الضريبة التأمين ضد البطالة، وتوزع على حكومات الولايات لتمويل برامج البطالة الأخرى. معدل ضريبة FUTA هو 6% من الراتب الأساسي.
ضريبة البطالة الفيدرالية = معدل ضريبة FUTA x الراتب الأساسي
مثل الضمان الاجتماعي، لدى FUTA حد أقصى للمبلغ الذي يجب دفعه – يتم فرض FUTA فقط على أول 7,000 دولار من الأجر الأساسي. اعتبر ثلاثة موظفين – موظفينا الذين يكسبون 40,000 دولار و150,000 دولار من قبل، ولكن أيضًا عامل مؤقت يكسب فقط 5,000 دولار.
FUTA (موظف يكسب 150,000 دولار) = 6% x 7,000 دولار = 420 دولار
FUTA (موظف يكسب 40,000 دولار) = 6% x 7,000 دولار = 420 دولار
FUTA (موظف يكسب 5,000 دولار) = 6% x 5,000 دولار = 300 دولار
SUI – تأمين البطالة الحكومي
النصف الآخر من ضرائب البطالة يأتي على مستوى الولاية. تختلف ضرائب البطالة الحكومية كثيرًا من ولاية إلى أخرى، ويمكن أن تكون معقدة للحساب حتى داخل ولاية واحدة. على سبيل المثال، في تكساس، يمكن أن يتراوح معدل ضريبة البطالة الحكومية بين 0.59% و8.21% (اعتبارًا من 2017)، ولكن متوسطه 1.64% لمعظم أصحاب العمل.
تحتوي ضرائب البطالة الحكومية أيضًا على حد أقصى، والذي يختلف مرة أخرى حسب الولاية. في تكساس، الحد الأقصى هو 9,000 دولار.
باستخدام موظفينا الثلاثة من قبل، يمكننا حساب ضرائب SUI المتوقعة المستحقة في تكساس:
SUI (موظف يكسب 150,000 دولار) = 1.64% x 9,000 دولار = 147.60 دولار
SUI (موظف يكسب 40,000 دولار) = 1.64% x 9,000 دولار = 147.60 دولار
SUI (موظف يكسب 5,000 دولار) = 1.64% x 5,000 دولار = 82.00 دولار
حساب الضرائب المستحقة على صاحب العمل
بمجرد أن نحسب جميع الضرائب الأربعة على صاحب العمل، ببساطة اجمعها معًا للحصول على إجمالي الضريبة التي يدين بها صاحب العمل عن كل موظف.
ضريبة صاحب العمل = FICA + البطالة
ضريبة صاحب العمل = (الضمان الاجتماعي + الرعاية الطبية) + (FUTA + SUI)
بالنسبة لكل من الموظفين المثالين، ستكون الإجماليات كالتالي:
ضريبة صاحب العمل (مكتسب 150,000 دولار) = 7,886.40 دولار + 2,175 دولار + 420 دولار + 147.60 دولار = 10,629 دولار
ضريبة صاحب العمل (مكتسب 40,000 دولار) = 2,460 دولار + 580 دولار + 420 دولار + 146.60 دولار = 3,606.60 دولار
ضريبة صاحب العمل (مكتسب 5,000 دولار) = 310 دولار + 72.50 دولار + 300 دولار + 82 دولار = 754.50 دولار
لاحظ أنه بالنسبة لأقل مكتسب، يحتاج صاحب العمل إلى دفع تقريبًا نفس المبلغ في ضرائب البطالة مثل FICA.
الضرائب المقتطعة
جميع الضرائب المحسوبة أعلاه تُدفع بشكل صارم من قبل صاحب العمل، لذا لن تظهر على شيك راتب الموظف أو تؤثر على راتبه الصافي. ومع ذلك، يُطلب من أصحاب العمل أيضًا اقتطاع ضرائب دخل الموظف وتقديمها إلى مصلحة الضرائب. تظهر هذه الاقتطاعات من ضرائب الدخل على شيك راتب الموظف – يمكن للموظفين طرح هذه الاقتطاعات من راتبهم الأساسي للعثور على راتبهم الصافي (بعد الضريبة).
ضرائب FICA
تُفرض ضرائب FICA على الموظفين أيضًا – يحتاج الموظفون إلى دفع نفس المبلغ مثل أصحاب العمل، لكل من الضمان الاجتماعي.
ضريبة الضمان الاجتماعي للموظف = معدل ضريبة الضمان الاجتماعي للموظف × الراتب الأساسي
ضريبة الرعاية الطبية للموظف = معدل ضريبة الرعاية الطبية للموظف × الراتب الأساسي
تتبع ضرائب FICA المدفوعة من قبل الموظف نفس القواعد مثل ضرائب FICA المدفوعة من قبل صاحب العمل – نفس قواعد السقف، وعادةً نفس المعدل. حاليًا، يدفع الموظفون أيضًا 6.2% ضريبة ضمان اجتماعي و1.45% ضريبة رعاية طبية. بالنسبة للموظفين الثلاثة المثالين، تكون ضرائب FICA كالتالي:
FICA (مكتسب 150,000 دولار) = الضمان الاجتماعي + الرعاية الطبية = 7,886.40 دولار + 2,175 دولار = 10,061.40 دولار
FICA (مكتسب 40,000 دولار) = الضمان الاجتماعي + الرعاية الطبية = 2,460 دولار + 580 دولار = 3,040 دولار
FICA (مكتسب 5,000 دولار) = الضمان الاجتماعي + الرعاية الطبية = 310 دولار + 72.50 دولار = 382.50 دولار
ضرائب الدخل
تُقتطع ضرائب الدخل أيضًا من قبل أصحاب العمل وتُرسل إلى مصلحة الضرائب. هناك نوعان من ضرائب الدخل – الفيدرالية والولائية. يمكن أن تكون الحسابات الفعلية لكلا ضريبتين الدخل أكثر تعقيدًا، حيث تتغير معدلات الضرائب لمستويات دخل مختلفة على المستوى الفيدرالي.
تستخدم الولايات أيضًا قواعد ضرائب دخل مختلفة – بعض الولايات (مثل تكساس وألاسكا) لا تملك أي ضريبة دخل على مستوى الولاية على الإطلاق.
تقديم إقرارات ضريبة الرواتب
بمجرد أن يحسب أصحاب العمل إجمالي الضرائب المستحقة وإجمالي الضرائب المقتطعة لكل موظف، يجب عليهم تقديم النموذج 941 إلى مصلحة الضرائب. على عكس إقرارات ضريبة الدخل الشخصية، يتم تقديم النموذج 941 بشكل ربع سنوي، وليس سنويًا. يُبلغ هذا النموذج عن جميع الدخل المكتسب، ويدفع ضرائب FICA الخاصة بصاحب العمل، ويُرسل جميع ضرائب الدخل المقتطعة من جانب الموظف. يستخدم معظم أصحاب العمل برامج الرواتب، وستقوم معظم برامج الرواتب تلقائيًا بإنشاء النموذج 941، والذي يمكن تقديمه إلكترونيًا إلى مصلحة الضرائب تلقائيًا.
تمامًا كما هو الحال مع ضرائب الدخل الشخصية، من الممكن أن يحصل أصحاب العمل على إقرار ضريبي عند تقديم النموذج 941. يحدث هذا غالبًا إذا كان هناك خطأ في التقرير السابق – يحتاج أصحاب العمل إلى تقديم النموذج 941-X يدويًا لأي تعديلات أو تصحيحات.