إدارة المخاطر الداخلية
إدارة المخاطر هي عندما يحاول المدير تنظيم شركته (أو وحدة العمل) للاستعداد في حالة حدوث شيء خاطئ، ومحاولة منعه. إدارة المخاطر هي واحدة من أكثر فروع الإدارة تعقيدًا، حيث تتطلب من المديرين القدرة على تقييم المواقف غير المعروفة ومحاولة الاستعداد لأي شيء. إنها تقنية تمييز، والتحقيق، والاعتراف بإدارة الخيارات المتعلقة بعدم اليقين والتخمين. بشكل أساسي، تحدث إدارة المخاطر كلما قام متخصص مالي أو مدير أموال بتحليل ومحاولة تحديد إمكانية الخسارة في أي موقف معين، ثم يتخذ الإجراء المناسب لمحاولة تقليل تلك المخاطر.
التحكم الداخلي مقابل التحكم الخارجي
تُقسم أدوات إدارة المخاطر عادةً بين التحكم الداخلي، مما يعني الأدوات التي تمنع المشاكل القادمة من داخل المنظمة، والتحكم الخارجي، مما يعني الاستعداد لمواجهة التهديدات والمشاكل القادمة من مكان آخر.
التحكم الداخلي
التحكم الداخلي هو الإجراءات والعمليات الموجودة في منظمة لضمان سير كل شيء بسلاسة وأن تبقى الأخطاء نادرة. يشمل ذلك أشياء مثل بناء إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وضمان الجودة (QA)، والتدقيق. كما يشمل أيضًا الفحوصات والتحقيقات للتأكد من أن تلك الإجراءات وعمليات ضمان الجودة يتم اتباعها بشكل صحيح، وليس مجرد مستندات غير مستخدمة. ستركز معظم الأمثلة في هذه المقالة على إدارة المخاطر الداخلية.
التحكم الخارجي
التحكم الخارجي موجود لحماية منظمة من الأضرار التي تسببها قوة خارجية. يشمل ذلك أشياء مثل تقييم مدى احتمال فشل منتج جديد في البيع، وكمية الأضرار التي قد تحدث في حالة وقوع حادث، والتأكد من أن المنظمة مؤمنة بشكل صحيح في حالة الكوارث. تشمل أدوات التحكم الخارجي أشياء نسبية بسيطة مثل بناء الأمن (لضمان الحفاظ على أسرار الصناعة) من خلال التحوط من العملات للتأكد من أن المنظمة ليست متضررة بشكل مفرط إذا بدأت أسعار الصرف في التقلب.
طبيعة التحكم في المخاطر الداخلية
التحكم في المخاطر الداخلية هو ما يضعه المدير والمنظمة لتقليل المخاطر القادمة من داخل المنظمة. تقع هذه الضوابط في 4 فئات واسعة:
- المراقبة: هذه هي الضوابط الموضوعة لمراقبة العمليات وتحديد المشاكل قبل أن تتصاعد
- بيئة التحكم: يعني ذلك تنظيم مكان العمل لتقليل المخاطر. يمكن أن يكون ذلك أي شيء من مصنع يقوم بتركيب معدات السلامة إلى قسم تكنولوجيا المعلومات الذي يقوم بتركيب جدران نارية لحماية ضد الفيروسات.
- المعلومات والاتصالات: هذا هو إنشاء تقارير منتظمة وقنوات اتصال بين الأقسام، والعمال، والمديرين. أحيانًا يعتقد العمال والمديرون أنهم لديهم مشكلة “تحت السيطرة”، ولكن قد تكون على وشك الانزلاق إلى كارثة – تساعد الاتصالات الجيدة والتقارير في منع حدوث ذلك.
- تقييم المخاطر: هذه هي الطريقة التي تستخدمها المنظمة لوضع مبلغ مالي على مقدار المخاطر التي تضيفها كل جانب من جوانب العمليات إلى الكل.
تقييم المخاطر هو الأكثر تعقيدًا، ولكنه أيضًا الأكثر أهمية. تمتلك كل منظمة موارد محدودة تحتاج إلى توزيعها لتقليل المخاطر ككل، وتساعد عملية التقييم هذه في توجيه تلك الجهود. في الوقت نفسه، في كل مرة تضيف فيها شركة المزيد من المراقبة، والضوابط، وواجبات التقارير إلى موظفيها، يقضي الموظفون المزيد من الوقت في التركيز على إدارة المخاطر، وأقل على ما يولد الإيرادات. في كل مرة يتم فرض تحكم داخلي جديد، يجب أن يتوازن مع التكلفة التي يفرضها على الفريق الذي يحاول حمايته.
يتم تنفيذ التحكم في المخاطر الداخلية على كل مستوى من مستويات الإدارة. يحاول المديرون في أدنى المستويات تقليل المخاطر المتأصلة في فريقهم في تحقيق أهدافهم، بينما تفحص مستويات الإدارة الأعلى المخاطر التي تمر عبر المنظمة ككل. تكون الضوابط الفعالة أيضًا من الأسفل إلى الأعلى وكذلك من الأعلى إلى الأسفل، من خلال إضافة قنوات اتصال مباشرة من العمال العاديين للإبلاغ في أي وقت يعتقدون فيه أن الضوابط الداخلية يتم تجاهلها، أو إذا كانت هناك حاجة إلى ضوابط جديدة لمعالجة مخاطر جديدة.
التباين مع التحكم في المخاطر الخارجية
التحكم في المخاطر الخارجية أكثر حرية، حيث لا يمكن قياس المخاطر من خارج المنظمة بسهولة. عادةً ما يبدأ ذلك بتحليل SWOT (نقاط القوة، والضعف، والفرص، والتهديدات)، ويركز على معالجة التهديدات المحددة. يتم التعامل مع التحكم في المخاطر الخارجية عادةً من قبل المديرين على المستوى الأعلى، الذين يصدرون بعد ذلك توجيهات للمستويات الأدنى من الإدارة لمعالجة هذه المخاطر.
بينما يتم وضع الضوابط الداخلية لضمان استمرار المنظمة في العمل بسلاسة، تحاول الضوابط الخارجية معالجة التهديدات التي تواجه العمل نفسه. على سبيل المثال، تواجه شركات الطيران دائمًا خطر ارتفاع أسعار النفط، مما يتسبب في زيادة كبيرة في نفقاتها التشغيلية. إحدى الطرق الرئيسية للتحكم في المخاطر الخارجية التي تمارسها هي شراء عقود النفط الآجلة، مما يضمن سعرًا محددًا لعدة أشهر في المستقبل، مما يزيل بعض عدم اليقين. تحاول الضوابط الخارجية النظر في كل شيء من تغير أسعار المدخلات إلى القوانين واللوائح الجديدة التي يتم تمريرها، وكل شيء بينهما.
طرق تقييم المخاطر
لا توجد إرشادات ثابتة حول كيفية يجب أن يتم تقييم المخاطر. ومع ذلك، هناك بعض القواعد العامة التي يتم اتباعها. هناك خمس مراحل لتقييم المخاطر يمكن اتخاذها لضمان أن يتم تقييم المخاطر بدقة. هذه المراحل الخمس هي:
المرحلة 1: اكتشاف المخاطر
قبل أن يمكن تقييم المخاطر، الخطوة الأولى هي تحديد ما هي تلك المخاطر بالضبط. الهدف من الخطوة 1 هو الحصول على تعريف واضح وموجز لما هي المشاكل المحتملة وما أنواع الأضرار التي قد تحدث. على سبيل المثال، الآلات الخطرة في مكان العمل لها خطر محدد في إلحاق الأذى بالعمال، مما يؤدي إلى فقدان الإنتاجية ونتائج في دعاوى قضائية.
العديد من المخاطر تكون في البداية غامضة جداً، ولكن لا يمكن وضع ضوابط فعالة حتى يقوم المديرون بتحديد ما الذي يحاولون السيطرة عليه بالضبط. يمكن التعرف على المخاطر من خلال استخدام إجراءات متنوعة، على سبيل المثال، التجول في بيئة العمل أو سؤال العمال. قد تكون بعض المخاطر سهلة التعرف عليها بينما قد تتطلب أخرى بعض المساعدة من خبراء آخرين خارج العمل.
المرحلة 2: تحديد أصحاب المصلحة
تستند هذه المرحلة إلى المخاطر والمخاطر التي تم العثور عليها في المرحلة الأولى. توجد مشكلة في مكان العمل لها عدة مستويات مختلفة من أصحاب المصلحة. على سبيل المثال، مع الآلات الخطرة، فإن العمال المعرضين لخطر الإصابة هم أصحاب المصلحة الواضحين. سيكون أصحاب المصلحة الإضافيون هم الوحدات الأخرى في تلك الشركة التي ستتأخر إذا حدثت حادثة في وقت سابق في سلسلة الإنتاج. كما سيؤثر ذلك على عائلات أولئك الذين قد يتعرضون للإصابة، بالإضافة إلى المساهمين في الشركة الذين قد يسحبون استثماراتهم في ضوء الصحافة السيئة بعد الإصابة.
المرحلة 3: تقييم المخاطر واختيار تدابير السيطرة
يعني تقييم المخاطر محاولة تحديد بعض الاحتمالات حول مدى احتمال حدوث الخطر. لا يمكن القضاء على أي خطر تمامًا – يمكن فقط تقليله. وهذا يعني أن الشركات تحدد أولاً مدى احتمال ظهور مشكلة من ذلك الخطر، ومدى انخفاض احتمال تدابير السيطرة المحتملة.
يتم تقييم تدابير السيطرة المحتملة من خلال موازنة تكلفتها للتنفيذ (سواء من حيث القيمة المالية وكم من الوقت/الجهد من الموظفين سيستغرقه تنفيذ السيطرة) مع مقدار المخاطر التي يتم تقليلها فعليًا. بمجرد مقارنة عدة بدائل، يمكن تقديم تدابير جديدة للسيطرة.
المرحلة 4: تسجيل النتائج
يتم تنفيذ الضوابط الفعالة على أساس تجريبي. وهذا يعني أن الفريق لديه جلسة تدريبية لتوضيح ما هي المخاطر والضوابط الجديدة التي يتم تنفيذها لمعالجتها. بينما يتقدم التجريب، يسجل الفريق بأكمله (من العمال العاديين إلى الإدارة المعنية) كيف يؤثر التنفيذ على عملهم، سواء من حيث معالجة المخاطر التي تتناولها الضوابط أو التكلفة المدركة لتنفيذها.
الخطوة 5: مراجعة التقييم وتحديثه
تحتاج ضوابط المخاطر إلى مراجعة مستمرة من حيث الفعالية وتحديثها، مع التواصل المناسب لجميع أصحاب المصلحة المعنيين. يتم ذلك عادةً من قبل فريق الإدارة، مع تعيين “مقيم” محدد مكلف بإجراء مراجعة أو تدقيق للسيطرة وكيفية تطورها بمرور الوقت. يجب تنفيذ تغييرات على كل نوع من أنواع السيطرة بمرور الوقت لمعالجة المخاطر الجديدة وتغير بيئات العمل.
أهمية تدقيق ضوابط المخاطر
تعد التدقيقات مراجعات أكبر للضوابط الداخلية للمخاطر التي نفذتها الشركة. التدقيقات منفصلة عن إجراءات تقييم المخاطر العادية، لكنها تتبع خريطة طريق مشابهة لكيفية إجرائها.
تعد التدقيقات المنتظمة للضوابط الداخلية للمخاطر ضرورية للحفاظ على سير المنظمة بسلاسة. تتمثل فائدتان رئيسيتان في التأكد من أن الضوابط الداخلية يتم تنفيذها كما هو مصمم، بينما يحصلون أيضًا على “نظرة شاملة” على الضوابط العامة في المنظمة. يمكن أن تساعد هذه النظرة الشاملة في تحديد التكرارات مع الضوابط الداخلية، وتبسيط العمليات، مما يجعلها أرخص وأسهل وأكثر فعالية.
تحديد المخاطر وتقييمها
هذا هو نفسه من الخطوة 1 إلى الخطوة 3 في تقييم المخاطر العادي، ولكنه ينظر إلى عمليات الأعمال ككل، بدلاً من وحدات الأعمال الفردية. الغرض هو تحديد المخاطر الموجودة، وما هي الضوابط الموجودة بالفعل لمعالجة تلك المخاطر. إذا لم تكن الضوابط الكافية موجودة، ستقوم فريق التدقيق بتقديم توصيات لأصحاب المصلحة المعنيين لإصلاحها.
زيادة كفاءة وفعالية العمليات
هذه هي عملية محاولة تنسيق الضوابط الداخلية للمخاطر التي تم تنفيذها بالفعل عبر المنظمة. الهدف الرئيسي من هذه التمارين هو محاولة تسهيل الأمر على وحدات الأعمال للحفاظ على ضوابط فعالة. يعني هذا عادة دمج إجراءات التشغيل القياسية من وحدات الأعمال المختلفة، وتعزيز قنوات الاتصال، والحصول على مزيد من المدخلات من المديرين حول أنواع الضوابط التي تستهلك معظم وقتهم. تعني التدقيقات الفعالة للضوابط الداخلية أن العمال يحتاجون إلى قضاء جهد أقل في الامتثال، ومزيد من الجهد في بناء قيمة للعمل، دون التضحية بالحماية ضد المخاطر.