إدارة مركزية وإدارة لامركزية موضحة
عندما تبدأ الشركة في النمو، فإن أحد أكبر الأسئلة التي تواجهها هو كيفية تنظيم إدارتها. الفرعين الرئيسيين لأدوار الإدارة هما السلطة المركزية و السلطة اللامركزية. عادة ما تقع الشركات في مكان ما بين هذين الطرفين.
الإدارة المركزية
الإدارة المركزية هي الهيكل التنظيمي حيث يقوم عدد قليل من الأفراد باتخاذ معظم القرارات في الشركة. على سبيل المثال، قد تستخدم مطعم عائلي صغير مملوك لزوجين الإدارة المركزية. يقوم الزوجان بطلب المخزون، وتحديد اتجاه التسويق، وتوظيف موظفين جدد. مع نمو الشركة ذات الإدارة المركزية، تضيف مستويات جديدة من المديرين المتوسطين والدون، كل منهم يجيب على رئيسه، مع أدوار محددة بدقة في الشركة.
عادة ما تُرى الإدارة المركزية بشكل أكبر في الصناعات التنافسية للغاية، حيث تتخصص الشركات في منتجات مشابهة لمنافسيها. مثال شائع هو أجهزة كمبيوتر آبل، حيث يتم تنسيق معظم توجيه الشركة في القمة (سابقًا ستيف جوبز نفسه)، بينما يتم تنظيم المستويات الأدنى من الإدارة والموظفين بشكل محكم لتنفيذ تلك الأهداف.
الإدارة اللامركزية
الإدارة اللامركزية هي العكس – حيث تنقل المستويات العليا من الإدارة بعض عمليات اتخاذ القرار إلى المستويات الأدنى، وحتى إلى الموظفين الأفراد. لا تزال السلطة العامة محفوظة من قبل المديرين من المستوى الأعلى، الذين يضعون السياسات التي تؤثر على القرارات الرئيسية للشركة، ولكن يتم تفويض معظم مسؤولية اتخاذ القرار إلى المستويات الأدنى.
ستسمح هذه الشكل من الإدارة، على سبيل المثال، لمدير في مركز اتصال أو متجر تجزئة باتخاذ قرارات فورية تؤثر على بيئة عملهم. تُوجد الإدارة اللامركزية غالبًا في المجالات التي تتطلب الكثير من الاتصال المباشر مع العملاء، حيث تسمح للمديرين الأقرب إلى “العمل” بمرونة أكبر.
لا ينبغي الخلط بين اللامركزية وتوزيع المهام على الأعضاء الأفراد في فريق الإدارة، حيث إن هذا عمل فردي ولا يعكس دائمًا الاتجاه الأوسع للشركة.
يمكن اعتبار زيادة واجبات الموظفين من المستوى الأدنى “لامركزية”، بينما تقليل واجباتهم هو “مركزية”.
الإدارة المركزية – المزايا والعيوب
هناك بعض الأسباب الجيدة جدًا التي تجعل الشركات تختار مركزية إدارتها، ولكن هناك أيضًا عيوب كبيرة في الذهاب بعيدًا.
المزايا
ستكون الإدارة العليا في شركة مركزية لديها السيطرة الكاملة على التدريب، والمنتجات التي تقدمها، ومن المرجح أن تضمن الحفاظ على الأهداف والقيم الأساسية للشركة. كما أن نمط الإدارة المركزية لديه القدرة على تحسين المنظمة ككل بدلاً من مجرد فرع أصغر في كل مرة.
عادة ما تحافظ الإدارة المركزية على اتصالاتها الخارجية، مثل علاقات الأعمال، تحت السيطرة بحيث تقتصر على عدد قليل من الأفراد، مما يساعد على الحفاظ على اتساق رسائل الشركة وكفاءتها. كما تساعد المركزية في توحيد المنتجات والمواد، مما يساعد بدوره في تسريع التحضير والتوريد.
تعتبر ماكدونالدز مثالًا رئيسيًا على الإدارة المركزية والتوحيد. يتم وضع نفس العدد بالضبط من المخللات على كل برجر بغض النظر عن مكان وجودك في العالم. تقوم شركات الطيران بذلك أيضًا – ستحصل على نفس العلامة التجارية من زجاجات المياه على كل طائرة بنفس العلامة التجارية. غالبًا ما تقوم الشركات بالمركزية عندما تريد تحسين اتساق جودة منتجاتها، وتوحيد الإنتاج.
العيوب
تحد استراتيجيات الإدارة المركزية من الإبداع لدى الإدارة العليا التي تتخذ غالبية القرارات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى مشاكل للشركة التي تحاول التكيف مع سوق متغير. المنظمات المركزية بشكل كبير التي تعمل في منتج سريع الوتيرة وصناعات تتغير بسرعة لا تستطيع التفاعل بسرعة مع الطلبات المتغيرة لعملائها.
مثال على ذلك هو متاجر التجزئة التي تبيع الملابس العصرية. غالبًا ما تتلقى إدارة المبيعات والموظفين ملاحظات من المتسوقين ستكون مهمة للغاية لقسم الشراء لتلبية احتياجات العملاء. يجب نقل هذه المعلومات عبر خط الإدارة العليا، عادةً من خلال تقارير أسبوعية أو شهرية، مما يضع تأخيرًا كبيرًا على التغييرات التي تؤثر على واجهة المتجر.
الإدارة اللامركزية – المزايا والعيوب
تتجنب اللامركزية بعض أكبر عيوب الإدارة المركزية، ولكن لديها أيضًا عيوب خاصة بها يجب على المديرين تجنبها.
المزايا
تتيح اللامركزية اتصالًا فوريًا أوسع مع العملاء من خلال السماح للإدارة بامتلاك المزيد من القدرة على اتخاذ القرار. يمكن أن يؤدي ذلك إلى قرارات إدارية أكثر كفاءة لأن المديرين من المستوى الأدنى لديهم سيطرة مباشرة أكبر على مهامهم اليومية ويمكنهم مكافأة/معاقبة الموظفين حسب الحاجة. كما يسمح للمديرين بالحصول على رؤية واضحة للنتائج المتعلقة بالأداء بين موظفيهم.
من خلال منح المستويات الأدنى من المنظمة مزيدًا من المرونة في اتخاذ القرارات، فإنه يزيد أيضًا من رضا الوظيفة، ويعطي الوعي بمدى أهمية وظيفتهم بالنسبة للشركة ككل.
العيوب
تتحمل منظمة لامركزية الكثير من المخاطر بسبب القرارات التي يتخذها العديد من الموظفين. وهذا يعني أنه إذا كان بعض هؤلاء المديرين ذوي المستوى الأدنى يفتقرون إلى التدريب أو الخبرة أو التعليم أو الكفاءة، فقد يتسبب ذلك في ضرر للمنظمة ككل. المنظمات الصغيرة هي الأقل احتمالاً لنجاح لامركزية تنظيمها، حيث إن وجود العديد من المديرين ذوي المستوى المنخفض الذين يتخذون قراراتهم الخاصة يمكن أن يكون مكلفًا. الشركات الكبيرة التي تتمتع بإدارة عليا قوية هي الأكثر نجاحًا في استخدام أنماط التنظيم اللامركزية بنجاح، ببساطة من خلال وجود مجموعة كبيرة من المديرين المتوسطين الموهوبين لمنح المزيد من المسؤولية.
توفير المساءلة
عندما تعاني شركة من انخفاض كفاءة الموظفين، فإن الجاني الأكبر هو عادةً “غموض الوظيفة”. حيث لا يتم تعريف أدوار الموظفين الأفراد بوضوح في المنظمة. يحتاج الموظفون إلى أوصاف وظيفية دقيقة ليكونوا مسؤولين عن أدائهم – من خلال تقليل عدم اليقين، يمكن للموظفين تطوير مهاراتهم لأداء وظائفهم بشكل أفضل، ويمنح المديرين طرقًا أكثر دقة لقياس الأداء.
بينما تقوم الشركات بالتركيز واللامركزية، فإن السؤال الرئيسي هو كيف يتم تعريف دور كل مدير وموظف بالضبط. إذا تم إعطاء الأفراد الكثير من المهام غير المرتبطة، يصبح من الصعب قياس كفاءتهم العامة. من ناحية أخرى، إذا قامت الشركة بتركيز القرارات إلى درجة أن الموظفين لديهم مرونة قليلة جدًا، فقد يشعرون أن أيديهم مقيدة وأن كفاءتهم محجوزة بسبب “البيروقراطية”.
لقد أظهرت الاستقلالية في مكان العمل أنها تخلق شعورًا بتمكين الوظيفة، مما يسمح للموظفين ليس فقط بتحمل المزيد من المسؤولية ولكن أيضًا يمنحهم الحرية في اتخاذ القرارات التي تؤثر على أدائهم. وهذا يسمح للمديرين بتفويض المسؤولية ومحاسبة الموظفين على نتائجهم والتركيز أقل على عملية كيفية تحقيق النتائج المرغوبة.
كيف يتم تنظيم الأعمال لتحقيق الأهداف المرغوبة
كل عمل لديه أهداف وغايات يسعى لتحقيقها – عادةً ما يتم تعريف ذلك في بيانات المهمة والرؤية الخاصة بهم. بغض النظر عن حجمها، فإن كل ما تفعله الشركة يسعى بطريقة ما نحو هذه الأهداف. على المستوى الفردي، يريدون أن تكون أهداف كل موظف محددة بوضوح، وأن يفهموا لماذا تعتبر مواقعهم مهمة لأهداف الشركة العامة.
تقوم الشركات مؤخرًا بتطوير نماذج مؤسسية “غير تقليدية” لمنح الموظفين المزيد من الاستقلالية: نحن حاليًا في موجة من اللامركزية الواسعة في عالم الأعمال. هذه الحرية تسمح للموظفين بجدولة أكثر مرونة، ولكنها تمنحهم أيضًا رؤية أكثر واقعية لتأثيراتهم الفردية على الشركة، وما الدور الذي تلعبه مهامهم الفردية في الصورة الأكبر.
اللامركزية بدون هدف واضح لا توفر أي ميزة. عادةً ما تنشأ محاولات الفشل في اللامركزية من نقص التواصل بين المديرين المتوسطين والدونيين، ونقص الأهداف المحددة بوضوح لكل موظف. مع تحول الشركات في استراتيجيات إدارتها، تحتاج إلى التأكد من أن أهداف الموظفين تبقى S.M.A.R.T.
أهداف SMART
محدد
سيشرح الهدف المحدد بالضبط ما هو متوقع من الموظف وكيف يفيدهم ويفيد الشركة.
قابل للقياس
يجب أن تسمح هذه المرحلة للموظف برؤية ما إذا كان أداؤه يصل إلى المتطلبات والمواعيد النهائية المحددة مسبقًا.
قابل للتحقيق
من المهم عدم تحديد أهداف طموحة للغاية للموظفين، والتي قد تؤدي ليس فقط إلى الفشل ولكن أيضًا إلى انخفاض في الثقة بالنفس والتركيز. سيسمح إنشاء أهداف تحدي ولكن قابلة للتحقيق لموظفيك باستخدام نقاط قوتهم بالكامل.
ذو صلة
يجب أن يفهم الموظفون كيف أن أهدافهم ذات صلة بهم وبالهدف العام للشركة.
في الوقت المناسب
يجب تطوير جميع الأهداف داخل الشركة صغيرة كانت أو كبيرة مع جدول زمني ونقاط عمل محددة مسبقًا قبل الموعد النهائي النهائي لتأسيس أساس تنظيمي والسماح بتعليقات الإدارة قبل التقديم النهائي للعمل في الموعد النهائي.