Che cosa sono i registri finanziari?
Quando inizi a lavorare con istituzioni finanziarie per proteggere il tuo denaro e gestire le tue transazioni finanziarie, è importante che tu impari a tenere buoni registri finanziari. Questi registri, sia su carta che elettronici, ti permetteranno di sapere dove si trovano il tuo denaro e i tuoi beni e esattamente quanto hai in un dato momento.
Puoi scegliere di stampare questi documenti e conservarli in un raccoglitore o organizzarli in cartelle sul tuo computer. Il metodo utilizzato non importa. Ciò che conta è che tu comprenda cosa sta accadendo con le tue finanze e sappia dove trovare le informazioni quando necessario.
Pianificazione Finanziaria
Quando stai costruendo o evolvendo i tuoi piani finanziari e impostando nuovi obiettivi finanziari, devi iniziare con registri finanziari accurati. I tuoi documenti finanziari ti permettono di sapere esattamente dove ti trovi oggi e ti aiuteranno a vedere quando hai raggiunto i tuoi obiettivi

Tasse

Tipi di registri finanziari
La maggior parte delle persone apprezza avere buoni registri finanziari quando arriva il momento di presentare la dichiarazione dei redditi. Molti dei costi che sostieni durante l’anno, come il rinnovo della registrazione dell’auto, le divise da lavoro e alcuni tipi di interessi sui prestiti, possono essere dedotti dalle tasse – ma solo se hai tenuto buoni registri di tutti quei pagamenti.
Ricevute


Per poter richiedere eventuali deduzioni sulle tue tasse, l’IRS vorrà vedere la prova che acquisti o pagamenti specifici sono stati effettuati. E per mostrare la prova, dovrai fornire una ricevuta.
Dovresti sempre conservare le ricevute per acquisti di grandi dimensioni (come la fattura di vendita della tua auto). Molte città offrono anche agevolazioni fiscali se utilizzi i mezzi pubblici, quindi è anche una buona idea conservare quelle ricevute.
Abituarti a tenere le tue ricevute può aiutarti anche in altre aree della tua vita. Ad esempio, le bollette e le ricevute sono spesso richieste come “prova di indirizzo” quando desideri aprire un conto bancario. Se ti trovi in conflitto in un secondo momento riguardo a una bolletta pagata, avere una ricevuta può risolvere immediatamente il problema, mentre dimostrare il contrario può essere un processo lungo e complicato.
Registri Bancari
Il tuo conto bancario sarà una delle tue fonti più importanti per i registri finanziari. Di solito, l’intera cronologia delle transazioni viene salvata per alcuni anni (inclusi tutti gli assegni che scrivi), insieme ai saldi attuali del tuo conto. Se non hai una ricevuta per un pagamento (ad esempio, se scrivi un assegno per l’affitto ogni mese), puoi comunque avere un registro di quella transazione nel tuo conto bancario.
Il tipo di informazioni contenute nei tuoi registri bancari dipende dal tipo di conto che hai. Ad esempio, se hai un conto di risparmio, potresti avere più registri sugli importi e le date dei depositi, con interessi composti accumulati. Se hai un conto corrente, avrai i tuoi saldi disponibili attuali, insieme alla cronologia delle transazioni dei tuoi assegni, delle transazioni con carta di debito e dei prelievi ATM. I tuoi registri bancari saranno una risorsa inestimabile quando stai costruendo e modificando il tuo Piano di Spesa.
Report di Reddito

Ogni volta che vieni pagato, il tuo datore di lavoro crea una transazione di stipendio che mostra quante ore hai lavorato, quanto vieni pagato all’ora e l’importo di denaro dedotto dal tuo stipendio per varie tasse. Alla fine dell’anno solare, il tuo datore di lavoro riassume tutte le informazioni sul tuo stipendio in un modulo noto come W-2 (o 1099, a seconda del tuo tipo di lavoro) o Report di Reddito. Al di fuori degli Stati Uniti, il report ha nomi diversi, ma ha sempre le stesse informazioni di base.
I tuoi report di reddito sono dichiarazioni che mostrano quanto denaro hai guadagnato, di solito insieme a quanto imposta sul reddito e previdenza sociale hai pagato, in un dato anno. Questi sono necessari per presentare le tue tasse, ma sono anche utili per vedere come il tuo reddito evolve nel tempo.
Estratti Conto di Investimento
Se hai azioni, obbligazioni o altri investimenti, riceverai anche estratti conto regolari dal tuo broker. Questo includerà i tuoi saldi di cassa (disponibili per prelievo o per acquistare ulteriori titoli), il valore di mercato netto totale del tuo portafoglio, l’importo di eventuali dividendi ricevuti e le spese totali dei tuoi investimenti (questo è particolarmente importante con i fondi comuni). I tuoi estratti conto di investimento sono essenziali per fini fiscali. Sei legalmente obbligato a dichiarare qualsiasi reddito da investimento che ricevi, quindi avere accesso immediato a questi documenti sarà fondamentale.
Inventario di Proprietà Personale

Rispetto agli altri registri principali, questo è uno che farai e manterrai tu stesso. Il tuo inventario di beni personali è fondamentalmente un elenco di ciò che possiedi, dove si trova e il suo valore stimato. Questo sembra abbastanza semplice quando sei ancora a scuola, ma ci sono più di un paio di casi segnalati di grandi somme di denaro nascoste e dimenticate. Il tuo inventario di beni personali non è utilizzato per le tasse.
Il principale vantaggio di tenere e mantenere un inventario di beni personali è puramente organizzativo. Sapere esattamente dove si trovano le tue cose e quanto valgono può essere molto utile quando le tue circostanze di vita cambiano e vuoi vendere (o regalare) cose che non usi più o di cui potresti aver dimenticato. L’industria dei box di stoccaggio self-service prospera grazie alle persone che effettuano pagamenti mensili per salvare cose che non usano regolarmente!
Dichiarazioni dei Redditi
Dopo aver presentato la tua dichiarazione dei redditi, conserva una copia per riferimento futuro. Legalmente dovresti conservare tutte le dichiarazioni fiscali e le ricevute per 7 anni, ma può essere utile tenerle per più tempo se desideri occasionalmente lavorare su una pianificazione finanziaria a lungo termine.
Registri delle Spese Personali
Potresti finire per accumulare dozzine di ricevute in un periodo di tempo relativamente breve. Ogni pochi mesi, prova a raggrupparle e a tenerle in un luogo sicuro (ad esempio, tutte le ricevute per “Gennaio – Marzo 2016” conservate in una cartella in una cassaforte ignifuga). Mentre fai questo, copia gli importi e il motivo dell’acquisto in un foglio di calcolo Excel. Questo renderà facile sapere quanto hai speso e dove l’hai speso. Inoltre, puoi utilizzare il tuo foglio di calcolo per trovare rapidamente e facilmente la ricevuta originale in seguito, se ne hai bisogno. Archiviando regolarmente tutte le tue ricevute, riduci la probabilità che qualcuna venga persa o accidentalmente gettata via. Rendere questa un’abitudine regolare ti aiuterà anche a evitare di dover trascorrere un’intera pomeriggio a ordinare e organizzare le tue ricevute.
Mantenere i Tuoi Registri Sicuri
Ora che hai tutte queste informazioni, la tua principale preoccupazione è mantenerle al sicuro. Il furto d’identità è un problema serio, e se qualcuno dovesse ottenere accesso non autorizzato a solo alcuni dei tuoi documenti, potrebbe essere in grado di utilizzare quelle informazioni per danneggiarti.
Archiviazione di Documenti Cartacei
Per cose come le tue dichiarazioni fiscali, ricevute e estratti conto degli investimenti, potresti avere copie cartacee che devono essere sia facili da trovare che sicure. Un possibile approccio è acquistare una piccola cassaforte che puoi fissare al pavimento, mantenendo i tuoi documenti al sicuro e tutti in un unico posto. Le banche offrono cassette di sicurezza dove puoi conservare documenti e oggetti in modo sicuro. Le piccole cassette costano tipicamente circa 60 dollari all’anno. L’inconveniente di dover visitare la banca per accedere ai tuoi documenti può essere compensato dal sapere che i documenti sono in un luogo sicuro.
Archiviazione di Documenti Elettronici
Mantenere i tuoi file informatici al sicuro da hacker e truffatori è una prospettiva molto più impegnativa. Ci sono dozzine di modi per mantenere i tuoi registri al sicuro, ma queste sono le regole più comuni da seguire:
Regola #1: Non Condividere le Tue Informazioni di Accesso
Nonostante ciò che mostrano i film, la maggior parte degli “hackeraggi” non viene effettuata forzando algoritmi informatici complessi per hackerare un mainframe, ma di solito semplicemente perché qualcuno condivide una password con qualcuno a cui non avrebbe dovuto. Questo vale non solo per le password, ma anche per altre informazioni. NON dare mai i tuoi numeri di conto, numeri di carta di credito, nomi utente o password al telefono o via email. Se hai assolutamente bisogno di condividere un nome utente e/o una password (ad esempio, condividendo un account con un gruppo), assicurati che sia un nome utente e una password che non usi su altri siti web.
Regola #2: Non Riutilizzare la Tua Password
Quando sei al computer, non puoi sapere quali siti usano lasciare che gli amministratori vedano la tua password, e quali usano una crittografia adeguata. Se riutilizzi gli stessi nomi utente e password in molti posti, stai aumentando le possibilità che un collega scontento rubi dati e acceda ai tuoi altri account.
Regola #3: Cambia Spesso le Tue Password
Anche la password più sicura e unica al mondo è vulnerabile ai keylogger – un tipo di software virus che registra ogni tasto che premi e lo riporta al creatore del virus. Anche se non hai un keylogger sul tuo computer di casa (che può essere nascosto per mesi o anni prima di essere “attivato”), è possibile che uno possa essere installato su un computer in un laboratorio informatico o su un computer pubblico. Cambiare le tue password ogni pochi mesi è un buon modo per mantenerle al sicuro.
Regola #4: Scegli Password Difficili da Indovinare
Quando scegli una password per un account, cerca di scegliere combinazioni di lettere, simboli e numeri che siano abbastanza facili da ricordare per te, ma difficili da indovinare per il tuo migliore amico o un hacker che utilizza combinazioni casuali di lettere. Ricorda, devi fare la tua parte per mantenere le tue password sicure.
Altri Consigli e Trucchi per i Registri Finanziari
Scopri quali Servizi di Gestione degli Account Alcune Istituzioni Finanziarie Possono Fornire
Se tenere traccia di tutto è una prospettiva scoraggiante, scopri quali tipi di servizi la tua banca o altra istituzione finanziaria possono “raggruppare”. Ad esempio, è estremamente comune per una persona avere i propri conti di risparmio e corrente, portafoglio investimenti, mutuo per la casa e carta di credito tutti attraverso la stessa banca, e quindi possono accedere a tutti quei registri finanziari attraverso il portale online della banca.
Questo ha il vantaggio della comodità, ma ci sono anche alcuni seri svantaggi. Ad esempio, se ti rubano la password per questo servizio di online banking, potresti perdere l’accesso a tutto in una sola volta, causando un enorme mal di testa e potenzialmente decine di migliaia di dollari.
Visita Professionisti Fiscali o Consulenti Finanziari
Anche se non lo fai ogni anno, prendere tempo per visitare un professionista può farti risparmiare tempo e denaro a lungo termine. I professionisti fiscali e i consulenti finanziari comprendono i codici fiscali, le strategie di investimento, le insidie finanziarie e la burocrazia con cui potresti non essere familiare. Pagare per la loro esperienza può ridurre il tempo e la ricerca che devi spendere cercando di comprendere i tuoi registri finanziari da solo.
Potresti essere in grado di ricordare le basi – se hai una spesa che è utilizzata principalmente per affari, probabilmente puoi richiedere un credito d’imposta su di essa. Tuttavia, potresti non conoscere il processo esatto per richiedere il tempo in cui hai utilizzato la tua auto mentre lavoravi, o se puoi richiedere esenzioni dall’imposta sulle vendite per le nuove ristrutturazioni della tua casa. Incontrare un professionista fiscale o un consulente finanziario è il modo più semplice per navigare tra le acque della burocrazia e ottenere il massimo dalle tue dichiarazioni fiscali, e ridurre al minimo il tempo e la ricerca che devi dedicare ai tuoi documenti finanziari nel tuo tempo libero.