Importanza della Pianificazione e della Visione
La pianificazione è una funzione di gestione importante perché aiuta i manager a prepararsi per le sfide e le opportunità a breve e lungo termine che un’azienda affronta ogni giorno. La pianificazione gioca un ruolo cruciale nella creazione di un piano aziendale e di un piano strategico in quanto rafforza la missione, le visioni e gli obiettivi di un’azienda che vengono utilizzati per sviluppare e implementare strategie, vantaggi competitivi e raggiungere efficacia ed efficienza nel modo in cui un’azienda opera.
Cosa Significa Pianificazione
La pianificazione è una combinazione di analisi e delineazione di un piano d’azione. La pianificazione è ciò che si desidera fare per raggiungere un obiettivo o un obiettivo per aiutare a gestire meglio un’azienda. Lo scopo della pianificazione è pianificare in quale direzione si sta dirigendo l’azienda, quali decisioni devono essere prese, come essere migliori dei concorrenti nello stesso settore e business, e come eliminare gli sprechi e ottimizzare le operazioni attuali. Poiché i piani affrontano una grande varietà di obiettivi aziendali, tendono ad essere molto diversi tra loro, ma tutti i buoni piani hanno alcuni componenti fondamentali:
Obiettivi e scopi
Cosa l’organizzazione desidera raggiungere; possono variare da molto ampi (il quadro generale, la strategia complessiva, il lungo periodo) a molto specifici (nel momento, tattiche, il breve termine). Ricorda, sono i piccoli passi (obiettivi) che aiutano un’azienda a raggiungere i loro grandi passi (obiettivi).
Analisi dell’Ambiente Esterno
Cosa è al di fuori del controllo dell’organizzazione sotto forma di tendenze in evoluzione, nuove tecnologie, leggi aggiuntive, concorrenza emergente, eventi insoliti, ecc. Nessuno può davvero prevedere cosa accadrà domani, solo cosa potrebbe accadere. Quindi, nel caso in cui qualcosa cambi (buono o cattivo), un’azienda può essere meglio preparata per affrontarlo.
Analisi dell’Ambiente Interno
I buoni piani non vengono creati in un vuoto: tengono in attenta considerazione l’umore e la cultura aziendale in cui vengono concepiti. Questo significa che i manager devono avere un certo livello di consapevolezza su cosa sta accadendo nelle risorse umane, nel dipartimento contabile, nel dipartimento legale, nel marketing e nelle vendite, nella logistica, nella manutenzione, e così via. Tali attività possono creare valore per l’organizzazione, o possono essere una fonte di grande perdita se non controllate adeguatamente.
Capitale Aziendale
Cosa possiede l’azienda e cosa ha che crea valore e ricchezza che indica la sua posizione finanziaria e il potere che detiene sul mercato e sui suoi concorrenti. Una pianificazione eccellente cerca di sfruttare tutti gli strumenti che un manager ha a sua disposizione per raggiungere al meglio i propri obiettivi.
Ambito della Pianificazione
I diversi livelli di un’organizzazione faranno piani con un diverso ambito. L’ambito di un piano significa quanto è grande il piano in relazione alle operazioni totali dell’azienda. Più in alto è un manager in un’organizzazione, più ampio è solitamente l’ambito dei suoi piani. I principali tipi di ambiti di pianificazione sono:
Pianificazione Strategica
La Pianificazione Strategica è il livello di piani più alto in un’organizzazione. Questi piani definiscono cosa è un’azienda e cosa fa, e dovrebbero servire come filosofia guida per tutti i manager di un’azienda quando si stabiliscono obiettivi e scopi. I piani strategici di solito non delineano specifiche, solo una direzione aziendale ampia. I piani strategici di solito hanno un orizzonte temporale di diversi anni.
Pianificazione Aziendale
Un “Piano Aziendale” definisce alcuni obiettivi fondamentali, sia di un’azienda nel suo insieme che di una divisione di un’azienda. Il Piano Aziendale prende la visione dell’azienda e la traduce in obiettivi specifici e raggiungibili, di solito con orizzonti temporali definiti su quando si aspettano che questi obiettivi possano essere realizzati. I Piani Aziendali sono solitamente creati come una collaborazione tra i manager di alto livello e gran parte della gestione intermedia. Con aziende più piccole e giovani, la Pianificazione Strategica e la Pianificazione Aziendale vengono spesso fuse – eliminando la fase di Pianificazione Strategica e passando direttamente a un Piano Aziendale (vedi sotto). I Piani Aziendali di solito hanno un orizzonte temporale di solo un anno o due.
Pianificazione Operativa
La Pianificazione Operativa significa convertire gli obiettivi delineati nel Piano Aziendale in obiettivi specifici con orizzonti temporali piuttosto brevi, e delineare a un team come ottenere quegli obiettivi. La pianificazione operativa si concentra sulla definizione della direzione su cui il personale di base di un’azienda dovrebbe lavorare giorno per giorno, ed è solitamente creata dai manager di livello più basso (con input dalla gestione intermedia). I piani operativi sono solitamente basati su progetti, quindi il loro orizzonte temporale dipende da quanto è grande il progetto che vogliono affrontare.
Pianificazione Imprenditoriale
Questi sono piani che trattano cosa può essere creato per far crescere l’azienda e cosa può essere introdotto ai consumatori per aggiungere valore. Le fasi di pianificazione imprenditoriale non seguono la stessa struttura gerarchica degli altri tipi di piani – le idee imprenditoriali vengono spesso generate in tutta l’azienda e tendono a muoversi su e giù attraverso i livelli di gestione man mano che le idee vengono affinate.
Il Piano Aziendale
Un “Piano Aziendale” in questo contesto è il documento centrale di una piccola impresa – unisce molti elementi sia della Pianificazione Strategica che della Pianificazione Aziendale per presentare una chiara visione di cosa è un’azienda, quali sono i suoi obiettivi e come intende raggiungerli. Un buon piano aziendale svolge tre funzioni: fornisce direzione a tutti i livelli di gestione su dove sta andando l’azienda (come un Piano Strategico), fornisce indicazioni su quali sono gli obiettivi e le missioni di un’azienda per i lavoratori di base di un’azienda, e funge da documento da presentare a banche e altri investitori per mostrare perché un’azienda sarà redditizia.
Un piano aziendale è composto dai seguenti elementi:
Riepilogo Esecutivo
La prima cosa che appare nel tuo rapporto e l’ultima cosa che viene scritta una volta che hai incluso tutti gli altri componenti necessari del piano aziendale. Il Riepilogo Esecutivo cerca di condensare tutte le altre parti del piano aziendale in un breve sguardo.
Descrizione dell’Azienda
Definisce che tipo di attività stai intraprendendo e fornisce una breve panoramica di ciò che offri ai consumatori. I prodotti o i servizi che saranno forniti dovrebbero essere specificati qui.
Dichiarazione di Missione
Una dichiarazione che ha un insieme di obiettivi che spiega perché l’azienda esiste, come opera e come è unica rispetto ad altre aziende.
Dichiarazione di Visione
Una dichiarazione che ispira i dipendenti a dare il massimo e spiega perché i clienti rimangono fedeli a un’organizzazione.
Analisi SWOT
Rivela i possibili punti di forza, debolezze, opportunità e minacce che la tua azienda incontrerà nell’ambiente aziendale interno ed esterno.
Obiettivi
Le cose che desideri raggiungere con la tua attività.
Implementazione
Come sarà eseguito il piano aziendale, come il marketing, le vendite, la distribuzione, la promozione, ecc.
Possono essere aggiunti componenti aggiuntivi che spiegano in modo più dettagliato la strategia di marketing, il mix di marketing, l’ambiente competitivo, il vantaggio competitivo, le barriere all’ingresso e l’ambiente esterno per coprire eventuali domande e preoccupazioni che potrebbero sorgere in quelle aree. I manager devono essere consapevoli che i piani possono cambiare a causa di tendenze in rapida evoluzione, nuove tecnologie, turbolenze politiche o recessioni economiche, scarsa domanda dei clienti e mancanza di supporto da parte dei clienti, eventi circostanti e costi aggiuntivi associati all’attività. Questi cambiamenti devono essere menzionati o riflessi nel piano aziendale man mano che si verificano, rendendo il piano aziendale un documento in evoluzione.
Pianificazione Operativa
La Pianificazione Strategica è pianificazione, ma con strategia davanti. La parte strategica consiste nello studiare e prendere decisioni che definiranno l’azienda e la aiuteranno a mantenere un vantaggio competitivo. Questi sono i piani che valutano l’identità di un’organizzazione, sia per se stessa che per la sua immagine nel resto del mondo, e come prendere decisioni migliori quando si tratta di logistica, operazioni, marketing, vendite, servizi, amministrazione, investimenti e produzione di un valore che può essere trasformato in risparmi sui costi o profitti. L’obiettivo della Pianificazione Operativa è fare un’impressione duratura e trasformativa all’interno e all’esterno dell’organizzazione che viene praticata nelle attività quotidiane di un manager.
Pianificazione Logistica
Pianificare e localizzare l’approvvigionamento, la distribuzione e lo scambio di forniture e materiali per ridurre i tempi di spedizione e diminuire i costi di spedizione.
Pianificazione delle Operazioni
Progettare e delegare in modo efficiente i layout degli edifici, il flusso delle operazioni, i lavori e le descrizioni dei lavori per ridurre i costi di produzione e incorporare nuove tecnologie.
Piani di Marketing
Pubblicizzare e promuovere efficacemente l’azienda organizzando e controllando varie piattaforme multimediali come posta diretta, Facebook, Twitter, giornali, ecc.
Piani di Vendita
Pianificare e organizzare i metodi di vendita sulla base delle informazioni ottenute da sondaggi, studi sui clienti attuali, ricerche sulle tendenze attuali online, lettura delle notizie per sapere quali cambiamenti influenzeranno le vendite, ecc.
Piani di Servizio
Pianificare e controllare come i lavoratori rispondono ai reclami e ai suggerimenti dei clienti e valutare la qualità dei servizi forniti, apportando continui miglioramenti.
Metodi e Tecniche di Pianificazione
Il processo di pianificazione richiede consapevolezza, prospettiva e comprensione. Realisticamente, l’organizzazione, coloro che sono incaricati di gestirla e coloro che contribuiscono con risorse devono implementare metodi e tecniche per far sì che il piano si realizzi. Ecco alcuni che possono essere utilizzati per il piano aziendale e la pianificazione strategica:
Crowdsourcing
I piani crowdsourced delegano la maggior parte del “lavoro pesante” a un gran numero di persone. Le aziende con una forte coesione tra i loro manager di basso livello e i lavoratori possono trovare grande successo quando crowdsourcing piani aziendali, perché dà a tutte le persone coinvolte una maggiore “partecipazione” nell’aiutare a definire quali obiettivi aziendali sono raggiungibili.
Previsione Ambientale
La previsione ambientale significa cercare di prevedere cosa accadrà dopo esaminando modelli e la storia di eventi, attività, tendenze e concorrenza. Questo è un tipo di pianificazione fortemente basato sui dati, con un’enfasi su una forte ricerca e analisi delle tendenze.
Analisi SWOT
Esaminare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce dell’ambiente interno ed esterno. Un’analisi SWOT è un componente fondamentale della maggior parte dei tipi di piani per aiutare a identificare cosa può andare bene e cosa può andare male.
Analisi della Concorrenza
Conoscere le barriere all’ingresso, il potere che i compratori hanno in termini di qualità e forze competitive, il potere che i fornitori hanno sui prezzi e sulla qualità, la minaccia di prodotti o servizi sostitutivi e quanto siano forti le forze competitive tra i concorrenti. Un’analisi della concorrenza è essenziale per un’azienda per sapere contro cosa si sta confrontando nel proprio campo e rimanere al top.
Analisi della Catena del Valore
Un’analisi strategica delle attività primarie (quelle che creano valore per l’azienda) e delle attività di supporto (quelle che aggiungono valore alle attività primarie) per determinare cosa può essere migliorato, rimosso o regolato. Un’analisi della catena del valore cerca di guardare a un’azienda nel suo insieme per identificare dove viene aggiunto il maggior valore ai loro prodotti o servizi e cercare di espandere l’intera gamma.
Pianificazione rispetto ad altre funzioni di gestione
La gestione massimizza i benefici in tutto ciò che deve essere gestito (logistica, risorse umane, operazioni, ecc.). Questo comporta molta pianificazione su cosa fare, come farlo, dove farlo, chi lo fa, dove andrà, a chi andrà, quanto, ecc. Tuttavia, la pianificazione è solo una delle quattro principali funzioni della gestione, le altre tre sono organizzare, guidare e controllare. Queste altre tre funzioni richiedono tutte pianificazione per essere implementate in modo tempestivo, efficiente ed efficace, in quanto tutte necessitano di pianificazione per gettare le basi prima che un’azione o una risposta di gestione venga intrapresa.
Ad esempio, quando si tratta di organizzare nel dipartimento logistico, il manager pianifica la struttura di quando verranno effettuate le spedizioni, a che ora, quanto dovrebbero durare le spedizioni, in quali strutture dovrebbero essere distribuite per ridurre i costi di spedizione. Il manager deve anche pianificare quanto materiale sarà allocato a ciascuna fabbrica, quanto produrrà ciascuna fabbrica, quanto di quel prodotto sarà spedito alle strutture e dove dovrebbero essere distribuiti. Il manager guida nella struttura e nell’allocazione di ciò che accade nel dipartimento logistico pianificando come far lavorare i dipendenti per fare ciò che è richiesto e atteso da loro affinché il processo di lavoro e la produzione degli articoli operino al massimo livello. Tuttavia, quando sorgono problemi, il manager deve controllare la situazione pianificando come risolvere il problema e come prevenire che si ripeta. La pianificazione è presente ovunque e in tutto ciò che fa il manager.
L’importanza della pianificazione può essere estesa ad altre aree e dipartimenti di un’azienda perché il tempo è davvero denaro. Ogni secondo, minuto, ora, giorno, mese e anno speso nella pianificazione può fare una grande differenza su come semplificare il flusso di produzione può minimizzare e ridurre le spese, come la qualità può essere migliorata e utilizzata per richiedere prezzi più elevati, e come il liberare risorse può essere utilizzato per sviluppare nuovi prodotti e servizi per aumentare i profitti.
Piani solidi sono il cuore di un’azienda – tutto il resto è costruito da lì!