Pratiche Migliori per la Paghe
La maggior parte delle tasse pagate avviene tramite gli stipendi, quindi una grande parte della contabilità delle paghe consiste nel contabilizzare correttamente tutte le tasse.
La maggior parte delle persone è familiare con la propria dichiarazione dei redditi annuale, ma la presentazione delle tasse sulle paghe funziona in modo un po’ diverso. Le paghe vengono elaborate settimanalmente, bisettimanalmente, mensilmente o anche semestralmente, quindi per ogni ciclo di pagamento, le tasse devono essere calcolate e riportate. Tutti i pagamenti delle tasse devono essere calcolati per ogni ciclo di pagamento e poi presentati una volta per trimestre.
Pagare Tasse vs Trattenere Tasse
Quando si pagano le tasse sulle paghe, c’è una distinzione tra le tasse pagate dal datore di lavoro e le tasse trattenute dal datore di lavoro. In breve, le aziende devono pagare alcune tasse sulle paghe al governo, ma trattengono anche tutte le tasse che i dipendenti devono pagare al governo.
Pensa in questo modo: il governo addebita alcune tasse direttamente ai datori di lavoro, quindi le aziende devono pagare queste tasse direttamente e non hanno alcun impatto sullo stipendio netto del dipendente. Queste sono tasse che i datori di lavoro pagano al governo. Queste sono tasse del datore di lavoro.
Il governo addebita anche tasse sul reddito del dipendente, quindi queste sono le tasse che i dipendenti vedono effettivamente sul loro stipendio (come la tassa sul reddito statale) e quindi influenzano il reddito netto. Queste tasse sono trattenute da ogni stipendio e inviate direttamente al governo. Alla fine dell’anno, ogni dipendente riceve un estratto conto che mostra quante tasse sono state trattenute durante l’anno, che viene utilizzato per presentare le dichiarazioni dei redditi personali (per recuperare parte di quel denaro trattenuto, se possibile).
Quando si fa la contabilità delle paghe, devono essere calcolate sia le tasse del datore di lavoro che quelle del dipendente.
Tasse del Datore di Lavoro
Quando si gestisce la contabilità delle paghe, la prima preoccupazione è calcolare le tasse dovute per ogni dipendente in ciascun periodo di pagamento. Le principali categorie di tasse sulle paghe pagate dai datori di lavoro sono le tasse FICA e le tasse di disoccupazione.
FICA – Legge Federale sui Contributi Assicurativi
FICA si riferisce principalmente a due grandi programmi gestiti dal governo federale – Sicurezza Sociale e Medicare, che supportano il reddito supplementare e l’assistenza sanitaria per gli anziani e i disabili. Le tasse FICA sono condivise tra datori di lavoro e dipendenti: entrambe le parti pagano la stessa somma nel programma.
Sicurezza Sociale
Questa tassa supporta il reddito supplementare per la pensione e i benefici per disabilità per i lavoratori. La parte della tassa FICA relativa alla Sicurezza Sociale è del 6,2% dello stipendio base.
Tassa di Sicurezza Sociale del Datore di Lavoro = Aliquota della Tassa di Sicurezza Sociale del Datore di Lavoro x Stipendio Base
Ad esempio, se un dipendente guadagna $40.000 all’anno, il calcolo sarebbe:
Tassa di Sicurezza Sociale del Datore di Lavoro = 6,2% x $40.000 = $2.460
Esiste un limite sull’importo massimo che le aziende devono pagare per ogni dipendente: la tassa di Sicurezza Sociale è addebitata solo sui primi $127.200 di reddito (che corrisponde a $7.886,40 in totale di tasse pagate). Anche se il dipendente guadagna $150.000 all’anno, il datore di lavoro deve comunque pagare solo $7.886,40 (a partire dal 2017).
Medicare
Il programma Medicare supporta l’assistenza sanitaria per gli anziani ed è l’altra metà della FICA. La parte della tassa FICA relativa a Medicare è attualmente dell’1,45% dello stipendio base.
Tassa di Medicare del Datore di Lavoro = Aliquota della Tassa di Medicare del Datore di Lavoro x Stipendio Base
Per il dipendente campione che guadagna $40.000 all’anno, la tassa totale di Medicare pagata dal datore di lavoro è:
Tassa di Medicare del Datore di Lavoro = 1,45% x $40.000 = $580
Contrariamente alla tassa di Sicurezza Sociale, non esiste un limite di reddito per le tasse Medicare. Per l’esempio dell’alto reddito, il calcolo sarebbe:
Tassa di Medicare del Datore di Lavoro = 1,45% x $150.000 = $2.175
Disoccupazione
Il secondo tipo principale di tassa sulle paghe che i datori di lavoro pagano è la disoccupazione. Le tasse di disoccupazione vengono utilizzate per finanziare programmi di assicurazione contro la disoccupazione e programmi di collocamento lavorativo gestiti dagli stati. Come per la FICA, ci sono due diverse componenti delle tasse di disoccupazione pagate dai datori di lavoro: FUTA e SUI.
FUTA – Tasse Federali sulla Disoccupazione
Le tasse FUTA sono tasse federali, quindi saranno le stesse indipendentemente da dove vivi (come la FICA). Questa tassa finanzia l’assicurazione contro la disoccupazione ed è distribuita ai governi statali per finanziare altri programmi di disoccupazione. L’aliquota della tassa FUTA è del 6% dello stipendio base.
Tassa Federale sulla Disoccupazione = Aliquota della Tassa FUTA x Stipendio Base
Come per la Sicurezza Sociale, la FUTA ha un limite sull’importo massimo che deve essere pagato: la FUTA è addebitata solo sui primi $7.000 di stipendio base. Considera tre dipendenti: i nostri guadagni di $40.000 e $150.000 di prima, ma anche un lavoratore temporaneo che ha guadagnato solo $5.000.
FUTA (Guadagnatore di $150.000) = 6% x $7.000 = $420
FUTA (Guadagnatore di $40.000) = 6% x $7.000 = $420
FUTA (Guadagnatore di $5.000) = 6% x $5.000 = $300
SUI – Assicurazione Statale contro la Disoccupazione
La seconda metà delle tasse di disoccupazione proviene a livello statale. Le tasse di disoccupazione statali variano notevolmente da stato a stato e possono essere complesse da calcolare anche all’interno di un singolo stato. Ad esempio, in Texas l’aliquota della tassa di disoccupazione statale può variare tra lo 0,59% e l’8,21% (a partire dal 2017), ma in media è dell’1,64% per la maggior parte dei datori di lavoro.
Le tasse di disoccupazione statali hanno anche un limite, che varia nuovamente in base allo stato. In Texas, il limite è di $9.000.
Utilizzando i nostri tre dipendenti di esempio di prima, possiamo calcolare le tasse SUI previste in Texas:
SUI (Guadagnatore di $150.000) = 1,64% x $9.000 = $147,60
SUI (Guadagnatore di $40.000) = 1,64% x $9.000 = $147,60
SUI (Guadagnatore di $5.000) = 1,64% x $5.000 = $82,00
Calcolo delle tasse dovute dal datore di lavoro
Una volta calcolate tutte e quattro le tasse del datore di lavoro, basta sommarle per ottenere l’importo totale delle tasse che il datore di lavoro deve per ciascun dipendente.
Tassa del datore di lavoro = FICA + Disoccupazione
Tassa del datore di lavoro = (Sicurezza Sociale + Medicare) + (FUTA + SUI)
Per ciascuno dei dipendenti di esempio, i totali sarebbero:
Tassa del datore di lavoro (Guadagnatore di $150,000) = $7,886.40 + $2,175 + $420 + $147.60 = $10,629
Tassa del datore di lavoro (Guadagnatore di $40,000) = $2,460 + $580 + $420 + $146.60 = $3,606.60
Tassa del datore di lavoro (Guadagnatore di $5,000) = $310 + $72.50 + $300 + $82 = $754.50
Si noti che per il guadagnatore più basso, il datore di lavoro deve pagare quasi la stessa somma in tasse di disoccupazione quanto in FICA.
Tasse trattenute
Tutte le tasse calcolate sopra sono pagate esclusivamente dal datore di lavoro, quindi non appariranno nella busta paga di un dipendente né influenzeranno il loro stipendio netto. Tuttavia, i datori di lavoro sono anche tenuti a trattenere le tasse sul reddito del dipendente e a presentarle all’IRS. Queste trattenute fiscali sul reddito appaiono nella busta paga di un dipendente – i dipendenti possono sottrarre queste trattenute dal loro stipendio base per trovare il loro stipendio netto (dopo le tasse).
Tasse FICA
Le tasse FICA sono addebitate anche ai dipendenti – i dipendenti devono pagare la stessa somma dei datori di lavoro, sia per la Sicurezza Sociale.
Tassa sulla Sicurezza Sociale del dipendente = Aliquota della tassa sulla Sicurezza Sociale del dipendente x Stipendio base
Tassa Medicare del dipendente = Aliquota della tassa Medicare del dipendente x Stipendio base
Le tasse FICA pagate dal dipendente seguono le stesse regole delle tasse FICA pagate dal datore di lavoro – stesse regole di cap, e quasi sempre la stessa aliquota. Attualmente, i dipendenti pagano anche il 6,2% di tassa sulla Sicurezza Sociale e l’1,45% di tassa Medicare. Per i tre dipendenti di esempio, le tasse FICA sono:
FICA (Guadagnatore di $150,000) = Sicurezza Sociale + Medicare = $7,886.40 + $2,175 = $10,061.40
FICA (Guadagnatore di $40,000) = Sicurezza Sociale + Medicare = $2,460 + 580 = $3,040
FICA (Guadagnatore di $5,000) = Sicurezza Sociale + Medicare = $310 + $72.50 = $382.50
Tasse sul reddito
Le tasse sul reddito sono anche trattenute dai datori di lavoro e versate all’IRS. Ci sono due tipi di tasse sul reddito – Federale e Statale. Il calcolo effettivo per entrambe le tasse sul reddito può essere più complesso, poiché le aliquote fiscali cambiano per diversi livelli di reddito a livello federale.
Gli stati utilizzano anche regole fiscali sul reddito diverse – alcuni stati (come il Texas e l’Alaska) non hanno affatto tasse sul reddito a livello statale.
Presentazione delle dichiarazioni fiscali sulle buste paga
Una volta che i datori di lavoro calcolano le tasse totali dovute e le tasse totali trattenute per ciascun dipendente, devono presentare il Modulo 941 all’IRS. A differenza delle dichiarazioni fiscali sul reddito personale, il Modulo 941 viene presentato trimestralmente, non annualmente. Questo modulo riporta tutto il reddito guadagnato, paga le tasse FICA del datore di lavoro e versa tutte le tasse sul reddito trattenute dal lato del dipendente. La maggior parte dei datori di lavoro utilizza software per la gestione delle buste paga, e la maggior parte dei software per la gestione delle buste paga genera automaticamente il Modulo 941, che può essere presentato elettronicamente all’IRS automaticamente.
Proprio come con le tasse sul reddito personale, è possibile per i datori di lavoro ottenere un rimborso fiscale quando presentano il Modulo 941. Questo accade più spesso se c’è stato un errore nel rapporto precedente – i datori di lavoro devono presentare manualmente un Modulo 941-X per eventuali modifiche o correzioni.