Was sind Finanzunterlagen?
Wenn Sie beginnen, mit Finanzinstituten zu arbeiten, um Ihr Geld zu sichern und Ihre finanziellen Transaktionen zu verarbeiten, ist es wichtig, dass Sie lernen, gute Finanzunterlagen zu führen. Diese Unterlagen, sowohl auf Papier als auch elektronisch, ermöglichen es Ihnen zu wissen, wo sich Ihr Geld und Ihre Vermögenswerte befinden und genau wie viel Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben.
Sie können sich entscheiden, diese Dokumente auszudrucken und in einem Ordner aufzubewahren oder sie in Ordnern auf Ihrem Computer zu organisieren. Die verwendete Methode spielt keine Rolle. Was zählt, ist, dass Sie verstehen, was mit Ihren Finanzen passiert, und wissen, wo Sie die Informationen finden, wenn Sie sie benötigen.
Finanzplanung
Wenn Sie Ihre Finanzpläne erstellen oder weiterentwickeln und neue finanzielle Ziele setzen, müssen Sie mit genauen Finanzunterlagen beginnen. Ihre Finanzdokumente ermöglichen es Ihnen, genau zu wissen, wo Sie heute stehen, und sie helfen Ihnen zu sehen, wann Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Steuern
Arten von Finanzunterlagen
Die meisten Menschen schätzen es, gute Finanzunterlagen zu haben, wenn es Zeit ist, Steuererklärungen einzureichen. Viele Ausgaben, die Sie im Laufe des Jahres tätigen, wie die Erneuerung Ihrer Fahrzeugzulassung, Arbeitsuniformen und bestimmte Arten von Zinsen auf Kredite, können alle von Ihren Steuern abgezogen werden – aber nur, wenn Sie gute Aufzeichnungen über all diese Zahlungen geführt haben.
Quittungen
Um Abzüge bei Ihren Steuern geltend zu machen, möchte das Finanzamt einen Nachweis sehen, dass bestimmte Käufe oder Zahlungen getätigt wurden. Und um einen Nachweis zu erbringen, müssen Sie eine Quittung vorlegen.
Sie sollten immer die Quittungen für große Käufe (wie den Kaufvertrag Ihres Autos) aufbewahren. Viele Städte bieten auch Steuervergünstigungen, wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen, daher ist es auch eine gute Idee, diese Quittungen aufzubewahren.
Die Gewohnheit, Ihre Quittungen aufzubewahren, kann Ihnen auch in anderen Bereichen Ihres Lebens helfen. Zum Beispiel werden Versorgungsrechnungen und Quittungen oft als “Nachweis der Adresse” benötigt, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen möchten. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt in einen Konflikt über eine bezahlte Rechnung geraten, kann eine Quittung das Problem sofort lösen, während es lange dauern kann, dies anderweitig nachzuweisen.
Bankunterlagen
Ihr Bankkonto wird eine Ihrer wichtigsten Quellen für Finanzunterlagen sein. In der Regel wird Ihre gesamte Transaktionshistorie für einige Jahre gespeichert (einschließlich jeder Scheck, den Sie ausstellen), zusammen mit Ihren aktuellen Kontoständen. Wenn Sie keine Quittung für eine Zahlung haben (zum Beispiel, wenn Sie jeden Monat einen Mietcheck ausstellen), können Sie dennoch einen Nachweis über diese Transaktion in Ihrem Bankkonto haben.
Die Art der Informationen, die in Ihren Bankunterlagen enthalten sind, hängt von der Art des Kontos ab, das Sie haben. Wenn Sie beispielsweise ein Sparkonto haben, haben Sie möglicherweise mehr Aufzeichnungen über Einzahlungsbeträge und -daten, mit angesammeltem Zinseszins. Wenn Sie ein Girokonto (oder “Aktuelles” Konto) haben, haben Sie Ihre aktuellen verfügbaren Salden sowie Ihre Transaktionshistorie Ihrer Schecks, Debitkartentransaktionen und Geldautomatenabhebungen. Ihre Bankunterlagen werden eine unschätzbare Ressource sein, wenn Sie Ihren Ausgabenplan erstellen und ändern.
Einkommensberichte
Jedes Mal, wenn Sie bezahlt werden, erstellt Ihr Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung, die zeigt, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben, wie viel Sie pro Stunde verdienen und den Betrag, der von Ihrem Gehalt für verschiedene Steuern abgezogen wird. Am Ende des Kalenderjahres fasst Ihr Arbeitgeber alle Ihre Gehaltsinformationen in einem Formular zusammen, das als W-2 (oder 1099, je nach Art Ihres Jobs) oder Einkommensbericht bekannt ist. Außerhalb der Vereinigten Staaten hat der Bericht unterschiedliche Namen, enthält aber immer die gleichen grundlegenden Informationen.
Ihre Einkommensberichte sind Aussagen, die zeigen, wie viel Geld Sie verdient haben, normalerweise zusammen mit dem Betrag an Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, den Sie in einem bestimmten Jahr gezahlt haben. Diese sind notwendig, um Ihre Steuern einzureichen, sind aber auch nützlich, um zu sehen, wie sich Ihr Einkommen im Laufe der Zeit entwickelt.
Investitionsberichte
Wenn Sie Aktien, Anleihen oder andere Investitionen haben, erhalten Sie auch regelmäßige Kontoauszüge von Ihrem Broker. Diese enthalten Ihre Barguthaben (verfügbar für Abhebungen oder den Kauf weiterer Wertpapiere), den gesamten Nettomarktwert Ihres Portfolios, den Betrag an Dividenden, die Sie erhalten haben, und die Gesamtkosten Ihrer Investitionen (dies ist bei Investmentfonds am wichtigsten). Ihre Investitionsberichte sind für steuerliche Zwecke unerlässlich. Sie sind gesetzlich verpflichtet, jegliche Einkünfte aus Investitionen zu melden, daher ist es wichtig, einen schnellen Zugriff auf diese Dokumente zu haben.
Inventar persönlicher Gegenstände
Im Gegensatz zu den anderen primären Aufzeichnungen ist dies eine, die Sie selbst erstellen und pflegen werden. Ihr persönliches Eigentumsinventar ist im Grunde eine Liste dessen, was Sie besitzen, wo es sich befindet und welchen geschätzten Wert es hat. Das scheint ziemlich einfach zu sein, wenn Sie noch in der Schule sind, aber es gibt mehr als ein paar gemeldete Fälle von großen Geldbeträgen, die versteckt und vergessen wurden. Ihr persönliches Eigentumsinventar wird nicht für Steuern verwendet.
Der Hauptvorteil der Führung und Pflege eines persönlichen Eigentumsinventars ist rein organisatorischer Natur. Genau zu wissen, wo sich Ihre Dinge befinden und wie viel sie wert sind, kann sehr nützlich sein, wenn sich Ihre Lebensumstände ändern und Sie Dinge verkaufen (oder verschenken) möchten, die Sie nicht mehr verwenden oder vielleicht vergessen haben. Die Selbstlagerungsbranche lebt von Menschen, die monatliche Zahlungen leisten, um Dinge zu speichern, die sie nicht regelmäßig nutzen!
Einkommensteuererklärungen
Nachdem Sie Ihre Einkommensteuererklärung eingereicht haben, bewahren Sie eine Kopie für spätere Referenz auf. Rechtlich gesehen sollten Sie alle Steuererklärungen und Quittungen 7 Jahre lang aufbewahren, aber es kann nützlich sein, sie länger aufzubewahren, wenn Sie gelegentlich an langfristiger Finanzplanung arbeiten möchten.
Persönliche Ausgabenaufzeichnungen
Sie könnten in relativ kurzer Zeit Dutzende von Quittungen ansammeln. Versuchen Sie alle paar Monate, sie zusammenzufassen und an einem sicheren Ort aufzubewahren (zum Beispiel alle Quittungen für “Januar – März 2016” in einem Ordner in einem feuerfesten Safe). Während Sie dies tun, kopieren Sie die Beträge und den Grund für den Kauf in eine Excel-Tabelle. So wissen Sie leicht, wie viel Sie ausgegeben haben und wo Sie es ausgegeben haben. Außerdem können Sie Ihre Tabelle verwenden, um später schnell und einfach die ursprüngliche Quittung zu finden, falls Sie sie benötigen. Indem Sie regelmäßig alle Ihre Quittungen ablegen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass eine verloren geht oder versehentlich weggeworfen wird. Diese Gewohnheit regelmäßig zu pflegen, hilft Ihnen auch, einen ganzen Nachmittag mit dem Sortieren und Organisieren Ihrer Quittungen zu vermeiden.
Ihre Aufzeichnungen sicher aufbewahren
Jetzt, da Sie all diese Informationen haben, ist Ihre Hauptsorge, sie sicher aufzubewahren. Identitätsdiebstahl ist ein großes Problem, und wenn jemand unbefugten Zugang zu nur wenigen Ihrer Dokumente erhält, könnte er diese Informationen nutzen, um Ihnen zu schaden.
Papierdokumente aufbewahren
Für Dinge wie Ihre Steuererklärungen, Quittungen und Investitionsberichte haben Sie möglicherweise Papierkopien, die sowohl leicht zu finden als auch sicher sein müssen. Ein möglicher Weg ist, einen kleinen Safe zu kaufen, den Sie am Boden befestigen können, um Ihre Dokumente sicher und an einem Ort aufzubewahren. Banken bieten Schließfächer an, in denen Sie Dokumente und Gegenstände sicher aufbewahren können. Kleine Schließfächer kosten in der Regel etwa 60 Dollar pro Jahr. Die Unannehmlichkeit, die Bank besuchen zu müssen, um Zugang zu Ihren Dokumenten zu erhalten, könnte durch das Wissen ausgeglichen werden, dass die Dokumente an einem sicheren Ort sind.
Elektronische Dokumente aufbewahren
Ihre Computerdateien vor Hackern und Phishing-Angriffen zu schützen, ist eine viel herausforderndere Aufgabe. Es gibt Dutzende von Möglichkeiten, Ihre Aufzeichnungen sicher zu halten, aber dies sind die häufigsten Regeln, die Sie befolgen sollten:
Regel #1: Teilen Sie Ihre Anmeldeinformationen nicht
Trotz dessen, was die Filme zeigen, wird das meiste “Hacking” nicht durch das Zwingen komplexer Computeralgorithmen, ein Hauptsystem zu hacken, durchgeführt, sondern in der Regel einfach, weil jemand ein Passwort mit jemandem teilt, mit dem er es nicht hätte teilen sollen. Dies gilt nicht nur für Passwörter, sondern auch für andere Informationen. Geben Sie NIEMALS Ihre Kontonummern, Kreditkartennummern, Benutzernamen oder Passwörter am Telefon oder per E-Mail weiter. Wenn Sie unbedingt einen Benutzernamen und/oder ein Passwort teilen müssen (zum Beispiel, wenn Sie ein Konto mit einer Gruppe teilen), stellen Sie sicher, dass es sich um einen Benutzernamen und ein Passwort handelt, die Sie auf keiner anderen Website verwenden.
Regel #2: Verwenden Sie Ihr Passwort nicht erneut
Wenn Sie am Computer sind, können Sie nicht erkennen, welche Websites Sie verwenden lassen die Administratoren Ihr Passwort sehen und welche eine ordnungsgemäße Verschlüsselung verwenden. Wenn Sie dieselben Benutzernamen und Passwörter an vielen Orten wiederverwenden, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein unzufriedener Kollege Daten stiehlt und in Ihre anderen Konten eindringt.
Regel #3: Ändern Sie Ihre Passwörter häufig
Selbst das sicherste, einzigartigste Passwort der Welt ist anfällig für Keylogger – eine Art von Virussoftware, die jede Taste aufzeichnet, die Sie drücken, und sie an den Ersteller des Virus zurückmeldet. Selbst wenn Sie keinen Keylogger auf Ihrem Heimcomputer haben (der monatelang oder jahrelang verborgen sein kann, bevor er “aktiviert” wird), ist es möglich, dass einer auf einem Computer in einem Computerlabor oder auf einem öffentlichen Computer installiert ist. Ihre Passwörter alle paar Monate zu ändern, ist eine gute Möglichkeit, sie sicher zu halten.
Regel #4: Wählen Sie schwer zu erratende Passwörter
Wenn Sie ein Passwort für ein Konto wählen, versuchen Sie, Kombinationen aus Buchstaben, Symbolen und Zahlen zu wählen, die für Sie leicht genug zu merken, aber für Ihren besten Freund oder einen Hacker, der zufällige Buchstabenkombinationen verwendet, schwer zu erraten sind. Denken Sie daran, dass Sie Ihren Teil dazu beitragen müssen, Ihre Passwörter sicher zu halten.
Weitere Tipps und Tricks für Finanzaufzeichnungen
Sehen Sie, welche Kontoverwaltungsdienste einige Finanzinstitute anbieten können
Wenn es eine entmutigende Aussicht ist, alles im Auge zu behalten, sehen Sie, welche Arten von Dienstleistungen Ihre Bank oder ein anderes Finanzinstitut “bündeln” kann. Es ist zum Beispiel äußerst üblich, dass eine Person ihr Sparkonto, Girokonto, Investitionsportfolio, Hypothek und Kreditkarte alle über dieselbe Bank hat, sodass sie auf all diese Finanzunterlagen über das Online-Portal der Bank zugreifen kann.
Dies hat den Vorteil der Bequemlichkeit, aber es gibt auch einige ernsthafte Nachteile. Wenn Ihnen beispielsweise das Passwort für diesen Online-Banking-Dienst gestohlen wird, könnten Sie den Zugang zu allem auf einmal verlieren, was zu einem massiven Kopfzerbrechen und potenziell zu Zehntausenden von Dollar führen kann.
Besuchen Sie Steuerfachleute oder Finanzberater
Selbst wenn Sie es nicht jedes Jahr tun, kann es sich langfristig lohnen, sich Zeit zu nehmen, um einen Fachmann zu besuchen. Steuerfachleute und Finanzberater verstehen Steuergesetze, Anlagestrategien, finanzielle Fallstricke und Bürokratie, mit denen Sie möglicherweise nicht vertraut sind. Für ihre Expertise zu bezahlen, kann minimieren, wie viel Zeit und Recherche Sie aufwenden müssen, um Ihre Finanzunterlagen selbst zu verstehen.
Vielleicht können Sie sich an die Grundlagen erinnern – wenn Sie eine Ausgabe haben, die hauptsächlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird, können Sie wahrscheinlich eine Steuervergünstigung dafür geltend machen. Sie wissen jedoch möglicherweise nicht, wie genau Sie die Zeit geltend machen, die Sie mit Ihrem Auto während der Arbeit verbracht haben, oder ob Sie von der Umsatzsteuerbefreiung für neue Renovierungen in Ihrem Zuhause profitieren können. Ein Treffen mit einem Steuerfachmann oder einem Finanzberater ist der einfachste Weg, um sich durch den Bürokratie-Dschungel zu navigieren und das Beste aus Ihren Steuererklärungen herauszuholen sowie die Zeit und Recherche zu minimieren, die Sie in Ihrer Freizeit für Ihre Finanzunterlagen aufwenden müssen.