Personalplanung

Die Personalabteilung eines Unternehmens ist für alles verantwortlich, von der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, der Organisation und Durchführung von Schulungsprogrammen, der Lösung interner Konflikte, der Festlegung der Gehaltsskalen und allem, was dazwischen liegt.

Rolle der Personalabteilung

Die Personalabteilung kümmert sich um die spezifischen Mitarbeiter des Unternehmens, anstatt um Vertrieb, Marketing oder Produktentwicklung. Kurz gesagt, die Personalabteilung eines Unternehmens arbeitet daran, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihr Bestes geben können.

Managementrollen

Aus einer Managementperspektive erfüllt die Personalabteilung fünf Hauptrollen:

1. Exekutive Rolle – Die Personalabteilung ist spezialisiert auf Bereiche, die das Management von Mitarbeitern umfassen.
2. Audit-Rolle – Die Personalabteilung überprüft andere Abteilungen, um sicherzustellen, dass Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie Schulungen gemäß der HR-Politik des Unternehmens durchgesetzt werden.
3. Vermittlerrolle – Die Personalabteilung hilft anderen Abteilungen, ihre Ziele zu erreichen, die das Unternehmen festgelegt hat. Dies bedeutet typischerweise die Entwicklung von Schulungsprogrammen und die Sicherstellung, dass verschiedene Abteilungen effizient zusammenarbeiten können.
4. Beratungsrolle – Die Personalabteilung berät Manager, wie sie spezifische Probleme professionell angehen und lösen können. Dies bedeutet in der Regel die Lösung persönlicher Streitigkeiten zwischen Managern und Mitarbeitern.
5. Service-Rolle – Die Personalabteilung ist auch dafür verantwortlich, das Bewusstsein für die Hauptmission des Unternehmens und neue Unternehmensrichtlinien zu schärfen. Das bedeutet, dass sie in der Regel für die meisten internen Massenkommunikationen verantwortlich sind.

Tägliche Rollen

Es gibt auch wichtige HR-Aktivitäten, mit denen Manager im täglichen Arbeitsablauf konfrontiert sind.  Diese Aktivitäten können in verschiedenen Organisationen variieren und können nicht nur die Verantwortung von HR-Managern, sondern auch von anderen Managern sein.  Die meisten täglichen Aktivitäten drehen sich um Einstellung, Schulung, Vergütung und Mitarbeiterbewertungen. Die häufigsten Aktivitäten sind:

1. Auswahl und Einstellung von Mitarbeitern – Die Personalabteilung überwacht die Festlegung von Jobqualifikationen und das Durchsehen von Lebensläufen, um den am besten qualifizierten Kandidaten für das Vorstellungsgespräch auszuwählen.
2. Papierkram & Einarbeitung – Die Personalabteilung stellt sicher, dass die neu eingestellten Mitarbeiter mehrere Formulare ausfüllen, um sie auf den Job vorzubereiten, wie das W-4 und I-9, und stellt die neuen Mitarbeiter den anderen Mitarbeitern in der Organisation vor.
3. Schulung & Entwicklung – Die Personalabteilung schult die neuen Mitarbeiter, was praktische Schulungen oder einfach die Ausgabe eines Handbuchs umfassen kann. Die tatsächlichen Schulungsübungen werden normalerweise von dem Manager durchgeführt, dem jeder neue Mitarbeiter unterstellt ist, aber die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, „Best Practices“ und allgemeine Schulungen zu den Unternehmensnormen aufrechtzuerhalten. Die Personalabteilung organisiert auch Schulungen für bestehende Mitarbeiter, um ihre Fähigkeiten im Job zu verbessern.
4. Vergütung – Die Personalabteilung bestimmt das beste Vergütungspaket für die Organisation, das am besten zu den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter passt. Die Vergütung umfasst Gehalt, 401k-Pläne, Urlaub, persönliche Zeit und Leistungen.
5. Leistungsbeurteilungen – Die HR-Manager entwickeln diese Formulare, um die prozentualen Erhöhungen zu bestimmen, die jeder Mitarbeiter erhalten sollte. Diese Unterlagen dienen als Überprüfung für den Mitarbeiter und ermöglichen es ihm, seine Stärken und Schwächen zu erkennen.
6. Sicherheit & Gesundheit – Alle HR-Abteilungen müssen sicherstellen, dass die Arbeitsumgebung sicher ist. Die Verantwortlichkeiten der Personalabteilung in diesem Bereich hängen von der Art des Unternehmens ab, für das sie arbeiten.  Ein HR-Manager in einer Buchhaltungsfirma wird weniger davon tun, aber ein HR-Manager in einem Schweißbetrieb könnte dies mehr tun.  Außerdem ist der HR-Manager in einem kleinen Unternehmen normalerweise dafür verantwortlich, Sicherheitsverfahren im Büro auszuhängen.
7. Rechtliche Angelegenheiten verwalten – Die Personalabteilung muss sicherstellen, dass die Organisation sich nicht an diskriminierenden Handlungen beteiligt. Das Gesetz über Chancengleichheit für Arbeitnehmer (EEO) ist ein Gesetz, dessen sich alle HR-Abteilungen bewusst sein sollten, da es besagt, dass Unternehmen nicht aufgrund von Ethnie, Rasse, Behinderung oder Geschlecht diskriminieren dürfen.

Diese Aktivitäten im Personalwesen helfen Organisationen, ihre Ziele zu erreichen, ein effektives und profitables Geschäft zu führen sowie ein Kernteam zu rekrutieren und zu halten, das für das Unternehmen arbeitet.  Es ist wichtig, dass die Personalabteilung die Mitarbeiter am Arbeitsplatz motiviert, sowohl mit Hilfe von Motivationstechniken wie Beförderungen, Gehaltserhöhungen und Boni, als auch durch die Durchführung von Bewertungen von Schulungen und Fortbildung.

Aufbau der Anforderungen an die Personalabteilung

Die Personalplanung ist ein Prozess, der die aktuellen und zukünftigen HR-Bedürfnisse einer Organisation identifiziert, um ihre Ziele zu erreichen.  Die HR-Planung dient als Verbindung zwischen dem HR-Management und dem Gesamtgeschäftsplan des Unternehmens, während eine Strategie entwickelt wird, die die Ziele der Organisation unterstützt.  Die Hauptverantwortung für die Personalplanung (HPR) besteht darin, die beste Übereinstimmung zwischen Mitarbeitern und Stellen sicherzustellen, während sie in der Lage sind, kurzfristige Herausforderungen zu bewältigen.

Bedarfsanalyse

Um die Anforderungen an die Personalabteilung zu bestimmen, gibt es etwas, das als Bedarfsanalyse bezeichnet wird.

Eine Bedarfsanalyse ist eine wertvolle Technik, die sich darauf konzentriert, wie ein Produkt die Bedürfnisse eines menschlichen Verbrauchers anspricht.  In der Personalabteilung wird diese Bedarfsanalyse verwendet, um die Schulungsbedürfnisse eines Mitarbeiters zu bestimmen, um ihm nicht nur zu helfen, als Arbeiter zu wachsen, sondern auch dem Unternehmen zu helfen, zu wachsen.  Durch die Bestimmung dieser Schulungsbedürfnisse kann eine Organisation entscheiden, welches spezifische Wissen und welche Fähigkeiten erforderlich sind, um die Leistung des Mitarbeiters im Unternehmen zu verbessern.  Die 4 Hauptmethoden sind:

1. Umfragen – Umfragen konzentrieren sich auf spezifische Bereiche der Leistungsdefizite und können von der Geschäftsführung oder einer externen Partei durchgeführt werden. Ein schriftlicher Fragebogen ermöglicht es einem Mitarbeiter, anonym, frei und wahrheitsgemäß zu antworten, während die Fragen auf spezifische Aufgaben abzielen.
2. Beobachtungen – Dies ist, wenn Mitarbeiter bei der Arbeit beobachtet werden, was der Personalabteilung genügend Informationen darüber geben kann, wie der Mitarbeiter arbeitet und wie gut er arbeitet.
3. Interviews – Interviews beinhalten Gespräche mit jedem Mitarbeiter und die Bewertung ihrer Arbeit und wie gut sie die ihnen zugewiesene Arbeit erledigen. Dies ist ein dezentraler und demokratischer Ansatz in der Ausbildung, da es dem Mitarbeiter ermöglicht, seine Meinungen zu äußern.
4. Kundenkommentarkarten – Dies ist, wenn Kunden eine wichtige Informationsquelle darüber sind, wie gut der Mitarbeiter seine Arbeit macht. Geheime Käufer können an dieser Methode teilnehmen und dem Management mitteilen, woran jeder Mitarbeiter arbeiten muss.

Die Bedarfsanalyse ist eine entscheidende Aktivität im Ausbildungs- und Bewertungsprozess, da sie es der Personalabteilung ermöglicht, die starken Mitarbeiter von den schwachen zu trennen. Dies wird wiederum genutzt, um die besten Mitarbeiter zu belohnen und zu identifizieren, wie die Ausbildung und bewährte Praktiken verbessert werden können, um die Gesamteffizienz zu steigern.

Intern vs. Extern

Die Personalabteilung ist normalerweise intern, was bedeutet, dass sie innerhalb des Unternehmens für die Mitarbeiter arbeitet, die in der Organisation tätig sind. Zum Beispiel hat die Apple-Zentrale ihre eigene Personalabteilung, und jeder einzelne Apple-Store im Land (und weltweit) hat normalerweise seine eigene kleinere Personalabteilung.

Einige Unternehmen, in der Regel kleinere Betriebe, lagern jedoch einen Teil oder alle ihre Personalressourcen an ein externes Unternehmen aus. Dies wird als „Outsourcing“ bezeichnet.

Outsourcing

Outsourcing tritt in einem Unternehmen auf, wenn es die Kosten senken möchte, indem es einen Dritten mit der Durchführung spezifischer Arbeitsfunktionen wie Fertigung, Kundenservice oder Personalwesen beauftragt.

Das Outsourcing der Personalplanung erfolgt, wenn ein Unternehmen einen externen Anbieter anweist, das Risiko und die Verantwortung für HR-Funktionen zu übernehmen und diese Aufgaben für das Unternehmen auszuführen. Es gibt zwei Hauptgründe, warum ein Unternehmen seine Personalressourcen auslagern möchte:

• Kleinere Unternehmen sind möglicherweise nicht groß genug für eine Vollzeit-Personalabteilung, sodass die Beauftragung eines externen Unternehmens günstiger sein kann, als alle HR intern zu erledigen.
• Spezialisierte HR-Firmen sind in der Regel sehr gut über Änderungen von Gesetzen/Regelungen informiert, wie z.B. neue Arbeitsgesetze, Subventionen und andere Änderungen.

Dies ermöglicht es den internen Ressourcen, sich auf die strategischen Operationen des Unternehmens zu konzentrieren.  HR-Outsourcing ist großartig für kleine Unternehmen, um sich zu transformieren und Expertise zu gewinnen, ohne zusätzliches Personal mit hohen Gehältern einstellen zu müssen.  Wenn HR ausgelagert wird, minimiert es das Risiko des Unternehmens, da sich Arbeitsgesetze regelmäßig ändern und es für den Arbeitgeber schwierig sein kann, mit den neuen Gesetzen auf dem Laufenden zu bleiben.

Andererseits kann die Auswirkung auf die tatsächlichen Mitarbeiterbeziehungen unklarer sein. Als Vorteil kann es Unternehmen helfen, die Mitarbeiterleistung zu verwalten, da die Outsourcing-Firma eine wirklich unvoreingenommene Informationsquelle ist, die helfen kann, festgefahrene Managementhaltungen und -praktiken zu durchbrechen.

Als Nachteil wird es für die Personalabteilung schwieriger, eine direkte persönliche Beziehung zu den Mitarbeitern zu haben. Dies ist problematisch, da ausgelagerte HR-Firmen bei der Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitern weniger effektiv sein werden als interne HR-Abteilungen, da die ausgelagerte HR weniger mit der Gesamtstrategie des Unternehmens und der Unternehmensvision vertraut ist. Aus diesem Grund neigen sehr kleine Unternehmen dazu, ihre Personalressourcen auszulagern, während mehr Unternehmen die Personalabteilung intern integrieren, wenn sie wachsen.

Pop Quiz