Conciliación de Cuentas
Es probable que tus padres tengan experiencia conciliando su chequera al comparar sus propios registros escritos con sus estados de cuenta bancarios.
En el mundo actual, conciliar tu chequera no es una actividad común por dos razones:
- Los cheques de papel probablemente solo representan una pequeña parte de tus gastos totales por mes
- Probablemente tengas un registro automático con los servicios en línea de tu banco que muestra cuánto pagaste por cualquier cosa comprada con una tarjeta de débito
Sin embargo, esto no significa que puedas omitir la conciliación de cuentas. De hecho, la forma en que funcionan los pagos instantáneos y otras comodidades probablemente hace que sea más importante que nunca dedicar unos minutos al mes a conciliar tus cuentas.
¿Qué significa reconciliar?
En las relaciones, reconciliar significa resolver diferencias para restaurar relaciones amistosas entre dos personas. Lo ves en las películas cuando una pareja casada se separa y luego decide que aún quiere estar casada, o cuando una hija decide, después de estar molesta con su padre durante 20 años, que quiere reconciliar su relación. En las relaciones, reconciliar significa hacer las cosas bien.
En términos financieros, reconciliar significa comparar tus registros personales con los registros del banco para ver si coinciden. Y si no coinciden, quieres descubrir dónde está el error y “hacerlo bien.” No quieres pensar que tienes más dinero del que realmente tienes, y tampoco quieres pensar que tienes menos dinero del que realmente tienes. Así que el proceso de reconciliar tus cuentas bancarias es importante.
Conciliación para el Siglo 21st – ¿Por qué es Importante?
Hoy en día, aún recibirás recibos en papel por casi cada pago que hagas en persona, y copias en línea de los recibos por cada compra que hagas en línea.
Aún hay dos factores que hacen que la conciliación sea necesaria:
Errores de Entrada en los Establecimientos
La forma más barata y fácil para que las tiendas y restaurantes acepten tarjetas de crédito y débito es utilizando un lector de tarjetas independiente. Estos lectores operan de forma independiente del sistema normal de caja registradora, lo que significa que tu camarero o empleado necesitará ingresar manualmente tu cargo total antes de escanear tu tarjeta.
Puedes identificar qué establecimientos hacen esto porque probablemente recibirás dos recibos: uno emitido por el establecimiento (que enumera lo que compraste y los precios de los artículos), y uno impreso por el lector de tarjetas (que generalmente solo enumera el total). Dado que estos dos elementos se registran por separado, hay una posibilidad de que la persona que ingresó tu total haya ingresado la cantidad incorrecta. Esto suele hacerse accidentalmente, pero significa que pagas más o menos de lo que deberías haber pagado.
Si miras los dos recibos de inmediato, podrás detectar el error y la tienda puede hacer la corrección mientras aún estás allí, anulando la primera transacción y creando una corregida. Sin embargo, a menudo los recibos van a la bolsa de compras y puede que no notes la discrepancia hasta que llegues a casa. Puedes hacer la corrección más tarde comparando tu recibo “original” con tu estado de cuenta bancario y llevando ambos al establecimiento para probar el error. Por supuesto, esto solo es posible si conservaste el verdadero recibo que enumera lo que compraste, cuánto se suponía que debías pagar, y las marcas de tiempo en ambos, el recibo y el estado de cuenta bancario, que muestran que fue la misma transacción.
Tiempo de Procesamiento de Transacciones
Cuando realizas una transacción, el establecimiento del que compras necesita un “intermediario” para contactar a tu banco o compañía de tarjeta de crédito para transferir dinero. Esto se llama “Procesamiento de Pagos”, y hay algunas formas en que puede suceder.
Si trabajas con empresas más grandes, el pago generalmente se procesa de inmediato – puedes verlo aparecer en tus transacciones de tarjeta de crédito o estados de cuenta bancarios de inmediato. Sin embargo, es muy común que las tiendas en línea utilicen procesamiento de pagos en bloque, lo que significa que todos los pagos se procesan uno o dos días después de que se realizó la compra (esto puede ser mucho más barato para las tiendas más pequeñas, ya que los procesadores de pagos tienen tarifas más bajas para lotes). Esto también puede suceder con tiendas más grandes en persona (como grandes cadenas de supermercados o estaciones de servicio) que pueden procesar pedidos en bloque.
Si bien los retrasos pueden tener solo un período de espera de uno o dos días, puede acumularse si estás verificando tu saldo bancario sobre la marcha para averiguar cuánto efectivo tienes. Cada pequeña transacción “retrasada” puede representar grandes cantidades de tarifas por sobregiro si piensas que tienes dinero en tu cuenta pero en realidad está atado en transacciones pendientes.
Los retrasos de procesamiento mucho más grandes pueden provenir de cualquier cosa que puedas pagar con un cheque de papel (como el alquiler). Estos solo se procesan después de que alguien lleva físicamente el cheque a un banco para depositarlo, por lo que el tiempo de procesamiento depende completamente de quien pagues. Esto también puede suceder con tu cheque de pago: muchos sistemas de nómina pagan solo cuando alguien del departamento de nómina de tu empresa confirma tu monto de pago, lo que significa que cuando realmente recibes el efectivo en tu cuenta variará dependiendo de los fines de semana, días festivos y la carga de trabajo de esa persona.
La Conciliación de 10 Minutos
Una vez al mes, deberías tomar 10 minutos para reconciliar tu cuenta corriente. Recuerda que esto significa que estás comparando la cantidad de dinero que piensa que tienes en tu cuenta con lo que el banco dice que tienes en la cuenta. Si guardas tus recibos, este proceso será mucho más rápido. Aquí hay cuatro pasos para ayudarte con tu tarea de conciliación.
- Paso 1: Confirma que tus grandes compras coincidan con tus recibos.
- Haz esto para tus 10 compras más grandes del mes, solo para asegurarte de que no haya errores.
- Paso 2: Asegúrate de que todos tus depósitos estén contabilizados.
- Verifica que todos tus cheques de pago o cualquier otra transferencia que hayas recibido aparezcan correctamente.
- Paso 3: Asegúrate de que tus pagos estén contabilizados.
- Verifica específicamente los pagos más grandes, como la compra de comestibles de la semana, o algunos regalos que compraste en línea – no necesitas ser exacto.
- Paso 4: Registra tus totales.
- Una vez que hayas establecido tu verdadero saldo bancario, registra este número en tu hoja de cálculo para referencia futura. Esto te ayuda más tarde a determinar cómo se mueve tu gasto de mes a mes.
Trabajando con Cheques
Puede que no necesites escribir cheques a menudo, ¡pero aún hay algunos casos en los que surge! Asegúrate de que cualquier cheque que escribas también esté incluido en tu conciliación, incluso si aún no ha sido procesado por tu cuenta bancaria. Cuando escribes un cheque a tu amiga Sue, ella tiene que depositar tu cheque en su cuenta bancaria. Su banco luego contacta a tu banco electrónicamente para asegurarse de que tienes suficiente dinero en tu cuenta para transferir a la cuenta de Sue. Si lo tienes, entonces el dinero se transfiere y el cheque se considera “cobrado.” Este proceso de compensación podría tardar días o semanas dependiendo de qué tan rápido Sue depositó el cheque y cuánto tiempo tardan los bancos en comunicarse entre sí.
Un cheque siempre incluirá:
- Tu nombre impreso
- Tu firma
- La persona o empresa a la que le estás pagando
- La fecha en que escribiste el cheque
- El monto, escrito en palabras
- El monto, en números
- Tu firma
- Tu número de cuenta
- Tu número de ruta (este número es un número único para tu banco, utilizado con tu número de cuenta para identificar tu cuenta bancaria exacta)
Los cheques también pueden incluir opcionalmente un memo, que es una nota para recordarte a ti mismo o a la persona a la que le estás pagando por qué escribiste este cheque.
¡Inténtalo!
Ve si puedes identificar cómo llenar correctamente un cheque. En este ejemplo, tu nombre es Mark Brookshire, y estás escribiendo un cheque a City Cable Company el 18 de abril de 2019 por $142, para pagar tu factura de marzo. Arrastra los elementos del lado derecho al lugar en el cheque donde pertenecen.
Preguntas de Desafío
- ¿Qué entiendes por el término conciliación de cuentas?
- ¿Por qué es importante hacer una conciliación de cuentas cada mes?
- ¿Cómo podría ayudar un asesor financiero?