Planificación de Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos en una empresa se encarga de todo, desde la contratación y despido de empleados, la organización e implementación de programas de capacitación, la resolución de conflictos internos, la determinación de las escalas salariales, y todo lo que hay en medio.

Rol de Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos se ocupa de los empleados específicos de la empresa, en lugar de ventas, marketing o desarrollo de productos. En resumen, el departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa trabaja para asegurarse de que los empleados sean lo mejor que pueden ser.

Roles Gerenciales

Desde una perspectiva gerencial, el departamento de Recursos Humanos cumple cinco roles principales:

1. Rol ejecutivo – El departamento de RRHH son especialistas en áreas que abarcan la gestión de empleados.
2. Rol de auditoría – RRHH inspecciona otros departamentos para asegurarse de que se estén aplicando las políticas de salud y seguridad, y la capacitación, alineadas con la política de RRHH de la empresa.
3. Rol de facilitador – RRHH ayuda a otros departamentos a alcanzar sus objetivos que la empresa ha establecido. Esto generalmente significa desarrollar programas de capacitación y asegurarse de que diferentes departamentos puedan trabajar juntos de manera eficiente.
4. Rol de consultoría – RRHH asesora a los gerentes sobre cómo abordar y resolver problemas específicos de manera profesional. Esto generalmente significa resolver disputas personales entre gerentes y empleados.
5. Rol de servicio – El departamento de RRHH también es responsable de crear conciencia sobre la misión principal de la empresa y cualquier nueva política corporativa. Esto significa que generalmente son responsables de la mayoría de las comunicaciones internas masivas.

Roles Diarios

También hay actividades importantes de RRHH que los gerentes enfrentan en la actividad diaria en el trabajo.  Estas actividades pueden variar en diferentes organizaciones y pueden ser responsabilidades no solo de los gerentes de RRHH, sino también de otros gerentes.  La mayoría de las acciones diarias giran en torno a la contratación, capacitación, compensación y evaluaciones de empleados. Las actividades más comunes son:

1. Elegir y contratar empleados – El departamento de RRHH supervisa la definición de las calificaciones del trabajo y la selección de currículos, eligiendo al candidato más calificado para la entrevista.
2. Documentación y orientación – RRHH se asegura de que los nuevos empleados completen varios formularios para prepararlos para comenzar el trabajo, como el W-4 y el I-9, y presenta a los nuevos empleados a los demás trabajadores de la organización.
3. Capacitación y desarrollo – RRHH capacita a los nuevos empleados, lo que puede implicar capacitación práctica o simplemente entregar un manual. Los ejercicios de capacitación reales suelen ser conducidos por el gerente al que cada nuevo empleado reporta, pero el departamento de RRHH es responsable de mantener las “mejores prácticas” y la capacitación general sobre las normas corporativas. RRHH también organiza capacitación para empleados existentes para mejorar sus habilidades en su trabajo.
4. Compensación – RRHH determina el mejor paquete de compensación para la organización que mejor se ajuste a las necesidades de sus empleados. La compensación incluye; salario, planes 401k, vacaciones, tiempo personal y beneficios.
5. Evaluaciones de desempeño – Los gerentes de RRHH desarrollan estos formularios para determinar los porcentajes de aumentos que cada empleado debería recibir. Esta documentación sirve como una revisión para el empleado y les permite conocer sus fortalezas y debilidades.
6. Seguridad y salud – Todos los departamentos de RRHH deben asegurarse de que el entorno laboral sea seguro. Las responsabilidades de RRHH en este campo dependen del tipo de empresa para la que trabajen.  Un gerente de RRHH en una firma contable hará menos de esto, pero un gerente de RRHH en una empresa de soldadura podría hacer más.  Además, el gerente de RRHH en una pequeña empresa generalmente es responsable de publicar los procedimientos de seguridad en la oficina.
7. Gestión de problemas legales – RRHH debe asegurarse de que la organización no participe en actos discriminatorios. La Ley de Igualdad de Oportunidades para Empleados (EEO) es una ley de la que todos los departamentos de RRHH deben estar al tanto porque establece que las empresas no deben discriminar por etnia, raza, discapacidad o género.

Estas actividades de Recursos Humanos ayudan a las organizaciones a lograr sus objetivos de tener un negocio efectivo y rentable, así como reclutar y mantener un personal clave para trabajar para la empresa.  Es importante que RRHH mantenga a los empleados motivados en el lugar de trabajo, tanto con la ayuda de técnicas motivacionales como promociones, aumentos salariales y bonificaciones, como también realizando revisiones de capacitación y educación continua.

Construyendo Requisitos de Recursos Humanos

La Planificación de Recursos Humanos es un proceso que identifica las necesidades actuales y futuras de RRHH para que una organización alcance sus objetivos.  La Planificación de RRHH sirve como un vínculo entre la gestión de RRHH y el plan de negocios general de la empresa mientras desarrolla una estrategia que asista en los objetivos de la organización.  La principal responsabilidad de la Planificación de Recursos Humanos (HPR) es asegurar el mejor ajuste entre empleados y trabajos mientras se puede enfrentar desafíos a corto plazo.

Análisis de Necesidades

Para determinar los requisitos de Recursos Humanos, hay algo llamado un Análisis de Necesidades.

Un análisis de necesidades es una técnica valiosa que se centra en cómo un producto aborda las necesidades de un consumidor humano.  En Recursos Humanos, este análisis de necesidades se utiliza para determinar las necesidades de capacitación de un empleado para no solo ayudarlo a crecer como trabajador, sino también para ayudar a la empresa a crecer.  Al determinar estas necesidades de capacitación, una organización puede decidir qué conocimientos y habilidades específicas son necesarias para mejorar el desempeño del empleado en la empresa.  Los 4 métodos principales son:

1. Encuestas – Las encuestas se centran en áreas específicas de deficiencia en el desempeño y pueden ser realizadas por la gerencia o una parte externa. Un cuestionario escrito permite a un empleado responder de forma anónima, libre y veraz, mientras que las preguntas están dirigidas a tareas específicas.
2. Observaciones – Esto es cuando se observa a los empleados en el trabajo, lo que puede proporcionar a RRHH suficiente información sobre cómo trabaja el empleado y qué tan bien lo hace.
3. Entrevistas – Las entrevistas implican hablar con cada empleado y evaluar su trabajo y qué tan bien realizan las tareas que se les asignan. Este es un enfoque descentralizado y democrático en la capacitación porque permite al empleado dar su opinión.
4. Tarjetas de comentarios de clientes – Esto es cuando los clientes sirven como una fuente importante de información sobre qué tan bien el empleado realiza su trabajo. Los compradores secretos pueden participar en este método y pueden indicar a la gerencia en qué necesita trabajar cada empleado.

El análisis de necesidades es una actividad crucial en el proceso de capacitación y evaluación, ya que permite a Recursos Humanos separar a los empleados fuertes de los débiles. Esto, a su vez, se utiliza para compensar a los mejores empleados e identificar cómo mejorar la capacitación y las mejores prácticas para mejorar la eficiencia general.

Interno vs Externo

Recursos Humanos suele ser interno, lo que significa que opera dentro de la empresa para los empleados que trabajan dentro de la organización. Por ejemplo, la sede de Apple tiene su propio conjunto de Recursos Humanos, y cada tienda de Apple individual dentro del país (y del mundo) generalmente tiene su propio departamento de RRHH más pequeño.

Sin embargo, algunas empresas, generalmente negocios más pequeños, externalizarán algunos o todos sus Recursos Humanos a una empresa externa. Esto se conoce como “Externalización”.

Externalización

La externalización ocurre en un negocio cuando quieren reducir costos al tener a un tercero que complete funciones laborales específicas como fabricación, servicio al cliente o Recursos Humanos.

La planificación de Recursos Humanos externalizada ocurre cuando una empresa instruye a un proveedor externo para asumir el riesgo y la responsabilidad de las funciones de RRHH y realiza estas tareas para el negocio. Hay dos razones principales por las que una empresa busca externalizar sus recursos humanos:

• Las empresas más pequeñas pueden no ser lo suficientemente grandes para un departamento de recursos humanos a tiempo completo, por lo que contratar a una empresa externa puede ser más barato que hacer todo el RRHH internamente.
• Las empresas de RRHH especializadas generalmente están muy actualizadas sobre cualquier cambio en las leyes/regulaciones, como nuevas leyes laborales, subsidios y otros cambios.

Esto permite que los recursos internos se concentren en las operaciones estratégicas del negocio.  La externalización de RRHH es excelente para las pequeñas empresas para transformarse y obtener experiencia sin contratar personal adicional con altos salarios.  Cuando se externaliza RRHH, se minimiza el riesgo del negocio porque las leyes laborales cambian regularmente y puede ser difícil para el empleador estar al día con las nuevas leyes.

Por otro lado, el impacto en las relaciones reales con los empleados puede ser más confuso. Como ventaja, puede ayudar a las empresas a gestionar el rendimiento de los empleados porque la empresa de externalización es una fuente de información verdaderamente imparcial, lo que puede ayudar a superar actitudes y prácticas de gestión arraigadas.

Como desventaja, se vuelve más difícil para el departamento de RRHH tener una relación personal directa con los empleados. Esto es problemático porque las empresas de RRHH externalizadas serán menos efectivas en el reclutamiento y la capacitación de empleados que los departamentos de RRHH internos, ya que el RRHH externalizado está menos familiarizado con la estrategia general del negocio y la visión corporativa. Debido a esto, las empresas muy pequeñas tienden a externalizar sus Recursos Humanos, mientras que más empresas traen el departamento de RRHH internamente a medida que crecen.

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