Importancia de la Planificación y la Visión
La planificación es una función de gestión importante porque ayuda a los gerentes a prepararse para los desafíos y oportunidades a corto y largo plazo que enfrenta un negocio todos los días. La planificación juega un papel crucial en la creación de un plan de negocios y un plan estratégico, ya que refuerza la misión, visiones y objetivos de una empresa que se utilizan para desarrollar e implementar estrategias, ventajas competitivas y lograr efectividad y eficiencia en cómo opera un negocio.
Qué Significa la Planificación
La planificación es una combinación de análisis y delineación de un plan de acción. La planificación es lo que quieres hacer para alcanzar algún objetivo o meta que ayude a gestionar mejor un negocio. El propósito de la planificación es planificar hacia qué dirección se dirige el negocio, qué decisiones deben tomarse, cómo ser mejor que los competidores en la misma industria y negocio, y cómo eliminar el desperdicio y optimizar las operaciones actuales. Dado que los planes abordan una gran variedad de objetivos comerciales, tienden a ser muy diversos, pero todos los buenos planes tienen algunos componentes clave:
Metas y Objetivos
Lo que la organización quiere lograr; pueden variar desde muy amplios (la visión general, la estrategia global, el largo plazo) hasta muy específicos (en el momento, tácticas, el corto plazo). Recuerda, son los pequeños pasos (objetivos) los que ayudan a un negocio a alcanzar sus grandes pasos (metas).
Análisis del Entorno Externo
Lo que está fuera del control de la organización en forma de tendencias en evolución, nuevas tecnologías, leyes adicionales, competencia emergente, eventos inusuales, etc. Nadie puede predecir realmente lo que sucederá mañana, solo lo que podría suceder. Así que, en caso de que algo cambie (bueno o malo), un negocio puede estar mejor preparado para ello.
Análisis del Entorno Interno
Los buenos planes no se crean en un vacío: toman en cuenta cuidadosamente el estado de ánimo y la cultura corporativa en la que se gestan. Esto significa que los gerentes necesitan algún nivel de conciencia sobre lo que está sucediendo en recursos humanos, el departamento de contabilidad, el departamento legal, marketing y ventas, logística, mantenimiento, y así sucesivamente. Tales actividades pueden crear valor para la organización, o pueden ser una fuente de gran pérdida si no se controlan adecuadamente.
Capital de la Empresa
Lo que la empresa posee y lo que tiene que crea valor y riqueza que indica su posición financiera y el poder que tiene sobre el mercado y sus competidores. Una excelente planificación intenta aprovechar todas las herramientas que un gerente tiene a su disposición para alcanzar mejor sus metas.
Alcance de la Planificación
Diferentes niveles de una organización harán planes con un alcance diferente. El alcance de un plan significa cuán grande es el plan en relación con las operaciones totales de la empresa. Cuanto más alto esté un gerente en una organización, más amplio será el alcance de sus planes. Los principales tipos de alcances de planificación son:
Planificación Estratégica
La Planificación Estratégica son los planes de más alto nivel en una organización. Estos planes definen qué es una empresa y qué hace, y deben servir como la filosofía guía para todos los gerentes de una empresa al establecer metas y objetivos. Los planes estratégicos generalmente no delinean detalles específicos, solo una dirección amplia de la empresa. Los planes estratégicos suelen tener un horizonte temporal de varios años.
Planificación Empresarial
Un “Plan de Negocios” define algunos objetivos clave, ya sea de un negocio en su totalidad o de una división de un negocio. El Plan de Negocios toma la visión de la empresa y la traduce en objetivos específicos y alcanzables, generalmente con horizontes temporales definidos sobre cuándo esperan que se puedan lograr estos objetivos. Los Planes de Negocios suelen ser creados como una colaboración de los gerentes de alto nivel y gran parte de la gerencia media. Con empresas más pequeñas y jóvenes, la Planificación Estratégica y la Planificación Empresarial a menudo se fusionan, eliminando la fase de Planificación Estratégica y pasando directamente a un Plan de Negocios (ver más abajo). Los Planes de Negocios suelen tener un horizonte temporal de solo un año o dos.
Planificación Operativa
La Planificación Operativa significa convertir los objetivos delineados en el Plan de Negocios en objetivos específicos con horizontes temporales bastante cortos, y delinear a un equipo cómo obtener esos objetivos. La planificación operativa se centra en definir la dirección en la que el personal de base de una empresa debe trabajar día a día, y generalmente son creados por los gerentes de nivel más bajo (con la entrada de la gerencia media). Los planes operativos suelen ser basados en proyectos, por lo que su horizonte temporal depende de cuán grande sea el proyecto que quieren abordar.
Planificación Emprendedora
Estos son planes que tratan sobre lo que se puede crear para hacer crecer la empresa y lo que se puede introducir a los consumidores para agregar valor. Las etapas de planificación emprendedora no siguen la misma estructura jerárquica que los otros tipos de planes: las ideas emprendedoras a menudo se generan en toda la empresa y tienden a moverse hacia arriba y hacia abajo a través de los niveles de gestión a medida que se refinan las ideas.
El Plan de Negocios
Un “Plan de Negocios” en este contexto es el documento central de una pequeña empresa: fusiona muchos elementos de la Planificación Estratégica y la Planificación Empresarial para presentar una visión clara de lo que es una empresa, cuáles son sus metas y cómo busca alcanzarlas. Un buen plan de negocios cumple tres funciones: proporciona dirección a todos los niveles de gestión sobre hacia dónde se dirige la empresa (como un Plan Estratégico), proporciona orientación sobre cuáles son las metas y misiones de una empresa a los trabajadores de base, y sirve como un documento para presentar a bancos y otros inversores para mostrar por qué una empresa será rentable.
Un plan de negocios se compone de los siguientes elementos:
Resumen Ejecutivo
Lo primero que aparece en tu informe y lo último que se escribe una vez que has incluido todos los demás componentes necesarios del plan de negocios. El Resumen Ejecutivo intenta condensar todas las otras partes del plan de negocios en una breve mirada.
Descripción del Negocio
Define qué tipo de negocio estás iniciando y repasa brevemente lo que ofreces a los consumidores. Los productos o servicios que se proporcionarán también deben especificarse aquí.
Declaración de Misión
Una declaración que tiene un conjunto de objetivos que explica por qué existe el negocio, cómo opera y cómo es único en comparación con otros negocios.
Declaración de Visión
Una declaración que inspira a los empleados a rendir al máximo, y por qué los clientes permanecen leales a una organización.
Análisis FODA
Revela las posibles fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que tu empresa encontrará en el entorno empresarial interno y externo.
Objetivos
Las cosas que deseas lograr con tu negocio.
Implementación
Cómo se ejecutará el plan de negocios, como el marketing, la venta, la distribución, la promoción, etc.
Se pueden agregar componentes adicionales que expliquen con más detalle la estrategia de marketing, la mezcla de marketing, el entorno competitivo, la ventaja competitiva, las barreras de entrada y el entorno externo para cubrir cualquier pregunta y preocupación que pueda surgir en esas áreas. Los gerentes deben ser conscientes de que los planes pueden cambiar debido a tendencias que cambian rápidamente, nueva tecnología, agitación política o recesión económica, baja demanda de clientes y falta de apoyo al cliente, eventos circundantes y los costos adicionales asociados con el negocio. Estos cambios deben mencionarse o reflejarse en el plan de negocios a medida que ocurren, haciendo que el plan de negocios sea un documento en evolución.
Planificación Operativa
La planificación estratégica es planificación, pero con estrategia al frente. La parte de estrategia es estudiar y tomar decisiones que definirán el negocio y ayudarán a mantener una ventaja competitiva. Estos son los planes que evalúan la identidad de una organización, tanto para sí misma como su imagen ante el resto del mundo, y cómo tomar mejores decisiones en lo que respecta a logística, operaciones, marketing, ventas, servicio, administración, inversión y producción de un valor que se puede convertir en ahorros de costos o ganancias. El objetivo de la planificación operativa es hacer una impresión duradera y transformadora dentro y fuera de la organización que se practique en las actividades diarias de un gerente.
Planificación Logística
Planificación y localización de la adquisición, distribución e intercambio de suministros y materiales para reducir el tiempo de envío y disminuir los costos de envío.
Planificación de Operaciones
Diseñar y delegar eficientemente los diseños de edificios, el flujo de operaciones, trabajos y descripciones de trabajo para reducir los costos de producción e incorporar nueva tecnología.
Planes de Marketing
Publicitar y promover efectivamente la empresa organizando y controlando varias plataformas multimedia como correo directo, Facebook, Twitter, periódicos, etc.
Planes de Ventas
Planificar y organizar métodos de venta a partir de la información obtenida de encuestas, estudiando a los clientes actuales, investigando tendencias actuales en línea, leyendo las noticias para saber qué cambios afectarán las ventas, etc.
Planes de Servicio
Planificar y controlar cómo los trabajadores responden a las quejas y sugerencias de los clientes y evaluar la calidad de los servicios realizados y hacer mejoras continuas.
Métodos y Técnicas de Planificación
El proceso de planificación exige conciencia, perspectiva y comprensión. Realísticamente, la organización, aquellos encargados de dirigirla y aquellos que contribuyen con recursos necesitan implementar métodos y técnicas para hacer que el plan se lleve a cabo. Aquí hay algunos que se pueden utilizar para el plan de negocios y la planificación estratégica:
Crowdsourcing
Los planes de crowdsourcing delegan la mayor parte del “trabajo pesado” a un gran número de personas. Las empresas con una fuerte cohesión entre sus gerentes de bajo nivel y trabajadores pueden encontrar un gran éxito al hacer planes de negocios mediante crowdsourcing, porque le da a todas las personas involucradas un mayor “interés” en ayudar a definir cuáles son los objetivos alcanzables de la empresa.
Pronóstico Ambiental
El pronóstico ambiental significa intentar predecir lo que sucederá a continuación observando patrones e historia de eventos, actividades, tendencias y la competencia. Este es un tipo de planificación muy impulsado por datos, con énfasis en una fuerte investigación y análisis de tendencias.
Análisis FODA
Examinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del entorno interno y externo. Un análisis FODA es un componente central de la mayoría de los tipos de planes para ayudar a identificar lo que puede salir bien y lo que puede salir mal.
Análisis de Competencia
Conocer las barreras de entrada, el poder que tienen los compradores en cuanto a calidad y fuerzas competitivas, el poder que tienen los proveedores sobre los precios y la calidad, la amenaza de productos o servicios sustituibles, y cuán fuertes son las fuerzas competitivas entre los competidores. Un análisis de competencia es esencial para que una empresa sepa con qué se enfrenta en su campo y se mantenga en la cima.
Análisis de la Cadena de Valor
Un análisis estratégico de las actividades primarias (aquellas que crean valor para la empresa) y las actividades de apoyo (aquellas que añaden valor a las actividades primarias) para determinar qué se puede mejorar, eliminar o ajustar. Un análisis de la cadena de valor intenta ver a una empresa en su totalidad para identificar dónde se está añadiendo más valor a sus productos o servicios, y tratar de expandirse a lo largo de toda la amplitud.
Planificación en Relación con Otras Funciones de Gestión
La gestión maximiza los beneficios en todo lo que necesita ser gestionado (logística, recursos humanos, operaciones, etc.). Esto implica mucha planificación sobre qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, quién lo hace, a dónde irá, a quién se destinará, cuánto, etc. Sin embargo, la planificación es solo una de las cuatro funciones principales de la gestión, siendo las otras tres organizar, liderar y controlar. Estas otras tres funciones requieren planificación para ser implementadas de manera expedita, eficiente y efectiva, ya que todas necesitan planificación para sentar las bases antes de que se lleve a cabo una acción o respuesta de gestión.
Por ejemplo, cuando se trata de organizar en el departamento de logística, el gerente planifica la estructura de cuándo se realizarán los envíos, a qué horas, cuánto tiempo deberían durar los envíos, en qué instalaciones deberían distribuirse para reducir los costos de envío. El gerente también necesita planificar cuánto se asignará a cada fábrica, cuánto producirá cada fábrica, cuánto de ese producto se enviará a las instalaciones y dónde deberían ser distribuidos. El gerente lidera en la estructura y asignación de lo que sucede en el departamento de logística planificando cómo hacer que los trabajadores hagan lo que se les pide y se espera de ellos para que el proceso de trabajo y la producción de artículos operen al más alto nivel. Sin embargo, cuando surgen problemas, el gerente debe controlar la situación planificando cómo resolver el problema y cómo prevenir que vuelva a ocurrir. La planificación está en todas partes y en todo lo que hace el gerente.
La importancia de la planificación se puede ampliar a otras áreas y departamentos de un negocio porque el tiempo realmente es dinero. Cada segundo, minuto, hora, día, mes y año dedicado a la planificación puede hacer una gran diferencia en cómo simplificar el flujo de producción puede minimizar y reducir gastos, cómo se puede mejorar la calidad y utilizarse para exigir precios más altos, y cómo la liberación de recursos puede utilizarse para desarrollar nuevos productos y servicios para aumentar las ganancias.
¡Los planes sólidos son el núcleo de un negocio – todo lo demás se construye a partir de ahí!