El Ciclo Contable
El ciclo contable es una serie de pasos que las empresas siguen para rastrear transacciones y consolidar información financiera durante un período contable específico (mes, trimestre, año). El resultado final del ciclo contable es la producción de estados financieros precisos para ese período y la preparación para el siguiente período contable. Examinaremos los pasos involucrados en el ciclo contable, que son: (1) identificar transacciones, (2) registrar transacciones, (3) publicar asientos contables en el libro mayor, (4) crear un balance de prueba no ajustado, (5) preparar asientos de ajuste, (6) crear un balance de prueba ajustado, (7) preparar estados financieros, (8) preparar asientos de cierre y (9) preparar el balance de prueba post-cierre.
Identificar transacciones
Las transacciones implican comprar o vender algo y se pueden definir como ‘el acto de realizar negocios.’ Esto podría involucrar el intercambio o transferencia de bienes, servicios o fondos. Cuando ocurre una transacción, se registra en el sistema contable de la empresa, en forma de un asiento contable. Sin embargo, la transacción debe ser identificada primero; por ejemplo, si una empresa compra maquinaria, debe agregar un nuevo activo a la ecuación contable.
Identificar transacciones – ejemplo
El 1 de enero de 2018, Martin Company emitió 5,000 acciones de acciones comunes por efectivo a $20 por acción. La empresa también identificó las siguientes transacciones en enero:
No identificar transacciones causaría que los pasos subsiguientes en el ciclo contable fueran inexactos. Por lo tanto, todas las transacciones deben ser identificadas y analizadas, de lo contrario, tendremos un proceso de informes financieros defectuoso.
Efectos de las Transacciones en la Ecuación Contable
Cada nueva transacción cambia la condición financiera de una empresa e impacta ciertas cuentas de activos, pasivos y/o patrimonio. La ecuación contable se escribe a continuación:
La ecuación contable se puede escribir como:
Activos = Pasivos + Patrimonio de los Accionistas
La ecuación contable siempre será verdadera; si no lo es, hay un problema. Las transacciones registradas correctamente mantendrán la ecuación contable equilibrada. Por eso es importante no solo identificar, sino también analizar las transacciones y registrarlas con precisión.
Registrar transacciones
Las transacciones se registran primero en un sistema contable en forma de asientos contables. Cada transacción debe ser listada en el diario apropiado y mantenida en el orden en que ocurrieron. Cada asiento contable consiste en la siguiente información:
- La(s) cuenta(s) y monto(s) a debitar
- La(s) cuenta(s) y monto(s) a acreditar
- La fecha de la transacción
- Una explicación de la transacción
El siguiente ejemplo demostrará el registro de las transacciones que identificamos en el primer paso del ciclo contable.
Registrar transacciones – ejemplo
Cada transacción tiene un asiento de débito y un asiento de crédito, se lista en orden cronológico e incluye una breve descripción de la transacción misma. Ahora que cada transacción ha sido registrada correctamente en el diario general, estamos listos para publicar los asientos contables en el libro mayor.
Publicar asientos contables en cuentas del libro mayor
El libro mayor se utiliza para crear los estados financieros de una empresa. Una vez que una transacción ha sido registrada en el diario, eventualmente se publica (o transfiere) al libro mayor. Tener una lista completa de transacciones en el libro mayor nos permitirá crear el balance de prueba no ajustado y continuar con los pasos en el ciclo contable. El siguiente ejemplo demostrará cómo publicamos los asientos contables del paso anterior en el libro mayor.
Publicar asientos contables en cuentas del libro mayor – ejemplo
El saldo final en estas cuentas del libro mayor (en gris) se utilizará para crear el balance de prueba no ajustado en el siguiente paso. Recuerda: si el balance de prueba no está equilibrado, ¡algo está mal!
Preparar balance de prueba no ajustado
Al final de un período contable, se crea un balance de prueba no ajustado para verificar que el total de los asientos de débito sea igual al total de los asientos de crédito. El balance de prueba no ajustado es una lista de cuentas y sus saldos antes de que se realicen ajustes para crear los estados financieros. Crearemos el balance de prueba no ajustado simplemente ingresando los saldos finales en las cuentas del libro mayor del paso anterior y sumando los débitos y créditos para ver si están equilibrados.
Preparar balance de prueba no ajustado – ejemplo
¡Se ve bien! Todo está equilibrado y esto nos prepara para hacer los ajustes necesarios para crear el balance de prueba ajustado.
Preparar asientos de ajuste
Los asientos de ajuste se realizan al final de un período contable (año, trimestre, mes). Estos asientos alteran los saldos finales de ciertas cuentas del libro mayor para reflejar los ingresos devengados y los gastos incurridos durante un período contable. Esto asegura que cumplamos con el concepto de acumulación de la contabilidad.
Preparar asientos de ajuste – ejemplo
Información para Asientos de Ajuste:
- Los suministros de oficina con un costo original de $5,000 no se utilizaron al final del período. Los suministros de oficina con un costo original de $17,000 se muestran en el balance de prueba no ajustado.
- La maquinaria que costó $50,000 tiene una vida útil de 6 años y un valor de salvamento estimado de $10,000. Se utiliza el método de depreciación en línea recta.
Estas entradas de ajuste se utilizarán para ajustar el balance de prueba para reflejar los cambios que deben hacerse al final del período contable.
Preparar un balance de prueba ajustado
Después de que se hayan realizado las entradas de ajuste, las empresas preparan un balance de prueba ajustado. El balance de prueba ajustado muestra el saldo de todas las cuentas e incluye los ajustes realizados al final del período contable. En el siguiente ejemplo, aplicaremos las entradas de ajuste realizadas en el paso anterior a nuestro balance de prueba no ajustado.
Preparar un balance de prueba ajustado – ejemplo
Como puedes ver, ‘Gastos de Suministros’ aumentó en $12,000 y ‘Suministros de Oficina’ disminuyó en $12,000 para reflejar un gasto que incurrimos en enero, pero que aún no habíamos registrado. ‘Gastos de Depreciación’ aumentó en $556 y ‘Depreciación Acumulada’ aumentó en $556.
Preparar estados financieros
Los estados financieros se pueden preparar a partir del balance de prueba ajustado. Los estados financieros proporcionan informes sobre los resultados financieros de una empresa, su situación financiera y flujos de efectivo.
Preparar estados financieros – ejemplo
Estado de Resultados
Balance General
Preparar entradas de cierre
En la fase de cierre del ciclo contable, los saldos de las cuentas temporales se llevan a cero para prepararse para el próximo período contable. En este paso, las cuentas temporales se ‘vaciaron’ esencialmente en cuentas permanentes.
Preparar entradas de cierre – ejemplo
Preparar un balance de prueba post-cierre
El balance de prueba post-cierre elimina todas las cuentas temporales y deja solo cuentas reales (o ‘permanentes’). Este balance nos permite verificar nuestro trabajo y determinar que hemos registrado y publicado correctamente las entradas de cierre. Los balances de prueba post-cierre se pueden ver en ‘Paso 7’ arriba como uno de los estados financieros que creamos.