Mejores Prácticas de Nómina
La mayoría de los impuestos pagados se realizan a través de los cheques de pago, por lo que una gran parte de la contabilidad de nómina consiste en contabilizar correctamente todos los impuestos.
La mayoría de las personas están familiarizadas con su declaración de impuestos personal anual, pero la presentación de impuestos sobre la nómina funciona de manera un poco diferente. La nómina se ejecuta semanalmente, quincenalmente, mensualmente o incluso semestralmente, por lo que para cada ciclo de pago, los impuestos deben ser calculados e informados. Todos los pagos de impuestos deben ser calculados para cada ciclo de pago y luego presentados una vez por trimestre.
Pago de Impuestos vs Retención de Impuestos
Al pagar impuestos sobre la nómina, hay una distinción entre los impuestos pagados por el empleador y los impuestos retenidos por el empleador. En resumen, las empresas deben pagar ciertos impuestos sobre la nómina al gobierno, pero también retienen todos los impuestos que los empleados deben pagar al gobierno.
Piénsalo de esta manera: el gobierno cobra algunos impuestos directamente a los empleadores, por lo que las empresas deben pagarlos directamente y no tienen ningún impacto en el salario neto del empleado. Estos son impuestos que los empleadores pagan al gobierno. Estos son impuestos del empleador.
El gobierno también cobra impuestos sobre los ingresos del empleado, por lo que estos son los impuestos que los empleados realmente ven en su cheque de pago (como el impuesto sobre la renta estatal), y por lo tanto impactan el salario neto. Estos impuestos son retenidos de cada cheque de pago y también enviados directamente al gobierno. Al final del año, cada empleado recibe un estado de cuenta que muestra cuántos impuestos fueron retenidos a lo largo del año, que se utiliza para presentar declaraciones de impuestos sobre la renta personal (para recuperar parte de ese efectivo retenido, si es posible).
Al hacer la nómina, se deben calcular tanto los impuestos del empleador como los impuestos del empleado.
Impuestos del Empleador
Al ejecutar la nómina, la primera preocupación es calcular los impuestos adeudados por cada empleado en cada período de pago. Las principales categorías de impuestos sobre la nómina que son pagadas por los empleadores son los impuestos de FICA y de Desempleo.
FICA – Ley de Contribuciones de Seguro Federal
FICA se refiere principalmente a dos grandes programas gestionados por el Gobierno Federal: Seguridad Social y Medicare, que apoyan ingresos suplementarios y atención médica para ancianos y discapacitados. Los impuestos de FICA se comparten entre empleadores y empleados: ambas partes pagan la misma cantidad al programa.
Seguridad Social
Este impuesto apoya los ingresos suplementarios de jubilación y los beneficios por discapacidad para los trabajadores. La parte de Seguridad Social del impuesto de FICA es del 6.2% del salario base.
Impuesto de Seguridad Social del Empleador = Tasa de Impuesto de Seguridad Social del Empleador x Salario Base
Por ejemplo, si un empleado gana $40,000 al año, el cálculo sería:
Impuesto de Seguridad Social del Empleador = 6.2% x $40,000 = $2,460
Hay un límite en la cantidad máxima que las empresas deben pagar por cada empleado: el impuesto de Seguridad Social solo se cobra sobre los primeros $127,200 de ingresos (que es un total de $7,886.40 en impuestos pagados). Incluso si el empleado gana $150,000 al año, el empleador aún solo necesita pagar $7,886.40 (a partir de 2017).
Medicare
El programa de Medicare apoya la atención médica para los ancianos y es la otra mitad de FICA. La parte de Medicare del impuesto de FICA es actualmente del 1.45% del salario base.
Impuesto de Medicare del Empleador = Tasa de Impuesto de Medicare del Empleador x Salario Base
Para el empleado de muestra que gana $40,000 al año, el total del impuesto de Medicare pagado por el empleador es:
Impuesto de Medicare del Empleador = 1.45% x $40,000 = $580
A diferencia del impuesto de Seguridad Social, no hay un límite de ingresos para los impuestos de Medicare. Para el ejemplo del alto ingreso, el cálculo sería:
Impuesto de Medicare del Empleador = 1.45% x $150,000 = $2,175
Desempleo
El segundo tipo principal de impuesto sobre la nómina que los empleadores pagan es el Desempleo. Los impuestos de desempleo se utilizan para financiar programas de seguro de desempleo y programas de colocación laboral administrados por los estados. Al igual que FICA, hay dos partes diferentes de los impuestos de desempleo pagados por los empleadores: FUTA y SUI.
FUTA – Impuestos Federales de Desempleo
Los impuestos FUTA son impuestos federales, por lo que serán los mismos sin importar dónde vivas (como FICA). Este impuesto financia el seguro de desempleo y se distribuye a los gobiernos estatales para financiar otros programas de desempleo. La tasa del impuesto FUTA es del 6% del salario base.
Impuesto Federal de Desempleo = Tasa de Impuesto FUTA x Salario Base
Al igual que la Seguridad Social, FUTA tiene un límite en la cantidad máxima que debe pagarse: FUTA solo se cobra sobre los primeros $7,000 de salario base. Considera tres empleados: nuestros ganadores de $40,000 y $150,000 de antes, pero también un trabajador temporal que solo ganó $5,000.
FUTA (Ganador de $150,000) = 6% x $7,000 = $420
FUTA (Ganador de $40,000) = 6% x $7,000 = $420
FUTA (Ganador de $5,000) = 6% x $5,000 = $300
SUI – Seguro de Desempleo Estatal
La otra mitad de los impuestos de desempleo proviene a nivel estatal. Los impuestos de desempleo estatales varían bastante de un estado a otro y pueden ser complejos de calcular incluso dentro de un solo estado. Por ejemplo, en Texas, la tasa del impuesto de desempleo estatal puede variar entre el 0.59% y el 8.21% (a partir de 2017), pero promedia el 1.64% para la mayoría de los empleadores.
Los impuestos de desempleo estatales también tienen un límite, que nuevamente varía según el estado. En Texas, el límite es de $9,000.
Usando nuestros tres empleados de ejemplo de antes, podemos calcular los impuestos SUI esperados en Texas:
SUI (Ganador de $150,000) = 1.64% x $9,000 = $147.60
SUI (Ganador de $40,000) = 1.64% x $9,000 = $147.60
SUI (Ganador de $5,000) = 1.64% x $5,000 = $82.00
Calculando el Impuesto que Debe el Empleador
Una vez que tengamos calculados los cuatro impuestos del empleador, simplemente súmelos para obtener el total de impuestos que el empleador debe por cada empleado.
Impuesto del Empleador = FICA + Desempleo
Impuesto del Empleador = (Seguridad Social + Medicare) + (FUTA + SUI)
Para cada uno de los empleados de ejemplo, los totales serían:
Impuesto del Empleador ($150,000 Ganador) = $7,886.40 + $2,175 + $420 + $147.60 = $10,629
Impuesto del Empleador ($40,000 Ganador) = $2,460 + $580 + $420 + $146.60 = $3,606.60
Impuesto del Empleador ($5,000 Ganador) = $310 + $72.50 + $300 + $82 = $754.50
Nota que para el ganador más bajo, el empleador necesita pagar casi lo mismo en impuestos de desempleo que en FICA.
Impuestos Retenidos
Todos los impuestos calculados anteriormente son pagados estrictamente por el empleador, por lo que no aparecerían en el cheque de pago de un empleado ni afectarían su salario neto. Sin embargo, los empleadores también están obligados a retener los impuestos sobre la renta del empleado y presentarlos ante el IRS. Estas retenciones de impuestos sobre la renta sí aparecen en el cheque de pago de un empleado: los empleados pueden restar estas retenciones de su Salario Base para encontrar su salario Neto (después de impuestos).
Impuestos FICA
Los impuestos FICA también se cobran a los empleados: los empleados deben pagar la misma cantidad que los empleadores, tanto para la Seguridad Social.
Impuesto de Seguridad Social del Empleado = Tasa de Impuesto de Seguridad Social del Empleado x Salario Base
Impuesto de Medicare del Empleado = Tasa de Impuesto de Medicare del Empleado x Salario Base
Los impuestos FICA pagados por el empleado siguen las mismas reglas que los impuestos FICA pagados por el empleador: mismas reglas de límite y casi siempre la misma tasa. Actualmente, los empleados también pagan un impuesto de Seguridad Social del 6.2% y un impuesto de Medicare del 1.45%. Para los tres empleados de ejemplo, los impuestos FICA son:
FICA ($150,000 Ganador) = Seguridad Social + Medicare = $7,886.40 + $2,175 = $10,061.40
FICA ($40,000 Ganador) = Seguridad Social + Medicare = $2,460 + 580 = $3,040
FICA ($5,000 Ganador) = Seguridad Social + Medicare = $310 + $72.50 = $382.50
Impuestos sobre la Renta
Los impuestos sobre la renta también son retenidos por los empleadores y remitidos al IRS. Hay dos tipos de impuestos sobre la renta: Federal y Estatal. El cálculo real para ambos impuestos sobre la renta puede ser más complejo, ya que las tasas impositivas cambian para diferentes niveles de ingresos a nivel federal.
Los estados también utilizan diferentes reglas de impuestos sobre la renta: algunos estados (como Texas y Alaska) no tienen ningún impuesto sobre la renta a nivel estatal.
Presentación de Declaraciones de Impuestos sobre Nómina
Una vez que los empleadores calculan los impuestos totales adeudados y los impuestos totales retenidos para cada empleado, deben presentar el Formulario 941 ante el IRS. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la renta personal, el Formulario 941 se presenta trimestralmente, no anualmente. Este formulario informa todos los ingresos ganados, paga los impuestos FICA del empleador y remite todos los impuestos sobre la renta del lado del empleado que fueron retenidos. La mayoría de los empleadores utilizan software de nómina, y la mayoría de los software de nómina generarán automáticamente el Formulario 941, que puede ser presentado electrónicamente ante el IRS automáticamente.
Al igual que con los impuestos sobre la renta personal, es posible que los empleadores obtengan un reembolso de impuestos al presentar el Formulario 941. Esto ocurre con mayor frecuencia si hubo un error en el informe anterior: los empleadores necesitan presentar manualmente un Formulario 941-X para cualquier enmienda o corrección.