Reconciliação de Contas
Seus pais provavelmente têm experiência em reconciliar seu talão de cheques comparando seus próprios registros escritos com os extratos bancários deles.
No mundo de hoje, reconciliar seu talão de cheques não é uma atividade comum por duas razões:
- Cheques em papel provavelmente representam apenas uma pequena parte de suas despesas totais por mês
- Você provavelmente tem um registro automático com os serviços online do seu banco mostrando quanto você pagou por qualquer coisa comprada com um cartão de débito
Isso não significa que você pode pular a reconciliação da conta. Na verdade, a forma como os pagamentos instantâneos e outras conveniências funcionam provavelmente torna mais importante do que nunca gastar alguns minutos por mês reconciliando suas contas.
O que significa reconciliar?
Em relacionamentos, reconciliar significa resolver diferenças para restaurar relações amigáveis entre duas pessoas. Você vê isso em filmes quando um casal casado se separa e depois decide que ainda quer ser casado, ou quando uma filha decide, após estar chateada com seu pai por 20 anos, que quer reconciliar seu relacionamento. Em relacionamentos, reconciliar significa corrigir as coisas.
Em termos financeiros, reconciliar significa comparar seus registros pessoais com os registros do banco para ver se eles correspondem. E se não corresponderem, você quer descobrir onde está o erro e “corrigir”. Você não quer pensar que tem mais dinheiro do que realmente tem, e também não quer pensar que tem menos dinheiro do que realmente tem. Portanto, o processo de reconciliar suas contas bancárias é importante.
Reconciliação para o Século 21 – Por que é Importante?
Hoje você ainda receberá recibos em papel para quase todos os pagamentos que fizer pessoalmente, e cópias online de recibos para cada compra que fizer online.
Ainda existem dois fatores que tornam a reconciliação necessária:
Erros de Entrada em Lojas
A maneira mais barata e fácil para lojas e restaurantes aceitarem cartões de crédito e débito é usando um leitor de cartão independente. Esses leitores operam de forma independente do sistema normal de caixa, o que significa que seu garçom ou atendente precisará inserir manualmente o total da sua conta antes de escanear seu cartão.
Você pode identificar quais estabelecimentos fazem isso porque provavelmente receberá dois recibos – um emitido pelo estabelecimento (listando o que você comprou e os preços dos itens), e um impresso pelo leitor de cartão (geralmente apenas listando o total). Como esses dois itens são registrados separadamente, há uma chance de que a pessoa que inseriu seu total tenha digitado o valor errado. Isso geralmente acontece acidentalmente, mas significa que você paga mais ou menos do que deveria ter pago.
Se você olhar os dois recibos imediatamente, você pegará o erro e a loja pode fazer a correção enquanto você ainda está lá, anulando a primeira transação e criando uma corrigida. No entanto, muitas vezes os recibos vão para a sacola de compras e você pode não notar a discrepância até chegar em casa. Você pode fazer a correção mais tarde comparando seu recibo “original” com seu extrato bancário e levando ambos ao estabelecimento para provar o erro. Claro, isso só é possível se você tiver mantido o recibo verdadeiro listando o que comprou, quanto deveria ter pago, e os carimbos de data e hora em ambos, o recibo e o extrato bancário, mostrando que foi a mesma transação.
Tempo de Processamento de Transações
Quando você faz uma transação, o estabelecimento de onde você está comprando precisa de um “intermediário” para contatar seu banco ou empresa de cartão de crédito para realmente transferir dinheiro. Isso é chamado de “Processamento de Pagamento”, e existem algumas maneiras de isso acontecer.
Se você estiver lidando com empresas maiores, o pagamento geralmente será processado imediatamente – você pode vê-lo aparecer em suas transações de cartão de crédito ou extratos bancários imediatamente. No entanto, é muito comum que lojas online usem processamento de pagamento em massa, o que significa que todos os pagamentos são processados um ou dois dias após a compra (isso pode ser muito mais barato para lojas menores, já que os processadores de pagamento têm taxas mais baixas para lotes). Isso também pode acontecer com lojas maiores (como grandes redes de supermercados ou postos de gasolina) que podem processar pedidos em massa.
Embora os atrasos possam ter apenas um ou dois dias de espera, isso pode se acumular se você estiver verificando seu saldo bancário rapidamente para descobrir quanto dinheiro você tem. Cada pequena transação “atrasada” pode resultar em enormes taxas de descoberto se você pensar que tem dinheiro em sua conta, mas na verdade está preso em transações pendentes.
Os atrasos de processamento muito maiores podem vir de qualquer coisa que você possa pagar com um cheque em papel (como aluguel). Esses só são processados depois que alguém leva fisicamente o cheque a um banco para depositá-lo, então o tempo de processamento depende inteiramente de quem você paga. Isso também pode acontecer com seu pagamento – muitos sistemas de folha de pagamento pagam apenas quando alguém do departamento de folha de pagamento da sua empresa confirma o valor do seu pagamento, o que significa que quando você realmente recebe o dinheiro em sua conta pode variar dependendo de fins de semana, feriados e a carga de trabalho daquela pessoa.
A Reconciliação de 10 Minutos
Uma vez por mês, você deve dedicar 10 minutos para reconciliar sua conta corrente. Lembre-se de que isso significa que você está comparando a quantidade de dinheiro que você pensa que você tem em sua conta com o que o banco diz que você tem na conta. Se você guardar seus recibos, esse processo será muito mais rápido. Aqui estão quatro etapas para ajudar com sua tarefa de reconciliação.
- Passo 1: Confirme que suas grandes compras correspondem aos seus recibos.
- Faça isso para suas 10 maiores compras do mês, apenas para ter certeza de que não houve erros.
- Passo 2: Certifique-se de que todos os seus depósitos estão contabilizados.
- Verifique se todos os seus contracheques ou quaisquer outras transferências que você recebeu estão aparecendo corretamente.
- Passo 3: Certifique-se de que seus pagamentos estão contabilizados.
- Verifique especificamente pagamentos maiores, como a compra de supermercado da semana, ou alguns presentes que você comprou online – você não precisa ser exato.
- Passo 4: Registre seus totais.
- Uma vez que você tenha estabelecido seu verdadeiro saldo bancário, registre esse número em sua planilha para referência futura. Isso ajuda você a determinar como seus gastos estão se movendo de mês para mês.
Trabalhando com Cheques
Você pode não precisar escrever cheques com frequência, mas ainda há alguns casos em que isso acontece! Certifique-se de que quaisquer cheques que você escrever também estejam incluídos em sua reconciliação, mesmo que ainda não tenham sido compensados em sua conta bancária. Quando você escreve um cheque para sua amiga Sue, ela precisa depositar seu cheque em sua conta bancária. O banco dela então contata seu banco eletronicamente para garantir que você tenha dinheiro suficiente em sua conta para transferir para a conta da Sue. Se você tiver, então o dinheiro é transferido e o cheque é considerado “compensado.” Esse processo de compensação pode levar dias ou semanas, dependendo de quão rapidamente a Sue depositou o cheque e quanto tempo leva para os bancos se comunicarem entre si.
Um cheque sempre incluirá:
- Seu nome impresso
- Seu assinatura
- A pessoa ou empresa que você está pagando
- A data em que você escreveu o cheque
- O valor, escrito por extenso
- O valor, em números
- Seu assinatura
- Seu número de conta
- Seu número de roteamento (este número é um número único para seu banco, usado com seu número de conta para identificar sua conta bancária exata)
Os cheques também podem opcionalmente incluir um memorando, que é uma nota para lembrar a si mesmo ou à pessoa que você está pagando o motivo pelo qual você escreveu este cheque.
Experimente!
Veja se você consegue identificar como preencher corretamente um cheque. Neste exemplo, seu nome é Mark Brookshire, e você está escrevendo um cheque para a City Cable Company em 18 de abril de 2019 por $142, para pagar sua conta de março. Arraste os elementos do lado direito para o lugar no cheque onde eles pertencem.
Perguntas Desafiadoras
- O que você entende pelo termo reconciliação de conta?
- Por que é importante fazer uma reconciliação de conta a cada mês.
- Como um consultor financeiro pode ajudar?