Importância do Planejamento e Visão
O planejamento é uma função de gestão importante porque ajuda os gerentes a se prepararem para os desafios e oportunidades de curto e longo prazo que um negócio enfrenta todos os dias. O planejamento desempenha um papel crucial na criação de um plano de negócios e plano estratégico, pois reforça a missão, visões e metas de uma empresa que são usadas para desenvolver e implementar estratégia, vantagem competitiva e alcançar eficácia e eficiência em como um negócio opera.
O que o Planejamento Significa
O planejamento é uma combinação de análise e esboço de um plano de ação. O planejamento é o que você quer fazer para alcançar algum objetivo ou meta para ajudar a gerenciar melhor um negócio. O propósito do planejamento é planejar em que direção o negócio está indo, quais decisões precisam ser tomadas, como ser melhor do que os concorrentes na mesma indústria e negócio, e como eliminar desperdícios e otimizar as operações atuais. Como os planos abordam uma enorme variedade de objetivos de negócios, eles tendem a ser muito diversos, mas todos os bons planos têm alguns componentes centrais:
Metas e Objetivos
O que a organização deseja alcançar; eles podem variar de muito amplos (a visão geral, a estratégia geral, o longo prazo) a muito específicos (no momento, táticas, o curto prazo). Lembre-se, são os pequenos passos (objetivos) que ajudam um negócio a alcançar seus grandes passos (metas).
Análise do Ambiente Externo
O que está fora do controle da organização na forma de tendências em evolução, novas tecnologias, leis adicionais, concorrência emergente, eventos incomuns, etc. Ninguém pode realmente prever o que acontecerá amanhã, apenas o que pode acontecer. Assim, no caso de algo mudar (bom ou ruim), um negócio pode estar melhor preparado para isso.
Análise do Ambiente Interno
Boas planos não são criados em um vácuo: eles levam em consideração cuidadosamente o clima e a cultura corporativa em que são gerados. Isso significa que os gerentes precisam ter algum nível de consciência do que está acontecendo em recursos humanos, no departamento de contabilidade, no departamento jurídico, marketing e vendas, logística, manutenção, e assim por diante. Essas atividades podem criar valor para a organização, ou podem ser uma fonte de grande perda se não forem controladas adequadamente.
Capital da Empresa
O que a empresa possui e o que ela tem que cria valor e riqueza que indica sua posição financeira e o poder que ela detém sobre o mercado e seus concorrentes. Um excelente planejamento tenta alavancar todas as ferramentas que um gerente tem à sua disposição para alcançar melhor suas metas.
Escopo do Planejamento
Diferentes níveis de uma organização farão planos com um escopo diferente. O escopo de um plano significa quão grande é o plano em relação às operações totais da empresa. Quanto mais alto um gerente está em uma organização, mais amplo é o escopo que seus planos geralmente têm. Os principais tipos de escopos de planejamento são:
Planejamento Estratégico
O Planejamento Estratégico é o nível mais alto de planos em uma organização. Esses planos definem o que uma empresa é e o que ela faz, e devem servir como a filosofia orientadora para todos os gerentes de uma empresa ao definir metas e objetivos. Os planos estratégicos geralmente não delineiam especificidades, apenas uma direção ampla da empresa. Os planos estratégicos geralmente têm um horizonte de tempo de vários anos.
Planejamento de Negócios
Um “Plano de Negócios” define algumas metas centrais, seja de um negócio como um todo ou de uma divisão de um negócio. O Plano de Negócios pega a visão da empresa e a traduz em metas específicas e alcançáveis, geralmente com horizontes de tempo definidos sobre quando esperam que essas metas possam ser alcançadas. Os Planos de Negócios geralmente são criados como uma colaboração dos gerentes de alto nível e grande parte da gestão intermediária. Com empresas menores e mais jovens, o Planejamento Estratégico e o Planejamento de Negócios muitas vezes são fundidos – eliminando a fase de Planejamento Estratégico e pulando diretamente para um Plano de Negócios (veja abaixo). Os Planos de Negócios geralmente têm um horizonte de tempo de apenas um ou dois anos.
Planejamento Operacional
O Planejamento Operacional significa converter as metas delineadas no Plano de Negócios em objetivos específicos com horizontes de tempo relativamente curtos, e delinear para uma equipe como obter esses objetivos. O planejamento operacional foca em definir a direção que a equipe de linha de uma empresa deve estar trabalhando dia a dia, e geralmente é criado pelos gerentes de nível mais baixo (com a contribuição da gestão intermediária). Os planos operacionais geralmente são baseados em projetos, então seu horizonte de tempo depende de quão grande é o projeto que eles querem enfrentar.
Planejamento Empreendedor
Esses são planos que lidam com o que pode ser criado para fazer a empresa crescer e o que pode ser introduzido aos consumidores para agregar valor. As etapas de planejamento empreendedor não seguem a mesma estrutura hierárquica que os outros tipos de planos – ideias empreendedoras são frequentemente geradas em toda a empresa, e tendem a se mover para cima e para baixo pelos níveis de gestão à medida que as ideias são refinadas.
O Plano de Negócios
Um “Plano de Negócios” neste contexto é o documento central de uma pequena empresa – ele mescla muitos elementos tanto do Planejamento Estratégico quanto do Planejamento de Negócios juntos para apresentar uma visão clara do que uma empresa é, quais são suas metas e como ela busca alcançá-las. Um bom plano de negócios serve a três funções: fornece direção a todos os níveis de gestão sobre para onde a empresa está indo (como um Plano Estratégico), fornece orientação sobre quais são as metas e missões de uma empresa para os trabalhadores de linha em um negócio, e serve como um documento a ser apresentado a bancos e outros investidores para mostrar por que uma empresa será lucrativa.
Um plano de negócios é composto pelos seguintes elementos:
Resumo Executivo
A primeira coisa que aparece em seu relatório e a última coisa que é escrita uma vez que você tenha incluído todos os outros componentes necessários do plano de negócios. O Resumo Executivo tenta condensar todas as outras partes do plano de negócios em um breve olhar.
Descrição do Negócio
Define o tipo de negócio que você está entrando e faz uma breve revisão do que você está oferecendo aos consumidores. Os produtos ou serviços que serão fornecidos também devem ser especificados aqui.
Declaração de Missão
Uma declaração que possui um conjunto de metas que explica por que o negócio existe, como ele opera e como é único em comparação com outros negócios.
Declaração de Visão
Uma declaração que inspira os funcionários a desempenharem seu melhor e por que os clientes permanecem leais a uma organização.
Análise SWOT
Revela as possíveis forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que sua empresa encontrará no ambiente de negócios interno e externo.
Objetivos
As coisas que você deseja alcançar com seu negócio.
Implementação
Como o plano de negócios será executado, como marketing, vendas, distribuição, promoção, etc.
Componentes adicionais podem ser adicionados que explicam em mais detalhes a estratégia de marketing, mix de marketing, ambiente competitivo, vantagem competitiva, barreiras de entrada e o ambiente externo para cobrir quaisquer perguntas e preocupações que possam surgir nessas áreas. Os gerentes precisam estar cientes de que os planos podem mudar devido a tendências que mudam rapidamente, novas tecnologias, turbulência política ou recessão econômica, baixa demanda dos clientes e falta de apoio dos clientes, eventos ao redor e os custos adicionais associados ao negócio. Essas mudanças precisam ser mencionadas ou refletidas no plano de negócios à medida que acontecem, tornando o plano de negócios um documento em evolução.
Planejamento Operacional
O Planejamento Estratégico é planejamento, mas com estratégia à frente. A parte da estratégia é estudar e tomar decisões que definirão o negócio e ajudarão a manter uma vantagem competitiva. Esses são os planos que avaliam a identidade de uma organização, tanto para si mesma quanto para sua imagem para o resto do mundo, e como tomar melhores decisões quando se trata de logística, operações, marketing, vendas, serviços, administração, investimento e produção de um valor que pode ser convertido em economia de custos ou lucros. O objetivo do Planejamento Operacional é causar uma impressão duradoura e transformadora dentro e fora da organização que é praticada nas atividades diárias de um gerente.
Planejamento Logístico
Planejamento e localização da aquisição, distribuição e troca de suprimentos e materiais para reduzir o tempo de envio e diminuir os custos de envio.
Planejamento de Operações
Projetar e delegar eficientemente layouts de construção, o fluxo de operações, empregos e descrições de trabalho para reduzir custos de produção e incorporar novas tecnologias.
Planos de Marketing
Publicidade e promoção eficaz da empresa organizando e controlando várias plataformas de multimídia, como mala direta, Facebook, Twitter, jornais, etc.
Planos de Vendas
Planejamento e organização de métodos de vendas com base em informações obtidas através de pesquisas, estudando clientes atuais, pesquisando tendências atuais online, lendo notícias para saber quais mudanças afetarão as vendas, etc.
Planos de Serviço
Planejamento e controle de como os trabalhadores respondem às reclamações e sugestões dos clientes e avaliando a qualidade dos serviços prestados e fazendo melhorias contínuas.
Métodos e Técnicas de Planejamento
O processo de planejamento exige consciência, perspectiva e compreensão. Realisticamente, a organização, aqueles encarregados de administrá-la e aqueles que contribuem com recursos precisam implementar métodos e técnicas para fazer o plano acontecer. Aqui estão alguns que podem ser usados para o plano de negócios e planejamento estratégico:
Crowdsourcing
Planos crowdsourced delegam a maior parte do “trabalho pesado” para um grande número de pessoas. Empresas com forte coesão entre seus gerentes de nível inferior e trabalhadores podem encontrar grande sucesso ao crowdsourcing de planos de negócios, porque isso dá a todas as pessoas envolvidas uma maior “participação” em ajudar a definir quais metas da empresa são alcançáveis.
Previsão Ambiental
A previsão ambiental significa tentar prever o que acontecerá a seguir, observando padrões e a história de eventos, atividades, tendências e a concorrência. Este é um tipo de planejamento fortemente orientado por dados, com ênfase em pesquisa sólida e análise de tendências.
Análise SWOT
Examinar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do ambiente interno e externo. Uma análise SWOT é um componente central da maioria dos tipos de planos para ajudar a identificar o que pode dar certo e o que pode dar errado.
Análise da Concorrência
Conhecer as barreiras de entrada, o poder que os compradores têm em relação à qualidade e forças competitivas, o poder que os fornecedores têm sobre preços e qualidade, a ameaça de produtos ou serviços substitutos e quão fortes são as forças competitivas entre os concorrentes. Uma análise da concorrência é essencial para uma empresa saber com o que está lidando em seu campo e se manter no topo.
Análise da Cadeia de Valor
Uma análise estratégica das atividades primárias (aquelas que criam valor para a empresa) e atividades de suporte (aquelas que adicionam valor às atividades primárias) para determinar o que pode ser melhorado, removido ou ajustado. Uma Análise da Cadeia de Valor tenta olhar para uma empresa como um todo para identificar onde o maior valor está sendo adicionado aos seus produtos ou serviços e tentar expandir por toda a sua extensão.
Planejamento Relativo a Outras Funções de Gestão
A gestão está maximizando benefícios em tudo que precisa ser gerenciado (logística, recursos humanos, operações, etc.). Isso envolve muito planejamento sobre o que fazer, como fazer, onde fazer, quem faz, para onde irá, quem receberá, quanto, etc. No entanto, o planejamento é apenas uma das quatro principais funções da gestão, sendo as outras três organizar, liderar e controlar. Essas outras três funções exigem planejamento para serem implementadas de forma expedita, eficiente e eficaz, pois todas precisam de planejamento para estabelecer a base antes que uma ação ou resposta de gestão seja engajada.
Por exemplo, quando se trata de organizar no departamento de logística, o gerente planeja a estrutura de quando as remessas serão feitas, em que horários, quanto tempo as remessas devem durar, em quais instalações devem ser distribuídas para reduzir os custos de envio. O gerente também precisa planejar quanto de suprimentos será alocado para cada fábrica, quanto cada fábrica produzirá, quanto desse produto será enviado para as instalações e onde devem ser distribuídos. O gerente lidera na estrutura e alocação do que acontece no departamento de logística, planejando como fazer com que os trabalhadores realizem o que é solicitado e esperado deles, para que o processo de trabalho e a produção de itens operem no mais alto nível. No entanto, quando surgem problemas, o gerente deve controlar a situação planejando como resolver o problema e como evitar que aconteça novamente. O planejamento está em tudo e em tudo que o gerente faz.
A importância do planejamento pode ser expandida para outras áreas e departamentos de um negócio, pois tempo realmente é dinheiro. Cada segundo, minuto, hora, dia, mês e ano gasto em planejamento pode fazer uma grande diferença em como simplificar o fluxo de produção pode minimizar e reduzir despesas, como a qualidade pode ser melhorada e usada para exigir preços mais altos, e como a liberação de recursos pode ser usada para desenvolver novos produtos e serviços para aumentar os lucros.
Planos fortes são o núcleo de um negócio – tudo o mais é construído a partir daí!