Σχεδιασμός Ανθρώπινων Πόρων

Το τμήμα Ανθρώπινων Πόρων σε μια επιχείρηση είναι υπεύθυνο για τα πάντα, από την πρόσληψη και την απόλυση υπαλλήλων, την οργάνωση και την εφαρμογή προγραμμάτων εκπαίδευσης, την επίλυση εσωτερικών συγκρούσεων, τον καθορισμό των κλιμάκων αμοιβών και όλα τα ενδιάμεσα.

Ρόλος Ανθρώπινων Πόρων

Το τμήμα Ανθρώπινων Πόρων ασχολείται με τους συγκεκριμένους υπαλλήλους της εταιρείας, αντί για τις πωλήσεις, το μάρκετινγκ ή την ανάπτυξη προϊόντων. Με απλά λόγια, το τμήμα Ανθρώπινων Πόρων οποιασδήποτε εταιρείας εργάζεται για να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι είναι οι καλύτεροι που μπορούν να είναι.

Διοικητικοί Ρόλοι

Από μια διοικητική προοπτική, το τμήμα Ανθρώπινων Πόρων καλύπτει πέντε κύριους ρόλους:

1. Εκτελεστικός ρόλος – Το τμήμα HR είναι ειδικοί σε τομείς που περιλαμβάνουν τη διαχείριση των υπαλλήλων.
2. Ρόλος ελέγχου – Η HR επιθεωρεί άλλα τμήματα για να διασφαλίσει ότι οι πολιτικές υγείας και ασφάλειας, καθώς και η εκπαίδευση, εφαρμόζονται σύμφωνα με την πολιτική HR της εταιρείας.
3. Ρόλος διευκολυντή – Η HR βοηθά άλλα τμήματα να επιτύχουν τους στόχους που έχει θέσει η εταιρεία. Αυτό συνήθως σημαίνει την ανάπτυξη προγραμμάτων εκπαίδευσης και τη διασφάλιση ότι διάφορα τμήματα μπορούν να συνεργάζονται αποτελεσματικά.
4. Ρόλος συμβούλου – Η HR συμβουλεύει τους διευθυντές πώς να προσεγγίζουν και να επιλύουν συγκεκριμένα ζητήματα επαγγελματικά. Αυτό συνήθως σημαίνει την επίλυση προσωπικών διαφορών με διευθυντές και υπαλλήλους.
5. Ρόλος υπηρεσίας – Το τμήμα HR είναι επίσης υπεύθυνο για την ευαισθητοποίηση σχετικά με την κύρια αποστολή της εταιρείας και οποιεσδήποτε νέες εταιρικές πολιτικές. Αυτό σημαίνει ότι είναι συνήθως υπεύθυνοι για τις περισσότερες μαζικές εσωτερικές επικοινωνίες.

Καθημερινές Δραστηριότητες

Υπάρχουν επίσης σημαντικές δραστηριότητες HR που αντιμετωπίζουν οι διευθυντές στην καθημερινή δραστηριότητα της εργασίας.  Αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να διαφέρουν σε διάφορους οργανισμούς και μπορεί να είναι ευθύνες όχι μόνο των διευθυντών HR, αλλά και άλλων διευθυντών.  Οι περισσότερες από τις καθημερινές ενέργειες περιστρέφονται γύρω από την πρόσληψη, την εκπαίδευση, την αποζημίωση και τις αξιολογήσεις υπαλλήλων. Οι πιο κοινές δραστηριότητες είναι:

1. Επιλογή και πρόσληψη υπαλλήλων – Το τμήμα HR επιβλέπει την καθορισμένη προσόντων εργασίας και την επιλογή των πιο κατάλληλων υποψηφίων για τη συνέντευξη.
2. Διοικητικά έγγραφα & προσανατολισμός – Η HR διασφαλίζει ότι οι νεοπροσληφθέντες υπάλληλοι συμπληρώνουν αρκετές φόρμες για να είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν τη δουλειά, όπως το W-4 και το I-9, και τους συστήνει στους άλλους εργαζόμενους στην οργάνωση.
3. Εκπαίδευση & ανάπτυξη – Η HR εκπαιδεύει τους νέους υπαλλήλους, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει πρακτική εκπαίδευση ή απλώς την παροχή ενός εγχειριδίου. Οι πραγματικές ασκήσεις εκπαίδευσης διεξάγονται συνήθως από τον διευθυντή στον οποίο αναφέρεται κάθε νέος υπάλληλος, αλλά το τμήμα HR είναι υπεύθυνο για τη διατήρηση των «καλύτερων πρακτικών» και της γενικής εκπαίδευσης σχετικά με τις εταιρικές νόρμες. Η HR οργανώνει επίσης εκπαίδευση για τους υπάρχοντες υπαλλήλους για να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους στη δουλειά τους.
4. Αποζημίωση – Η HR καθορίζει το καλύτερο πακέτο αποζημίωσης για την οργάνωση που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες των υπαλλήλων τους. Η αποζημίωση περιλαμβάνει: μισθό, σχέδια 401k, άδεια, προσωπικό χρόνο και παροχές.
5. Αξιολογήσεις απόδοσης – Οι διευθυντές HR αναπτύσσουν αυτές τις φόρμες για να καθορίσουν τα ποσοστά αυξήσεων που πρέπει να λάβει κάθε υπάλληλος. Αυτά τα έγγραφα χρησιμεύουν ως ανασκόπηση για τον υπάλληλο και τους επιτρέπουν να γνωρίζουν τα δυνατά και αδύνατα σημεία τους.
6. Ασφάλεια & υγεία – Όλα τα τμήματα HR πρέπει να διασφαλίσουν ότι το εργασιακό περιβάλλον είναι ασφαλές. Οι ευθύνες της HR σε αυτόν τον τομέα εξαρτώνται από τον τύπο της εταιρείας για την οποία εργάζονται.  Ένας διευθυντής HR σε λογιστικό γραφείο θα κάνει λιγότερα από αυτό, αλλά ένας διευθυντής HR σε επιχείρηση συγκόλλησης μπορεί να το κάνει περισσότερο.  Επίσης, ο διευθυντής HR σε μια μικρή επιχείρηση είναι συνήθως υπεύθυνος για την ανάρτηση διαδικασιών ασφάλειας στο γραφείο.
7. Διαχείριση νομικών ζητημάτων – Η HR πρέπει να διασφαλίσει ότι η οργάνωση δεν συμμετέχει σε διακριτικές πράξεις. Ο Νόμος για την Ισότητα Ευκαιριών Εργασίας (EEO) είναι ένας νόμος που όλα τα τμήματα HR θα πρέπει να γνωρίζουν, καθώς δηλώνει ότι οι εταιρείες δεν πρέπει να διακρίνουν με βάση την εθνοτική καταγωγή, τη φυλή, την αναπηρία ή το φύλο.

Αυτές οι δραστηριότητες Ανθρώπινων Πόρων βοηθούν τις οργανώσεις να επιτύχουν τους στόχους τους για να έχουν μια αποτελεσματική και κερδοφόρα επιχείρηση, καθώς και να προσλαμβάνουν και να διατηρούν ένα βασικό προσωπικό για να εργάζεται για την εταιρεία.  Είναι σημαντικό η HR να κρατά τους υπαλλήλους κινητοποιημένους στον χώρο εργασίας, τόσο με τη βοήθεια κίνητρων όπως προαγωγές, αυξήσεις μισθών και μπόνους, όσο και με την πραγματοποίηση ανασκοπήσεων εκπαίδευσης και συνεχιζόμενης εκπαίδευσης.

Δόμηση Απαιτήσεων Ανθρώπινων Πόρων

Ο Σχεδιασμός Ανθρώπινων Πόρων είναι μια διαδικασία που προσδιορίζει τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες HR για μια οργάνωση προκειμένου να επιτύχει τους στόχους της.  Ο Σχεδιασμός HR λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ της διαχείρισης HR και του συνολικού επιχειρηματικού σχεδίου της εταιρείας, αναπτύσσοντας μια στρατηγική που βοηθά στους στόχους της οργάνωσης.  Η κύρια ευθύνη για τον Σχεδιασμό Ανθρώπινων Πόρων (HPR) είναι να διασφαλίσει την καλύτερη ταύτιση μεταξύ υπαλλήλων και θέσεων εργασίας, ενώ είναι σε θέση να αντιμετωπίσει βραχυπρόθεσες προκλήσεις.

Ανάλυση Αναγκών

Για να προσδιοριστούν οι απαιτήσεις Ανθρώπινων Πόρων, υπάρχει κάτι που ονομάζεται Ανάλυση Αναγκών.

Μια ανάλυση αναγκών είναι μια πολύτιμη τεχνική που εστιάζει στο πώς ένα προϊόν καλύπτει τις ανάγκες ενός ανθρώπινου καταναλωτή.  Στους Ανθρώπινους Πόρους, αυτή η ανάλυση αναγκών χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει τις ανάγκες εκπαίδευσης ενός υπαλλήλου, όχι μόνο για να τον βοηθήσει να αναπτυχθεί ως εργαζόμενος, αλλά και για να βοηθήσει την εταιρεία να αναπτυχθεί.  Με τον προσδιορισμό αυτών των αναγκών εκπαίδευσης, μια οργάνωση μπορεί να αποφασίσει ποιες συγκεκριμένες γνώσεις και δεξιότητες είναι απαραίτητες για να βελτιωθεί η απόδοση του υπαλλήλου στην εταιρεία.  Οι 4 κύριες μέθοδοι είναι:

1. Έρευνες – Οι έρευνες εστιάζουν σε συγκεκριμένους τομείς απόδοσης και μπορούν να γίνουν από τη διοίκηση ή από εξωτερικό φορέα. Ένα γραπτό ερωτηματολόγιο επιτρέπει σε έναν υπάλληλο να απαντήσει ανώνυμα, ελεύθερα και ειλικρινά, ενώ οι ερωτήσεις στοχεύουν σε συγκεκριμένες εργασίες.
2. Παρατηρήσεις – 
3. Συνεντεύξεις – Οι συνεντεύξεις περιλαμβάνουν συνομιλία με κάθε υπάλληλο και αξιολόγηση της εργασίας τους και του πόσο καλά εκτελούν τη δουλειά που τους έχει ανατεθεί. Αυτή είναι μια αποκεντρωμένη και δημοκρατική προσέγγιση στην εκπαίδευση, καθώς επιτρέπει στον υπάλληλο να εκφράσει τις απόψεις του.
4. Κάρτες σχολίων πελατών – Αυτό συμβαίνει όταν οι πελάτες χρησιμεύουν ως κύρια πηγή πληροφοριών σχετικά με το πόσο καλά εκτελεί ο υπάλληλος τη δουλειά του. Οι μυστικοί πελάτες μπορεί να συμμετάσχουν σε αυτή τη μέθοδο και μπορούν να υποδείξουν στη διοίκηση σε τι χρειάζεται να εργαστεί κάθε υπάλληλος.

Η ανάλυση αναγκών είναι μια κρίσιμη δραστηριότητα στη διαδικασία εκπαίδευσης και αξιολόγησης, καθώς επιτρέπει στο τμήμα ανθρώπινων πόρων να διαχωρίσει τους ισχυρούς υπαλλήλους από τους αδύναμους. Αυτό, με τη σειρά του, χρησιμοποιείται για να αποζημιώσει τους καλύτερους υπαλλήλους και να προσδιορίσει πώς να βελτιώσει την εκπαίδευση και τις βέλτιστες πρακτικές για να βελτιώσει τη συνολική αποδοτικότητα.

Εσωτερικοί Vs Εξωτερικοί

Οι Ανθρώπινοι Πόροι είναι συνήθως εσωτερικοί, που σημαίνει ότι λειτουργούν μέσα στην εταιρεία για τους υπαλλήλους που εργάζονται εντός της οργάνωσης. Για παράδειγμα, τα κεντρικά γραφεία της Apple έχουν το δικό τους τμήμα Ανθρώπινων Πόρων, και κάθε κατάστημα Apple στη χώρα (και στον κόσμο) συνήθως έχει το δικό του μικρότερο τμήμα HR.

Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες, συνήθως μικρότερες επιχειρήσεις, θα αναθέσουν μερικούς ή όλους τους Ανθρώπινους Πόρους τους σε μια εξωτερική εταιρεία. Αυτό είναι γνωστό ως “Ανάθεση”.

Ανάθεση

Η ανάθεση συμβαίνει σε μια επιχείρηση όταν θέλουν να μειώσουν το κόστος αναθέτοντας σε τρίτο μέρος να ολοκληρώσει συγκεκριμένες λειτουργίες εργασίας όπως η παραγωγή, η εξυπηρέτηση πελατών ή οι Ανθρώπινοι Πόροι.

Η ανάθεση του σχεδιασμού Ανθρώπινων Πόρων συμβαίνει όταν μια επιχείρηση δίνει εντολή σε έναν εξωτερικό προμηθευτή να αναλάβει τον κίνδυνο και την ευθύνη για τις λειτουργίες HR και να εκτελεί αυτές τις εργασίες για την επιχείρηση. Υπάρχουν δύο κύριοι λόγοι για τους οποίους μια εταιρεία επιλέγει να αναθέσει τους ανθρώπινους πόρους της:

• Μικρότερες επιχειρήσεις μπορεί να μην είναι αρκετά μεγάλες για ένα τμήμα ανθρώπινων πόρων πλήρους απασχόλησης, οπότε η σύναψη εξωτερικής εταιρείας μπορεί να είναι φθηνότερη από το να κάνουν όλα τα HR εσωτερικά.
• Εξειδικευμένες εταιρείες HR είναι γενικά πολύ ενημερωμένες για οποιεσδήποτε αλλαγές στους νόμους/κανονισμούς, όπως νέοι εργασιακοί νόμοι, επιδοτήσεις και άλλες αλλαγές.

Αυτό επιτρέπει στους εσωτερικούς πόρους να επικεντρωθούν στις στρατηγικές λειτουργίες της επιχείρησης.  Η ανάθεση HR είναι εξαιρετική για μικρές εταιρείες να μεταμορφωθούν και να αποκτήσουν εμπειρία χωρίς να προσλάβουν επιπλέον προσωπικό με υψηλούς μισθούς.  Όταν οι HR ανατίθενται, ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο της επιχείρησης, καθώς οι εργασιακοί νόμοι αλλάζουν τακτικά και μπορεί να είναι δύσκολο για τον εργοδότη να είναι ενημερωμένος με τους νέους νόμους.

Από την άλλη πλευρά, η επίδραση στις πραγματικές σχέσεις των υπαλλήλων μπορεί να είναι πιο θολή. Ως πλεονέκτημα, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται την απόδοση των υπαλλήλων, καθώς η ανατιθέμενη εταιρεία είναι μια πραγματικά αμερόληπτη πηγή πληροφοριών, η οποία μπορεί να βοηθήσει να ξεπεραστούν οι εδραιωμένες στάσεις και πρακτικές της διοίκησης.

Ως μειονέκτημα, γίνεται πιο δύσκολο για το τμήμα HR να έχει άμεση προσωπική σχέση με οποιονδήποτε υπάλληλο. Αυτό είναι προβληματικό, καθώς οι ανατιθέμενες εταιρείες HR θα είναι λιγότερο αποτελεσματικές στην πρόσληψη και εκπαίδευση υπαλλήλων από τα εσωτερικά τμήματα HR, καθώς οι ανατιθέμενοι HR είναι λιγότερο εξοικειωμένοι με τη συνολική στρατηγική της επιχείρησης και το εταιρικό όραμα. Για αυτόν τον λόγο, οι πολύ μικρές εταιρείες τείνουν να αναθέτουν τους Ανθρώπινους Πόρους τους, ενώ περισσότερες εταιρείες φέρνουν το τμήμα HR εσωτερικά καθώς αναπτύσσονται.

Δοκιμασία