Σημασία του Σχεδιασμού και της Όρασης
Ο σχεδιασμός είναι μια σημαντική λειτουργία της διοίκησης διότι βοηθά τους διευθυντές να προετοιμαστούν για τις βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες προκλήσεις και ευκαιρίες που αντιμετωπίζει μια επιχείρηση καθημερινά. Ο σχεδιασμός παίζει καθοριστικό ρόλο στη δημιουργία ενός επιχειρηματικού σχεδίου και στρατηγικού σχεδίου, καθώς ενισχύει την αποστολή, τις οράσεις και τους στόχους μιας εταιρείας που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη και εφαρμογή στρατηγικής, ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος και την επίτευξη αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας στον τρόπο που λειτουργεί μια επιχείρηση.
Τι Σημαίνει Σχεδιασμός
Ο σχεδιασμός είναι ένας συνδυασμός ανάλυσης και περιγραφής ενός σχεδίου δράσης. Ο σχεδιασμός είναι αυτό που θέλετε να κάνετε για να επιτύχετε κάποιο στόχο ή αντικείμενο για να βοηθήσετε στη καλύτερη διαχείριση μιας επιχείρησης. Ο σκοπός του σχεδιασμού είναι να σχεδιάσει ποια κατεύθυνση ακολουθεί η επιχείρηση, ποιες αποφάσεις πρέπει να ληφθούν, πώς να είναι καλύτερη από τους ανταγωνιστές στον ίδιο κλάδο και επιχείρηση, και πώς να εξαλείψει την σπατάλη και να βελτιστοποιήσει τις τρέχουσες λειτουργίες. Δεδομένου ότι τα σχέδια αφορούν μια τεράστια ποικιλία επιχειρηματικών στόχων, τείνουν να είναι πολύ ποικίλα, αλλά όλα τα καλά σχέδια έχουν μερικά βασικά στοιχεία:
Στόχοι και αντικείμενα
Αυτό που θέλει να επιτύχει ο οργανισμός; Μπορεί να κυμαίνονται από πολύ ευρείες (η μεγάλη εικόνα, η συνολική στρατηγική, η μακροχρόνια) έως πολύ συγκεκριμένες (στη στιγμή, τακτικές, βραχυπρόθεσμες). Θυμηθείτε, είναι τα μικρά βήματα (αντικείμενα) που βοηθούν μια επιχείρηση να φτάσει στα μεγάλα βήματα (στόχους).
Ανάλυση του Εξωτερικού Περιβάλλοντος
Αυτό που είναι έξω από τον έλεγχο του οργανισμού με τη μορφή εξελισσόμενων τάσεων, νέων τεχνολογιών, επιπλέον νόμων, αναδυόμενου ανταγωνισμού, ασυνήθιστων γεγονότων, κ.λπ. Κανείς δεν μπορεί πραγματικά να προβλέψει τι θα συμβεί αύριο, μόνο τι θα μπορούσε να συμβεί. Έτσι, σε περίπτωση που κάτι αλλάξει (καλό ή κακό), μια επιχείρηση μπορεί να είναι καλύτερα προετοιμασμένη γι’ αυτό.
Ανάλυση του Εσωτερικού Περιβάλλοντος
Καλά σχέδια δεν δημιουργούνται σε κενό: λαμβάνουν προσεκτικά υπόψη τη διάθεση και την εταιρική κουλτούρα στην οποία εκκολάπτονται. Αυτό σημαίνει ότι οι διευθυντές χρειάζονται κάποιο επίπεδο επίγνωσης για το τι συμβαίνει στους ανθρώπινους πόρους, το λογιστήριο, το νομικό τμήμα, το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις, τη λογιστική, τη συντήρηση, κ.λπ. Τέτοιες δραστηριότητες μπορούν να δημιουργήσουν αξία για τον οργανισμό ή μπορούν να είναι πηγή μεγάλης απώλειας αν δεν ελέγχονται σωστά.
Ικανότητα της Εταιρείας
Αυτό που κατέχει η εταιρεία και αυτό που έχει που δημιουργεί αξία και πλούτο που υποδεικνύει τη χρηματοοικονομική της θέση και τη δύναμη που κατέχει στην αγορά και στους ανταγωνιστές της. Εξαιρετικός σχεδιασμός προσπαθεί να αξιοποιήσει όλα τα εργαλεία που έχει στη διάθεσή του ο διευθυντής για να επιτύχει καλύτερα τους στόχους του.
Εύρος Σχεδιασμού
Διαφορετικά επίπεδα ενός οργανισμού θα κάνουν σχέδια με διαφορετικό εύρος. Το εύρος ενός σχεδίου σημαίνει πόσο μεγάλο είναι το σχέδιο σε σχέση με τις συνολικές λειτουργίες της εταιρείας. Όσο πιο ψηλά είναι ένας διευθυντής σε έναν οργανισμό, τόσο ευρύτερο είναι συνήθως το εύρος των σχεδίων τους. Οι κύριοι τύποι εύρους σχεδιασμού είναι:
Στρατηγικός Σχεδιασμός
Ο Στρατηγικός Σχεδιασμός είναι τα πολύ υψηλότερα σχέδια σε έναν οργανισμό. Αυτά τα σχέδια καθορίζουν τι είναι μια εταιρεία και τι κάνει, και θα πρέπει να χρησιμεύουν ως η καθοδηγητική φιλοσοφία για όλους τους διευθυντές μιας εταιρείας κατά την καθορισμό στόχων και αντικειμένων. Οι στρατηγικοί σχεδιασμοί συνήθως δεν περιγράφουν λεπτομέρειες, μόνο μια ευρεία κατεύθυνση της εταιρείας. Οι στρατηγικοί σχεδιασμοί συνήθως έχουν χρονικό ορίζοντα αρκετών ετών.
Επιχειρηματικός Σχεδιασμός
Ένα “Επιχειρηματικό Σχέδιο” καθορίζει κάποιους βασικούς στόχους, είτε μιας επιχείρησης στο σύνολό της είτε μιας διεύθυνσης μιας επιχείρησης. Το Επιχειρηματικό Σχέδιο παίρνει την όραση της εταιρείας και τη μεταφράζει σε συγκεκριμένους, εφικτούς στόχους, συνήθως με καθορισμένους χρονικούς ορίζοντες για το πότε αναμένουν ότι αυτοί οι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν. Τα Επιχειρηματικά Σχέδια συνήθως δημιουργούνται ως συνεργασία των ανώτατων διευθυντών και πολλών μεσαίων διευθυντών. Με μικρότερες και νεότερες εταιρείες, ο Στρατηγικός Σχεδιασμός και ο Επιχειρηματικός Σχεδιασμός συχνά συγχωνεύονται – εξαλείφοντας τη φάση του Στρατηγικού Σχεδιασμού και πηγαίνοντας κατευθείαν σε ένα Επιχειρηματικό Σχέδιο (βλ. παρακάτω). Τα Επιχειρηματικά Σχέδια συνήθως έχουν χρονικό ορίζοντα μόλις ενός ή δύο ετών.
Λειτουργικός Σχεδιασμός
Ο Λειτουργικός Σχεδιασμός σημαίνει τη μετατροπή των στόχων που περιγράφονται στο Επιχειρηματικό Σχέδιο σε συγκεκριμένα αντικείμενα με σχετικά σύντομους χρονικούς ορίζοντες, και την περιγραφή σε μια ομάδα πώς να επιτύχουν αυτά τα αντικείμενα. Ο λειτουργικός σχεδιασμός επικεντρώνεται στον καθορισμό της κατεύθυνσης στην οποία πρέπει να εργάζεται το προσωπικό της εταιρείας καθημερινά, και συνήθως δημιουργούνται από τους χαμηλότερους διευθυντές (με εισροές από τη μεσαία διοίκηση). Οι λειτουργικοί σχεδιασμοί συνήθως είναι βασισμένοι σε έργα, οπότε ο χρονικός τους ορίζοντας εξαρτάται από το πόσο μεγάλο είναι το έργο που θέλουν να αναλάβουν.
Επιχειρηματικός Σχεδιασμός
Αυτά είναι σχέδια που ασχολούνται με το τι μπορεί να δημιουργηθεί για να αναπτυχθεί η εταιρεία και τι μπορεί να εισαχθεί στους καταναλωτές για να προσθέσει αξία. Οι φάσεις του επιχειρηματικού σχεδιασμού δεν ακολουθούν την ίδια ιεραρχική δομή με τους άλλους τύπους σχεδίων – οι επιχειρηματικές ιδέες συχνά παράγονται σε όλη την εταιρεία και τείνουν να κινούνται πάνω και κάτω μέσω των επιπέδων διοίκησης καθώς οι ιδέες εξελίσσονται.
Το Επιχειρηματικό Σχέδιο
Ένα “Επιχειρηματικό Σχέδιο” σε αυτό το πλαίσιο είναι το βασικό έγγραφο μιας μικρής επιχείρησης – συγχωνεύει πολλά στοιχεία τόσο του Στρατηγικού Σχεδιασμού όσο και του Επιχειρηματικού Σχεδιασμού για να παρουσιάσει μια σαφή όραση του τι είναι μια εταιρεία, ποιοι είναι οι στόχοι της και πώς επιδιώκει να τους επιτύχει. Ένα καλό επιχειρηματικό σχέδιο εξυπηρετεί τρεις λειτουργίες: παρέχει κατεύθυνση σε όλα τα επίπεδα διοίκησης σχετικά με το πού κατευθύνεται η εταιρεία (όπως ένα Στρατηγικό Σχέδιο), παρέχει καθοδήγηση για το ποιοι είναι οι στόχοι και οι αποστολές μιας εταιρείας στους εργαζόμενους της επιχείρησης, και χρησιμεύει ως έγγραφο για να παρουσιαστεί σε τράπεζες και άλλους επενδυτές για να δείξει γιατί μια εταιρεία θα είναι κερδοφόρα.
Ένα επιχειρηματικό σχέδιο αποτελείται από τα εξής στοιχεία:
Εκτενής Περίληψη
Το πρώτο πράγμα που εμφανίζεται στην αναφορά σας και το τελευταίο πράγμα που γράφεται μόλις έχετε συμπεριλάβει όλα τα άλλα απαραίτητα στοιχεία του επιχειρηματικού σχεδίου. Η Εκτενής Περίληψη προσπαθεί να συμπυκνώσει όλα τα άλλα μέρη του επιχειρηματικού σχεδίου σε μια σύντομη ματιά.
Περιγραφή Επιχείρησης
Ορίζει τον τύπο επιχείρησης που σκοπεύετε να εισέλθετε και συνοπτικά αναφέρεται σε ό,τι προσφέρετε στους καταναλωτές. Τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες που θα παρέχονται θα πρέπει επίσης να προσδιορίζονται εδώ.
Δήλωση Αποστολής
Μια δήλωση που έχει ένα σύνολο στόχων που εξηγεί γιατί υπάρχει η επιχείρηση, πώς λειτουργεί και πώς είναι μοναδική σε σύγκριση με άλλες επιχειρήσεις.
Δήλωση Όρασης
Μια δήλωση που εμπνέει τους υπαλλήλους να αποδίδουν το καλύτερο δυνατό και γιατί οι πελάτες παραμένουν πιστοί σε έναν οργανισμό.
Ανάλυση SWOT
Αποκαλύπτει τις πιθανές δυνάμεις, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές που θα συναντήσει η εταιρεία σας στο εσωτερικό και εξωτερικό επιχειρηματικό περιβάλλον.
Στόχοι
Τα πράγματα που θέλετε να επιτύχετε με την επιχείρησή σας.
Υλοποίηση
Πώς θα εκτελεστεί το επιχειρηματικό σχέδιο, όπως το μάρκετινγκ, οι πωλήσεις, η διανομή, η προώθηση κ.λπ.
Μπορούν να προστεθούν επιπλέον στοιχεία που εξηγούν με περισσότερες λεπτομέρειες τη στρατηγική μάρκετινγκ, το μίγμα μάρκετινγκ, το ανταγωνιστικό περιβάλλον, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, τα εμπόδια εισόδου και το εξωτερικό περιβάλλον για να καλύψουν τυχόν ερωτήσεις και ανησυχίες που μπορεί να προκύψουν σε αυτούς τους τομείς. Οι διευθυντές πρέπει να είναι ενήμεροι ότι τα σχέδια μπορεί να αλλάξουν λόγω ταχέως μεταβαλλόμενων τάσεων, νέας τεχνολογίας, πολιτικής αναταραχής ή οικονομικής ύφεσης, κακής ζήτησης πελατών και έλλειψης υποστήριξης πελατών, γύρω γεγονότων και των επιπλέον εξόδων που σχετίζονται με την επιχείρηση. Αυτές οι αλλαγές πρέπει να αναφέρονται ή να αντικατοπτρίζονται στο επιχειρηματικό σχέδιο καθώς συμβαίνουν, καθιστώντας το επιχειρηματικό σχέδιο ένα εξελισσόμενο έγγραφο.
Λειτουργικός Σχεδιασμός
Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι σχεδιασμός, αλλά με στρατηγική μπροστά του. Το στρατηγικό μέρος είναι η μελέτη και η λήψη αποφάσεων που θα καθορίσουν την επιχείρηση και θα τη βοηθήσουν να διατηρήσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Αυτά είναι τα σχέδια που αξιολογούν την ταυτότητα ενός οργανισμού, τόσο για τον εαυτό του όσο και για την εικόνα του στον υπόλοιπο κόσμο, και πώς να λαμβάνονται καλύτερες αποφάσεις όσον αφορά τη λογιστική, τις λειτουργίες, το μάρκετινγκ, τις πωλήσεις, την εξυπηρέτηση, τη διοίκηση, τις επενδύσεις και την παραγωγή μιας αξίας που μπορεί να μετατραπεί σε εξοικονόμηση κόστους ή κέρδη. Ο στόχος του Λειτουργικού Σχεδιασμού είναι να δημιουργήσει μια διαρκή και μεταμορφωτική εντύπωση μέσα και έξω από τον οργανισμό που ασκείται στις καθημερινές δραστηριότητες ενός διευθυντή.
Σχεδιασμός Λογιστικής
Σχεδιασμός και εντοπισμός της προμήθειας, της διανομής και της ανταλλαγής προμηθευτών και υλικών για τη μείωση του χρόνου αποστολής και τη μείωση του κόστους αποστολής.
Σχεδιασμός Λειτουργιών
Αποτελεσματικός σχεδιασμός και ανάθεση διατάξεων κτιρίων, ροής λειτουργιών, θέσεων εργασίας και περιγραφών θέσεων εργασίας για τη μείωση του κόστους παραγωγής και την ενσωμάτωση νέας τεχνολογίας.
Σχέδια Μάρκετινγκ
Αποτελεσματική διαφήμιση και προώθηση της εταιρείας οργανώνοντας και ελέγχοντας διάφορες πολυμεσικές πλατφόρμες όπως ταχυδρομικά, Facebook, Twitter, εφημερίδες κ.λπ.
Σχέδια Πωλήσεων
Σχεδιασμός και οργάνωση μεθόδων πωλήσεων με βάση πληροφορίες από τη διεξαγωγή ερευνών, τη μελέτη τρεχόντων πελατών, την έρευνα τρεχουσών τάσεων στο διαδίκτυο, την ανάγνωση ειδήσεων για να γνωρίζετε ποιες αλλαγές θα επηρεάσουν τις πωλήσεις κ.λπ.
Σχέδια Υπηρεσιών
Σχεδιασμός και έλεγχος του τρόπου με τον οποίο οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονται σε παράπονα και προτάσεις πελατών και αξιολόγηση της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχονται και συνεχείς βελτιώσεις.
Μέθοδοι και Τεχνικές Σχεδιασμού
Η διαδικασία σχεδιασμού απαιτεί επίγνωση, προοπτική και κατανόηση. Ρεαλιστικά, ο οργανισμός, αυτοί που είναι υπεύθυνοι για τη λειτουργία του και αυτοί που συμβάλλουν με πόρους πρέπει να εφαρμόσουν μεθόδους και τεχνικές για να πραγματοποιηθεί το σχέδιο. Ακολουθούν μερικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το επιχειρηματικό σχέδιο και τον στρατηγικό σχεδιασμό:
Συλλογή Πληροφοριών από το Κοινό
Τα σχέδια που προέρχονται από το κοινό αναθέτουν το μεγαλύτερο μέρος της “βαριάς δουλειάς” σε έναν μεγάλο αριθμό ανθρώπων. Οι εταιρείες με ισχυρή συνοχή μεταξύ των χαμηλόβαθμων διευθυντών και εργαζομένων μπορούν να βρουν μεγάλη επιτυχία όταν συγκεντρώνουν επιχειρηματικά σχέδια, καθώς δίνει σε όλους τους εμπλεκόμενους μεγαλύτερο “μερίδιο” στη βοήθεια καθορισμού των εφικτών στόχων της εταιρείας.
Προβλέψεις Περιβάλλοντος
Η πρόβλεψη του περιβάλλοντος σημαίνει προσπάθεια πρόβλεψης του τι θα συμβεί στη συνέχεια, εξετάζοντας τα μοτίβα και την ιστορία γεγονότων, δραστηριοτήτων, τάσεων και του ανταγωνισμού. Αυτός είναι ένας τύπος σχεδιασμού που βασίζεται σε δεδομένα, με έμφαση σε ισχυρή έρευνα και ανάλυση τάσεων.
Ανάλυση SWOT
Εξέταση των δυνάμεων, αδυναμιών, ευκαιριών και απειλών του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος. Μια ανάλυση SWOT είναι ένα βασικό στοιχείο των περισσότερων τύπων σχεδίων για να βοηθήσει στην αναγνώριση του τι μπορεί να πάει καλά και τι μπορεί να πάει στραβά.
Ανάλυση Ανταγωνισμού
Γνωρίζοντας τα εμπόδια εισόδου, τη δύναμη που έχουν οι αγοραστές όσον αφορά την ποιότητα και τις ανταγωνιστικές δυνάμεις, τη δύναμη που έχουν οι προμηθευτές στις τιμές και την ποιότητα, την απειλή των υποκατάστατων προϊόντων ή υπηρεσιών και πόσο ισχυρές είναι οι ανταγωνιστικές δυνάμεις μεταξύ των ανταγωνιστών. Μια ανάλυση ανταγωνισμού είναι απαραίτητη για μια εταιρεία να γνωρίζει με τι αντιμετωπίζει στον τομέα της και να παραμένει στην κορυφή.
Ανάλυση Αλυσίδας Αξίας
Μια στρατηγική ανάλυση των κύριων δραστηριοτήτων (αυτών που δημιουργούν αξία για την εταιρεία) και των υποστηρικτικών δραστηριοτήτων (αυτών που προσθέτουν αξία στις κύριες δραστηριότητες) για να προσδιοριστεί τι μπορεί να βελτιωθεί, να αφαιρεθεί ή να προσαρμοστεί. Μια ανάλυση αλυσίδας αξίας προσπαθεί να δει μια εταιρεία ως σύνολο για να προσδιορίσει πού προστίθεται η μεγαλύτερη αξία στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους και να προσπαθήσει να επεκταθεί σε όλο το εύρος.
Σχεδιασμός σε Σχέση με Άλλες Λειτουργίες Διοίκησης
Η διοίκηση μεγιστοποιεί τα οφέλη σε όλα όσα χρειάζονται διαχείριση (logistics, ανθρώπινοι πόροι, λειτουργίες, κ.λπ.). Αυτό περιλαμβάνει πολύ σχεδιασμό σχετικά με το τι να κάνουμε, πώς να το κάνουμε, πού να το κάνουμε, ποιος το κάνει, πού θα πάει, σε ποιον θα πάει, πόσο, κ.λπ. Ωστόσο, ο σχεδιασμός είναι μόνο μία από τις τέσσερις κύριες λειτουργίες της διοίκησης, οι άλλες τρεις είναι η οργάνωση, η ηγεσία και ο έλεγχος. Αυτές οι άλλες τρεις λειτουργίες απαιτούν όλες σχεδιασμό για να εφαρμοστούν γρήγορα, αποτελεσματικά και αποδοτικά, καθώς όλες χρειάζονται σχεδιασμό για να θεμελιωθεί το έδαφος πριν από μια διοικητική ενέργεια ή αντίδραση.
Για παράδειγμα, όταν πρόκειται για την οργάνωση στο τμήμα logistics, ο διευθυντής σχεδιάζει τη δομή του πότε θα γίνουν οι αποστολές, σε ποιες ώρες, πόσο θα διαρκούν οι αποστολές, σε ποιες εγκαταστάσεις θα διανεμηθούν για να μειωθούν τα κόστη αποστολής. Ο διευθυντής πρέπει επίσης να σχεδιάσει πόσα αποθέματα θα διατεθούν σε κάθε εργοστάσιο, πόσα θα παράγει κάθε εργοστάσιο, πόσο από αυτό το προϊόν θα αποσταλεί σε εγκαταστάσεις και πού θα πρέπει να διανεμηθούν. Ο διευθυντής ηγείται στη δομή και την κατανομή του τι συμβαίνει στο τμήμα logistics σχεδιάζοντας πώς να κινητοποιήσει τους εργαζόμενους να κάνουν ό,τι ζητείται και αναμένεται από αυτούς, ώστε η διαδικασία εργασίας και η παραγωγή προϊόντων να λειτουργούν στο υψηλότερο επίπεδο. Ωστόσο, όταν προκύπτουν προβλήματα, ο διευθυντής πρέπει να ελέγξει την κατάσταση σχεδιάζοντας πώς να λύσει το πρόβλημα και πώς να αποτρέψει την επανάληψή του. Ο σχεδιασμός είναι παντού και σε όλα όσα κάνει ο διευθυντής.
Η σημασία του σχεδιασμού μπορεί να επεκταθεί και σε άλλες περιοχές και τμήματα μιας επιχείρησης, καθώς ο χρόνος είναι πραγματικά χρήμα. Κάθε δευτερόλεπτο, λεπτό, ώρα, ημέρα, μήνας και έτος που δαπανάται για σχεδιασμό μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στο πώς η απλοποίηση της ροής παραγωγής μπορεί να ελαχιστοποιήσει και να μειώσει τα έξοδα, πώς η ποιότητα μπορεί να βελτιωθεί και να χρησιμοποιηθεί για να απαιτήσει υψηλότερες τιμές, και πώς η απελευθέρωση πόρων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάπτυξη νέων προϊόντων και υπηρεσιών για την αύξηση των κερδών.
Ισχυροί σχεδιασμοί είναι ο πυρήνας μιας επιχείρησης – όλα τα υπόλοιπα χτίζονται από εκεί!