Καλές Πρακτικές Μισθοδοσίας
Οι περισσότεροι φόροι που πληρώνονται είναι μέσω επιταγών μισθοδοσίας, οπότε ένα μεγάλο μέρος της λογιστικής μισθοδοσίας είναι η σωστή καταγραφή όλων των φόρων.
Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι εξοικειωμένοι με την ετήσια προσωπική φορολογική τους δήλωση, αλλά η υποβολή φόρων μισθοδοσίας λειτουργεί λίγο διαφορετικά. Η μισθοδοσία εκτελείται εβδομαδιαία, ανά δεκαπενθήμερο, μηνιαία ή ακόμη και ημιμηνιαία, οπότε για κάθε κύκλο πληρωμής, οι φόροι πρέπει να υπολογίζονται και να αναφέρονται. Όλες οι πληρωμές φόρων πρέπει να υπολογίζονται για κάθε κύκλο πληρωμής και στη συνέχεια να υποβάλλονται μία φορά ανά τρίμηνο.
Πληρωμή Φόρων έναντι Παρακράτησης Φόρων
Όταν πληρώνονται φόροι μισθοδοσίας, υπάρχει μια διάκριση μεταξύ των φόρων που πληρώνονται από τον εργοδότη και των φόρων που παρακρατούνται από τον εργοδότη. Με απλά λόγια, οι εταιρείες πρέπει να πληρώνουν ορισμένους φόρους μισθοδοσίας στην κυβέρνηση, αλλά επίσης παρακρατούν όλους τους φόρους που πρέπει να πληρώσουν οι υπάλληλοι στην κυβέρνηση.
Σκεφτείτε το έτσι – η κυβέρνηση χρεώνει ορισμένους φόρους απευθείας στους εργοδότες, οπότε οι εταιρείες πρέπει να τους πληρώνουν απευθείας και αυτό δεν έχει καμία επίδραση στο καθαρό εισόδημα του υπαλλήλου. Αυτοί είναι οι φόροι που οι εργοδότες πληρώνουν στην κυβέρνηση. Αυτοί είναι οι φόροι εργοδότη.
Η κυβέρνηση χρεώνει επίσης φόρους επί του εισοδήματος του υπαλλήλου, οπότε αυτοί είναι οι φόροι που οι υπάλληλοι βλέπουν πραγματικά στην επιταγή τους (όπως ο κρατικός φόρος εισοδήματος), και έτσι επηρεάζουν το καθαρό εισόδημα. Αυτοί οι φόροι παρακρατούνται από κάθε επιταγή και αποστέλλονται επίσης απευθείας στην κυβέρνηση. Στο τέλος του έτους, κάθε υπάλληλος λαμβάνει μια δήλωση που δείχνει πόσοι φόροι παρακρατήθηκαν καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους, η οποία χρησιμοποιείται για την υποβολή προσωπικών φορολογικών δηλώσεων (για να επιστραφούν κάποια από αυτά τα παρακρατηθέντα χρήματα, αν είναι δυνατόν).
Όταν γίνεται μισθοδοσία, πρέπει να υπολογίζονται τόσο οι φόροι εργοδότη όσο και οι φόροι υπαλλήλου.
Φόροι Εργοδότη
Όταν εκτελείται η μισθοδοσία, η πρώτη ανησυχία είναι ο υπολογισμός των φόρων που οφείλονται για κάθε υπάλληλο σε κάθε περίοδο πληρωμής. Οι κύριες κατηγορίες φόρων μισθοδοσίας που πληρώνονται από τους εργοδότες είναι οι φόροι FICA και οι φόροι ανεργίας.
FICA – Ομοσπονδιακός Νόμος Συνεισφορών Ασφάλισης
Η FICA αναφέρεται κυρίως σε δύο μεγάλα προγράμματα που διαχειρίζεται η Ομοσπονδιακή Κυβέρνηση – η Κοινωνική Ασφάλιση και το Medicare, τα οποία υποστηρίζουν συμπληρωματικό εισόδημα και υγειονομική περίθαλψη για τους ηλικιωμένους και τους ανάπηρους. Οι φόροι FICA μοιράζονται μεταξύ εργοδοτών και υπαλλήλων – και οι δύο πλευρές πληρώνουν το ίδιο ποσό στο πρόγραμμα.
Κοινωνική Ασφάλιση
Αυτός ο φόρος υποστηρίζει το συμπληρωματικό εισόδημα συνταξιοδότησης και τα επιδόματα αναπηρίας για τους εργαζόμενους. Το τμήμα της Κοινωνικής Ασφάλισης του φόρου FICA είναι 6,2% του βασικού μισθού.
Φόρος Κοινωνικής Ασφάλισης Εργοδότη = Συντελεστής Φόρου Κοινωνικής Ασφάλισης Εργοδότη x Βασικός Μισθός
Για παράδειγμα, αν ένας υπάλληλος κερδίζει 40.000 δολάρια ετησίως, ο υπολογισμός θα είναι:
Φόρος Κοινωνικής Ασφάλισης Εργοδότη = 6,2% x 40.000 δολάρια = 2.460 δολάρια
Υπάρχει ένα ανώτατο όριο στο μέγιστο ποσό που πρέπει να πληρώσουν οι εταιρείες για κάθε υπάλληλο – ο φόρος Κοινωνικής Ασφάλισης χρεώνεται μόνο στα πρώτα 127.200 δολάρια εισοδήματος (το οποίο είναι 7.886,40 δολάρια συνολικά φόροι που πληρώθηκαν). Ακόμη και αν ο υπάλληλος κερδίζει 150.000 δολάρια ετησίως, ο εργοδότης πρέπει να πληρώσει μόνο 7.886,40 δολάρια (από το 2017).
Medicare
Το πρόγραμμα Medicare υποστηρίζει την υγειονομική περίθαλψη για τους ηλικιωμένους και είναι το άλλο μισό της FICA. Το τμήμα Medicare του φόρου FICA είναι αυτή τη στιγμή 1,45% του βασικού μισθού.
Φόρος Medicare Εργοδότη = Συντελεστής Φόρου Medicare Εργοδότη x Βασικός Μισθός
Για τον δείγμα υπάλληλο που κερδίζει 40.000 δολάρια ετησίως, ο συνολικός φόρος Medicare που πληρώνει ο εργοδότης είναι:
Φόρος Medicare Εργοδότη = 1,45% x 40.000 δολάρια = 580 δολάρια
Σε αντίθεση με τον φόρο Κοινωνικής Ασφάλισης, δεν υπάρχει ανώτατο όριο εισοδήματος για τους φόρους Medicare. Για το παράδειγμα του υψηλού εισοδήματος, ο υπολογισμός θα είναι:
Φόρος Medicare Εργοδότη = 1,45% x 150.000 δολάρια = 2.175 δολάρια
Ανεργία
Ο δεύτερος κύριος τύπος φόρου μισθοδοσίας που πληρώνουν οι εργοδότες είναι η Ανεργία. Οι φόροι ανεργίας χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση προγραμμάτων ασφάλισης ανεργίας και προγραμμάτων τοποθέτησης εργασίας που διαχειρίζονται οι πολιτείες. Όπως και η FICA, υπάρχουν δύο διαφορετικά κομμάτια φόρων ανεργίας που πληρώνονται από τους εργοδότες – FUTA και SUI.
FUTA – Ομοσπονδιακοί Φόροι Ανεργίας
Οι φόροι FUTA είναι ομοσπονδιακοί φόροι, οπότε θα είναι οι ίδιοι ανεξάρτητα από το πού ζείτε (όπως η FICA). Αυτός ο φόρος χρηματοδοτεί την ασφάλιση ανεργίας και διανέμεται στις πολιτείες για να χρηματοδοτήσει άλλα προγράμματα ανεργίας. Ο συντελεστής φόρου FUTA είναι 6% του βασικού μισθού.
Ομοσπονδιακός Φόρος Ανεργίας = Συντελεστής Φόρου FUTA x Βασικός Μισθός
Όπως και η Κοινωνική Ασφάλιση, η FUTA έχει ένα ανώτατο όριο στο μέγιστο ποσό που πρέπει να πληρωθεί – η FUTA χρεώνεται μόνο στα πρώτα 7.000 δολάρια βασικού μισθού. Σκεφτείτε τρεις υπαλλήλους – τους υπαλλήλους μας που κερδίζουν 40.000 και 150.000 δολάρια από πριν, αλλά και έναν προσωρινό εργαζόμενο που κέρδισε μόνο 5.000 δολάρια.
FUTA (Υπάλληλος 150.000 δολαρίων) = 6% x 7.000 δολάρια = 420 δολάρια
FUTA (Υπάλληλος 40.000 δολαρίων) = 6% x 7.000 δολάρια = 420 δολάρια
FUTA (Υπάλληλος 5.000 δολαρίων) = 6% x 5.000 δολάρια = 300 δολάρια
SUI – Πολιτειακή Ασφάλιση Ανεργίας
Το άλλο μισό των φόρων ανεργίας προέρχεται σε πολιτειακό επίπεδο. Οι πολιτειακοί φόροι ανεργίας διαφέρουν αρκετά από πολιτεία σε πολιτεία και μπορεί να είναι περίπλοκοι στον υπολογισμό ακόμη και εντός μιας μόνο πολιτείας. Για παράδειγμα, στο Τέξας, ο συντελεστής πολιτειακού φόρου ανεργίας μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ 0,59% και 8,21% (από το 2017), αλλά κατά μέσο όρο είναι 1,64% για τους περισσότερους εργοδότες.
Οι πολιτειακοί φόροι ανεργίας έχουν επίσης ένα ανώτατο όριο, το οποίο πάλι διαφέρει ανά πολιτεία. Στο Τέξας, το ανώτατο όριο είναι 9.000 δολάρια.
Χρησιμοποιώντας τους τρεις υπαλλήλους παραδείγματός μας από πριν, μπορούμε να υπολογίσουμε τους αναμενόμενους φόρους SUI που οφείλονται στο Τέξας:
SUI (Υπάλληλος 150.000 δολαρίων) = 1,64% x 9.000 δολάρια = 147,60 δολάρια
SUI (Υπάλληλος 40.000 δολαρίων) = 1,64% x 9.000 δολάρια = 147,60 δολάρια
SUI (Υπάλληλος 5.000 δολαρίων) = 1,64% x 5.000 δολάρια = 82,00 δολάρια
Υπολογισμός Φόρου Εργοδότη
Μόλις υπολογίσουμε και τους τέσσερις φόρους εργοδότη, απλά τους προσθέτουμε για να βρούμε τον συνολικό φόρο που οφείλει ο εργοδότης για κάθε υπάλληλο.
Φόρος Εργοδότη = FICA + Ανεργία
Φόρος Εργοδότη = (Κοινωνική Ασφάλιση + Medicare) + (FUTA + SUI)
Για κάθε έναν από τους παραδείγματος υπαλλήλους, οι συνολικοί φόροι θα είναι:
Φόρος Εργοδότη ($150,000 Εισόδημα) = $7,886.40 + $2,175 + $420 + $147.60 = $10,629
Φόρος Εργοδότη ($40,000 Εισόδημα) = $2,460 + $580 + $420 + $146.60 = $3,606.60
Φόρος Εργοδότη ($5,000 Εισόδημα) = $310 + $72.50 + $300 + $82 = $754.50
Σημειώστε ότι για τον χαμηλότερο μισθωτό, ο εργοδότης χρειάζεται να πληρώσει σχεδόν το ίδιο ποσό σε φόρους ανεργίας όσο και σε FICA.
Φόροι που παρακρατούνται
Όλοι οι υπολογισμένοι φόροι παραπάνω πληρώνονται αποκλειστικά από τον εργοδότη, οπότε δεν θα εμφανιστούν στην πληρωμή του υπαλλήλου ή δεν θα επηρεάσουν το καθαρό του εισόδημα. Ωστόσο, οι εργοδότες είναι επίσης υποχρεωμένοι να παρακρατούν τους φόρους εισοδήματος του υπαλλήλου και να τους υποβάλλουν στην IRS. Αυτές οι παρακρατήσεις φόρου εισοδήματος εμφανίζονται στην πληρωμή του υπαλλήλου – οι υπάλληλοι μπορούν να αφαιρέσουν αυτές τις παρακρατήσεις από τον Βασικό Μισθό τους για να βρουν το Καθαρό (μετά φόρων) εισόδημά τους.
Φόροι FICA
Οι φόροι FICA επιβάλλονται και στους υπαλλήλους – οι υπάλληλοι χρειάζεται να πληρώσουν το ίδιο ποσό με τους εργοδότες, και για την Κοινωνική Ασφάλιση.
Φόρος Κοινωνικής Ασφάλισης Υπαλλήλου = Συντελεστής Φόρου Κοινωνικής Ασφάλισης Υπαλλήλου x Βασικός Μισθός
Φόρος Medicare Υπαλλήλου = Συντελεστής Φόρου Medicare Υπαλλήλου x Βασικός Μισθός
Οι φόροι FICA που πληρώνονται από τον υπάλληλο ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με τους φόρους FICA που πληρώνονται από τον εργοδότη – οι ίδιοι κανόνες ανώτατου ορίου και σχεδόν πάντα ο ίδιος συντελεστής. Αυτή τη στιγμή, οι υπάλληλοι πληρώνουν επίσης 6.2% φόρο Κοινωνικής Ασφάλισης και 1.45% φόρο Medicare. Για τους τρεις υπαλλήλους παραδείγματος, οι φόροι FICA είναι:
FICA ($150,000 Εισόδημα) = Κοινωνική Ασφάλιση + Medicare = $7,886.40 + $2,175 = $10,061.40
FICA ($40,000 Εισόδημα) = Κοινωνική Ασφάλιση + Medicare = $2,460 + 580 = $3,040
FICA ($5,000 Εισόδημα) = Κοινωνική Ασφάλιση + Medicare = $310 + $72.50 = $382.50
Φόροι Εισοδήματος
Οι φόροι εισοδήματος παρακρατούνται επίσης από τους εργοδότες και αποστέλλονται στην IRS. Υπάρχουν δύο τύποι φόρου εισοδήματος – Ομοσπονδιακός και Πολιτειακός. Ο πραγματικός υπολογισμός και για τους δύο φόρους εισοδήματος μπορεί να είναι πιο περίπλοκος, καθώς οι συντελεστές φόρου αλλάζουν για διαφορετικά επίπεδα εισοδήματος σε ομοσπονδιακό επίπεδο.
Οι πολιτείες χρησιμοποιούν επίσης διαφορετικούς κανόνες φόρου εισοδήματος – ορισμένες πολιτείες (όπως το Τέξας και η Αλάσκα) δεν έχουν καθόλου φόρο εισοδήματος σε πολιτειακό επίπεδο.
Υποβολή Φορολογικών Δηλώσεων Μισθοδοσίας
Μόλις οι εργοδότες υπολογίσουν τους συνολικούς φόρους που οφείλονται και τους συνολικούς φόρους που παρακρατούνται για κάθε υπάλληλο, πρέπει να υποβάλουν τη Φόρμα 941 στην IRS. Σε αντίθεση με τις προσωπικές φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος, η Φόρμα 941 υποβάλλεται τριμηνιαίως, όχι ετησίως. Αυτή η φόρμα αναφέρει όλα τα εισοδήματα που αποκτήθηκαν, πληρώνει τους φόρους FICA του εργοδότη και αποστέλλει όλους τους παρακρατούμενους φόρους εισοδήματος από την πλευρά του υπαλλήλου. Οι περισσότεροι εργοδότες χρησιμοποιούν λογισμικό μισθοδοσίας, και τα περισσότερα λογισμικά μισθοδοσίας θα δημιουργήσουν αυτόματα τη Φόρμα 941, η οποία μπορεί να υποβληθεί ηλεκτρονικά στην IRS αυτόματα.
Ακριβώς όπως με τους προσωπικούς φόρους εισοδήματος, είναι δυνατό για τους εργοδότες να λάβουν επιστροφή φόρου κατά την υποβολή της Φόρμας 941. Αυτό συμβαίνει πιο συχνά αν υπήρξε σφάλμα στην προηγούμενη αναφορά – οι εργοδότες χρειάζεται να υποβάλουν χειροκίνητα μια Φόρμα 941-X για οποιεσδήποτε τροποποιήσεις ή διορθώσεις.