Qu’est-ce que les dossiers financiers ?
Lorsque vous commencez à travailler avec des institutions financières pour sécuriser votre argent et traiter vos transactions financières, il est important que vous appreniez à tenir de bons dossiers financiers. Ces dossiers, à la fois sur papier et électroniques, vous permettront de savoir où se trouvent votre argent et vos actifs et exactement combien vous avez à un moment donné.
Vous pouvez choisir d’imprimer ces documents et de les conserver dans un classeur ou de les organiser dans des dossiers sur votre ordinateur. La méthode utilisée n’a pas d’importance. Ce qui compte, c’est que vous compreniez ce qui se passe avec vos finances et que vous sachiez où trouver l’information en cas de besoin.
Planification financière
Lorsque vous élaborez ou faites évoluer vos plans financiers et fixez de nouveaux objectifs financiers, vous devez commencer par des dossiers financiers précis. Vos documents financiers vous permettent de savoir exactement où vous en êtes aujourd’hui et ils vous aideront à voir quand vous aurez atteint vos objectifs.
Impôts
Types de dossiers financiers
La plupart des gens apprécient d’avoir de bons dossiers financiers lorsque vient le moment de déposer des déclarations d’impôts. Beaucoup de choses pour lesquelles vous dépensez de l’argent tout au long de l’année, comme le renouvellement de l’immatriculation de votre voiture, les uniformes de travail et certains types d’intérêts sur les prêts, peuvent tous être déduits de vos impôts – mais seulement si vous avez conservé de bons dossiers de tous ces paiements.
Reçus
Pour pouvoir réclamer des déductions sur vos impôts, l’IRS voudra voir la preuve que des achats ou paiements spécifiques ont été effectués. Et pour montrer cette preuve, vous devrez fournir un reçu.
Vous devriez toujours conserver les reçus pour les gros achats (comme le contrat de vente de votre voiture). De nombreuses villes offrent également des réductions fiscales si vous utilisez les transports en commun, donc il est également judicieux de conserver ces reçus.
Prendre l’habitude de conserver vos reçus peut également vous aider dans d’autres domaines de votre vie. Par exemple, les factures de services publics et les reçus sont souvent requis comme “preuve d’adresse” lorsque vous souhaitez ouvrir un compte bancaire. Si vous avez un conflit ultérieur concernant une facture payée, avoir un reçu peut résoudre le problème immédiatement, tandis que prouver le contraire peut être un processus long et compliqué.
Dossiers bancaires
Votre compte bancaire sera l’une de vos sources les plus importantes pour les dossiers financiers. En général, l’historique complet de vos transactions est conservé pendant quelques années (y compris chaque chèque que vous émettez), ainsi que vos soldes de compte actuels. Si vous n’avez pas de reçu pour un paiement (par exemple, si vous émettez un chèque de loyer chaque mois), vous pouvez toujours avoir un enregistrement de cette transaction dans votre compte bancaire.
Le type d’informations contenues dans vos dossiers bancaires dépend du type de compte que vous avez. Par exemple, si vous avez un compte d’épargne, vous pourriez avoir plus de dossiers sur les montants et dates de dépôt, avec des intérêts composés accumulés. Si vous avez un compte courant, vous aurez vos soldes disponibles actuels, ainsi que l’historique de vos transactions de chèques, de cartes de débit et de retraits aux distributeurs automatiques. Vos dossiers bancaires seront une ressource inestimable lorsque vous établirez et modifierez votre plan de dépenses.
Rapports de revenus
Chaque fois que vous êtes payé, votre employeur crée une transaction de chèque qui montre combien d’heures vous avez travaillé, combien vous êtes payé par heure, et le montant d’argent déduit de votre salaire pour divers impôts. À la fin de l’année civile, votre employeur résume toutes vos informations de paie dans un formulaire connu sous le nom de W-2 (ou 1099, selon votre type de travail) ou rapport de revenus. En dehors des États-Unis, le rapport a différents noms, mais contient toujours les mêmes informations de base.
Vos rapports de revenus sont des états montrant combien d’argent vous avez gagné, généralement avec combien d’impôt sur le revenu et de sécurité sociale vous avez payé, au cours d’une année donnée. Ceux-ci sont nécessaires pour déposer vos impôts, mais sont également utiles pour voir comment vos revenus évoluent au fil du temps.
Relevés d’investissement
Si vous avez des actions, des obligations ou d’autres investissements, vous recevrez également des relevés de compte réguliers de votre courtier. Cela inclura vos soldes de liquidités (disponibles pour retrait ou pour acheter plus de titres), la valeur nette totale de votre portefeuille, le montant de tout dividende que vous avez reçu, et les dépenses totales de vos investissements (ceci est le plus important avec les fonds communs de placement). Vos relevés d’investissement sont essentiels à des fins fiscales. Vous êtes légalement tenu de déclarer tout revenu d’investissement que vous recevez, donc avoir un accès facile à ces documents sera essentiel.
Inventaire des biens personnels
Contrairement aux autres documents principaux, celui-ci est un que vous allez créer et maintenir vous-même. Votre inventaire de biens personnels est essentiellement une liste de ce que vous possédez, où cela se trouve et sa valeur estimée. Cela semble assez simple lorsque vous êtes encore à l’école, mais il y a plus d’un cas rapporté de grandes sommes d’argent cachées et oubliées. Votre inventaire de biens personnels n’est pas utilisé pour les impôts.
Le principal avantage de garder et de maintenir un inventaire de biens personnels est purement organisationnel. Savoir exactement où se trouvent vos affaires et combien elles valent peut être très utile lorsque vos circonstances de vie changent et que vous souhaitez vendre (ou donner) des choses que vous n’utilisez plus ou que vous avez peut-être oubliées. L’industrie des casiers de stockage en libre-service prospère grâce aux personnes qui effectuent des paiements mensuels pour conserver des choses qu’elles n’utilisent pas régulièrement !
Déclarations de revenus
Après avoir déposé votre déclaration de revenus, conservez une copie pour référence ultérieure. Légalement, vous devez conserver toutes les déclarations fiscales et les reçus pendant 7 ans, mais il peut être utile de les garder plus longtemps si vous souhaitez travailler occasionnellement sur une planification financière à long terme.
Documents de dépenses personnelles
Vous pourriez finir par accumuler des dizaines de reçus en relativement peu de temps. Tous les quelques mois, essayez de les regrouper et de les garder dans un endroit sûr (par exemple, tous les reçus pour “janvier – mars 2016” conservés dans un dossier dans un coffre-fort ignifuge). Pendant que vous faites cela, copiez les montants et la raison de l’achat dans un tableau Excel. Cela facilitera la connaissance de vos dépenses et de leur emplacement. De plus, vous pouvez utiliser votre tableau pour retrouver rapidement et facilement le reçu original plus tard si vous en avez besoin. En classant régulièrement tous vos reçus, vous réduisez les risques de perte ou de destruction accidentelle. Faire de cela une habitude régulière vous aidera également à éviter de passer tout un après-midi à trier et organiser vos reçus.
Garder vos documents en sécurité
Maintenant que vous avez toutes ces informations, votre principale préoccupation est de les garder en sécurité. Le vol d’identité est un problème majeur, et si quelqu’un obtenait un accès non autorisé à quelques-uns de vos documents, il pourrait utiliser ces informations pour vous nuire.
Stockage de documents papier
Pour des choses comme vos déclarations fiscales, reçus et relevés d’investissement, vous pourriez avoir des copies papier qui doivent être à la fois faciles à trouver et sécurisées. Une possibilité est d’acheter un petit coffre-fort que vous pouvez fixer au sol, gardant vos documents en sécurité et tous au même endroit. Les banques offrent des coffres-forts où vous pouvez stocker en toute sécurité des documents et des objets. Les petites boîtes coûtent généralement environ 60 $ par an. L’inconvénient de devoir visiter la banque pour accéder à vos documents peut être compensé par le fait de savoir que les documents sont dans un endroit sécurisé.
Stockage de documents électroniques
Garder vos fichiers informatiques en sécurité contre les hackers et les phishers est une perspective beaucoup plus difficile. Il existe des dizaines de façons de garder vos documents en sécurité, mais voici les règles les plus courantes à suivre :
Règle n°1 : Ne partagez pas vos informations de connexion
Contrairement à ce que montrent les films, la plupart des “piratages” ne sont pas réalisés en forçant des algorithmes informatiques complexes à pirater un mainframe, mais généralement simplement parce que quelqu’un partage un mot de passe avec quelqu’un qu’il ne devrait pas. Cela s’applique non seulement aux mots de passe, mais aussi à d’autres informations. NE JAMAIS donner vos numéros de compte, numéros de carte de crédit, noms d’utilisateur ou mots de passe par téléphone ou par e-mail. Si vous devez absolument partager un nom d’utilisateur et/ou un mot de passe (partager un compte avec un groupe, par exemple), assurez-vous qu’il s’agit d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe que vous n’utilisez sur aucun autre site web.
Règle n°2 : Ne réutilisez pas votre mot de passe
Lorsque vous êtes sur l’ordinateur, vous ne pouvez pas dire quels sites vous utilisez laissez les administrateurs voir votre mot de passe, et lesquels utilisent un cryptage approprié. Si vous réutilisez les mêmes noms d’utilisateur et mots de passe à plusieurs endroits, vous augmentez les chances qu’un collègue mécontent vole des données et accède à vos autres comptes.
Règle n°3 : Changez souvent vos mots de passe
Même le mot de passe le plus sécurisé et unique au monde est vulnérable aux keyloggers – un type de logiciel malveillant qui enregistre chaque touche que vous appuyez et la rapporte au créateur du virus. Même si vous n’avez pas de keylogger sur votre ordinateur personnel (qui peut être caché pendant des mois ou des années avant d’être “activé”), il est possible qu’un soit installé sur un ordinateur dans un laboratoire informatique ou sur un ordinateur public. Changer vos mots de passe tous les quelques mois est un bon moyen de les garder en sécurité.
Règle n°4 : Choisissez des mots de passe difficiles à deviner
Lorsque vous choisissez un mot de passe pour un compte, essayez de choisir des combinaisons de lettres, de symboles et de chiffres qui sont suffisamment faciles à retenir pour vous, mais difficiles à deviner pour votre meilleur ami ou un hacker utilisant des combinaisons de lettres aléatoires. Rappelez-vous, vous devez faire votre part pour garder vos mots de passe sécurisés.
Autres conseils et astuces pour les documents financiers
Voir quels services de gestion de compte certaines institutions financières peuvent fournir
Si garder une trace de tout cela est une perspective décourageante, voyez quels types de services votre banque ou autre institution financière peut “regrouper”. Par exemple, il est extrêmement courant qu’une personne ait ses comptes d’épargne et de chèques, son portefeuille d’investissement, son prêt hypothécaire et sa carte de crédit tous par le biais de la même banque, et ainsi elle peut accéder à tous ces documents financiers via le portail en ligne de la banque.
Cela a l’avantage de la commodité, mais il y a aussi des inconvénients sérieux. Par exemple, si votre mot de passe est volé pour ce service bancaire en ligne, vous pourriez perdre l’accès à tout d’un coup, ce qui causerait un énorme casse-tête et potentiellement des dizaines de milliers de dollars.
Consulter des professionnels des impôts ou des conseillers financiers
Même si vous ne le faites pas chaque année, prendre le temps de consulter un professionnel peut vous faire gagner du temps et de l’argent à long terme. Les professionnels des impôts et les conseillers financiers comprennent les codes fiscaux, les stratégies d’investissement, les pièges financiers et la paperasse avec lesquels vous n’êtes peut-être pas familier. Payer pour leur expertise peut minimiser le temps et la recherche que vous devez consacrer à essayer de comprendre vos documents financiers par vous-même.
Vous pourriez être en mesure de vous souvenir des bases – si vous avez une dépense qui est utilisée principalement pour les affaires, vous pouvez probablement demander un crédit d’impôt dessus. Cependant, vous ne savez peut-être pas le processus exact pour réclamer le temps que vous avez utilisé votre voiture pendant que vous travailliez, ou si vous pouvez demander des exonérations de taxe de vente pour de nouvelles rénovations de votre maison. Rencontrer un professionnel de la fiscalité ou un conseiller financier est le moyen le plus simple de naviguer dans les mers de la paperasse et d’obtenir le maximum de vos déclarations fiscales, tout en minimisant le temps et la recherche que vous devez consacrer à vos dossiers financiers pendant votre temps libre.