Planification des ressources humaines

Le département des ressources humaines d’une entreprise est responsable de tout, de l’embauche et du licenciement des employés, à l’organisation et à la mise en œuvre des programmes de formation, en passant par la résolution des conflits internes, la détermination des échelles salariales, et tout ce qui se trouve entre les deux.

Rôle des ressources humaines

Le département des ressources humaines s’occupe des employés spécifiques de l’entreprise, plutôt que des ventes, du marketing ou du développement de produits. En résumé, le département des ressources humaines de toute entreprise travaille pour s’assurer que les employés sont les meilleurs qu’ils puissent être.

Rôles managériaux

Du point de vue managérial, le département des ressources humaines remplit cinq rôles majeurs :

1. Rôle exécutif – Le département des RH est spécialisé dans des domaines qui englobent la gestion des employés.
2. Rôle d’audit – Les RH inspectent d’autres départements pour s’assurer que les politiques de santé et de sécurité, ainsi que la formation, sont appliquées conformément à la politique RH de l’entreprise.
3. Rôle de facilitateur – Les RH aident d’autres départements à atteindre les objectifs que l’entreprise a fixés. Cela signifie généralement développer des programmes de formation et s’assurer que différents départements peuvent travailler ensemble efficacement.
4. Rôle de consultant – Les RH conseillent les managers sur la manière d’aborder et de résoudre des problèmes spécifiques de manière professionnelle. Cela signifie généralement résoudre des conflits personnels entre managers et employés.
5. Rôle de service – Le département des RH est également responsable de sensibiliser à la mission principale de l’entreprise et à toute nouvelle politique d’entreprise. Cela signifie qu’ils sont généralement responsables de la plupart des communications internes de masse.

Rôles quotidiens

Il existe également des activités majeures des RH auxquelles les managers sont confrontés dans l’activité quotidienne au travail.  Ces activités peuvent varier dans différentes organisations et peuvent être des responsabilités non seulement des managers RH, mais aussi d’autres managers.  La plupart des actions quotidiennes tournent autour de l’embauche, de la formation, de la rémunération et des évaluations des employés. Les activités les plus courantes sont :

1. Choisir et embaucher des employés – Le département des RH supervise la définition des qualifications de poste et le tri des CV pour choisir le candidat le plus qualifié pour l’entretien.
2. Paperasse et orientation – Les RH s’assurent que les nouveaux employés remplissent plusieurs formulaires pour les préparer à commencer le travail, tels que le W-4 et l’I-9, et présentent les nouveaux employés aux autres travailleurs de l’organisation.
3. Formation et développement – Les RH forment les nouveaux employés, ce qui peut impliquer une formation pratique ou simplement la distribution d’un manuel. Les exercices de formation réels sont généralement réalisés par le manager auquel chaque nouvel employé rend compte, mais le département des RH est responsable du maintien des « meilleures pratiques » et de la formation générale concernant les normes de l’entreprise. Les RH organisent également des formations pour les employés existants afin d’améliorer leurs compétences dans leur travail.
4. Rémunération – Les RH déterminent le meilleur package de rémunération pour l’organisation qui correspond le mieux aux besoins de leurs employés. La rémunération comprend : salaire, plans 401k, vacances, temps personnel et avantages.
5. Évaluations de performance – Les managers RH développent ces formulaires pour déterminer le pourcentage d’augmentations que chaque employé devrait recevoir. Cette paperasse sert de révision pour l’employé et lui permet de connaître ses forces et ses faiblesses.
6. Sécurité et santé – Tous les départements RH doivent s’assurer que l’environnement de travail est sûr. Les responsabilités des RH dans ce domaine dépendent du type d’entreprise pour laquelle ils travaillent.  Un manager RH dans un cabinet comptable fera moins de cela, mais un manager RH dans une entreprise de soudage pourrait en faire davantage.  De plus, le manager RH dans une petite entreprise est généralement responsable de l’affichage des procédures de sécurité dans le bureau.
7. Gestion des problèmes juridiques – Les RH doivent s’assurer que l’organisation ne participe à aucun acte discriminatoire. La loi sur l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO) est une loi dont tous les départements RH devraient être conscients, car elle stipule que les entreprises ne doivent pas discriminer en fonction de l’ethnicité, de la race, du handicap ou du sexe.

Ces activités des ressources humaines aident les organisations à atteindre leurs objectifs d’avoir une entreprise efficace et rentable ainsi qu’à recruter et maintenir un personnel de base pour travailler pour l’entreprise.  Il est important que les RH gardent les employés motivés sur le lieu de travail, à la fois avec l’aide de techniques de motivation telles que des promotions, des augmentations de salaire et des primes, mais aussi en réalisant des évaluations de formation et d’éducation continue.

Établir les exigences en matière de ressources humaines

La planification des ressources humaines est un processus qui identifie les besoins actuels et futurs en RH d’une organisation pour atteindre ses objectifs.  La planification des RH sert de lien entre la gestion des RH et le plan d’affaires global de l’entreprise tout en développant une stratégie qui aide à atteindre les objectifs de l’organisation.  La principale responsabilité de la planification des ressources humaines (HPR) est d’assurer le meilleur ajustement entre les employés et les emplois tout en étant capable de relever les défis à court terme.

Analyse des besoins

Pour déterminer les exigences en matière de ressources humaines, il existe quelque chose appelé une Analyse des besoins.

Une analyse des besoins est une technique précieuse qui se concentre sur la manière dont un produit répond aux besoins d’un consommateur humain.  Dans les ressources humaines, cette analyse des besoins est utilisée pour déterminer les besoins de formation d’un employé afin non seulement de l’aider à grandir en tant que travailleur, mais aussi d’aider l’entreprise à croître.  En déterminant ces besoins de formation, une organisation peut décider quelles connaissances et compétences spécifiques sont nécessaires pour améliorer la performance de l’employé dans l’entreprise.  Les 4 principales méthodes sont :

1. Sondages – Les sondages se concentrent sur des domaines spécifiques de déficience de performance et peuvent être réalisés par la direction ou une partie extérieure. Un questionnaire écrit permet à un employé de répondre de manière anonyme, librement et honnêtement, tandis que les questions sont ciblées sur des tâches spécifiques.
2. Observations – C’est lorsque les employés sont observés au travail, ce qui peut donner aux RH suffisamment d’informations sur la manière dont l’employé travaille et à quel point il travaille bien.
3. Entretiens – Les entretiens impliquent de parler à chaque employé et d’évaluer leur travail et la manière dont ils accomplissent les tâches qui leur sont assignées. C’est une approche décentralisée et démocratique de la formation car elle permet à l’employé de donner son avis.
4. Cartes de commentaires des clients – C’est lorsque les clients servent de source d’information majeure sur la manière dont l’employé fait son travail. Des clients mystères peuvent participer à cette méthode et peuvent indiquer à la direction sur quoi chaque employé doit travailler.

L’analyse des besoins est une activité cruciale dans le processus de formation et d’évaluation, car elle permet aux ressources humaines de séparer les employés performants des moins performants. Cela, à son tour, est utilisé pour compenser les meilleurs employés et identifier comment améliorer la formation et les meilleures pratiques pour améliorer l’efficacité globale.

Interne Vs Externe

Les ressources humaines sont généralement internes, ce qui signifie qu’elles opèrent à l’intérieur de l’entreprise pour les employés qui travaillent au sein de l’organisation. Par exemple, le siège d’Apple a son propre service des ressources humaines, et chaque magasin Apple individuel dans le pays (et dans le monde) a généralement son propre petit département RH.

Cependant, certaines entreprises, généralement des petites entreprises, externaliseront une partie ou la totalité de leurs ressources humaines à une entreprise extérieure. Cela s’appelle “l’externalisation”.

Externalisation

L’externalisation se produit dans une entreprise lorsqu’elle souhaite réduire ses coûts en faisant appel à un tiers pour accomplir des fonctions spécifiques telles que la fabrication, le service client ou les ressources humaines.

L’externalisation de la planification des ressources humaines se produit lorsqu’une entreprise demande à un fournisseur externe de prendre le risque et la responsabilité des fonctions RH et d’effectuer ces tâches pour l’entreprise. Il y a deux raisons principales pour lesquelles une entreprise cherche à externaliser ses ressources humaines :

• Les petites entreprises ne sont pas nécessairement assez grandes pour un département des ressources humaines à temps plein, donc contracter une entreprise extérieure peut être moins cher que de faire toutes les RH en interne.
• Les entreprises de RH spécialisées sont généralement très à jour sur les changements de lois/réglementations, tels que les nouvelles lois du travail, les subventions et d’autres changements.

Cela permet aux ressources internes de se concentrer sur les opérations stratégiques de l’entreprise.  L’externalisation des RH est excellente pour les petites entreprises pour se transformer et obtenir de l’expertise sans embaucher de personnel supplémentaire avec des salaires élevés.  Lorsque les RH sont externalisées, cela minimise le risque pour l’entreprise car les lois du travail changent régulièrement et il peut être difficile pour l’employeur de se tenir à jour avec les nouvelles lois.

D’un autre côté, l’impact sur les relations réelles avec les employés peut être plus flou. Comme avantage, cela peut aider les entreprises à gérer la performance des employés car l’entreprise d’externalisation est une source d’information véritablement impartiale, ce qui peut aider à percer les attitudes et pratiques de gestion enracinées.

Comme inconvénient, il devient plus difficile pour le département des RH d’avoir une relation personnelle directe avec les employés. Cela pose problème car les entreprises de RH externalisées seront moins efficaces en matière de recrutement et de formation des employés que les départements RH internes, puisque les RH externalisées sont moins familières avec la stratégie commerciale globale et la vision d’entreprise. Pour cette raison, les très petites entreprises ont tendance à externaliser leurs ressources humaines, tandis que davantage d’entreprises intègrent le département RH en interne à mesure qu’elles se développent.

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