Importance de la Planification et de la Vision
La planification est une fonction de gestion importante car elle aide les gestionnaires à se préparer aux défis et aux opportunités à court et à long terme auxquels une entreprise est confrontée chaque jour. La planification joue un rôle crucial dans la création d’un plan d’affaires et d’un plan stratégique en ce sens qu’elle renforce la mission, les visions et les objectifs d’une entreprise qui sont utilisés pour développer et mettre en œuvre des stratégies, un avantage concurrentiel, et atteindre l’efficacité et l’efficience dans le fonctionnement d’une entreprise.
Ce que signifie la Planification
La planification est une combinaison d’analyse et de définition d’un plan d’action. La planification est ce que vous voulez faire pour atteindre un objectif ou un but afin de mieux gérer une entreprise. L’objectif de la planification est de déterminer dans quelle direction l’entreprise se dirige, quelles décisions doivent être prises, comment être meilleur que les concurrents dans la même industrie et entreprise, et comment éliminer le gaspillage et optimiser les opérations actuelles. Étant donné que les plans abordent une grande variété d’objectifs commerciaux, ils tendent à être très divers eux-mêmes, mais tous les bons plans ont quelques composants essentiels :
Objectifs et buts
Ce que l’organisation souhaite accomplir ; ils peuvent aller de très larges (la vue d’ensemble, la stratégie globale, le long terme) à très spécifiques (dans l’instant, les tactiques, le court terme). N’oubliez pas que ce sont les petites étapes (objectifs) qui aident une entreprise à atteindre ses grandes étapes (buts).
Analyse de l’Environnement Externe
Ce qui est en dehors du contrôle de l’organisation sous la forme de tendances évolutives, de nouvelles technologies, de lois supplémentaires, de concurrence émergente, d’événements inhabituels, etc. Personne ne peut vraiment prédire ce qui se passera demain, seulement ce qui pourrait se passer. Ainsi, dans le cas où quelque chose change (bon ou mauvais), une entreprise peut être mieux préparée à cela.
Analyse de l’Environnement Interne
De bons plans ne sont pas créés dans un vide : ils prennent en compte l’humeur et la culture d’entreprise dans lesquelles ils sont élaborés. Cela signifie que les gestionnaires doivent avoir un certain niveau de conscience de ce qui se passe dans les ressources humaines, le département comptable, le département juridique, le marketing et les ventes, la logistique, la maintenance, etc. De telles activités peuvent créer de la valeur pour l’organisation, ou elles peuvent être une source de grandes pertes si elles ne sont pas correctement contrôlées.
Capitaux de l’Entreprise
Ce que possède l’entreprise et ce qu’elle a qui crée de la valeur et de la richesse, ce qui indique sa position financière et le pouvoir qu’elle détient sur le marché et ses concurrents. Une excellente planification essaie de tirer parti de tous les outils dont un gestionnaire dispose pour atteindre au mieux ses objectifs.
Portée de la Planification
Différents niveaux d’une organisation établiront des plans avec une portée différente. La portée d’un plan signifie à quel point le plan est grand par rapport aux opérations totales de l’entreprise. Plus un gestionnaire est haut placé dans une organisation, plus la portée de ses plans est généralement large. Les principaux types de portées de planification sont :
Planification Stratégique
La Planification Stratégique est le niveau de planification le plus élevé dans une organisation. Ces plans définissent ce qu’est une entreprise et ce qu’elle fait, et devraient servir de philosophie directrice pour tous les gestionnaires d’une entreprise lors de la définition des objectifs et des buts. Les plans stratégiques ne décrivent généralement pas de détails spécifiques, juste une direction générale pour l’entreprise. Les plans stratégiques ont généralement un horizon temporel de plusieurs années.
Planification Commerciale
Un “Plan d’Affaires” définit certains objectifs fondamentaux, soit d’une entreprise dans son ensemble, soit d’une division d’une entreprise. Le Plan d’Affaires prend la vision de l’entreprise et la traduit en objectifs spécifiques et réalisables, généralement avec des horizons temporels définis sur quand ils s’attendent à ce que ces objectifs soient atteints. Les Plans d’Affaires sont généralement créés en collaboration avec les gestionnaires de haut niveau et une grande partie de la direction intermédiaire. Avec les entreprises plus petites et plus jeunes, la Planification Stratégique et la Planification Commerciale sont souvent fusionnées – éliminant la phase de Planification Stratégique et passant directement à un Plan d’Affaires (voir ci-dessous). Les Plans d’Affaires ont généralement un horizon temporel d’un an ou deux.
Planification Opérationnelle
La Planification Opérationnelle signifie convertir les objectifs décrits dans le Plan d’Affaires en objectifs spécifiques avec des horizons temporels assez courts, et expliquer à une équipe comment atteindre ces objectifs. La planification opérationnelle se concentre sur la définition de la direction que le personnel de base d’une entreprise devrait suivre au jour le jour, et est généralement créée par les gestionnaires de niveau le plus bas (avec des contributions de la direction intermédiaire). Les plans opérationnels sont généralement basés sur des projets, donc leur horizon temporel dépend de l’ampleur du projet qu’ils souhaitent aborder.
Planification Entrepreneuriale
Ce sont des plans qui traitent de ce qui peut être créé pour faire croître l’entreprise et de ce qui peut être introduit aux consommateurs pour ajouter de la valeur. Les étapes de la planification entrepreneuriale ne suivent pas la même structure hiérarchique que les autres types de plans – les idées entrepreneuriales sont souvent générées dans toute l’entreprise et ont tendance à circuler entre les niveaux de gestion à mesure que les idées sont affinées.
Le Plan d’Affaires
Un “Plan d’Affaires” dans ce contexte est le document central d’une petite entreprise – il fusionne de nombreux éléments de la Planification Stratégique et de la Planification Commerciale pour présenter une vision claire de ce qu’est une entreprise, quels sont ses objectifs et comment elle cherche à les atteindre. Un bon plan d’affaires remplit trois fonctions : il fournit une direction à tous les niveaux de gestion sur la direction que prend l’entreprise (comme un Plan Stratégique), il fournit des indications sur ce que sont les objectifs et les missions d’une entreprise aux travailleurs de base d’une entreprise, et il sert de document à présenter aux banques et autres investisseurs pour montrer pourquoi une entreprise sera rentable.
Un plan d’affaires est composé des éléments suivants :
Résumé Exécutif
La première chose qui apparaît dans votre rapport et la dernière chose qui est écrite une fois que vous avez inclus tous les autres composants nécessaires du plan d’affaires. Le Résumé Exécutif essaie de condenser toutes les autres parties du plan d’affaires en un coup d’œil rapide.
Description de l’Entreprise
Définit quel type d’entreprise vous allez créer et passe brièvement en revue ce que vous offrez aux consommateurs. Les produits ou services qui seront fournis doivent également être spécifiés ici.
Déclaration de mission
Une déclaration qui a un ensemble d’objectifs expliquant pourquoi l’entreprise existe, comment elle fonctionne et en quoi elle est unique par rapport aux autres entreprises.
Déclaration de vision
Une déclaration qui inspire les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes, et pourquoi les clients restent fidèles à une organisation.
Analyse SWOT
Révèle les forces, faiblesses, opportunités et menaces possibles que votre entreprise rencontrera dans l’environnement commercial interne et externe.
Objectifs
Les choses que vous souhaitez accomplir avec votre entreprise.
Mise en œuvre
Comment le plan d’affaires sera exécuté, comme le marketing, la vente, la distribution, la promotion, etc.
Des composants supplémentaires peuvent être ajoutés pour expliquer plus en détail la stratégie marketing, le mix marketing, l’environnement concurrentiel, l’avantage concurrentiel, les barrières à l’entrée et l’environnement externe pour couvrir toutes les questions et préoccupations qui pourraient survenir dans ces domaines. Les gestionnaires doivent être conscients que les plans peuvent changer en raison de tendances évolutives rapides, de nouvelles technologies, de troubles politiques ou de ralentissements économiques, d’une faible demande des clients et d’un manque de soutien des clients, d’événements environnants et des coûts supplémentaires associés à l’entreprise. Ces changements doivent être mentionnés ou reflétés dans le plan d’affaires au fur et à mesure qu’ils se produisent, rendant le plan d’affaires un document évolutif.
Planification opérationnelle
La planification stratégique est une planification, mais avec la stratégie en avant. La partie stratégie consiste à étudier et à prendre des décisions qui définiront l’entreprise et l’aideront à maintenir un avantage concurrentiel. Ce sont les plans qui évaluent l’identité d’une organisation, tant pour elle-même que pour son image auprès du reste du monde, et comment prendre de meilleures décisions en matière de logistique, d’opérations, de marketing, de vente, de service, d’administration, d’investissement et de production d’une valeur pouvant être transformée en économies de coûts ou en bénéfices. L’objectif de la planification opérationnelle est de laisser une impression durable et transformative à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation qui se pratique dans les activités quotidiennes d’un manager.
Planification logistique
Planification et localisation de l’approvisionnement, de la distribution et de l’échange de fournitures et de matériaux pour réduire le temps d’expédition et diminuer les coûts d’expédition.
Planification des opérations
Conception et délégation efficaces des aménagements des bâtiments, du flux des opérations, des emplois et des descriptions de poste pour réduire les coûts de production et intégrer de nouvelles technologies.
Plans marketing
Publicité et promotion efficaces de l’entreprise en organisant et en contrôlant diverses plateformes multimédias telles que le publipostage, Facebook, Twitter, les journaux, etc.
Plans de vente
Planification et organisation des méthodes de vente en fonction des informations recueillies lors d’enquêtes, de l’étude des clients actuels, de la recherche des tendances actuelles en ligne, de la lecture des nouvelles pour savoir quels changements affecteront les ventes, etc.
Plans de service
Planification et contrôle de la manière dont les travailleurs répondent aux plaintes et suggestions des clients et évaluation de la qualité des services fournis et mise en œuvre d’améliorations continues.
Méthodes et techniques de planification
Le processus de planification exige de la sensibilisation, de la perspective et de la compréhension. De manière réaliste, l’organisation, ceux qui sont chargés de la diriger et ceux qui contribuent des ressources doivent mettre en œuvre des méthodes et des techniques pour faire fonctionner le plan. Voici quelques-unes qui peuvent être utilisées pour le plan d’affaires et la planification stratégique :
Co-création
Les plans co-créés délèguent la plupart des “charges lourdes” à un grand nombre de personnes. Les entreprises avec une forte cohésion de leurs managers et travailleurs de bas niveau peuvent connaître un grand succès lors de la co-création de plans d’affaires, car cela donne à toutes les personnes impliquées un plus grand “enjeu” dans la définition des objectifs de l’entreprise.
Prévisions environnementales
Les prévisions environnementales consistent à essayer de prédire ce qui va se passer ensuite en examinant les modèles et l’historique des événements, des activités, des tendances et de la concurrence. C’est un type de planification fortement axé sur les données, avec un accent sur la recherche approfondie et l’analyse des tendances.
Analyse SWOT
Examen des forces, faiblesses, opportunités et menaces de l’environnement interne et externe. Une analyse SWOT est un élément central de la plupart des types de plans pour aider à identifier ce qui peut bien se passer et ce qui peut mal se passer.
Analyse de la concurrence
Connaître les barrières à l’entrée, le pouvoir des acheteurs en matière de qualité et de forces concurrentielles, le pouvoir des fournisseurs sur les prix et la qualité, la menace de produits ou services de substitution, et la force des forces concurrentielles parmi les concurrents. Une analyse de la concurrence est essentielle pour qu’une entreprise sache à quoi elle fait face dans son domaine et reste en tête.
Analyse de la chaîne de valeur
Une analyse stratégique des activités principales (celles qui créent de la valeur pour l’entreprise) et des activités de soutien (celles qui ajoutent de la valeur aux activités principales) pour déterminer ce qui peut être amélioré, supprimé ou ajusté. Une analyse de la chaîne de valeur essaie de considérer une entreprise dans son ensemble pour identifier où la plus grande valeur est ajoutée à ses produits ou services, et essayer de s’étendre sur toute la largeur.
Planification par rapport à d’autres fonctions de gestion
La gestion consiste à maximiser les bénéfices dans tout ce qui doit être géré (logistique, ressources humaines, opérations, etc.). Cela implique beaucoup de planification sur ce qu’il faut faire, comment le faire, où le faire, qui le fait, où cela ira, à qui cela ira, combien, etc. Cependant, la planification n’est qu’une des quatre principales fonctions de la gestion, les trois autres étant l’organisation, le leadership et le contrôle. Ces trois autres fonctions nécessitent toutes une planification pour être mises en œuvre de manière rapide, efficace et efficiente, car toutes ont besoin de planification pour poser les bases avant qu’une action ou une réponse de gestion ne soit engagée.
Par exemple, en ce qui concerne l’organisation dans le département logistique, le responsable planifie la structure des expéditions, à quels moments, combien de temps les expéditions devraient durer, dans quelles installations elles devraient être distribuées pour réduire les coûts d’expédition. Le responsable doit également planifier combien de fournitures seront allouées à chaque usine, combien chaque usine produira, combien de ce produit sera expédié vers les installations, et où elles devraient être distribuées. Le responsable dirige la structure et l’allocation de ce qui se passe dans le département logistique en planifiant comment amener les travailleurs à faire ce qui est demandé et attendu d’eux afin que le processus de travail et la production d’articles fonctionnent au plus haut niveau. Cependant, lorsque des problèmes surviennent, le responsable doit contrôler la situation en planifiant comment résoudre le problème et comment éviter qu’il ne se reproduise. La planification est présente partout et dans tout ce que fait le responsable.
L’importance de la planification peut être étendue à d’autres domaines et départements d’une entreprise car le temps, c’est vraiment de l’argent. Chaque seconde, minute, heure, jour, mois et année consacrés à la planification peuvent faire une grande différence sur la façon dont la simplification du flux de production peut minimiser et réduire les dépenses, comment la qualité peut être améliorée et utilisée pour exiger des prix plus élevés, et comment la libération de ressources peut être utilisée pour développer de nouveaux produits et services afin d’augmenter les bénéfices.
Des plans solides sont le cœur d’une entreprise – tout le reste est construit à partir de là !