Le cycle comptable
Le cycle comptable est une série d’étapes que les entreprises suivent pour suivre les transactions et consolider les informations financières sur une période comptable spécifique (mois, trimestre, année). Le résultat final du cycle comptable est la production d’états financiers précis pour cette période et la préparation pour la prochaine période comptable. Nous examinerons les étapes impliquées dans le cycle comptable, qui sont : (1) identifier les transactions, (2) enregistrer les transactions, (3) publier les écritures comptables dans le grand livre, (4) créer un bilan de vérification non ajusté, (5) préparer les écritures d’ajustement, (6) créer un bilan de vérification ajusté, (7) préparer les états financiers, (8) préparer les écritures de clôture, et (9) préparer le bilan de vérification post-clôture.
Identifier les transactions
Les transactions impliquent l’achat ou la vente de quelque chose et peuvent être définies comme « l’acte de mener des affaires ». Cela pourrait impliquer l’échange ou le transfert de biens, de services ou de fonds. Lorsqu’une transaction se produit, elle est enregistrée dans le système comptable de l’entreprise, sous la forme d’une écriture comptable. Cependant, la transaction doit d’abord être identifiée ; par exemple, si une entreprise achète une machine, elle doit ajouter un nouvel actif à l’équation comptable.
Identifier les transactions – exemple
Le 1er janvier 2018, la société Martin a émis 5 000 actions ordinaires contre de l’argent à 20 $ par action. La société a également identifié les transactions suivantes en janvier :
Ne pas identifier les transactions entraînerait des étapes ultérieures du cycle comptable inexactes. Par conséquent, toutes les transactions doivent être identifiées et analysées, sinon nous aurons un processus de reporting financier défectueux.
Effets des transactions sur l’équation comptable
Chaque nouvelle transaction modifie la situation financière d’une entreprise et impacte certains comptes d’actifs, de passifs et/ou de capitaux propres. L’équation comptable est écrite ci-dessous :
L’ équation comptable peut être écrite comme suit :
Actifs = Passifs + Capitaux propres
L’équation comptable sera toujours vraie – si ce n’est pas le cas, il y a un problème. Des transactions correctement enregistrées maintiendront l’équation comptable équilibrée. C’est pourquoi il est important non seulement d’identifier, mais aussi d’analyser les transactions et de les enregistrer avec précision.
Enregistrer les transactions
Les transactions sont d’abord enregistrées dans un système comptable sous forme d’écritures comptables. Chaque transaction doit être listée dans le journal approprié et maintenue dans l’ordre dans lequel elles se sont produites. Chaque écriture comptable se compose des informations suivantes :
- Le(s) compte(s) et le(s) montant(s) à débiter
- Le(s) compte(s) et le(s) montant(s) à créditer
- La date de la transaction
- Une explication de la transaction
L’exemple suivant démontrera l’enregistrement des transactions que nous avons identifiées dans la première étape du cycle comptable.
Enregistrer les transactions – exemple
Chaque transaction a une entrée de débit et une entrée de crédit, est listée dans l’ordre chronologique et comprend une brève description de la transaction elle-même. Maintenant que chaque transaction a été correctement enregistrée dans le journal général, nous sommes prêts à publier les écritures comptables dans le grand livre.
Publier les écritures comptables dans les comptes du grand livre
Le grand livre est utilisé pour créer les états financiers d’une entreprise. Une fois qu’une transaction a été journalisée, elle est finalement publiée (ou transférée) dans le grand livre. Avoir une liste complète des transactions dans le grand livre nous permettra de créer le bilan de vérification non ajusté et de continuer avec les étapes du cycle comptable. L’exemple suivant démontrera comment nous publions les écritures comptables de l’étape précédente dans le grand livre.
Publier les écritures comptables dans les comptes du grand livre – exemple
Le solde final dans ces comptes du grand livre (en gris) sera utilisé pour créer le bilan de vérification non ajusté à l’étape suivante. N’oubliez pas : si le bilan de vérification n’est pas équilibré, quelque chose ne va pas !
Préparer le bilan de vérification non ajusté
À la fin d’une période comptable, un bilan de vérification non ajusté est créé pour vérifier que le total des écritures de débit est égal au total des écritures de crédit. Le bilan de vérification non ajusté est une liste de comptes et de leurs soldes avant que des écritures d’ajustement ne soient faites pour créer les états financiers. Nous allons créer le bilan de vérification non ajusté en entrant simplement les soldes finaux dans les comptes du grand livre de l’étape précédente et en additionnant les débits et les crédits pour voir s’ils s’équilibrent.
Préparer le bilan de vérification non ajusté – exemple
Ça a l’air bien ! Tout s’équilibre et cela nous prépare à faire les écritures d’ajustement nécessaires pour créer le bilan de vérification ajusté.
Préparer les écritures d’ajustement
Les écritures d’ajustement sont faites à la fin d’une période comptable (année, trimestre, mois). Ces écritures modifient les soldes finaux de certains comptes du grand livre pour refléter les revenus gagnés et les dépenses engagées pendant une période comptable. Cela garantit que nous respectons le concept d’accumulation de la comptabilité.
Préparer les écritures d’ajustement – exemple
Informations pour les écritures d’ajustement :
- Les fournitures de bureau ayant un coût d’origine de 5 000 $ n’ont pas été utilisées à la fin de la période. Les fournitures de bureau ayant un coût d’origine de 17 000 $ sont affichées dans la balance de vérification non ajustée.
- La machine coûtant 50 000 $ a une durée de vie utile de 6 ans et une valeur de récupération estimée à 10 000 $. La méthode de dépréciation linéaire est utilisée.
Ces écritures d’ajustement seront utilisées pour ajuster la balance de vérification afin de refléter les changements qui doivent être effectués à la fin de la période comptable.
Préparer une balance de vérification ajustée
Après que les écritures d’ajustement ont été effectuées, les entreprises préparent une balance de vérification ajustée. La balance de vérification ajustée montre le solde de tous les comptes et inclut les ajustements effectués à la fin de la période comptable. Dans l’exemple suivant, nous appliquerons les écritures d’ajustement effectuées à l’étape précédente à notre balance de vérification non ajustée.
Préparer une balance de vérification ajustée – exemple
Comme vous pouvez le voir, les ‘Dépenses de fournitures’ ont augmenté de 12 000 $ et les ‘Fournitures de bureau’ ont diminué de 12 000 $ pour refléter une dépense que nous avons engagée en janvier, mais que nous n’avions pas encore enregistrée. Les ‘Dépenses d’amortissement’ ont augmenté de 556 $ et l’‘Amortissement cumulé’ a augmenté de 556 $.
Préparer des états financiers
Des états financiers peuvent être préparés à partir de la balance de vérification ajustée. Les états financiers fournissent des rapports sur les résultats financiers d’une entreprise, sa situation financière et ses flux de trésorerie.
Préparer des états financiers – exemple
État des résultats
Bilan
Préparer des écritures de clôture
Dans la phase de clôture du cycle comptable, les soldes des comptes temporaires sont ramenés à zéro pour préparer la prochaine période comptable. À cette étape, les comptes temporaires sont essentiellement ‘vidés’ dans des comptes permanents.
Préparer des écritures de clôture – exemple
Préparer une balance de vérification post-clôture
La balance de vérification post-clôture élimine tous les comptes temporaires et ne laisse que des comptes réels (ou ‘permanents’). Cette balance nous permet de vérifier notre travail et de déterminer que nous avons correctement journalisé et publié les écritures de clôture. Les balances de vérification post-clôture peuvent être vues dans ‘Étape 7’ ci-dessus comme l’un des états financiers que nous avons créés.