Důležitost plánování a vize
Plánování je důležitou funkcí managementu, protože pomáhá manažerům připravit se na krátkodobé a dlouhodobé výzvy a příležitosti, kterým podnik čelí každý den. Plánování hraje klíčovou roli při vytváření podnikatelského plánu a strategického plánu, protože posiluje poslání, vize a cíle společnosti, které se používají k rozvoji a implementaci strategie, konkurenční výhody a dosažení efektivity a účinnosti v tom, jak podnik funguje.
Co znamená plánování
Plánování je kombinací analýzy a vytyčení plánu akce. Plánování je to, co chcete udělat, abyste dosáhli nějakého cíle nebo úkolu, který pomůže lépe řídit podnik. Účelem plánování je naplánovat, jakým směrem se podnik ubírá, jaká rozhodnutí je třeba učinit, jak být lepší než konkurenti ve stejném odvětví a podnikání a jak eliminovat plýtvání a optimalizovat současné operace. Protože plány se zabývají obrovským množstvím podnikatelských cílů, mají tendenci být velmi rozmanité, ale všechny dobré plány mají několik základních komponentů:
Cíle a úkoly
Co chce organizace dosáhnout; mohou se pohybovat od velmi širokých (velký obraz, celková strategie, dlouhodobé) po velmi specifické (v daném okamžiku, taktiky, krátkodobé). Pamatujte, že to jsou malé kroky (úkoly), které pomáhají podniku dosáhnout jejich velkých kroků (cílů).
Analýza externího prostředí
Co je mimo kontrolu organizace ve formě vyvíjejících se trendů, nových technologií, dalších zákonů, vznikající konkurence, neobvyklých událostí atd. Nikdo nemůže skutečně předpovědět, co se stane zítra, pouze co by se mohlo stát. Takže v případě, že se něco změní (dobré nebo špatné), může být podnik lépe připraven.
Analýza interního prostředí
Dobré plány nejsou vytvářeny ve vakuu: pečlivě zohledňují náladu a firemní kulturu, ve které vznikají. To znamená, že manažeři potřebují určitou úroveň povědomí o tom, co se děje v lidských zdrojích, účetním oddělení, právním oddělení, marketingu a prodeji, logistice, údržbě atd. Takové aktivity mohou vytvářet hodnotu pro organizaci, nebo mohou být zdrojem velkých ztrát, pokud nejsou správně kontrolovány.
Vlastní kapitál společnosti
Co společnost vlastní a co má, co vytváří hodnotu a bohatství, které ukazuje její finanční pozici a moc, kterou má na trhu a nad svými konkurenty. Vynikající plánování se snaží využít všechny nástroje, které má manažer k dispozici, aby co nejlépe dosáhl svých cílů.
Rozsah plánování
Různé úrovně organizace budou vytvářet plány s různým rozsahem. Rozsah plánu znamená, jak velký je plán v poměru k celkovým operacím společnosti. Čím výše je manažer v organizaci, tím širší rozsah obvykle mají jejich plány. Hlavní typy rozsahu plánování jsou:
Strategické plánování
Strategické plánování jsou nejvyšší úrovně plánů v organizaci. Tyto plány definují, co je společnost a co dělá, a měly by sloužit jako vodící filozofie pro všechny manažery ve společnosti při stanovování cílů a úkolů. Strategické plány obvykle nevytyčují specifika, pouze široký směr společnosti. Strategické plány obvykle mají časový horizont několika let.
Podnikatelské plánování
“Podnikatelský plán” definuje některé základní cíle, buď celého podniku, nebo divize podniku. Podnikatelský plán přebírá vizi společnosti a přetváří ji na konkrétní, dosažitelné cíle, obvykle s definovanými časovými horizonty, kdy očekávají, že tyto cíle mohou být splněny. Podnikatelské plány jsou obvykle vytvářeny jako spolupráce vrcholových manažerů a většiny středního managementu. U menších a mladších společností se strategické plánování a podnikatelské plánování často slučují – eliminují fázi strategického plánování a přecházejí přímo k podnikatelskému plánu (viz níže). Podnikatelské plány obvykle mají časový horizont pouze jednoho nebo dvou let.
Operační plánování
Operační plánování znamená převést cíle vytyčené v podnikatelském plánu na konkrétní úkoly s poměrně krátkými časovými horizonty a vytyčit týmu, jak těchto cílů dosáhnout. Operační plánování se zaměřuje na definování směru, kterým by se měli zaměstnanci společnosti řídit každý den, a obvykle je vytvářeno nejnižšími úrovněmi manažerů (s příspěvkem středního managementu). Operační plány jsou obvykle projektově orientované, takže jejich časový horizont závisí na tom, jak velký projekt chtějí řešit.
Podnikatelské plánování
Toto jsou plány, které se zabývají tím, co může být vytvořeno pro růst společnosti a co může být uvedeno na trh, aby se přidala hodnota. Etapy podnikatelského plánování nenásledují stejnou hierarchickou strukturu jako ostatní typy plánů – podnikatelské nápady jsou často generovány v celé společnosti a mají tendenci se pohybovat nahoru a dolů v úrovních managementu, jak se nápady zdokonalují.
Podnikatelský plán
“Podnikatelský plán” v tomto kontextu je základním dokumentem malé firmy – spojuje mnoho prvků jak strategického plánování, tak podnikatelského plánování dohromady, aby představil jasnou vizi toho, co je společnost, jaké jsou její cíle a jak se je snaží dosáhnout. Dobrý podnikatelský plán plní tři funkce: poskytuje směr všem úrovním managementu, kam se společnost ubírá (jako strategický plán), poskytuje vedení, jaké jsou cíle a poslání společnosti pro běžné pracovníky v podniku, a slouží jako dokument, který se předkládá bankám a dalším investorům, aby ukázal, proč bude společnost zisková.
Podnikatelský plán se skládá z následujících prvků:
Výkonný souhrn
První věc, která se objeví ve vaší zprávě, a poslední věc, která je napsána, jakmile zahrnete všechny ostatní potřebné komponenty podnikatelského plánu. Výkonný souhrn se snaží shrnout všechny ostatní části podnikatelského plánu do jednoho krátkého pohledu.
Popis podnikání
Definuje, do jakého typu podnikání se chystáte a stručně přehledně uvádí, co nabízíte spotřebitelům. Produkty nebo služby, které budou poskytovány, by měly být také zde specifikovány.
Prohlášení o misi
Prohlášení, které má soubor cílů, jež vysvětluje, proč podnik existuje, jak funguje a jak je jedinečné ve srovnání s jinými podniky.
Prohlášení o vizi
Prohlášení, které inspiruje zaměstnance, aby podávali nejlepší výkony, a proč zákazníci zůstávají loajální k organizaci.
SWOT analýza
Odhaluje možné silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby, kterým vaše společnost bude čelit v interním a externím podnikatelském prostředí.
Cíle
Věci, které chcete se svým podnikáním dosáhnout.
Implementace
Jak bude podnikatelský plán realizován, například marketing, prodej, distribuce, propagace atd.
Další komponenty mohou být přidány, které podrobněji vysvětlují marketingovou strategii, marketingový mix, konkurenční prostředí, konkurenční výhodu, překážky vstupu a externí prostředí, aby pokryly jakékoli otázky a obavy, které se mohou v těchto oblastech objevit. Manažeři musí být si vědomi, že plány se mohou měnit kvůli rychle se měnícím trendům, nové technologii, politickému chaosu nebo ekonomickému poklesu, slabé poptávce zákazníků a nedostatku zákaznické podpory, okolním událostem a dodatečným nákladům spojeným s podnikáním. Tyto změny je třeba zmínit nebo odrazit v podnikatelském plánu, jakmile nastanou, což činí podnikatelský plán vyvíjejícím se dokumentem.
Operační plánování
Strategické plánování je plánování, ale se strategií před ním. Část strategie spočívá ve studiu a rozhodování, která definují podnik a pomáhají mu udržet konkurenční výhodu. Toto jsou plány, které hodnotí identitu organizace, jak pro ni samotnou, tak pro její obraz vůči zbytku světa, a jak činit lepší rozhodnutí, pokud jde o logistiku, operace, marketing, prodej, služby, administraci, investování a vytváření hodnoty, kterou lze přetavit na úspory nákladů nebo zisky. Cílem operačního plánování je vytvořit trvalý a transformační dojem uvnitř i vně organizace, který se praktikuje v každodenní činnosti manažera.
Plánování logistiky
Plánování a lokalizace nákupu, distribuce a výměny zásob a materiálů za účelem snížení doby přepravy a snížení nákladů na dopravu.
Plánování operací
Efektivní navrhování a delegování rozložení budov, toku operací, pracovních míst a popisů pracovních míst za účelem snížení výrobních nákladů a začlenění nové technologie.
Marketingové plány
Efektivní reklama a propagace společnosti organizováním a kontrolováním různých multimediálních platforem, jako jsou přímé pošty, Facebook, Twitter, noviny atd.
Prodejní plány
Plánování a organizování prodejních metod na základě informací získaných z průzkumů, studia současných zákazníků, zkoumání aktuálních trendů online, čtení zpráv, abyste věděli, jaké změny ovlivní prodeje atd.
Plány služeb
Plánování a kontrola, jak pracovníci reagují na stížnosti a návrhy zákazníků, a hodnocení kvality poskytovaných služeb a provádění neustálých zlepšení.
Metody a techniky plánování
Plánovací proces vyžaduje povědomí, perspektivu a porozumění. Realisticky, organizace, ti, kdo ji řídí, a ti, kdo přispívají zdroji, musí implementovat metody a techniky, aby plán realizovali. Zde je několik, které mohou být použity pro podnikatelský plán a strategické plánování:
Crowdsourcing
Crowdsourced plány přenášejí většinu “těžké práce” na velké množství lidí. Společnosti s silnou soudržností svých manažerů a pracovníků na nižších úrovních mohou dosáhnout velkého úspěchu při crowdsourcingu podnikatelských plánů, protože to dává všem zúčastněným větší “podíl” na pomoci definovat, jaké cíle společnosti jsou dosažitelné.
Environmentální prognózování
Environmentální prognózování znamená pokusit se předpovědět, co se stane dál, pohledem na vzory a historii událostí, aktivit, trendů a konkurence. Toto je silně daty řízený typ plánování, s důrazem na silný výzkum a analýzu trendů.
SWOT analýza
Pohled na silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby interního a externího prostředí. SWOT analýza je základní součástí většiny typů plánů, které pomáhají identifikovat, co může vyjít dobře, a co může selhat.
Analýza konkurence
Znát překážky vstupu, sílu, kterou mají kupující, pokud jde o kvalitu a konkurenční síly, sílu, kterou mají dodavatelé na ceny a kvalitu, hrozbu substitučních produktů nebo služeb a jak silné jsou konkurenční síly mezi konkurenty. Analýza konkurence je nezbytná pro společnost, aby věděla, s čím se potýká ve svém oboru, a zůstala na vrcholu.
Analýza hodnotového řetězce
Strategická analýza primárních aktivit (těch, které vytvářejí hodnotu pro společnost) a podpůrných aktivit (těch, které přidávají hodnotu primárním aktivitám) za účelem určení, co může být zlepšeno, odstraněno nebo upraveno. Analýza hodnotového řetězce se snaží nahlížet na společnost jako celek, aby identifikovala, kde je přidávána největší hodnota jejich produktům nebo službám, a snažit se rozšířit napříč celou šířkou.
Plánování ve vztahu k ostatním funkcím řízení
Řízení maximalizuje přínosy ve všem, co je třeba řídit (logistika, lidské zdroje, operace atd.). To zahrnuje spoustu plánování toho, co dělat, jak to dělat, kde to dělat, kdo to dělá, kam to půjde, komu to půjde, kolik atd. Plánování je však pouze jedna ze čtyř hlavních funkcí řízení, další tři jsou organizování, vedení a kontrola. Tyto další tři funkce vyžadují plánování, aby byly prováděny rychle, efektivně a účinně, protože všechny potřebují plánování, aby položily základy před tím, než je zahájena akce nebo reakce řízení.
Například, pokud jde o organizaci v logistickém oddělení, manažer plánuje strukturu, kdy budou zásilky prováděny, v jakých časech, jak dlouhé by měly být zásilky, na jakých zařízeních by měly být distribuovány, aby se snížily náklady na dopravu. Manažer také musí naplánovat, kolik zásob bude přiděleno každé továrně, kolik každá továrna vyprodukuje, kolik z tohoto produktu bude odesláno na zařízení a kde by měly být distribuovány. Manažer vede strukturu a přidělování toho, co se děje v logistickém oddělení, plánováním, jak dostat pracovníky, aby dělali to, co se od nich očekává, aby pracovní proces a výroba položek fungovaly na nejvyšší úrovni. Když však nastanou problémy, musí manažer kontrolovat situaci plánováním, jak problém vyřešit a jak mu zabránit v opakování. Plánování je všude a ve všem, co manažer dělá.
Důležitost plánování lze rozšířit na další oblasti a oddělení podniku, protože čas jsou skutečně peníze. Každá sekunda, minuta, hodina, den, měsíc a rok strávený plánováním může udělat velký rozdíl v tom, jak zjednodušení výrobního toku může minimalizovat a snižovat náklady, jak může být kvalita zlepšena a použita k požadování vyšších cen, a jak uvolnění zdrojů může být použito k vývoji nových produktů a služeb pro zvýšení zisků.
Silné plány jsou jádrem podniku – všechno ostatní je z toho postaveno!