ما هي السجلات المالية؟
عندما تبدأ العمل مع المؤسسات المالية لتأمين أموالك ومعالجة معاملاتك المالية، من المهم أن تتعلم كيفية الاحتفاظ بسجلات مالية جيدة. ستسمح لك هذه السجلات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، بمعرفة مكان أموالك وأصولك بالضبط وكم لديك في وقت معين.
يمكنك اختيار طباعة هذه الوثائق والاحتفاظ بها في مجلد أو تنظيمها في مجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. الطريقة المستخدمة لا تهم. ما يهم هو أنك تفهم ما يحدث مع أموالك وتعرف أين تجد المعلومات عند الحاجة.
التخطيط المالي
عندما تقوم ببناء أو تطوير خططك المالية وتحديد أهداف مالية جديدة، تحتاج إلى البدء بسجلات مالية دقيقة. تسمح لك مستنداتك المالية بمعرفة مكانك بالضبط اليوم وستساعدك على رؤية متى حققت أهدافك.
الضرائب
أنواع السجلات المالية
يقدر معظم الناس وجود سجلات مالية جيدة عندما يحين وقت تقديم الإقرارات الضريبية. العديد من الأشياء التي تنفق عليها المال على مدار العام، مثل تجديد تسجيل سيارتك، وزي العمل، وأنواع معينة من الفوائد على القروض، يمكن خصمها من ضرائبك – ولكن فقط إذا كنت قد احتفظت بسجلات جيدة لجميع تلك المدفوعات.
الإيصالات
من أجل المطالبة بأي خصومات على ضرائبك، ستريد مصلحة الضرائب رؤية دليل على أن عمليات شراء أو مدفوعات معينة قد تمت. ولإظهار الدليل، ستحتاج إلى تقديم إيصال.
يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بالإيصالات للشراء الكبير (مثل فاتورة بيع سيارتك). تقدم العديد من المدن أيضًا تخفيضات ضريبية إذا كنت تستخدم وسائل النقل العامة، لذا من الجيد أيضًا الاحتفاظ بتلك الإيصالات.
يمكن أن يساعدك الحصول على عادة الاحتفاظ بإيصالاتك في مجالات أخرى من حياتك أيضًا. على سبيل المثال، غالبًا ما تكون فواتير الخدمات والإيصالات مطلوبة كـ “دليل على العنوان” عندما تريد فتح حساب مصرفي. إذا واجهت نزاعًا في وقت لاحق بشأن فاتورة مدفوعة، فإن وجود إيصال يمكن أن يحل المشكلة على الفور، بينما يمكن أن يكون إثبات العكس عملية طويلة وممتدة.
سجلات البنك
سيكون حسابك المصرفي واحدًا من أهم مصادر سجلاتك المالية. عادةً ما يتم حفظ تاريخ معاملاتك بالكامل لعدة سنوات (بما في ذلك كل شيك تكتبه)، جنبًا إلى جنب مع أرصدة حسابك الحالية. إذا لم يكن لديك إيصال لمدفوعات (على سبيل المثال، إذا كنت تكتب شيك إيجار كل شهر)، فلا يزال بإمكانك الحصول على سجل لتلك المعاملة في حسابك المصرفي.
يعتمد نوع المعلومات الموجودة في سجلات البنك الخاصة بك على نوع الحساب الذي لديك. على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب توفير، فقد يكون لديك المزيد من السجلات حول مبالغ الإيداع والتواريخ، مع الفوائد المركبة المتراكمة. إذا كان لديك حساب جاري (أو “حالي”)، فستكون لديك أرصدة متاحة حالياً، جنبًا إلى جنب مع تاريخ معاملات شيكاتك، ومعاملات بطاقة الخصم، وسحوبات أجهزة الصراف الآلي. ستكون سجلات البنك الخاصة بك موردًا لا يقدر بثمن عندما تقوم ببناء وتغيير خطة إنفاقك.
تقارير الدخل
في كل مرة تتقاضى فيها راتبًا، يقوم صاحب العمل بإنشاء معاملة شيك تظهر عدد الساعات التي عملت بها، وكم تتقاضى في الساعة، ومقدار المال المخصوم من راتبك للضرائب المختلفة. في نهاية السنة الميلادية، يقوم صاحب العمل بتلخيص جميع معلومات راتبك في نموذج يعرف باسم W-2 (أو 1099، اعتمادًا على نوع وظيفتك) أو تقرير الدخل. خارج الولايات المتحدة، يحمل التقرير أسماء مختلفة، ولكنه دائمًا ما يحتوي على نفس المعلومات الأساسية.
تقارير الدخل الخاصة بك هي بيانات تظهر مقدار المال الذي كسبته، عادةً مع مقدار ضريبة الدخل والضمان الاجتماعي التي دفعتها، في سنة معينة. هذه ضرورية لتقديم ضرائبك، ولكنها أيضًا مفيدة لرؤية كيفية تطور دخلك بمرور الوقت.
بيانات الاستثمار
إذا كان لديك أي أسهم أو سندات أو استثمارات أخرى، فستتلقى أيضًا بيانات حساب منتظمة من وسيطك. ستتضمن هذه أرصدة النقد المتاحة (المتاحة للسحب أو شراء المزيد من الأوراق المالية)، والقيمة السوقية الصافية الإجمالية لمحفظتك، ومقدار أي توزيعات أرباح تلقيتها، وإجمالي نفقات استثماراتك (هذا مهم جدًا مع الصناديق المشتركة). تعتبر بيانات الاستثمار الخاصة بك ضرورية لأغراض الضرائب. أنت مطالب قانونيًا بالإبلاغ عن أي دخل استثماري تتلقاه، لذا فإن الوصول السريع إلى هذه الوثائق سيكون ضروريًا.
جرد الممتلكات الشخصية
على عكس السجلات الأساسية الأخرى، هذا هو السجل الذي ستقوم بإنشائه وصيانته بنفسك. جرد ممتلكاتك الشخصية هو في الأساس قائمة بما تملكه، وأين يقع، وقيمته المقدرة. يبدو أن هذا بسيط إلى حد ما عندما تكون لا تزال في المدرسة، ولكن هناك أكثر من عدد قليل من الحالات المبلغ عنها عن مبالغ كبيرة من النقود مخبأة ومنسية. لا يُستخدم جرد ممتلكاتك الشخصية لأغراض الضرائب.
الفائدة الرئيسية من الاحتفاظ بجرد ممتلكاتك الشخصية وصيانته هي التنظيم البحت. معرفة مكان أشيائك بالضبط وكم تساوي يمكن أن تكون مفيدة جدًا عندما تتغير ظروف حياتك وتريد بيع (أو التبرع) بأشياء لم تعد تستخدمها أو قد تكون نسيتها. تزدهر صناعة خزائن التخزين الذاتي على الأشخاص الذين يقومون بدفع مدفوعات شهرية لتخزين أشياء لا يستخدمونها بانتظام!
إقرارات ضريبة الدخل
بعد تقديم إقرار ضريبة الدخل الخاص بك، احتفظ بنسخة للرجوع إليها لاحقًا. قانونيًا، يجب عليك الاحتفاظ بجميع إقرارات الضرائب والإيصالات لمدة 7 سنوات، ولكن قد يكون من المفيد الاحتفاظ بها لفترة أطول إذا كنت ترغب في العمل أحيانًا على التخطيط المالي على المدى الطويل.
سجلات النفقات الشخصية
قد ينتهي بك الأمر إلى جمع العشرات من الإيصالات في فترة زمنية قصيرة نسبيًا. كل بضعة أشهر، حاول تجميعها معًا والاحتفاظ بها في مكان آمن (على سبيل المثال، جميع الإيصالات لـ “يناير – مارس 2016” محفوظة في مجلد في خزنة مقاومة للحريق). أثناء قيامك بذلك، انسخ المبالغ وسبب الشراء في جدول بيانات إكسل. سيسهل ذلك معرفة كم أنفقت وأين أنفقت. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام جدول البيانات الخاص بك للعثور بسرعة وسهولة على الإيصال الأصلي لاحقًا إذا كنت بحاجة إليه. من خلال حفظ جميع إيصالاتك بانتظام، تجعل من غير المحتمل أن تضيع أي منها أو تُلقى عن طريق الخطأ. إن جعل هذا عادة منتظمة سيساعدك أيضًا على تجنب قضاء فترة بعد الظهر كاملة في فرز وتنظيم إيصالاتك.
الحفاظ على سجلاتك آمنة
الآن بعد أن لديك كل هذه المعلومات، فإن قلقك الرئيسي هو الحفاظ عليها آمنة. سرقة الهوية هي مشكلة كبيرة، وإذا حصل شخص ما على وصول غير مصرح به إلى عدد قليل من مستنداتك، فقد يتمكن من استخدام تلك المعلومات لإيذائك.
تخزين المستندات الورقية
بالنسبة لأشياء مثل إقرارات الضرائب، والإيصالات، وبيانات الاستثمار، قد يكون لديك نسخ ورقية تحتاج إلى أن تكون سهلة العثور عليها وآمنة. أحد الخيارات الممكنة هو شراء خزنة صغيرة يمكنك تثبيتها في الأرض، مما يحافظ على مستنداتك آمنة وجميعها في مكان واحد. تقدم البنوك صناديق ودائع آمنة حيث يمكنك تخزين المستندات والأشياء بأمان. عادةً ما تكلف الصناديق الصغيرة حوالي 60 دولارًا في السنة. قد يتم تعويض الإزعاج الناتج عن الاضطرار إلى زيارة البنك للوصول إلى مستنداتك بمعرفة أن المستندات في موقع آمن.
تخزين المستندات الإلكترونية
الحفاظ على ملفات الكمبيوتر الخاصة بك آمنة من القراصنة والمحتالين هو احتمال أكثر تحديًا. هناك العشرات من الطرق للحفاظ على سجلاتك آمنة، ولكن هذه هي القواعد الأكثر شيوعًا التي يجب اتباعها:
القاعدة رقم 1: لا تشارك معلومات تسجيل الدخول الخاصة بك
على الرغم مما تظهره الأفلام، فإن معظم “القرصنة” لا تتم عن طريق إجبار خوارزميات الكمبيوتر المعقدة على اختراق نظام رئيسي، ولكن عادةً فقط لأن شخصًا ما يشارك كلمة مرور مع شخص لا ينبغي له ذلك. لا ينطبق هذا فقط على كلمات المرور، ولكن أيضًا على معلومات أخرى. لا تعطي أبدًا أرقام حساباتك، أو أرقام بطاقات الائتمان، أو أسماء المستخدمين، أو كلمات المرور عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة ماسة إلى مشاركة اسم مستخدم و/أو كلمة مرور (مشاركة حساب مع مجموعة، على سبيل المثال)، تأكد من أنها اسم مستخدم وكلمة مرور لا تستخدمها في أي مواقع ويب أخرى.
القاعدة رقم 2: لا تعيد استخدام كلمة مرورك
عندما تكون على الكمبيوتر، لا يمكنك معرفة أي المواقع التي تستخدم تسمح للمسؤولين برؤية كلمة مرورك، وأيها يستخدم تشفيرًا صحيحًا. إذا كنت تعيد استخدام نفس أسماء المستخدمين وكلمات المرور في العديد من الأماكن، فإنك تزيد من فرص أن يسرق زميل عمل غير راضٍ البيانات ويخترق حساباتك الأخرى.
القاعدة رقم 3: غيّر كلمات مرورك كثيرًا
حتى أكثر كلمات المرور أمانًا وتفردًا في العالم معرضة لبرامج تسجيل المفاتيح – نوع من برامج الفيروسات التي تسجل كل مفتاح تضغط عليه، وتبلغ به منشئ الفيروس. حتى إذا لم يكن لديك برنامج تسجيل مفاتيح على جهاز الكمبيوتر المنزلي الخاص بك (والذي يمكن أن يكون مخفيًا لعدة أشهر أو سنوات قبل “تفعيله”)، فمن الممكن أن يكون قد تم تثبيت واحد على جهاز كمبيوتر في مختبر كمبيوتر أو على جهاز كمبيوتر عام. تغيير كلمات مرورك كل بضعة أشهر هو وسيلة جيدة للحفاظ عليها آمنة.
القاعدة رقم 4: اختر كلمات مرور يصعب تخمينها
عند اختيار كلمة مرور لحساب، حاول اختيار تركيبات من الحروف والرموز والأرقام التي تكون سهلة بما يكفي لتتذكرها ولكن يصعب على أفضل أصدقائك أو قراصنة يستخدمون تركيبات عشوائية من الحروف تخمينها. تذكر، تحتاج إلى القيام بدورك للحفاظ على كلمات مرورك آمنة.
نصائح وحيل أخرى لسجلات مالية
انظر ما هي خدمات إدارة الحسابات التي يمكن أن تقدمها بعض المؤسسات المالية
إذا كان تتبع كل شيء يبدو كاحتمال شاق، انظر ما هي أنواع الخدمات التي يمكن أن “تجمعها” لك مصرفك أو أي مؤسسة مالية أخرى. على سبيل المثال، من الشائع جدًا أن يكون لدى الشخص حسابات توفير وحسابات جارية، ومحفظة استثمارية، ورهن عقاري، وبطاقة ائتمان جميعها من خلال نفس البنك، وبالتالي يمكنهم الوصول إلى جميع تلك السجلات المالية من خلال بوابة البنك عبر الإنترنت.
يمتلك هذا قوة الراحة، ولكن هناك أيضًا بعض العيوب الجادة. على سبيل المثال، إذا سُرقت كلمة مرورك لهذه الخدمة المصرفية عبر الإنترنت، فقد تفقد الوصول إلى كل شيء دفعة واحدة، مما يسبب صداعًا هائلًا وقد يؤدي إلى خسائر تصل إلى عشرات الآلاف من الدولارات.
زيارة المتخصصين في الضرائب أو المستشارين الماليين
حتى إذا لم تفعل ذلك كل عام، فإن قضاء الوقت في زيارة متخصص يمكن أن يوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل. يفهم المتخصصون في الضرائب والمستشارون الماليون قوانين الضرائب، واستراتيجيات الاستثمار، والمخاطر المالية، والروتين الذي قد لا تكون على دراية به. قد يقلل دفع ثمن خبرتهم من مقدار الوقت والبحث الذي تحتاجه لقضاءه في محاولة فهم سجلاتك المالية بمفردك.
قد تتمكن من تذكر الأساسيات – إذا كان لديك مصروف يُستخدم بشكل أساسي للأعمال، فيمكنك على الأرجح المطالبة بائتمان ضريبي عليه. ومع ذلك، قد لا تعرف العملية الدقيقة للمطالبة بالوقت الذي استخدمت فيه سيارتك أثناء العمل، أو إذا كان بإمكانك المطالبة بإعفاءات ضريبة المبيعات للتجديدات الجديدة في منزلك. الاجتماع مع متخصص ضرائب أو مستشار مالي هو أسهل طريقة للتنقل في بحار البيروقراطية والحصول على أقصى استفادة من إقراراتك الضريبية، وتقليل الوقت والبحث الذي تحتاج إلى قضائه في سجلاتك المالية من وقتك الحر.