تخطيط الموارد البشرية

قسم الموارد البشرية في أي عمل مسؤول عن كل شيء بدءًا من توظيف وفصل الموظفين، وتنظيم وتنفيذ برامج التدريب، وحل النزاعات الداخلية، وتحديد جداول الرواتب، وكل ما بينهما.

دور الموارد البشرية

يهتم قسم الموارد البشرية بالموظفين المحددين في الشركة، بدلاً من المبيعات أو التسويق أو تطوير المنتجات. باختصار، يعمل قسم الموارد البشرية في أي شركة على التأكد من أن الموظفين هم الأفضل مما يمكن أن يكونوا.

الأدوار الإدارية

من منظور إداري، يملأ قسم الموارد البشرية خمسة أدوار رئيسية:

1. الدور التنفيذي – قسم الموارد البشرية متخصص في المجالات التي تشمل إدارة الموظفين.
2. دور التدقيق – يقوم قسم الموارد البشرية بتفتيش الأقسام الأخرى للتأكد من تطبيق سياسات الصحة والسلامة، والتدريب بما يتماشى مع سياسة الموارد البشرية في الشركة.
3. دور الميسر – يساعد قسم الموارد البشرية الأقسام الأخرى في تحقيق أهداف الشركة. وهذا يعني عادةً تطوير برامج التدريب، والتأكد من أن الأقسام المختلفة يمكن أن تعمل معًا بكفاءة.
4. دور الاستشارات – يقدم قسم الموارد البشرية نصائح للمديرين حول كيفية التعامل مع وحل القضايا المحددة بشكل احترافي. وهذا يعني عادةً حل النزاعات الشخصية بين المديرين والموظفين.
5. دور الخدمة – قسم الموارد البشرية مسؤول أيضًا عن زيادة الوعي بالرسالة الرئيسية للشركة وأي سياسات جديدة. وهذا يعني أنهم عادةً ما يكونون مسؤولين عن معظم الاتصالات الداخلية الجماعية.

الأدوار اليومية

هناك أيضًا أنشطة رئيسية تواجهها إدارة الموارد البشرية في الأنشطة اليومية في العمل.  قد تختلف هذه الأنشطة في منظمات مختلفة وقد تكون مسؤوليات ليس فقط مديري الموارد البشرية، ولكن أيضًا مديري الأقسام الأخرى.  تدور معظم الأنشطة اليومية حول التوظيف، والتدريب، والتعويضات، ومراجعات الموظفين. الأنشطة الأكثر شيوعًا هي:

1. اختيار وتوظيف الموظفين – يشرف قسم الموارد البشرية على تحديد مؤهلات الوظائف وتمحيص السير الذاتية واختيار المرشح الأكثر تأهيلاً للمقابلة.
2. الأوراق والتوجيه – يتأكد قسم الموارد البشرية من أن الموظفين الجدد يملأون عدة استمارات لإعدادهم لبدء العمل مثل W-4 و I-9، ويقدمون الموظفين الجدد لبقية العاملين في المنظمة.
3. التدريب والتطوير – يقوم قسم الموارد البشرية بتدريب الموظفين الجدد، والذي قد يتضمن تدريبًا عمليًا أو مجرد توزيع كتيب. عادةً ما يتم إجراء تمارين التدريب الفعلية من قبل المدير الذي يتبع له كل موظف جديد، ولكن قسم الموارد البشرية مسؤول عن الحفاظ على “أفضل الممارسات” والتدريب العام بشأن المعايير المؤسسية. كما يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد التدريب للموظفين الحاليين لتحسين مهاراتهم في وظائفهم.
4. التعويضات – يحدد قسم الموارد البشرية أفضل حزمة تعويضات تناسب احتياجات موظفيهم. تشمل التعويضات؛ الراتب، خطط 401k، الإجازات، الوقت الشخصي، والمزايا.
5. تقييم الأداء – يضع مدراء الموارد البشرية هذه النماذج لتحديد النسب المئوية للزيادات التي يجب أن يحصل عليها كل موظف. تعمل هذه الأوراق كاستعراض للموظف وتسمح له بمعرفة نقاط قوته وضعفه.
6. السلامة والصحة – يجب على جميع أقسام الموارد البشرية التأكد من أن بيئة العمل آمنة. تعتمد مسؤوليات قسم الموارد البشرية في هذا المجال على نوع الشركة التي يعملون بها.  قد يقوم مدير الموارد البشرية في شركة محاسبة بعمل أقل من ذلك، لكن مدير الموارد البشرية في شركة لحام قد يقوم بذلك أكثر.  أيضًا، يكون مدير الموارد البشرية في شركة صغيرة عادةً مسؤولاً عن نشر إجراءات السلامة في المكتب.
7. إدارة القضايا القانونية – يجب على قسم الموارد البشرية التأكد من أن المنظمة لا تشارك في أي أفعال تمييزية. قانون تكافؤ الفرص للموظفين (EEO) هو قانون يجب أن تكون جميع أقسام الموارد البشرية على دراية به لأنه ينص على أنه يجب على الشركات عدم التمييز بناءً على العرق أو الجنس أو الإعاقة أو الجنس.

تساعد هذه الأنشطة في الموارد البشرية المنظمات على تحقيق أهدافها في الحصول على عمل فعال ومربح بالإضافة إلى توظيف والحفاظ على طاقم أساسي للعمل في الشركة.  من المهم أن يحافظ قسم الموارد البشرية على تحفيز الموظفين في مكان العمل، سواء بمساعدة تقنيات التحفيز مثل الترقيات وزيادات الأجور والمكافآت، ولكن أيضًا من خلال إجراء مراجعات للتدريب والتعليم المستمر.

بناء متطلبات الموارد البشرية

تخطيط الموارد البشرية هو عملية تحدد الاحتياجات الحالية والمستقبلية للموارد البشرية في منظمة لتحقيق أهدافها.  يعمل تخطيط الموارد البشرية كحلقة وصل بين إدارة الموارد البشرية والخطة العامة للأعمال في الشركة أثناء تطوير استراتيجية تساعد في تحقيق أهداف المنظمة.  المسؤولية الرئيسية لتخطيط الموارد البشرية (HPR) هي ضمان أفضل توافق بين الموظفين والوظائف مع القدرة على مواجهة التحديات قصيرة المدى.

تحليل الاحتياجات

لتحديد متطلبات الموارد البشرية، هناك شيء يسمى تحليل الاحتياجات.

تحليل الاحتياجات هو تقنية قيمة تركز على كيفية تلبية منتج ما لاحتياجات المستهلك البشري.  في الموارد البشرية، يُستخدم هذا التحليل لتحديد احتياجات التدريب للموظف ليس فقط لمساعدته على النمو كعامل، ولكن أيضًا لمساعدة الشركة على النمو.  من خلال تحديد هذه الاحتياجات التدريبية، يمكن للمنظمة أن تقرر ما هي المعرفة والمهارات المحددة المطلوبة لتحسين أداء الموظف في الشركة.  الطرق الأربعة الرئيسية هي:

1. استطلاعات – تركز الاستطلاعات على مجالات محددة من نقص الأداء ويمكن أن تُعطى من قبل الإدارة أو طرف خارجي. يسمح الاستبيان المكتوب للموظف بالإجابة بشكل مجهول، بحرية وصدق، بينما تكون الأسئلة موجهة لمهام محددة.
2. الملاحظات – هذا هو عندما يتم مراقبة الموظفين أثناء العمل، مما يمكن قسم الموارد البشرية من الحصول على معلومات كافية حول كيفية عمل الموظف ومدى كفاءته.
3. المقابلات – تتضمن المقابلات التحدث مع كل موظف وتقييم عملهم ومدى جودة أدائهم للعمل الموكلة إليهم. هذه طريقة لامركزية وديمقراطية في التدريب لأنها تتيح للموظف إبداء آرائه.
4. بطاقات تعليقات العملاء – هذا عندما يكون العملاء مصدرًا رئيسيًا للمعلومات حول مدى جودة أداء الموظف لوظيفته. قد يشارك المتسوقون السريون في هذه الطريقة ويمكنهم إبلاغ الإدارة بما يحتاج كل موظف إلى تحسينه.

تحليل الاحتياجات هو نشاط حاسم في عملية التدريب والتقييم، حيث يسمح للموارد البشرية بفصل الموظفين الأقوياء عن الضعفاء. وهذا بدوره يستخدم لتعويض أفضل الموظفين، وتحديد كيفية تحسين التدريب وأفضل الممارسات لتحسين الكفاءة العامة.

داخلي مقابل خارجي

عادةً ما تكون الموارد البشرية داخلية، مما يعني أنها تعمل داخل الشركة للموظفين الذين يعملون داخل المنظمة. على سبيل المثال، لدى مقر أبل مجموعة من الموارد البشرية، وعادةً ما يكون لكل متجر أبل فردي داخل البلاد (والعالم) قسم موارد بشرية أصغر خاص به.

ومع ذلك، فإن بعض الشركات، عادةً ما تكون الشركات الصغيرة، ستقوم بتعهيد بعض أو كل مواردها البشرية إلى شركة خارجية. يُعرف هذا باسم “التعهيد”.

التعهيد

يحدث التعهيد في الأعمال عندما ترغب في تقليل التكاليف من خلال تكليف طرف ثالث بإكمال وظائف معينة مثل التصنيع، خدمة العملاء، أو الموارد البشرية.

يحدث تعهيد تخطيط الموارد البشرية عندما instructs business an external supplier to take risk and responsibility for HR functions and performs these tasks for the business. هناك سببان رئيسيان يدفعان الشركة إلى البحث عن تعهيد مواردها البشرية:

• قد لا تكون الشركات الصغيرة كبيرة بما يكفي لتكون لديها إدارة موارد بشرية بدوام كامل، لذا قد يكون التعاقد مع شركة خارجية أرخص من القيام بكل الموارد البشرية داخليًا.
• تكون شركات الموارد البشرية المتخصصة عمومًا على دراية تامة بأي تغييرات في القوانين/اللوائح، مثل قوانين العمل الجديدة، والإعانات، وغيرها من التغييرات.

هذا يسمح للموارد الداخلية بالتركيز على العمليات الاستراتيجية للأعمال.  يعد تعهيد الموارد البشرية رائعًا للشركات الصغيرة للتحول والحصول على الخبرة دون الحاجة إلى توظيف موظفين إضافيين برواتب مرتفعة.  عندما يتم تعهيد الموارد البشرية، فإنه يقلل من مخاطر الأعمال لأن قوانين العمل تتغير بانتظام وقد يكون من الصعب على صاحب العمل متابعة القوانين الجديدة.

من ناحية أخرى، يمكن أن يكون التأثير على العلاقات الفعلية مع الموظفين أكثر غموضًا. كميزة، يمكن أن يساعد الأعمال في إدارة أداء الموظفين لأن شركة التعهيد هي مصدر معلومات غير متحيز حقًا، مما يمكن أن يساعد في تجاوز المواقف والممارسات الإدارية المتجذرة.

كعيب، يصبح من الصعب على قسم الموارد البشرية أن يكون لديه علاقة شخصية مباشرة مع أي موظف. هذه مشكلة لأن شركات الموارد البشرية المتعهدة ستكون أقل فعالية في توظيف وتدريب الموظفين مقارنةً بأقسام الموارد البشرية الداخلية، حيث أن الموارد البشرية المتعهدة أقل دراية باستراتيجية الأعمال العامة والرؤية المؤسسية. بسبب ذلك، تميل الشركات الصغيرة جدًا إلى تعهيد مواردها البشرية، بينما تقوم المزيد من الشركات بإحضار قسم الموارد البشرية داخليًا مع نموها.

اختبار سريع