Planificación de Recursos Humanos
El departamento de Recursos Humanos de una empresa se encarga de todo, desde la contratación y el despido de empleados, la organización e implementación de programas de capacitación, la resolución de conflictos internos, la determinación de las escalas salariales y todo lo demás.
Rol de Recursos Humanos
El departamento de Recursos Humanos se ocupa de los empleados específicos de la empresa, más que de las ventas, el marketing o el desarrollo de productos. En resumen, el departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa trabaja para garantizar que los empleados alcancen su máximo potencial.
Roles Gerenciales
Desde una perspectiva gerencial, el departamento de Recursos Humanos desempeña cinco roles principales:
- Rol ejecutivo: El departamento de RR. HH. se especializa en áreas que abarcan la gestión de empleados.
- Rol de auditoría: El departamento de RR. HH. inspecciona a otros departamentos para garantizar que las políticas de salud y seguridad, así como la formación, se apliquen de acuerdo con la política de RR. HH. de la empresa.
- Rol de facilitador: El departamento de RR. HH. ayuda a otros departamentos a alcanzar los objetivos establecidos por la empresa. Esto suele implicar el desarrollo de programas de formación y la colaboración eficiente entre los diferentes departamentos.
- Rol de consultoría: El departamento de RR. HH. asesora a los directivos sobre cómo abordar y resolver problemas específicos de forma profesional. Esto suele implicar la resolución de disputas personales con directivos y empleados.
- Rol de servicio: El departamento de RR. HH. también es responsable de dar a conocer la misión principal de la empresa y las nuevas políticas corporativas. Esto significa que suele ser responsable de la mayor parte de la comunicación interna masiva.
Funciones diarias
Los gerentes de RR. HH. también realizan importantes actividades de RR. HH. en su trabajo diario. Estas actividades pueden variar según la organización y pueden ser responsabilidad no solo de los gerentes de RR. HH., sino también de otros gerentes. La mayoría de las acciones diarias giran en torno a la contratación, la capacitación, la compensación y las evaluaciones de los empleados. Las actividades más comunes son:
- Selección y contratación de empleados: El departamento de RR. HH. supervisa la definición de las cualificaciones del puesto, la revisión de currículums y la selección del candidato más cualificado para la entrevista.
- Trámites y orientación: El departamento de RR. HH. se asegura de que los nuevos empleados completen varios formularios para prepararlos para su incorporación al puesto, como el W-4 y el I-9, y los presenta a los demás trabajadores de la organización.
- Capacitación y desarrollo: El departamento de RR. HH. capacita a los nuevos empleados, lo que puede implicar formación práctica o simplemente la entrega de un manual. La capacitación propiamente dicha suele ser impartida por el gerente al que reporta cada nuevo empleado, pero el departamento de RR. HH. es responsable de mantener las mejores prácticas y la capacitación general sobre las normas corporativas. El departamento de RR. HH. también organiza capacitaciones para los empleados existentes para mejorar sus habilidades en su puesto.
- Compensación: El departamento de RR. HH. determina el mejor paquete de compensación para la organización que mejor se adapte a las necesidades de sus empleados. La compensación incluye salario, planes 401k, vacaciones, tiempo libre y beneficios.
- Evaluaciones de desempeño: Los gerentes de RR. HH. elaboran estos formularios para determinar el porcentaje de aumentos que cada empleado debe recibir. Esta documentación sirve como revisión para el empleado y le permite conocer sus fortalezas y debilidades.
- Seguridad y salud: Todos los departamentos de RR. HH. deben garantizar un entorno laboral seguro. Las responsabilidades de RR. HH. en este campo dependen del tipo de empresa para la que trabajan. Un gerente de RR. HH. en una firma de contabilidad hará menos de esto, pero un gerente de RR. HH. en una empresa de soldadura podría hacerlo más. Además, el gerente de RR. HH. en una pequeña empresa suele ser responsable de publicar los procedimientos de seguridad en la oficina.
- Gestión de asuntos legales: RR. HH. debe garantizar que la organización no participe en actos discriminatorios. La Ley de Igualdad de Oportunidades en los Empleados (EEO, por sus siglas en inglés) es una ley que todos los departamentos de RR. HH. deben conocer, ya que establece que las empresas no deben discriminar por motivos de etnia, raza, discapacidad o género.
Estas actividades de Recursos Humanos ayudan a las organizaciones a alcanzar sus objetivos de tener un negocio eficaz y rentable, así como a reclutar y mantener un equipo clave para trabajar en la empresa. Es importante que RR. HH. mantenga a los empleados motivados en el lugar de trabajo, tanto con la ayuda de técnicas de motivación como ascensos, aumentos salariales y bonificaciones, como mediante la revisión de la formación y la educación continua.
Desarrollo de los Requisitos de Recursos Humanos
La Planificación de Recursos Humanos es un proceso que identifica las necesidades actuales y futuras de RR. HH. para que una organización alcance sus objetivos. La Planificación de RR. HH. sirve de vínculo entre la gestión de RR. HH. y el plan de negocios general de la empresa, a la vez que desarrolla una estrategia que contribuye a los objetivos de la organización. La principal responsabilidad de la Planificación de Recursos Humanos (PRH) es garantizar la mejor adecuación entre los empleados y los puestos de trabajo, a la vez que se puede afrontar los retos a corto plazo.
Análisis de Necesidades
Para determinar los requisitos de Recursos Humanos, existe un análisis de necesidades.
Un análisis de necesidades es una técnica valiosa que se centra en cómo un producto satisface las necesidades del consumidor humano. En Recursos Humanos, este análisis de necesidades se utiliza para determinar las necesidades de capacitación de un empleado, no solo para ayudarlo a crecer como trabajador, sino también para ayudar a la empresa a crecer. Al determinar estas necesidades de capacitación, una organización puede decidir qué conocimientos y habilidades específicas se necesitan para mejorar el desempeño del empleado en la empresa. Los 4 métodos principales son:
- Encuestas: Las encuestas se centran en áreas específicas de deficiencia en el rendimiento y pueden ser administradas por la gerencia o por un tercero. Un cuestionario escrito permite al empleado responder de forma anónima, libre y veraz, mientras que las preguntas se centran en tareas específicas.
- Observaciones: En este método, se observa a los empleados en el trabajo, lo que puede proporcionar a RR. HH. suficiente información sobre su desempeño y su eficacia.
- Entrevistas: Las entrevistas implican hablar con cada empleado y evaluar su trabajo y su eficacia en las tareas asignadas. Este es un enfoque descentralizado y democrático en la capacitación, ya que permite al empleado expresar su opinión.
- Tarjetas de comentarios de clientes: En este método, los clientes sirven como una fuente importante de información sobre el desempeño del empleado. Los compradores secretos pueden participar en este método e indicar a la gerencia en qué necesita trabajar cada empleado.
El análisis de necesidades es una actividad crucial en el proceso de capacitación y evaluación, ya que permite a RR. HH. distinguir a los empleados más fuertes de los menos capacitados. Esto, a su vez, se utiliza para compensar a los mejores empleados e identificar cómo mejorar la capacitación y las mejores prácticas para optimizar la eficiencia general.
Interno vs. Externo
El departamento de Recursos Humanos suele ser interno, lo que significa que opera dentro de la empresa para los empleados que trabajan dentro de ella. Por ejemplo, la sede central de Apple tiene su propio departamento de Recursos Humanos, y cada tienda Apple del país (y del mundo) suele tener su propio departamento de RR. HH., más pequeño.
Sin embargo, algunas empresas, generalmente pequeñas, externalizan parte o la totalidad de sus recursos humanos a una empresa externa. Esto se conoce como “externalización”.
Externalización
La externalización se produce cuando una empresa busca reducir costos al contratar a un tercero para que realice funciones específicas, como fabricación, atención al cliente o recursos humanos.
La externalización de la planificación de recursos humanos se produce cuando una empresa encarga a un proveedor externo que asuma el riesgo y la responsabilidad de las funciones de RR. HH. y las realice para la empresa. Hay dos razones principales por las que una empresa busca externalizar sus recursos humanos:
Las empresas pequeñas no necesariamente son lo suficientemente grandes como para contar con un departamento de recursos humanos a tiempo completo, por lo que contratar una empresa externa puede resultar más económico que gestionar todos los recursos humanos internamente.
Las empresas especializadas en recursos humanos suelen estar al día de los cambios en las leyes y regulaciones, como nuevas leyes laborales, subsidios y otros cambios.
Esto permite que los recursos internos se concentren en las operaciones estratégicas de la empresa. La externalización de recursos humanos es ideal para que las pequeñas empresas se transformen y adquieran experiencia sin contratar personal adicional con salarios altos. Al externalizar los recursos humanos, se minimiza el riesgo empresarial, ya que las leyes laborales cambian con frecuencia y puede ser difícil para el empleador mantenerse al día con las nuevas leyes.
Por otro lado, el impacto en las relaciones laborales puede ser más turbio. Como ventaja, puede ayudar a las empresas a gestionar el rendimiento de los empleados, ya que la empresa de externalización es una fuente de información verdaderamente imparcial, lo que puede ayudar a desmantelar actitudes y prácticas gerenciales arraigadas.
Como desventaja, al departamento de RR. HH. le resulta más difícil establecer una relación personal directa con los empleados. Esto es problemático porque las empresas de RR. HH. externalizadas serán menos eficaces en la contratación y la formación de empleados que los departamentos de RR. HH. internos, ya que estos últimos están menos familiarizados con la estrategia general del negocio y la visión corporativa. Por ello, las empresas muy pequeñas tienden a externalizar sus servicios de Recursos Humanos, mientras que cada vez más empresas integran el departamento de RR. HH. a medida que crecen.