Planification des ressources humaines

Le service des ressources humaines d’une entreprise est responsable de toutes les tâches, depuis l’embauche et le licenciement des employés, l’organisation et la mise en œuvre des programmes de formation, la résolution des conflits internes, la détermination des échelles de rémunération, et bien plus encore.

Rôle des Ressources Humaines

Le service des Ressources Humaines s’occupe des employés de l’entreprise, et non des ventes, du marketing ou du développement produit. En résumé, le service des Ressources Humaines de toute entreprise veille à ce que les employés donnent le meilleur d’eux-mêmes.

Rôles de gestion

D’un point de vue managérial, le département des Ressources Humaines remplit cinq rôles majeurs :

1. Rôle exécutif : le service RH est spécialisé dans les domaines liés à la gestion des employés.
2. Rôle d’audit : le service RH inspecte les autres services afin de s’assurer que les politiques de santé et de sécurité, ainsi que les formations, sont appliquées conformément à la politique RH de l’entreprise.
3. Rôle de facilitateur : le service RH aide les autres services à atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. Cela implique généralement de développer des programmes de formation et de veiller à ce que les différents services puissent collaborer efficacement.
4. Rôle de conseil : le service RH conseille les managers sur la manière d’aborder et de résoudre des problèmes spécifiques de manière professionnelle. Cela implique généralement de résoudre des conflits personnels avec les managers et les employés.
5. Rôle de service : le service RH est également chargé de faire connaître la mission principale de l’entreprise et les nouvelles politiques de l’entreprise. Il est donc généralement responsable de la plupart des communications internes de masse.

Rôles au quotidien

Les managers sont également confrontés à des activités RH majeures au quotidien. Ces activités peuvent varier selon les organisations et relever de la responsabilité non seulement des responsables RH, mais aussi d’autres managers. La plupart des actions quotidiennes concernent le recrutement, la formation, la rémunération et l’évaluation des collaborateurs. Les activités les plus courantes sont :

1. Sélection et recrutement des employés – Le service RH supervise la définition des qualifications professionnelles, l’analyse des CV et la sélection du candidat le plus qualifié pour l’entretien.
2. Documentation et orientation – Les RH s’assurent que les nouveaux employés remplissent plusieurs formulaires pour les préparer à leur prise de poste, tels que les formulaires W-4 et I-9, et les présentent aux autres employés de l’organisation.
3. Formation et développement – Les RH forment les nouveaux employés, ce qui peut prendre la forme d’une formation pratique ou simplement d’un manuel. Les formations sont généralement dispensées par le responsable hiérarchique de chaque nouvel employé, mais le service RH est responsable du maintien des bonnes pratiques et de la formation générale aux normes de l’entreprise. Les RH organisent également des formations pour les employés en poste afin de les aider à améliorer leurs compétences.
4. Rémunération – Les RH déterminent le meilleur système de rémunération pour l’organisation, celui qui correspond le mieux aux besoins de leurs employés. La rémunération comprend le salaire, les plans 401k, les congés, le temps libre et les avantages sociaux.
5. Évaluations de performance – Les responsables RH élaborent ces formulaires pour déterminer le pourcentage d’augmentation que chaque employé devrait recevoir. Ces documents servent de point de départ pour l’employé et lui permettent de connaître ses forces et ses faiblesses.
6. Sécurité et santé – Tous les services RH doivent s’assurer que l’environnement de travail est sûr. Les responsabilités RH dans ce domaine dépendent du type d’entreprise pour laquelle ils travaillent. Un responsable RH d’un cabinet comptable s’en chargera moins, tandis qu’un responsable RH d’une entreprise de soudage pourrait s’en charger davantage. De plus, le responsable RH d’une petite entreprise est généralement chargé d’afficher les procédures de sécurité au bureau.
7. Gestion des questions juridiques – Les RH doivent s’assurer que l’organisation ne commet aucun acte discriminatoire. La loi sur l’égalité des chances des employés (EEO) est une loi que tous les services RH doivent connaître, car elle stipule que les entreprises ne doivent pas faire de discrimination fondée sur l’origine ethnique, la race, le handicap ou le sexe.

Ces activités de ressources humaines aident les organisations à atteindre leurs objectifs d’avoir une entreprise efficace et rentable ainsi que de recruter et de maintenir un personnel de base pour travailler pour l’entreprise. Il est important que les RH maintiennent les employés motivés sur le lieu de travail, à la fois à l’aide de techniques de motivation telles que les promotions, les augmentations de salaire et les primes, mais aussi en effectuant des examens de formation et de formation continue.

Élaboration des besoins en ressources humaines

La planification des ressources humaines (PRH) est un processus qui identifie les besoins RH actuels et futurs d’une organisation pour atteindre ses objectifs. Elle fait le lien entre la direction RH et le plan d’affaires global de l’entreprise, tout en élaborant une stratégie qui contribue à la réalisation des objectifs de l’organisation. La principale responsabilité de la PRR est d’assurer la meilleure adéquation entre les employés et les postes, tout en étant capable de relever les défis à court terme.

Analyse des besoins

Pour déterminer les besoins en ressources humaines, on utilise une méthode appelée analyse des besoins.

L’analyse des besoins est une technique précieuse qui se concentre sur la manière dont un produit répond aux besoins du consommateur. En ressources humaines, cette analyse permet de déterminer les besoins de formation d’un employé, non seulement pour l’aider à progresser en tant que collaborateur, mais aussi pour contribuer à la croissance de l’entreprise. En identifiant ces besoins de formation, une organisation peut déterminer les connaissances et compétences spécifiques nécessaires pour améliorer la performance de l’employé. Les quatre principales méthodes sont :

1. Enquêtes – Les enquêtes se concentrent sur des domaines spécifiques de performance insuffisante et peuvent être menées par la direction ou par un tiers. Un questionnaire écrit permet à un employé de répondre de manière anonyme, libre et honnête, tandis que les questions ciblent des tâches spécifiques.
2. Observations – Il s’agit d’observer les employés au travail, ce qui peut fournir aux RH suffisamment d’informations sur leur travail et leur efficacité.
3. Entretiens – Les entretiens consistent à s’entretenir avec chaque employé afin d’évaluer son travail et sa performance dans la tâche qui lui a été assignée. Il s’agit d’une approche décentralisée et démocratique de la formation, car elle permet à l’employé de donner son avis.
4. Cartes de commentaires clients – Les clients constituent une source majeure d’informations sur la performance de l’employé. Les clients mystères peuvent participer à cette méthode et indiquer à la direction les points sur lesquels chaque employé doit travailler.

L’analyse des besoins est une étape cruciale du processus de formation et d’évaluation, car elle permet aux RH d’identifier les employés performants et les moins performants. Cette analyse permet ensuite de rémunérer les meilleurs employés et d’identifier les pistes d’amélioration de la formation et des meilleures pratiques pour optimiser l’efficacité globale.

Interne vs Externe

Les ressources humaines sont généralement internes, ce qui signifie qu’elles interviennent au sein de l’entreprise pour les employés qui y travaillent. Par exemple, le siège social d’Apple dispose de son propre service des ressources humaines, et chaque Apple Store du pays (et du monde) dispose généralement de son propre service RH, plus restreint.

Cependant, certaines entreprises, généralement de petite taille, externalisent tout ou partie de leurs ressources humaines. C’est ce qu’on appelle l’« externalisation ».

Externalisation

L’externalisation est une pratique courante dans les entreprises souhaitant réduire leurs coûts en confiant à un prestataire externe la gestion de fonctions spécifiques telles que la production, le service client ou les ressources humaines.

L’externalisation de la planification des ressources humaines consiste à confier à un prestataire externe la gestion des risques et de la responsabilité des fonctions RH et à les exécuter pour son compte. Deux raisons principales peuvent pousser une entreprise à externaliser ses ressources humaines :

• Les petites entreprises ne sont pas forcément assez grandes pour accueillir un service des ressources humaines à temps plein. Faire appel à une entreprise externe peut donc s’avérer moins coûteux que de gérer l’ensemble des ressources humaines en interne.
• Les cabinets RH spécialisés sont généralement très informés des évolutions législatives et réglementaires, telles que les nouvelles lois du travail, les subventions et autres changements.

Cela permet aux ressources internes de se concentrer sur les opérations stratégiques de l’entreprise. L’externalisation des RH est idéale pour les petites entreprises qui souhaitent se transformer et acquérir de l’expertise sans embaucher de personnel supplémentaire à hauts salaires. L’externalisation des RH minimise les risques pour l’entreprise, car le droit du travail évolue régulièrement et il peut être difficile pour l’employeur de se tenir au courant des nouvelles lois.

En revanche, l’impact sur les relations avec les employés peut être plus flou. L’avantage est que cela peut aider les entreprises à gérer la performance des employés, car l’entreprise d’externalisation constitue une source d’information véritablement impartiale, ce qui peut contribuer à déconstruire les attitudes et pratiques managériales ancrées.

L’inconvénient est que le service RH a plus de mal à entretenir une relation personnelle directe avec les employés. Ceci est problématique car les entreprises externalisées seront moins efficaces en matière de recrutement et de formation des employés que les services RH internes, car elles connaissent moins bien la stratégie et la vision globales de l’entreprise. De ce fait, les très petites entreprises ont tendance à externaliser leurs ressources humaines, tandis que de plus en plus d’entreprises internalisent leur service RH à mesure qu’elles se développent.

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